Масштабируемая система документооборота для тысяч пользователей
О компании
«ТехноНИКОЛЬ» — крупный промышленный холдинг, объединяющий десятки юридических лиц: заводы, управляющие компании и сервисные структуры. Более 9 тысяч сотрудников ежедневно работают с документами на 70+ производственных площадках — от Белгорода до Хабаровска, а также в Казахстане и Беларуси.
«ТехноНИКОЛЬ» требовалось создать масштабируемую систему управления корпоративным контентом для распределённой структуры холдинга, которая объединит работу с документами и обеспечит прозрачность процессов для тысяч сотрудников.
Компания искала решение, которое позволит централизовать работу с документами, автоматизировать ключевые процессы и создать единую цифровую среду для сотрудников на производственных площадках и в офисах.
В рамках проекта были решены следующие задачи:
создать единую систему управления документами для сотрудников на 70+ производственных площадках;
объединить работу с кадровыми, организационно-распорядительными и нормативно-техническими документами;
обеспечить безопасный доступ к документам для разных ролей пользователей, включая сотрудников без персональных ПК;
автоматизировать процессы согласования, подписания и ознакомления с документами;
обеспечить масштабируемость системы и возможность её дальнейшего развития вместе с бизнесом.
Проект был реализован на базе платформы ELMA365 CSP — решения для управления корпоративным контентом, входящего в экосистему Low-code-продуктов ELMA365. В основе лежит ELMA365 Hub — гибкая платформа для создания корпоративных приложений и автоматизации бизнес-процессов.
Для промышленного комплекса «ТехноНИКОЛЬ» компания создала Enterprise-SaaS-решение на базе Yandex Cloud: два Kubernetes-кластера с управляемыми базами данных, резервным копированием в трёх дата-центрах и возможностью быстрого масштабирования.
Не просто документооборот, а система управления информацией
Проект стартовал с бизнес-сегмента «Минеральная Изоляция», который выпускает утеплители и звукоизоляционные материалы на основе каменной ваты. Уже на этом этапе было принято ключевое архитектурное решение: система проектировалась не как классический электронный документооборот, а как комплексная система управления информацией, где документы становятся частью единой модели данных.
В основе платформы лежит кадровый электронный документооборот (КЭДО). Он стал единым источником данных о сотрудниках, ролях и структуре подчинения. Именно на этой модели строятся все процессы, включая юридически значимое подписание документов. Такой подход позволил связать кадровые, организационные и технические документы в единую логическую систему.
Внедрение шло поэтапно. Сначала был реализован контур управления рабочим временем: учёт работы по графику и сверхурочно, контроль выходных, отпусков и отгулов. Затем функциональность расширялась за счёт процессов трудоустройства, работы с технической документацией, приказами и внутренней организационно-распорядительной документацией.
Сегодня система охватывает нормативно-техническую документацию, локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы. Эти типы данных связаны между собой: например, кадровые документы одновременно относятся и к ЛНА (локальным нормативным актам), и к ОРД (организационно-распорядительной документации). Такой подход позволил обеспечить целостность информации и единые правила работы с документами.
Отдельного внимания потребовала нормативно-техническая документация (НТД). В отличие от кадровых документов, НТД не входит в стандартный КЭДО, поэтому готовые решения не подходили. В результате система была доработана под этот сценарий, а процесс ознакомления с НТД полностью автоматизирован — от создания документа инициатором до получения подтверждения об ознакомлении.
Платформа автоматически определяет согласующих и ответственных, проверяет списки сотрудников через интеграции с КЭДО и «1С:Зарплата и управление персоналом», а затем формирует задачи на ознакомление. Это снизило нагрузку на сотрудников и сократило количество ручных операций.
Большое внимание в проекте уделялось пользовательскому опыту. В «ТехноНИКОЛЬ» системно отслеживают удобство и производительность интерфейсов. За три года команда ELMA365 совершила около 30 итераций, постепенно улучшая систему. В результате интерфейс стал максимально простым: сотрудник заходит на одну страницу и сразу видит все документы, с которыми необходимо ознакомиться. Фильтры позволяют быстро находить нужную информацию — от стандартов культуры безопасности до инструкций по охране труда.
Сегодня система взаимодействия с документами в «ТехноНИКОЛЬ» представляет собой единое хранилище актуальных данных, формирует доверие сотрудников к информации и обеспечивает прозрачность бизнес-процессов. Настройки доступа зависят от роли сотрудника и автоматически актуализируются на основе данных КЭДО, что снижает риски ошибок и повышает уровень безопасности.
Чтобы создать решение, команде ELMA365 требовались Kubernetes® для оркестрации контейнеров, управляемые базы данных и возможность резервного копирования в трёх дата-центрах, физически расположенных в разных регионах. На этой инфраструктуре был развёрнут ELMA365 Hub — архитектурный слой, который объединяет несколько сервисов и контуров ELMA365 в единое пользовательское и процессное пространство.
Обычно enterprise-SaaS разворачивается на одном кластере, однако в проекте «ТехноНИКОЛЬ» архитектура позволила реализовать более гибкий подход — с разделением на два независимых кластера, логически объединённых в рамках единой системы:
Для КЭДО — с повышенными требованиями к работе с персональными данными.
Для ЭДО — для организационно-распорядительной документации и коммерческих данных.
Причины такого подхода:
Безопасность данных: в КЭДО значительно больше персональных данных, требуются другие соглашения с сотрудниками и более строгий контроль доступа.
Разделение финансовой ответственности: разные бюджеты на кадровый документооборот и управленческий позволяют чётко контролировать затраты.
Изоляция доступов: администраторы системы документооборота не имеют доступа к КЭДО.
Гибкость масштабирования: каждый кластер можно масштабировать независимо в зависимости от нагрузки.
Между кластерами происходит синхронизация данных через внутренние механизмы ELMA365, что обеспечивает единую экосистему при технологическом разделении.
Быстрое развёртывание благодаря облаку
ELMA365 использует готовые конфигурации для развёртывания SaaS-кластеров в Yandex Cloud. Благодаря этому полноценный Enterprise-кластер с отказоустойчивостью, управляемыми сервисами, диагностикой и мониторингом удалось развернуть всего за два дня. При росте нагрузки в процессе отладки или масштабирования легко получить дополнительные мощности.
Данные о сотрудниках синхронизируются с 1С ЗУП, авторизация происходит через OAuth 2.0 провайдер заказчика с разделением на категории (сотрудники, партнёры и другие). Для подписания документов доступны три способа: через облачного провайдера НЭП, токены КриптоПро и корпоративное приложение TN-Sign. Онлайн-редактирование обеспечивает Р7-Офис.
Это не первый проект, который мы делаем вместе с Yandex Cloud. При одинаковых ёмкостях c аналогичными предложениями, производительность ресурсов платформы выше. Ещё для нас важна отзывчивость сервиса: без этого не получилось бы развернуться. Например, если нам не хватало мощностей в процессе отладки, было легко получить дополнительные.
Раис Ахкямов
Руководитель практики ELMA365 CSP
За несколько лет после внедрения система значительно масштабировалась. Число пользователей выросло почти в девять раз — с 252 сотрудников (июнь 2023 года) до 2,7 тысячи (декабрь 2025-го). Количество операций увеличилось с 1,4 тысячи до почти 60 тысяч в месяц. Сегодня через систему проходит 75% документооборота бизнес-сегмента «Минеральная Изоляция», она работает более чем со 100 видами документов. Из них 60% полностью внедрены и используются в работе, остальные находятся в стадии доработки.
«ТехноНИКОЛЬ» — признанный лидер, достигающий такой производительности труда, которая намного превышает средние цифры по отрасли.
2,7 тыс. сотрудников, которые уже пользуются плаформой ELMA365, генерируют около 60 тыс. операций ежемесячно. Из них больше половины — процессы подписания документов. Новая система отлично зарекомендовала себя, хотя точки роста ещё остались. Любые процессы, требующие контроля, мы будем оцифровывать.
Юрий Осадец
Руководитель службы IT Бизнес-единицы «Минеральная Изоляция»
Планы и перспективы
Решение продолжает развиваться. В планах — запуск контура для учебного центра, интеграция с операторами ЭДО и подключение ещё четырёх бизнес-сегментов холдинга. Благодаря облачной архитектуре на Yandex Cloud масштабирование происходит без простоев: дополнительные ресурсы подключаются по запросу и становятся доступны в короткие сроки.
Этот проект показал, что для крупных распределённых организаций документооборот перестаёт быть вспомогательной функцией и превращается в стратегический инструмент управления информацией, процессами и знаниями.
Электронный документооборот станет обязательным для всех. Сейчас — самое время начать готовиться к этому. Взаимодействия с внешними контрагентами стоит оцифровать всем. А вот внутренние процессы требуют аудита и анализа. Если вы не можете быстро отследить путь документа внутри компании — это первый симптом того, что вам может требоваться электронный документооборот
