Автоматизация процессов со сложной системой контроля

Цели бизнеса

Компания «Технологии Доверия» предоставляет аудиторские, консалтинговые, налоговые услуги. Штат около 3700 сотрудников.

Клиентами компании являются более 3000 компаний, 233 из которых – крупнейшие компании из рейтинга RAEX-600.

Клиенты компании «Технологии Доверия» по всем видам услуг генерируют 95% выручки, а 29% компаний являются аудиторскими клиентами фирмы.

Партнером проекта внедрения ELMA выступила российская ИТ-компания

BPM‑Expert, специализирующаяся на автоматизации бизнес-процессов.

Цели внедрения

Перевод процессов взаимодействия с ОЦО из системы IBM Notes в BPM‑систему;

Организация работы с отчетностью;

Отладка контроля выполнения заявок;

Гибкая настройка системы в соответствии с потребностями.

Какие проблемы решает ELMA

Разрозненные каналы коммуникации

Ранее работа с заявками, отчетностью и календарями загрузки сотрудников велась в 3-х разных системах. Это, как следствие, влияло на скорость и качество выполняемых задач.

Единая инфосреда в ELMA

ELMA позволила организовать комплексную работу с заявками в ОЦО, календарем загрузки ресурсов и отчетами о ежедневной занятости сотрудников в одном месте.

Отсутствие отлаженной системы контроля

Деятельность компании предполагает работу с внушительным объемом бизнес-данных и наличие четкой, бесперебойно работающей системы контроля процессов.

Система контроля в ELMA

Функционал ELMA позволил организовать работу с учетом сложности системы контроля и выстроить своевременное исполнение задач с закреплением исполнителя и дедлайна.

Ограниченный функционал

Для компании важным моментом являлась возможность описания и реализации процессов разной сложности в одной системе, с учетом специфики деятельности.

Быстрая реализация процессов разного уровня

Функциональность ELMA обеспечила простую и быструю реализацию типовых процессов в системе. Кроме того, удалось автоматизировать сложный ключевой аудиторский процесс работы с письмами-подтверждениями (Confirmations).

Как работают процессы ELMA в «Технологии доверия»

Заказчик передает пакет документов и реестр контрагентов. Исполнители проверяют пакет документов, сверяют реквизиты, формируют письма, отправляют контрагентам, получают ответ почтой или звонком и готовят отчет с результатами.

На каждом этапе происходит несколько проверок (автоматизированные и проверки ревьюерами). Процесс сложный, с большим количеством участников, задач и высокими требованиями к автоматизации и точности выполнения.

Информация о появляющихся в процессах задачах попадает в базу занятостей и в календарь ресурсов. Сотрудники с помощью вспомогательных процессов создают внепроектные занятости, отсутствия, бронируют свое время и время других сотрудников.

В каждой процессной задаче сотрудники фиксируют затраченное время с комментариями. Все трудозатраты попадают в единую базу.

У сотрудников есть интерфейсы для корректировки своих трудозатрат. У руководителей есть отчетность о плановых, нормативных, и фактических трудозатратах.