Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
В условиях трансформации рынка и новых вызовов компаниям важно наладить эффективный контроль закупок. Оптимизация процессов, прозрачность и регулярный анализ закупок позволяют управлять затратами и строить устойчивую стратегию роста всего бизнеса. Подробнее об этом — в материале команды ELMA365 Закупки.
Сегодня российские компании всё чаще задумываются об эффективности внутренних процессов. Один из ключевых элементов, влияющих на рентабельность бизнеса, — это контроль закупок. Своевременное выявление неэффективных затрат, настройка прозрачной системы закупок и автоматизация процедур становятся не просто инструментами экономии, а реальным конкурентным преимуществом.
В этом материале мы разберем, почему оптимизация закупок важна для любой отрасли, какие подходы применяются на практике, и как повысить эффективность закупок в своей организации. Будет полезно и для начинающих специалистов по закупкам, и для тех, кто сегодня ищет решение для ускорения и повышения прозрачности закупочной деятельности в компании.
Краткое содержание:
- Зачем бизнесу контроль и оптимизация закупок
- Основы эффективной закупочной деятельности
- Инструменты повышения прозрачности закупок
- Как повысить эффективность закупок
- Оптимизация закупочной деятельности в компании: стратегии
- Практические советы: с чего начать
- FAQ
Зачем бизнесу контроль и оптимизация закупок
Контроль закупок — это не просто рутинная функция, а стратегически важная часть всей бизнес-модели. Компании, которые уделяют внимание оптимизации закупок, получают неоспоримые преимущества: снижают затраты, укрепляют отношения с поставщиками и обеспечивают устойчивую работу даже в условиях нестабильной экономики.
Почему контроль и оптимизация особенно важны:
- Обеспечение бесперебойной работы бизнеса
Четко налаженная закупочная деятельность позволяет избежать срывов поставок и обеспечить непрерывность бизнеса. Например, даже незначительный сбой в поставках материалов или оборудования может повлечь за собой остановку производственного цикла и прямые финансовые потери. Своевременный контроль обеспечивает стабильность и уверенность в операционной деятельности. - Снижение издержек
Грамотно выстроенная система закупок позволяет выбирать оптимальных поставщиков, добиваться лучших цен и условий, заключать более выгодные договоры. Все это дает возможность быть конкурентоспособным. Оптимизация закупок — ключ к управлению расходами. - Рациональное управление запасами
Один из элементов эффективности закупок — баланс между нехваткой и избытком ресурсов. Излишние запасы — это «замороженные» деньги, тогда как дефицит может затормозить бизнес-процессы. Компании, уделяющие внимание анализу закупочной статистики, добиваются нужного баланса и снижают складские расходы. - Повышение прозрачности и надежности
Прозрачность закупок критически важна для крупных организаций. Открытая система и фиксированные правила взаимодействия с поставщиками повышают доверие и снижают риски недобросовестных действий. - Долгосрочные отношения с поставщиками
Надежные партнерские связи становятся важным активом компании. Взаимодействие с проверенными поставщиками позволяет минимизировать риски и логистические сбои, гибко реагировать на изменения и корректировать стратегию сотрудничества. Это особенно важно для компаний, ведущих активную деятельность в условиях высоких требований к срокам и качеству.
Таким образом, оптимизация, анализ и постоянный контроль закупок позволяют компании не просто экономить, а формировать устойчивую стратегию развития и усиливать свои позиции на рынке. Независимо от масштаба бизнеса, улучшать свою закупочную систему — задача, которая напрямую влияет на весь результат. Это особенно важно сегодня, когда рынок переживает глобальную трансформацию, вызванную воздействием как внешних, так и внутренних факторов. Перемены требуют от бизнеса гибкости, готовности быстро вносить коррективы и перестраиваться. В этой ситуации закупки становятся стратегическим активом, который напрямую влияет на рост и устойчивость компании в целом.
И здесь эффективность закупок — это не только вопрос экономии финансов и ресурсов. Это также правильный выбор поставщиков, соблюдение сроков, анализ качества продукции и выстраивание взаимовыгодных отношений с контрагентами и партнерами, а значит — развития и роста.
Основы эффективной закупочной деятельности
Закупочная деятельность охватывает весь цикл закупки, начиная от стратегического планирования и заканчивая анализом результатов.
Схема закупочного процесса в компании
Эффективность закупок напрямую зависит от системного подхода, в котором каждая деталь имеет значение. Рассмотрим ключевые элементы, на которые стоит обратить внимание:
Наличие централизованной политики закупок
Централизованная политика закупок — это регламент, который устанавливает единые правила и процедуры для всех подразделений компании. Такой подход позволяет:
- планировать и консолидировать потребности на закупку;
- использовать системный и прозрачный подход к проведению закупочных процедур, соблюдая внутренние регламенты;
- наладить документооборот и настроить гибкие процессы согласования документов;
- системно работать с заказами и поставками, обеспечивая непрерывную коммуникацию со смежными подразделениями (логистика, склад, бухгалтерия и т.д.);
- использовать консолидированный подход к работе с поставщиками (ведение единого реестра поставщиков, наличие системы проверки, аккредитации и рейтингования контрагентов);
- управлять, планировать и прогнозировать работу с бюджетами.
Наличие единой политики создает основу для контроля закупок и способствует достижению прозрачности и эффективности во всей цепочке.
Четкое распределение ролей: кто отвечает за планирование, согласование, оплату
Закупочная деятельность должна быть структурирована. Важно определить:
- кто обрабатывает заявки и планирует закупки;
- кто согласовывает бюджеты и выбор поставщиков;
- кто занимается оформлением договоров и контролем оплат.
Разделение ролей позволяет избежать конфликтов и двойной ответственности. Это упрощает осуществление закупок, ускоряет бизнес-процессы и снижает вероятность ошибок.
Создание заявки на закупку и выбор типа закупочной процедуры с помощью SRM-системы
Прозрачная система критериев отбора поставщиков
Прозрачность закупок начинается с понятных и объективных критериев выбора поставщиков. Это может быть:
- цена;
- сроки поставки;
- соответствие требованиям качества;
- наличие сертификатов и лицензий;
- устойчивость и надёжность контрагента.
Документированная система оценки позволяет выбрать лучших партнёров, обеспечить прозрачность закупок и избежать субъективного подхода при принятии решений.
Нормативное и правовое сопровождение закупок
Ни для кого не секрет, что правовая грамотность и коммерческая осмотрительность в закупках — неотъемлемые части успешной работы. Необходимо:
- разрабатывать типовую документацию;
- следить за изменениями в законодательстве (например, в рамках 44-ФЗ, 223-ФЗ, если закупочная деятельность компании регламентирована одним из этих законов);
- обеспечить внутреннюю юридическую экспертизу всех документов.
Это помогает избежать рисков, связанных с недобросовестными поставщиками, и защищает интересы компании-заказчика.
Ведение единой базы поставщиков, использование рейтинговой системы
Поддержание актуальной и структурированной базы поставщиков помогает:
- быстро находить надежных партнеров;
- проводить сравнительный анализ предложений;
- учитывать историю взаимодействий (нарушения сроков, качество, ценовая политика);
- формировать внутренний рейтинг поставщиков по ключевым метрикам.
Это способствует построению долгосрочных и взаимовыгодных отношений и повышает управляемость закупочной деятельности.
Использование инструментов автоматической проверки и рейтингования поставщиков в SRM-системе
В рамках своей закупочной стратегии организация может использовать внутренние регламенты, IT-инструменты и системы мониторинга — все это помогает достигать высокой эффективности и управлять затратами в масштабе всего года.
Автоматизация процессов в SRM и использование ЭТП
Современные инструменты автоматизации дают больше возможностей для системного управления закупочной деятельностью, позволяя планировать, управлять и прогнозировать работу подразделения в прямой корреляции с бизнес-целями компании.
Внедрение автоматизированных систем управления закупками (SRM-систем) позволяет:
- автоматизировать формирование, оптимизировать маршруты согласования и обработку заявок;
- управлять и контролировать ход закупочных процедур в соответствии с выбранным регламентом, а также собирать данные для отчетов и аналитики;
- использовать электронные площадки (ЭТП) с помощью готовых интеграций для проведения закупок или собственные Порталы поставщика;
- систематизировать работу с поставщиками и отслеживать всю историю действий и взаимодействий, а также поддерживать омниканальную коммуникацию.
Автоматизация дает возможность повысить эффективность закупок, сократить время на рутину и снизить влияние человеческого фактора.
Интерфейс ELMA365 Закупки
SRM-система ELMA365 Закупки охватывает весь закупочный процесс на предприятии: от создания потребности до приемки и оплаты товаров и услуг, а именно:
- позволяет автоматизировать процесс сбора потребностей: формировать заявки на закупку, консолидировать позиции и настраивать маршруты согласования;
- использовать любой тип закупочной процедуры и создавать собственные регламенты закупок. Размещать их на внутренней или публичной ЭТП, приглашать поставщиков и анализировать их предложения;
- управлять документооборотом с использованием сервисов юридически значимого документооборота;
- создавать и обрабатывать заказы на закупку и поддерживать взаимоотношения с поставщиками из контура SRM-системы.
В ELMA365 Закупки также предусмотрены инструменты для эффективной и прозрачной работы с поставщиками, которые позволяют анализировать историю взаимодействия с контрагентами, прогнозировать риски и рейтинговать партнеров. Среди них:
- единый реестр поставщиков и и полная история взаимодействия;
- автоматическая проверка поставщиков (с помощью интеграций Контур.Фокус, Контур.Фокус Комплаенс (ex. Контур Призма) и СПАРК-Интерфакс);
- рейтинги поставщиков и аналитика;
- аккредитации поставщиков и конструктор анкет.
Инструменты повышения прозрачности закупок
Повышение прозрачности закупок — одна из приоритетных задач для любой современной компании, особенно если речь идет о построении эффективной системы закупок и долгосрочных партнерских отношений с поставщиками. Чем прозрачнее процессы, тем выше доверие со стороны внутренних и внешних участников.
Для этого используются:
- автоматизация закупочных процессов и управления закупочной деятельностью;
- электронные торговые площадки (ЭТП);
- регламенты взаимодействия и регулярные отчеты;
- внутренние регламенты и требования безопасности;
- использование системы KPI в закупках, направленных не только на экономию, но и на качество исполнения процессов (например, процент заявок, возвращенных на доработку, расширение пула квалифицированных поставщиков и т.д.);
- сбор обратной связи по результатом закупки от инициаторов и внедрение CSI (индекса удовлетворенности заказчика).
Благодаря внедрению таких решений можно добиться подлинной прозрачности, минимизировать ошибки и снизить риски нарушений.
Для повышения прозрачности и эффективности закупочного процессе, в SRM-системах, таких как ELMA365 Закупки, также реализована возможность расчета KPI и CSI, которые можно гибко настроить под индивидуальные процессы в компании.
Настройка расчета KPI и отчетов по ним
Инструмент позволяет повысить прозрачность и эффективность закупочных процедур, заказов и поставок при помощи автоматизированного подсчета KPI. Для настройки выборки и расчета показателей в соответствии с поставленными целями используется механизм EQL-фильтрации.
Инструменты автоматизированного подсчета KPI в закупках
Расчет CSI в закупках
Функционал позволяет собирать и анализировать обратную связь от инициаторов заявки при помощи гибкого опросника. Сформированный индекс удовлетворения заказчиков можно использовать для оценки эффективности закупок в компании, мониторинга, контроля и отслеживания изменений.
Сбор обратной связи по закупке в SRM-системе
Как повысить эффективность закупок
Добиться высокой эффективности закупок возможно только при комплексном подходе, который включает в себя и технологические, и организационные меры. Здесь важно выстроить устойчивую и адаптивную систему.
Пути повышения эффективности:
- внедрение систем согласования и учета, SRM-систем
- регулярное обновление базы поставщиков и работа с рейтингами.
- контроль над этапами оплаты и исполнения.
- пересмотр стратегий хранения и логистики
- определение ключевых KPI и их отслеживание.
Повышая эффективность закупок, организация усиливает контроль над распределением бюджетов и затратами и ускоряет реакцию на изменения. Это дает конкурентное преимущество и способствует устойчивому развитию всей деятельности.
Оптимизация закупочной деятельности в компании: стратегии
Вопрос оптимизации процессов — это не разовая мера, а непрерывный процесс, который требует внимания к деталям, стратегического планирования и гибкого подхода. Особенно актуально это для компаний, где осуществление закупок влияет на производственный цикл или оказание услуг.
Популярные стратегии оптимизации закупок:
- автоматизация процессов (например, внедрение BPM и SRM-систем);
- формирование единой системы контроля и согласования;
- развитие сети поставщиков и создание альтернативных каналов поставки;
- совершенствование логистики и сокращение складских издержек;
- разработка мер по управлению рисками и непредвиденными ситуациями.
Каждая компания может адаптировать эти стратегии под свои цели и специфику. Это позволяет выстроить грамотную закупочную деятельность, снижать издержки и укреплять позиции на рынке.
Практические советы: с чего начать
Чтобы начать работу над улучшением своей закупочной системы, достаточно следовать нескольким простым шагам:
- провести аудит текущей деятельности в сфере закупок;
- определить проблемные зоны (длительные сроки, неэффективные поставщики, отсутствие данных);
назначить ответственного заказчика — координатора изменений; - наметить векторы изменений и автоматизации в закупках: найти точки роста и направления, которые нуждаются в цифровизации;
- проанализировать подход к выбору поставщиков и условиям договоров;
- обратить внимание на взаимодействие со смежными подразделениями, такими как бухгалтерия и логистика.
Эффективная система закупок — это не только способ экономии, но и инструмент стратегического развития компании. Современные подходы к анализу, прозрачности и автоматизации позволяют исключить из процессов лишние звенья, устранить ошибки и повысить предсказуемость исполнения контрактов. Благодаря системам автоматизации и управления бизнес-процессами закупок, бизнес получает гибкость, оперативность и полную управляемость в закупочной деятельности.
Комплексный подход к оптимизации закупок позволяет не только сократить затраты, но и выстроить устойчивые отношения с поставщиками, обеспечить контроль качества и повысить прозрачность всех операций. Использование цифровых платформ открывает новые горизонты для роста и трансформации.
Хотите повысить эффективность и прозрачность закупок в своей компании? Начните с цифровизации бизнес-процессов вместе с ELMA365 Закупки.
Мы поможем:
- Быстро внедрить систему управления закупками;
- Настроить аналитику и контроль исполнения;
- Повысить прозрачность и управляемость процессов;
- Снизить издержки и риски.
FAQ
Что означает оптимизация закупок в компании?
Оптимизация закупок — это процесс повышения эффективности закупочной деятельности за счёт снижения затрат, автоматизации процессов, улучшения планирования и выбора надёжных поставщиков. Цель — получить нужные товары и услуги вовремя, по наилучшим условиям и с минимальными рисками.
Как осуществляется контроль закупок?
Контроль закупок включает в себя мониторинг всех этапов закупочного процесса: от формирования заявки до приёмки товара. Он позволяет отслеживать соответствие закупок бюджету, срокам, нормативам и внутренним регламентам компании.
Кто в компании отвечает за контроль закупок?
Контроль закупок может осуществляться как специалистами отдела закупок, так и внутренней службой контроля, бухгалтерией или службой безопасности. В крупных организациях также используется система внутреннего аудита или автоматизированные решения.
Как определить эффективность закупочной деятельности?
Эффективность закупок оценивается по нескольким показателям: выполнение плана закупок, соблюдение бюджета, экономия по сравнению с плановой ценой, надёжность поставщиков и соблюдение сроков поставки. Также важны уровень автоматизации и прозрачность процессов.
Какие метрики используются для оценки эффективности закупок?
Основные метрики — это доля отклонений от плана закупок, средняя экономия на тендерах, процент договоров, заключённых в срок, уровень вовлечённости поставщиков и среднее время прохождения закупочного цикла. Эти данные помогают выявить узкие места и точки роста.
Что означает прозрачность закупок и зачем она нужна?
Прозрачность в закупках — это открытость и документированность всех действий в процессе закупки. Она снижает риски коррупции, упрощает аудит, способствует доверию между подразделениями и повышает ответственность всех участников процесса.
Получите демонстрацию ELMA365 Закупки и начните трансформацию уже сегодня. Повысьте эффективность закупок уже сегодня — начните с небольших шагов, и вы увидите результат.
Свяжитесь с нашими экспертами, чтобы получить индивидуальную консультацию и найти решение под задачи именно вашей компании.
