Налоговый мониторинг как старт цифровой трансформации в компании Восточная техника
О компании
ООО «Восточная Техника» – поставщик строительной и горнодобывающей техники, оборудования, генераторов и силовых установок, эксперт в области технической поддержки оборудования для строительства, дорожного хозяйства, горнодобывающей промышленности.
Компания работает в РФ с 1998 года с головным офисом в Новосибирске, имеет широкую сеть филиалов и обособленных подразделений, складов и сервисных центров в Восточной и Западной Сибири, Якутии и на Дальнем Востоке. Средняя численность в период реализации проекта составляла 800 сотрудников.
С 1 января 2025 года компания ООО «Восточная Техника» – поставщик специализированной техники и оборудования, официально перешла на режим налогового мониторинга, внедрив платформу ELMA365.
При этом очень важно помнить, что режим налогового мониторинга – это не совсем режим особого контроля налогового органа, а скорее наивысшая степень налогового комплаенса налогоплательщика со всеми вытекающими из этого преимуществами. Например, компания освобождается от обычных камеральных и выездных налоговых проверок, за некоторым исключением, а также сокращается срок проверки деятельности компании.
Кирилл Парубец
финансовый директор ООО «Восточная Техника»
Выбор пути
Налоговый мониторинг – это наивысшая степень налогового комплаенса налогоплательщика со всеми вытекающими из этого преимуществами и он требует высокого уровня цифровизации и автоматизации процессов компании. Поэтому помимо основной цели – соответствия требованиям законодательства, команда проекта заложила фундамент для дальнейшей автоматизации и цифровизации бизнес-процессов в самом большом масштабе.
Для комплексной автоматизации была необходима интеграция с операторами ЮЗЭДО, системой распознавания бумажных документов, с ERP, а также «максимально» цифровой путь документа от получения до подписания, отправки контрагенту и архивации уже готового пакета документов по транзакции. Таким образом созданную систему можно было использовать как базу, как фундамент, для разных задач и пользователей. Такие требования и подход к выбору платформы дали компании существенно больше возможностей, чем только работа в режиме налогового мониторинга на базе отдельных решений.
Фактически решение на базе платформы ELMA365 закрыло сразу все стоявшие перед компанией задачи, кроме тех, которые призвана решать ERP и российские операторы юридически значимого ЭДО.
Кроме этого, компания сделала акцент на выборе системы, основанной на low-code BPMS. Это позволяет создать внутренний центр компетенций и закрывать большую часть вопросов поддержки и доработки внутри компании. Компания без привлечения вендора может настраивать процессы, менять формы, создавать новые узлы автоматизации.
Антон Беренцев
директор ELMA365 Налоговый мониторинг
Цели проекта
Несмотря на масштаб проекта внутри организации, ключевым драйвером старта стала подготовка вступления в режим налогового мониторинга. Перед командой проекта стояли следующие задачи:
обеспечение соответствия требованиям ФНС в части налогового мониторинга: витрины данных, интеграции с АИС «Налог-3», система внутреннего контроля и управления рисками
цифровизация документооборота (ЮЗ ЭДО, OCR)
создание «Единого окна» для прозрачного и контролируемого процесса работы с документами
создание надежного электронного архива для первичных и внутренних документов
интеграция системы в текущий ИТ-ландшафт компании: ERP на базе Microsoft Dynamics, СЭД и системы взаимодействия с контрагентами по ЭДО
создание гибкой и масштабируемой архитектуры для дальнейшего развития и адаптации как под новые требования ФНС, так и тиражирования на региональную сеть
Налоговый мониторинг регламентирует соответствия ряду требований как в части методологии, так и в части цифровой зрелости компании-участника. Требования к участникам эволюционировали вместе с проектом ФНС, и те участники, которые подключаются к мониторингу в 2025-2027 гг. должны соответствовать максимальному количеству требований по сравнению с теми, кто входили в этот режим в 2021-2023 гг. И это оказывает непосредственное влияние на формирование дополнительных требований к внедряемым в организации-участнике информационным системам.
Внедрение включало в себя создание взаимосвязанных систем:
архива документов (первичные документы, контракты, внутренние документы компании, и другие), включая систему электронного архива и систему электронного одобрения документов;
сквозной интеграции с операторами ЮЗ ЭДО с возможностью оставить режим одного окна для получения, подписания и отправки документов и свести прямой неограниченный доступ сотрудников к системам к минимуму;
распознавания для документов, поступающих в бумаге, и предзаполнение (обогащение) карточки документа в системе;
автоматизированной системы внутреннего контроля для целей налогового мониторинга (с перспективой развернуть на той же базе систему риск-менеджмента компании);
готовой витрины данных для налогового мониторинга;
коробочной интеграции с АИС «Налог-3» с поддержкой изменений.
Полученная интегрированная и настроенная для организации система электронного документооборота, а также быстрый и надежный архив документов первичного учета в долгосрочной перспективе планируется использовать для разворачивания других решений, например, одобрения контрактов или платежей и других процессов в компании – от командировок до кадрового документооборота. Так проект перехода на налоговый мониторинг стал поводом шире посмотреть на автоматизацию процессов в целом.
Команда проекта работала на перспективу, выбирая свой путь и свое решение на базе единой платформы. Реализация сквозного цифрового процесса обработки документов – от поступления данных в систему, заполнения реквизитов, проверки и контроля, до подписания, отправки контрагенту, отражения в учете и архивации, отражения в декларации и доступе инспектора налогового органа на витрине – стала серьезным заделом на будущее.
Кирилл Парубец
финансовый директор ООО «Восточная Техника»
Итоги
Проект по внедрению решения длился больше года и прошел первую «боевую» публикацию данных на витрине налогового мониторинга. Компания успешно протестировала все сценарии взаимодействия с АИС «Налог-3» и подписала все протоколы тестирования с ГНИВЦ ФНС.
За время реализации произошли разные изменения, включая обновление требований ФНС, изменение технических параметров интеграции с АИС «Налог-3», доработки коробочного решения под требования заказчика и многое другое.
Решение закрыло все стоявшие перед компанией задачи, кроме тех, которые призвана решать ERP и российские операторы ЮЗ ЭДО. Выбор Low-code BPMS позволил создать внутренний центр компетенций и закрыть большую часть вопросов поддержки и доработки внутри компании. Восточная техника без привлечения вендора может настраивать процессы, менять формы, создавать новые узлы автоматизации.
Самым сложным в проекте оказалась не техническая реализация или сложности разработки. Самым трудным стало – культурная трансформация бизнеса и сотрудников вместе с внедрением решения и запуском в эксплуатацию. Здесь и компании, и сотрудникам еще предстоит подстроить внутренние процессы, максимально снизить количество лишних действий и завершить свой путь к осознанности и внутренней ответственности за взятую высокую планку.
Сложности в реализации проекта добавило то, что «видимого» и публичного опыта разработки и внедрения таких сквозных решений на рынке с готовой и обкатанной практикой подстройки бизнес-процессов компании практически нет: есть лишь информация по отдельным решениям или шагам.
Если спросить нас, какой совет мы бы дали тем, кто только планирует входить в режим налогового мониторинга, то ответ простой:
строить видение не на полгода или год, а на десятилетия, и не сужать поле зрения только и исключительно соответствием обязательным требованиям ФНС;
ожидать и требовать большего;
не ограничивать себя только рамками налогового мониторинга или отдельных процессов, а искать другие точки приложения в бизнес-процессах компании – к тем решениям, которые нужно выполнить «для государства».
Что называется – чем выше ставишь цель, тем больше получишь. Тем более, в данной области это тот самый удивительный случай, когда само государство помогает бизнесу, проделав огромную подготовительную работу за свой счет.
Ирина Гончарова
заместитель финансового директора и менеджер проекта
