Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Внедрение искусственного интеллекта в закупочную деятельность уже сместилось из области теоретических рассуждений в практическую плоскость. Но чего здесь больше: хайпа на волне ИИ или реальной пользы для закупщиков? Какие сценарии применения ИИ в закупках сегодня уже можно реализовать в SRM? И на какие риски и возможности развития ИИ в закупках обратить внимание? Ответы на эти вопросы — в статье Андрея Брындина, Product Owner решения ELMA365 Закупки.
Использование ИИ в бизнес-процессах закупок с помощью Low-code
Появление искусственного интеллекта перевернуло рынок ИТ-продуктов для цифровизации бизнеса. Согласно исследованию McKinsey, 71% респондентов заявили, что их организации регулярно используют искусственный интеллект хотя бы в одном бизнес-процессе.
Волна интереса к ИИ продолжает расти вместе с его растущими возможностями и экономическими вызовами одновременно. Среди них: высокая конкуренция за потребительский интерес, турбулентность локальных рынков и цепочек поставок, кадровый дефицит. Все это подталкивает компании пересматривать действующие бизнес-процессы с опорой на data-driven подход, позволяющий прогнозировать изменения и строить стратегии на основе аналитики. А также — искать пути повышения производительности и высвобождения человеческих ресурсов от операционной рутины для решения сложных задач, требующих более глубокого погружения.
Все это особенно актуально для сферы закупок, которая реагирует на внутренние и внешние рыночные изменения наиболее остро. При этом специалисты по закупкам ежедневно работают с огромными объемами данных: от сбора заявок на закупки и коммерческих предложений поставщиков до анализа контрагентов и рыночной аналитики. ИИ сокращает время на их обработку и подготовку для аналитики, которая позволяет отслеживать изменения и принимать своевременные управленческие решения.
Рост поисковых запросов по теме использования ИИ в закупках
«Современные системы управления закупками (SRM) предоставляют широкие возможности пользователям для автоматизации процессов закупки. Однако всё чаще мы слышим от заказчиков спрос на ИИ-инструменты для закупщиков — волна интереса к новым технологиям продолжает расти. В таких ситуациях необходимо подробно разобрать потребность клиента и ответить на три вопроса: действительно ли для решения задачи необходим ИИ, проведена ли предварительная подготовка данных для его внедрения и готова ли к этому ИТ-инфраструктура?» — сказал Андрей Брындин, Product Owner SRM-системы ELMA365 Закупки.
Применение ИИ в закупках: четыре сценария для SRM
Компания ELMA начала развитие ИИ-инструментов в продуктах собственной экосистемы задолго до того, как применение ИИ в закупках стало устойчивым трендом. Среди таких инструментов:
- распознавание документов;
- поиск и сравнение объектов в системе;
- использование в антифрод-решениях;
- виртуальный помощник ELMA Bot.
Использование ИИ в продуктах экосистемы ELMA365
Решение ELMA365 Закупки, предназначенное для сквозной автоматизации закупочного процесса на предприятии, также использует ИИ в части функционала для избавления специалистов от операционной рутины, снижения количества ошибок, вызванных человеческим фактором, а также обработки и аналитики данных. Андрей Брындин привел четыре сценария использования ИИ в SRM-системе для повышения контроля, прозрачности, эффективности и скорости закупок.
Работа с поставщиками: прием, обработка КП и документации
Как отметил Андрей Брындин, действующие ИИ-инструменты позволяют распознать необходимую информацию в КП и технической документации от поставщиков (по техническим параметрам, условиям поставки и ценам), провести сравнительный анализ по заданным параметрам, а также предоставить краткое резюме на основе полученной информации.
Кроме того, SRM может поручить ИИ сбор коммерческих предложений. Этот сценарий позволяет:
- запустить чат-бот для коммуникации с поставщиком;
- принять КП от поставщика;
- передать данные в SRM и разместить их в справочнике.
Генерация ТЗ и документов
Искусственный интеллект пригодится и при создании подробных технических заданий и опросников для проведения RFI. Встраивание ИИ в бизнес-процесс предоставляет пользователю возможность сократить время на предзаполнение реестра требований для ТЗ.
«В данном случае ИИ составляет реестр требований, например, из трех разделов: функциональные, нефункциональные и организационные. Пользователь может доработать документ на основе сгенерированной информации: дополнить или скорректировать. Провалидированный реестр можно снова передать ИИ-ассистенту для его переработки в техническое задание и опросник для проведения RFI на бланке организации», — пояснил Андрей Брындин.
При этом эксперт обратил внимание на требования организаций в части обеспечения безопасности данных при работе с документами.
Возможности ИИ-инструментов в ELMA365 Закупки
Аналитика и прогнозирование
Искусственный интеллект дает дополнительные возможности для анализа поставщика на основе истории о взаимодействии, а также отслеживания аномалий и изменений в рейтинге.
«Один из наших кейсов — работа с карточкой поставщика для повышения безопасности работы с контрагентом. При необходимости, ИИ обращает внимание на изменение рейтинга поставщика, отслеживает новые события и предоставляет детализацию опыта взаимодействия с контрагентом. История работы с поставщиком может содержать сотни и тысячи записей, и вместо ручной обработки этих данных мы можем попросить искусственный интеллект провести анализ и сформировать резюме», — сказал Андрей Брындин.
Кроме того, ИИ позволяет отслеживать изменения цен на основе сообщений от поставщиков, анализировать их в динамике и прогнозировать изменения.
ИИ ассистент закупок: как виртуальные помощники помогают специалистам
ИИ-ассистенты закупок — в частности чат-боты на основе искусственного интеллекта — всё активнее используются в SRM-системах. Функционал решения ELMA365 Закупки позволяет использовать виртуальных ассистентов как внутри контура: для инициаторов заявки, закупщиков и согласующих, так и при взаимодействии с контрагентами на Портале поставщика.
Настройка ИИ-ассистента в ELMA365
«Еще один кейс по использованию искусственного интеллекта в закупках — это диалоговый искусственный интеллект. Наш ELMA Bot подключается к омниканальной платформе ELMA365 Service, которая дает возможность вести коммуникацию с поставщиками из системы. Причем здесь используются четыре формата диалога: в отдельном окне, из карточки заказа, закупки или предложения. Поставщик может получать эти сообщения на электронную почту, в любой удобной для себя соцсети или мессенджере. Бот может значительно разгрузить сотрудников при выполнении рутинных операций. Например, начать коммуникацию с поставщиком, определить его намерения, предоставить информацию по закупке, принять коммерческое предложение при необходимости и передать в систему», — пояснил Андрей Брындин.
Как использовать ИИ в закупках: важные правила
По мнению эксперта, при всех очевидных плюсах в использования ИИ в закупках должен уделять большое внимание рискам и проблемам использования новых технологий. Андрей Брындин выделил три ключевые правила.
Убедитесь, что соблюдена безопасность и конфиденциальность данных
Работа с коммерческими предложениями, ценами, договорами и поставками — чувствительная зона закупок. Безопасность работы с данными определяется внутренними регламентами компаний и требованиями службы безопасности, которые необходимо учитывать при внедрении ИИ-инструментов в SRM.
«И тут еще раз подчеркну, что закупки — это очень чувствительная система в любой организации. И главный принцип автоматизации и цифровизации здесь: не навреди. Нужно быть максимально аккуратным с технологиями при работе с бюджетами, ценами, поставщиками», — подчеркнул Андрей Брындин.
Решение этой проблемы — установка и обучение сервиса искусственного интеллекта в закрытом контуре организации, где расположена вся ИТ-инфраструктура и внутренние системы. Этот подход гарантирует безопасность, однако требует ресурсов на подготовку инфраструктуры и запуск сервиса, подготовку данных и обучение модели.
Использование ИИ в SRM: проблемы и решения
Проверяйте достоверность результатов работы ИИ
«Порой искусственный интеллект немного «врет и выдумывает», и это нормально, так как технология еще развивается и совершенствуется. Чтобы стать «экспертом» в закупках конкретной организации, ИИ требуется некоторое время на обучение. Чтобы минимизировать эти риски, мы при внедрении ИИ-инструментов добавляем процесс валидации работы ИИ человеком. Да, чем больше информации у модели для обучения, тем более достоверны результаты. Но мы не можем гарантировать со 100-процентной вероятностью, что ИИ выполнит всю работу корректно. Поэтому ни о какой замене «закупщиков на роботов» речи идти не может — ИИ будет хорошим ассистентом специалиста по закупкам: избавит от рутины, ускорит процессы, снизит количество ошибок. Но не заменит профессионала», — подчеркнул Андрей Брындин.
Обеспечьте ИИ качественными данными
Качество работы ИИ напрямую зависит от качества данных и бизнес-процессов в системе. Если массивы некорректно структурированы, не распознаны или не обработаны, ИИ не поможет.
Как отметил Андрей Брындин, здесь не обойтись без «подготовительной работы». Разработчики SRM перед внедрением системы в заказчика описывают, формализуют и систематизируют бизнес-процессы, переносят данные и помогают структурировать справочники. Это подготавливает почву для дальнейшего внедрения ИИ-инструментов.
«Здесь как в поговорке: готовь сани летом. Почву для автоматизации и цифровизации закупок нужно готовить заранее: работать с базами, процессами, документами. Структурировать и систематизировать. Только тогда внедрение SRM-систем и использование ИИ-инструментов смогут качественно улучшить закупочную функцию, повысить прозрачность и создать стратегическую ценность для бизнеса», — резюмировал Андрей Брындин.
