Автоматизация командировок
Робот купит билет, подберет гостиницу
и отчитается о командировке
Сегодня нет смысла тратить время на формальности с командировками — всю рутину можно поручить RPA (Robotic Process Automation), роботам с искусственным интеллектом (ИИ), голосовым помощникам и чатботам. Вам останется сосредоточиться только на действительно важных делах.
Проблемы
Долгое согласование командировочного бюджета
Трудно оформить командировку без доступа к компьютеру
Затратная логистика: покупка билетов, бронь гостиницы
Рутинный процесс отчетности по командировке
Решение
Мы рассматриваем командировку как сквозной бизнес-процесс — от создания заявки до оформления отчета о поездке. ELMA полностью автоматизирует его выполнение, обеспечивая коммуникацию между департаментами компаний и назначая задачи на роботов.
BPMS (Business Process
Management System)
Класс корпоративных систем, предназначенных для управления бизнес-процессами предприятия
ELMA — BPM-платформа для внедрения RPA,
искусственного интеллекта, чатботов и голосовых помощников
Чатботы и голосовые помощники
Позволяют запустить процесс командировки по телефонному звонку или сообщению в мессенджере.
Robotic Process Automation
Бронирует билеты и гостиницы на сайтах, как если бы это делал человек.
Искусственный интеллект
Распознает сканы командировочных документов и передает информацию в учетную систему.
Как работает решение ELMA Командировки
Результаты использования ELMA
-
75 %
Сокращение времени на процесс командировки
-
2 мин.
Тратит сотрудник на запуск командировки
-
40 %
Сокращение прямых расходов на процесс командировки
Средние цифры для компаний, использующих ELMA
Командировка — это инструмент бизнеса, который должен быть эффективным
Стоимость командировки значительно шире привычных цифр — билеты, проживание, суточные. Сюда добавляют время подготовки, стоимость согласования и оформления логистики поездки. И, как правило, на эти рутинные задачи ваш менеджер, а значит, ваша компания, часто тратит непозволительно много ресурсов. А еще важно выдержать срок учета и оформления расходов.
Командировка должна быть эффективным инструментом, а значит удобным, легким и дешевым. Надо убрать людей там, где они не нужны, отдать им право принимать решения и готовиться только к тем задачам, которые их ждут в поездке, а также необходима полноценная система проверки расходных документов. Решением таких задач станет система ELMA BPM.
Андрей Чепакин
Коммерческий директор ELMA
Используйте омниканальность в командировках
Запускайте процесс командировки через любой удобный канал — браузер, смартфон, мессенджер или нативное приложение. Например, напишите чатботу сообщение о том, что планируется поездка. Или позвоните голосовому роботу, который расспросит вас обо всех необходимых деталях и запустит процесс подготовки командировки в ELMA.
Работа с любым устройством
Запускайте процесс даже если вы уже в командировке, находитесь в дороге или просто далеко от компьютера.
Естественное общение
Не надо заучивать типовые команды. Текстовые и голосовые роботы работают как обычные операторы — они зафиксируют всю информацию и запустят процесс.
В любое время
Робот не ложится спать и не уходит на выходные. Вы можете запустить процесс даже в самое неподходящее время.
Работа в привычном приложении
Решение поддерживает популярные мессенджеры и ассистенты: Вконтакте, Telegram, Алиса, Facebook Messenger, Google Assistant.
Поручите роботам заказ билетов и бронирование гостиницы
Робот купит вам билет на самолет и забронирует гостиницу быстрее, чем офис-менеджер. Это особенно важно, когда счет времени идет на минуты. Нет жесткой привязки к агрегатору услуг — робот производит бронирование жилья на любом удобном сайте.
-
2 минуты
За это время робот забронирует вам билет и жилье. Офис-менеджер потратит заметно больше времени.
-
Ночью и в выходные
Роботу не надо спать и ждать начала рабочего дня. Вы не потеряете время на покупку билетов.
-
Оплата без вашего участия
Не надо ждать перевода на дорогу или пользоваться своей кредиткой. Робот сам купит билет с корпоративной карты.
Подтверждение расходов по командировкам с помощью ИИ
После поездки загрузите в систему документы, подтверждающие командировочные расходы. Искусственный интеллект распознает данные и сам занесет их в систему. После чего авансовый отчет по командировочным расходам автоматически сформируется в системе ELMA. Вам останется только сдать посадочные талоны, бухгалтеру — осуществить проводку по чеку.
Старт задачи по отчету о командировке
Распознавание чека такси
Ощутите эффект от внедрения
ELMA BPM — полноценная система управления командировками. Она гибко интегрируется со всеми корпоративными учетными системами, что дает возможность быстро собирать и анализировать все данные по командировочным расходам и встроить командировки в сквозной процесс коммерческой деятельности компании.
-
Эффективнее
Cовершенствуется управление командировками сотрудников. Отчеты по расходам в командировках оформляются в автоматическом режиме. Специалисты больше не занимаются рутиной.
-
Быстрее
Организация командировки занимает заметно меньшее время, согласование документов и расчет логистики происходит в считанные минуты. Срок отчета по командировочным расходам не нарушается.
-
Дешевле
ELMA позволяет экономить дорогостоящие ресурсы офис-менеджеров, руководителей и сотрудников. Благодаря автоматизации командировочных расходов экономится время бухгалтерии.
-
Прозрачнее
Автоматизируется учет расходов и их проводка. Все документы на расходы в командировке хранятся в единой системе.