Комплексная автоматизация процессов для Ленстройтреста на базе ELMA365
О компании
Ленстройтрест — один из старейших застройщиков современного Петербурга, за 29 лет создали не просто кварталы — построили уютные дома, в которых счастливо проживают более 30 000 семей.
К 2024 году перед компанией Ленстройтрест встал вопрос повышения эффективности операционной деятельности. Руководство приняло решение внедрить комплексную систему автоматизации бизнес-процессов на базе платформы ELMA365. При передаче исторических данных были предоставлены результаты предыдущих внедрений, что позволило использовать накопленный опыт для дальнейшего развития системы. Задача WONE IT заключалась в глубоком анализе полученной информации, адаптации платформы под требования Ленстройтреста и разработке четкого плана ее развития. Тесное взаимодействие с командой заказчика позволило детально понять внутренние процессы компании и предложить решения, отвечающие её потребностям.
Всего в рамках внедрения было реализовано пять основных направлений автоматизации:
цифровая подача документов в ГАСН
управление портфелем проектов с актуальными статусами
контроль версий проектной документации
автоматизация работы с техническими условиями и актами
Первым этапом проекта стало предпроектное обследование. Провели ревизию имеющейся документации, определили, что актуально, а что нет, и зафиксировали реальное положение дел. Этап занял больше времени, чем планировалось, но дал понимание: внедрение автоматизации невозможно без перезагрузки подходов к работе с системой.
Решение
Работу разделили на блоки (спринты) в соответствии с организационной структурой Ленстройтреста. Это позволило прорабатывать каждый участок деятельности:
- Строительство
- Управление и координация проектов
- Проектирование
- Инженерная инфраструктура
- Финансовые документы (КС-2, КС-3)
«Строительство»
Задачей данного спринта стала автоматизация регламентных процедур взаимодействия с ГАСН. Для ее решения создали систему карточек объектов, объединяющую необходимые документы, и внедрили систему статусов для контроля этапов строительства. Это позволило обеспечить своевременное получение разрешений и улучшить контроль за ходом работ.
«Проектное управление»
Спринт был направлен на разработку инструментов для централизованного управления портфелем проектов, контроля версионности документов в календарном план-графике и оперативного реагирования на критические задачи. В результате создали информационную панель, где руководство получает полную картину статуса проектов и может оперативно вносить необходимые корректировки. Это ускорило процесс согласований и повысило качество управленческих решений
«Проектирование»
В рамках спринта необходимо было упорядочить управление документацией и контроль внесения изменений. Для этого была разработана единая система, доступная сотрудникам отделов проектирования, контроля качества, инженерного отдела и управления проектами. В результате каждый документ оформляется в виде карточки с информацией об изменениях и текущим статусом. Автоматизированный рабочий процесс помогает поддерживать актуальность данных и исключает их дублирование, что упрощает поиск нужной информации и повышает эффективность работы всех подразделений.
«Инженерная инфраструктура»
В спринте основное внимание уделили оптимизации процесса подключения объектов к инженерным сетям. Реализовали инструменты для учёта технических условий с автоматическими напоминаниями и обеспечение регламентированного процесса передачи исполнительной документации для подтверждения соответствия требованиям.
«Финансовые документы (КС-2, КС-3)»
В спринте сосредоточились на создании цифровой среды для работы с финансовой отчетностью. Для этого разработали портал для подрядчиков, где они используют унифицированные формы КС-2 с предзаполненными данными. Это позволяет быстро вносить сведения о выполненных объемах работ. Система автоматически проверяет корректность введенной информации и формирует форму КС-3, которая интегрируется с 1С для дальнейшей обработки в бухгалтерии. Такое решение позволило сократить время согласования, снизить риск ошибок, обеспечить прозрачность финансовых процессов и в результате существенно оптимизировать работу финансового и бухгалтерского подразделений.
Результаты
В ходе проекта столкнулись с рядом технических задач, требовавших особого внимания. Одной из них сталазамена глобальных переменных. Глобальные переменные представляют собой параметры, доступные для всей системы, которые применяются независимо от конкретного модуля. Но при переносе решений между разными средами – например, между этапами разработки, тестирования и рабочей эксплуатации – эти переменные могут вызывать сложности, так как каждая среда требует уникальных настроек. Чтобы решить эту проблему, провели аудит и выявили критические участки, после чего, глобальные переменные заменили на локальные в рамках конкретной среды. Это упростило перенос решений и стабилизировало работу платформы.
Ещё одним техническим вызовом стала нагрузка на систему. Анализ показал, что причина заключалась в избыточной детализации отчёта по проектной документации. Оптимизация его структуры при сохранении информативности снизила нагрузку на платформу. Результаты технических решений уже заметны: платформа работает стабильно, процессы ускорены, а перенос новых разработок между средами проходит без сбоев. Эти улучшения создали прочную техническую основу для дальнейшего развития системы в Ленстройтресте.
В ближайшей перспективе автоматизация принесет улучшения в операционной деятельности компании. Благодаря автоматическим проверкам ошибки снижаются, а процессы согласования ускоряются. Эти изменения оптимизируют работу подразделений и создают прочную основу для дальнейшего развития цифровой экосистемы компании.
Проект стал отличным примером трансформации строительной компании через автоматизацию. Благодаря тесному взаимодействию с «Ленстройтрестом» удалось создать решение, которое не только автоматизирует процессы, но и делает их удобными и понятными для всех участников.
Дмитрий Калашников
Руководитель практики процессной автоматизации и роботизации Wone IT
Wone IT доработала систему и создала надежную цифровую среду, в которой процессы работают слаженно и без сбоев. Это позволило ускорить работу и повысить прозрачность всех этапов строительства.
Дмитрий Титов
ИТ директор компании «Ленстройтрест»
Проект с Ленстройтрестом — это пример зрелого подхода к цифровой трансформации. Автоматизация охватила как внутренние процессы, так и взаимодействие с внешними участниками — от подрядчиков до госорганов. Такой комплексный подход особенно важен в строительстве, где каждая задержка на согласовании или передаче документа может повлиять на сроки проекта.
