Замена SAP Docflow на ELMA365 CSP в крупной энергетической компании
О компании
Компания поставляет оборудование и технологические решения для электросетевого комплекса и реализует проекты по всей России и странам СНГ. Операционная деятельность охватывает десятки регионов, включает несколько офисов, производственные площадки, сервисные и тренинговые центры.
До внедрения система электронного документооборота в компании была построена на SAP Docflow, работа которого в России была приостановлена в 2024 году. В качестве альтернативы была выбрана платформа ELMA365 CSP — как функционально зрелая российская система, позволяющая провести миграцию и расширить возможности документооборота. Основные задачи проекта:
🔹 Автоматизировать ключевые бизнес-процессы Клиенту важно было устранить рутинные операции, что повышает общую эффективность работы сотрудников. Внедрение было направлено на автоматизацию ключевых процессов — управление договорами, обработка счетов и взаимодействие с контрагентами.
🔹 Улучшить контроль за документами ELMA365 CSP позволяет видеть весь путь документа — от создания до исполнения. Руководство в любой момент узнает, на каком этапе находится документ и когда он будет готов, что в свою очередь повышает уровень ответственности сотрудников.
🔹 Снизить риски при работе с контрагентами Система автоматически проверит контрагентов и предупредит о возможных рисках. Недобросовестных партнёров она заблокирует сама, что обеспечивает соблюдение юридических норм и защищает интересы компании.
🔹 Оптимизировать взаимодействия ELMA365 CSP предоставляет инструменты для улучшения коммуникации между различными подразделениями компании. Это помогает эффективнее взаимодействовать, сокращать время на согласование документов и повышать общую производительность труда.
Важно отметить, что компания не искала «любой» инструмент для «переезда» документооборота. Заказчик хотел сделать так, чтобы новая СЭД стала точкой роста компании, поэтому решил заранее сформулировать чёткие критерии выбора, которые отвечают не только текущим вызовам, но и стратегическим целям — масштабированию, устойчивости, безопасности и гибкости.
Импортозамещение и безопасность Вхождение платформы в Единый реестр российского ПО и соответствие требованиям безопасности для крупных корпоративных заказчиков.
Архитектура HighLoad Способность системы выдерживать высокие нагрузки и работу с большими объемами данных (десятки тысяч документов), обеспечивая быстродействие на уровне не ниже замещаемого SAP Docflow.
Low-code возможности Требовалась гибкая платформа, позволяющая адаптировать и менять процессы силами бизнес-аналитиков без длительной хардкод-разработки.
Зрелость функционала Наличие готовых инструментов для сложного канцелярского документооборота (CSP) и управления сквозными процессами (BPM).
Бесшовная миграция Необходимость сохранить исторические данные и логику работы при переходе с SAP, чтобы не остановить операционную деятельность холдинга.
Сжатые сроки Проект реализовывался в условиях риска отключения поддержки западного ПО, что требовало оперативного запуска MVP.
Сложный ИТ-ландшафт Жесткое требование по глубокой интеграции с существующими учетными системами (1С) и службами каталогов (Active Directory).
ELMA365 CSP не просто заменила SAP Docflow, она стала той платформой, которая позволила перенести более сотни процессов в сжатые сроки, сохранив всю логику работы и обеспечив бесшовные интеграции с 1С и с внешними сервисами. Теперь документооборот работает быстрее, прозрачнее и значительно надёжнее — это уровень, к которому мы стремились.
Руководитель ИТ-департамента заказчика
Результаты внедрения
Скорость обработки документов Ожидается увеличение скорости обработки входящих и исходящих документов на 30%. Это достигается за счет автоматизации рутинных задач и упрощения процессов согласования.
Снижение ошибок Прогнозируется уменьшение количества ошибок в документообороте на 40%. Автоматизация процессов и внедрение четких регламентов позволят снизить влияние человеческого фактора.
Уменьшение времени согласования Сокращение времени на согласование договоров на 30% за счет автоматизации и внедрения электронного документооборота. Это позволит быстрее реагировать на запросы клиентов и партнеров.
Для нас этот проект стал показательным примером того, как оперативная миграция может не просто сохранить работоспособность процессов, но и вывести их на новый уровень. Совместно с командой партнёра и заказчика мы проделали большую работу: адаптировали платформу под специфику отрасли, провели интеграции и обучили сотни сотрудников. Результат — устойчивый, прозрачный и масштабируемый контур электронного документооборота.
