Управление договорами
ELMA4 Договоры —
документы не должны тормозить бизнес
Документы зависают у согласующих, откладывая начало работ, поставку продукции и получение денег. ELMA4 ускоряет процессы создания и согласования договоров и обеспечивает контроль исполнения каждого этапа.
Проблемы
Растягивание сроков подписания
Лишние внутренние согласования
Проверка и внесение исправлений
Сравнение версий договора
Высокая стоимость оформления
ЛВремя руководителей на согласование
Трудоемкость создания и проверки документов
Ошибки при переносе данных из других систем
Неисполнение обязательств
Незакрытые этапы
Неэффективность подразделений и сотрудников
Непрозрачность договорной работы
Решение
Мы рассматриваем командировку как сквозной бизнес-процесс — от создания заявки до оформления отчета о поездке. ELMA полностью автоматизирует его выполнение, обеспечивая коммуникацию между департаментами компаний и назначая задачи на роботов.
Автоматическое определение согласующих
исключает потери времени на лишние согласования.
Цветовое кодирование текста договора
помогает согласующим мгновенно определить, что изменилось в документе.
Совместное редактирование
в встроенном редакторе Microsoft Word Online позволяет быстро корректировать документ.
Как работает ELMA Договоры
Результаты внедрения
-
66 %
ускорение согласования типового договора
-
70 %
снижение стоимости оформления договора
-
3 сек.
поиск договора и закрывающих документов по контрагенту
Средние цифры для компаний, использующих ELMA
Как ускорить движение договора
Любая крупная компания работает с типовыми договорами. Проблемы начинаются, когда нужно убедиться, является ли договор, пришедший на согласование, типовым на самом деле. Возможно, при создании были изменены, добавлены или удалены ключевые пункты. Обычно такой проверкой занимаются сами согласующие. Система ELMA автоматически определяет соответствие договора шаблону, не тратя время высококвалифицированных специалистов.
Александра Лощёнова
директор по решениям ELMA
Не тратьте время на проверку контрагентов
ELMA взаимодействует с Контур.Фокус, чтобы предоставлять актуальную
информацию о контрагентах перед заключением договора.
-
Формируйте выписку
из ЕГРЮЛ или ЕГРИП для подтверждения дееспособности контрагента.
-
Выявляйте сведения
о банкротстве, исполнительных производствах и судебных делах.
-
Подтверждайте информацию
о лицензиях на виды деятельности, государственных контрактах.
Не беспокойтесь о пролонгировании отношений
ELMA своевременно передает ответственным лицам информацию о
договорах
с истекающим сроком действия.
-
Контролируйте сроки
Система подскажет, какие контракты и соглашения организации нуждаются в продлении.
-
Принимайте решение
ELMA отправит договор на рассмотрение руководителю до окончания срока действия.
-
Опирайтесь на твердое
Компания работает только с действительными договорами.
Устанавливайте свои правила работы с поставщиками
Сотрудники департаментов снабжения выстраивают договорную работу с поставщиками и получают все возможности ускорения движения документов в ELMA.
-
Типовые договоры
Работайте с поставщиками по утвержденным в компании шаблонам типовых документов.
-
Гибкие маршруты
Не тратьте время на лишние согласования. Система автоматически включит в маршрут только тех, кого нужно.
-
Контроль обязательств
Автоматизируйте получение уведомлений об исполнении задач и завершении этапов работы по договору.
Управление договорами на предприятии с помощью BPM-платформы
Договорной документооборот ELMA реализован на BPM-платформе (Business Process Management). Работа предприятия в единой системе управления бизнес-процессами позволяет получить все главные преимущества автоматизации процессов в договорной деятельности.
-
Фокусирование на отношениях с контрагентами
Выстраивание бизнес-процессов взаимоотношений с поставщиками, клиентами и партнерами нацелено на создание ценности для каждой стороны. Договор в документообороте компании важен, но он лишь сопровождает процесс. ELMA помогает управлять отношениями.
-
-
Гибкая логика согласования
Маршруты согласования формируются в зависимости от содержания документа. Возможность строить исполняемые модели бизнес-процессов в системе позволяет автоматизировать поступление задач ответственным исполнителям.
-
Быстрое внесение изменений
Оптимизация процессов, связанных с жизненным циклом документа, происходит непрерывно. Логика и маршруты изменяются в графическом редакторе аналитиками и пользователями, не владеющими навыками программирования.
-
Наглядность и информативность отчетов
В системе генерируются различные виды отчетов, которые помогают анализировать ключевые параметры деятельности и выстраивать эффективный документооборот договоров в организации.
-
Интеграция в любую ИТ-инфраструктуру
Сотрудникам нет необходимости вручную вводить данные, которые уже содержатся в других корпоративных системах — стандартные методы интеграции ELMA позволяют напрямую взаимодействовать с системами, используемыми на предприятии.