Цифровизация процессного подхода в госкомпании

Цели бизнеса

ФГУП «НПП «ГАММА» является головной организацией по защите информации в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации.

Основными задачами предприятия являются:

Осуществление всего комплекса услуг в области информационной безопасности;

Проведение НИОКР в интересах ФСБ России, МВД России, Минобороны России;

Проектирование и производство радиоэлектронной аппаратуры специализированного назначения.

ФГУП «НПП «Гамма» включено в «Перечень стратегических предприятий и стратегических акционерных обществ» (Указ Президента РФ от 29.05.2008 г. № 861).

Цели внедрения

Создание единой коммуникационной среды;

Переход на электронный документооборот;

Автоматизация производственных и закупочных процессов;

Систематизация проектной работы и коммуникации с заказчиком.

Какие проблемы решает ELMA

Неэффективные каналы связи

Коммуникация между отделами велась по корпоративной почте и с помощью IP телефонии. Договоренности и дедлайны фиксировались неточно, что приводило к низкому уровню исполнительской дисциплины и ошибкам.

Создание единой коммуникационной среды

ELMA позволила организовать своевременное исполнение задач с закреплением исполнителя и дедлайна. Вся коммуникация и обмен необходимыми документами ведутся в одном месте.

Негибкость бумажного документооборота

Специфика госкомпаний обязывает подкреплять каждый шаг процесса бумажным документом. На подготовку и последующий поиск юридически значимого документа уходило очень много времени.

Организация электронного документооборота

После перехода на электронный документооборот более 50% заявлений и 80% служебных записок подаются и проводятся в ELMA.

Громоздкость закупочного процесса

Закупочный процесс – один из самых трудоемких на предприятии. Процесс сопровождался многоступенчатыми согласованиями, подготовкой большого количества бумажных документов. Это приводило к «растягиванию» процедуры закупок.

Автоматизация закупок в ELMA

Весь цикл основополагающих процессов предприятия – тендерные процедуры, закупки полностью описаны и автоматизированы. ELMA позволила отказаться от внутренних бумажных документов, сократить показатель ошибок и временные затраты на выполнение задач.

Как работают процессы ELMA во ФГУП «НПП «ГАММА»

Процесс состоит из поэтапного согласования. Сначала согласуется номенклатура закупки, статья расходов, ЦФО плательщик и прочие атрибуты. Затем согласовывается сумма оплаты.

На старте головного процесса закупки разбиваются на четыре вида: под собственные нужды собственного производства, инициатором, под собственные нужды сторонних производителей и закупка под договор.

В рамках процессов закупки свыше 100 тыс. руб. в процесс включается тендерная процедура. Тендерный отдел получает задачу с описанием предмета закупки и необходимыми условиями.

Этот процесс является одним из основных производственных процессов. В рамках процесса идет выполнение работ по спецпроверкам и спец исследованиям. В процессе участвуют кладовщики, менеджеры, начальники исполнительных отделов

Процесс согласования всех типов договоров создан на базе Положения о договорной работе на предприятии. Ответственные в процессе: инициатор, главбух, юротдел и руководитель ЦФО. Задачи процесса сделаны на базе стандартной задачи согласования и имеют тот же функционал. В процессе установлены таймер на этап согласования и предусмотрена возможность возврата версии договора инициатору для доработки.