Замена SAP на российскую платформу: как сохранить процессы и снизить риски

Массовый отказ от SAP в России – новость последних лет для тысяч компаний. Прекращение поддержки, ограниченный доступ к обновлениям и зависимость от внешних вендоров подталкивают бизнес к критически важному шагу – поиску полноценной замены.

Но вот главный вопрос: как перейти на новое решение и при этом не разрушить устоявшиеся процессы, не потерять данные и не поставить под угрозу ежедневную работу?

Краткое содержание:

• Замена SAP: как перейти на отечественную систему и сохранить бизнес-процессы

• Почему компании в России массово переходят с SAP

• Импортозамещение SAP: что это значит на практике

• Альтернатива SAP: какие российские решения доступны

• Кейсы замены SAP: как компании уже перешли на российские решения

• Миграция с SAP: как проходит переход на новую систему

• Почему ELMA365 — эффективная замена SAP для российских компаний

• Часто задаваемые вопросы о замене SAP

Замена SAP: как перейти на отечественную систему и сохранить бизнес-процессы

После того как немецкий поставщик объявил о приостановке поддержки и обновлений своих продуктов для российских пользователей, многие компании столкнулись с необходимостью поиска новых решений. Замена SAP на стала необходимостью. Это вызвало волну переходов и активное развитие отечественных платформ, способных стать заменой и при этом сохранить управляемость и целостность бизнес-процессов. В статье будут подробно рассмотрены важные вопросы: почему компании всё чаще отказываются от иностранных софтов, какие российские решения сегодня доступны, как проходит миграция, и где нужно будет заострить внимание. Будут приведены реальные кейсы переходов и сравнительный анализ платформ, который поможет сделать информированный выбор.

Сохранение контроля над ключевыми процессами и обеспечение стабильной работы бизнеса во время и после перехода – это главный вызов для любого проекта импортозамещения.

Почему компании в России массово переходят с SAP

В последние годы в России наблюдается активный тренд на отказ от SAP и поиск альтернативных решений. Массовый переход обусловлен сразу несколькими факторами, влияющими на стратегию развития компаний.

Основные причины связаны с ограничениями, наложенными на поставщиков технологий, и, как следствие, с прекращением технической поддержки и обновлений для российского рынка. Отсутствие гарантированной поддержки и обновлений приводит к рискам устаревания бизнес-процессов и проблемам с соблюдением новых нормативов, особенно в таких сферах, как финансовый и кадровый учёт.

Помимо этого, значительную роль играет повышение стоимости владения SAP, лицензирование, обслуживание и интеграция становятся экономически невыгодными для многих российских компаний. Особенно остро вопрос стоит в госсекторе и крупных промышленных предприятиях, где масштабы внедрения огромны, а потребность в локализации и адаптации критична.

Переход на отечественные решения, к примеру, ELMA365  даёт возможность уменьшить зависимость от иностранных вендоров, повысить гибкость и оперативность внедрения новых функций, а также обеспечить выполнение требований российского законодательства.

Процесс требует тщательной подготовки и понимания всех рисков – от корректного переноса данных до обучения персонала и перестройки процессов. Именно эти вопросы мы подробно рассмотрим в последующих разделах.

Импортозамещение SAP: что это значит на практике

Под импортозамещением SAP понимается не просто подбор дублера программы, а поэтапный и тщательно спланированный процесс адаптации и перехода, направленный на сохранение целостности и управляемости бизнес-процессов.

Однако на практике переезд сопряжен с рядом серьёзных вызовов. В первую очередь, сложности возникают при перемещении: объемы информации огромны, и обеспечить её корректную передачу без потерь и сбоев крайне важно для бесперебойной работы предприятия. Кроме того, структура информации зачастую глубоко интегрирована с бизнес-логикой, поэтому простая их передача без адаптации бизнес-процессов невозможна.

Особого внимания требуют HR и логистика. В HR-модуле отражаются все нюансы российского трудового законодательства и бухгалтерского учёта. Для них отечественные решения предлагают высокую точность и гибкость.

В логистике же стоит задача управлять сложными цепочками поставок, складскими операциями и транспортной логистикой, где ошибки или задержки негативно влияют на производительность и себестоимость.

Кроме того, многие предприятия используют платформу в связке с другими системами: 1С, BI-инструментами, сервисами внешних поставщиков. Это создаёт дополнительные условия в плане интеграции: новая система должна обеспечивать стабильный обмен данными и взаимодействие с существующей ИТ-инфраструктурой, не нарушая текущие процессы.

Адаптация новых решений под специфику бизнеса требует некоторого времени и ресурсов на кастомизацию, обучение сотрудников и изменение процессов.

Тем не менее, успешная конверсия позволяет существенно снизить зависимость от зарубежных вендоров, повысить скорость адаптации к изменениям рынка и нормативной базы, а также обеспечить экономию за счёт оптимизации затрат на сопровождение систем.

Альтернатива SAP: какие российские решения доступны

При выборе альтернативы SAP важно ориентироваться не только на функционал, но и на такие критерии, как:

• готовность партнёрской сети и интеграторов к поддержке проекта;

• опыт работы с платформами в вашей отрасли;

• возможности масштабирования и доработки;

• удобство обучения сотрудников и сопровождения системы.

Основные отечественные решения представлены несколькими платформами. 1С:ERP подойдет для автоматизации бизнес-процессов предприятия. С помощью Битрикс24 компания может перевести в цифровой формат свои ключевые процессы и управленческие направления. Функциональность класса All-in-One колл-центра хорошо дается Naumen. R-Vision обладает скорее узкой специализацией в управлении безопасностью.

Рассмотрим сравнение этих систем и продукта  ELMA365.

Кейсы замены SAP: как компании уже перешли на российские решения

В РФ уже сформировалась практика успешной релокации, позволяющая сохранить управляемость и повысить эффективность. Приведем несколько кейсов.

Пример 1: Комплексная миграция на ELMA365 с построением защищённой инфраструктуры в «Лаборатория Касперского»

Описание задачи
Для нового решения необходимо было разработать функциональный дизайн с учётом более 1500 требований, включая сложные процессы согласования заявок, делегирования и совместного доступа. Основной вызов заключался в построении инфраструктурного сервиса ELMA Technical Platform, представляющего собой частное облако (Private Cloud), соответствующее корпоративным стандартам безопасности.

Что заменили
Полностью заменён прежний стек управления процессами SAP Ariba (SRM-система для закупок и договорной деятельности) на платформу ELMA365 Закупки с переносом ключевого функционала, включая сложные бизнес-процессы с несколькими этапами согласования и автоматизацией формирования счетов. Внедрена развитая ролевая модель с возможностью добавления и удаления согласующих, переназначения задач, а также переноса документов между этапами.

Срок внедрения
Работы стартовали в июле 2022 года. К октябрю 2023 года проект достиг стадии пилотного запуска. За этот период было затрачено более 20 000 человеко-часов, включая работу внутренней команды заказчика и внешних интеграторов.

Результаты

• Сохранена непрерывность ключевых бизнес-процессов при переходе на российскую платформу;

• Сняты известные «боли» пользователей: упрощён процесс пересогласования заявок и оптимизировано делегирование полномочий;

• Пользователи отметили современный и удобный интерфейс, способствующий повышению эффективности работы;

• Технические сложности, выявленные в ходе проекта, учтены в дорожной карте развития ELMA365, что позволило улучшить платформу;

• Проект соответствовал высоким требованиям безопасности и масштабируемости, обеспечив стабильную работу решения в частном облаке.
  
  

Пример 2: Автоматизация документооборота на ELMA365 в закрытом контуре «Эйч Энерджи»

Описание задачи
Необходимо было выполнить повышенные требованиями к безопасности данных. При этом система должна была размещаться на собственных серверах клиента в закрытом ИТ-контуре, обеспечивая высокий уровень конфиденциальности и защиту данных. Оптимизировать неэффективные процессы, создать единую базу данных, автоматизировать отчетность.

Что заменили
Ранее существовавший SAP Docflow замещен единой цифровой платформой ELMA365. В процессе проекта выполнена автоматизация управления договорами, счетами, проверкой контрагентов; интеграция с 1С:ERP, 1С:ЗУП и Active Directory; миграция более 40 000 договоров и данных по 1000+ контрагентам.

Срок внедрения
Проект охватил полный цикл разработки, тестирования и внедрения, включая обучение сотрудников и интеграцию с существующими системами заказчика. 

Результаты

• Более 300 пользователей начали активно использовать новую систему, что привело к заметному повышению производительности;

• Электронная обработка документов значительно сократила количество ошибок и задержек, свойственных ручным операциям;

• Централизованная база данных упростила доступ к информации и ускорила процессы поиска и обработки;

• Успешная интеграция с 5 основными системами, включая 1С и Active Directory обеспечила синергию между различными процессами и системами;

• Сокращение времени на выполнение рутинных задач на 35%.

Замещение SAP модулями отечественных платформ возможна и приводит к реальным улучшениям в работе компаний разного масштаба и отраслей.

Миграция с SAP: как проходит переход на новую систему

Процесс миграции с SAP на отечественные решения – сложный и многогранный этап, требующий четкой последовательности действий и вовлечения различных специалистов.

Основные этапы миграции:

1. Аудит и анализ текущих процессов
   На этом этапе проводится детальное изучение существующих бизнес-процессов и IT-инфраструктуры. Оценивается, какие модули и данные необходимо перенести, какие процессы требуют оптимизации или доработки, объем и качество информации для последующего переноса.

2. Выбор платформы и подготовка дорожной карты
   Выборе отечественного решения, исходя из функциональных требований, отраслевой специфики и бюджета. Формируется план перемещения с указанием сроков, ответственных и этапов внедрения.

3. Пилотный проект и тестирование
   Запуск пилотной версии новой системы на ограниченном участке или подразделении компании. Тестирование SAP миграции данных и бизнес-процессов, выявляются и устраняются ошибки.

4. Миграция и интеграция
   Собственно перенос баз данных, документов, настроек и связей между модулями. Параллельно обеспечивается интеграция новой системы с другими используемыми приложениями (1С, BI, CRM и т.д.). Особое внимание целостОбучение персонала и запуск системыности и достоверности данных.

5. Обучение персонала и запуск системы безопасностиности и достоверности данных.Обучение пользователей, создание инструкций и поддержка в первые недели работы. Запуск системы происходит поэтапно, с возможностью отката при выявлении критических проблем.

6. Поддержка и оптимизация
   Этап сопровождения, мониторинга и доработки системы под изменяющиеся потребности бизнеса на основе обратной связи от пользователей и оперативное устранение проблем.

Ключевые риски миграции:

• Потеря или искажение данных при переносе,

• Несовместимость процессов и функционала новой системы,

• Недостаточная подготовка персонала и сопротивление изменениям,

• Срыв сроков и перерасход бюджета.

Управление этими рисками – задача команды проекта, в которую включают представителей бизнеса, IT-специалистов и внешних консультантов.

Почему ELMA365 — эффективная замена SAP для российских компаний

Платформа ELMA365 успешно утвердилась в качестве популярного инструмента в своей сфере. Она объединяет возможности BPM,  CRM-, SRM, ECM-систем, обеспечивая гибкое управление бизнес-процессами с учётом специфики российских компаний.

Преимущества ELMA365:

• Гибкость и адаптивность
  ELMA365 дает инструменты low-code/no-code, позволяющие быстро настраивать и менять процессы без глубокого программирования.

• Интеграция с существующими системами
  Платформа легко интегрируется с 1С, BI-системами и другими корпоративными приложениями, что обеспечивает бесшовный обмен данными и сохранение целостности процессов.

• Поддержка отечественного законодательства
  ELMA365 разработана с учётом актуальных требований российского законодательства, что помогает компаниям избегать регуляторных рисков и связанных с ними финансовых санкций.

• Быстрое внедрение и простое обучение
  Интуитивно понятный интерфейс и развитая сеть сертифицированных партнёров позволяют запускать систему в кратчайшие сроки. Пользователи легко осваивают работу с платформой, что ускоряет интеграцию в повседневные процессы.

• Рациональные затраты и снижение издержек
  По сравнению с зарубежными решениями подобного класса, переход на ELMA365 существенно снижает расходы на лицензии и техническое сопровождение.

Платформа особенно востребована у среднего и крупного бизнеса, а также у компаний с филиальной структурой и множеством внутренних сквозных процессов. Она отлично подходит тем, кто реализует цифровую трансформацию и стремится к повышению управляемости.

ELMA365 признана лидером в категории BPM-систем в России. По версии CNews, платформа возглавила отраслевой рейтинг 2024 года, подтвердив свою позицию, которую занимает с 2022 года. Эксперты оценивали функциональность, возможности масштабирования, экономические параметры и универсальность решений.

Часто задаваемые вопросы о замене SAP

Сколько занимает переход с SAP?

Время перехода зависит от масштаба бизнеса и сложности миграции. Обычно переход занимает от 6 до 12 месяцев. Например, коммутация модуля HR на 1С:ЗУП может занять около 8 месяцев, а полная миграция бизнес-процессов — до года.

Можно ли заменить только часть SAP?

Да, миграция может быть поэтапной, начиная с замены наиболее критичных модулей, таких как CRM, HR или бухгалтерия.

Что делать с данными и лицензиями SAP?

Данные требуют тщательной подготовки и миграции с проверкой целостности. Лицензии, как правило, прекращают действие, но их условия стоит уточнить у поставщика.

Где обучить сотрудников?

Обучение проводится как внутренними ресурсами, так и через сертифицированных партнёров внедренных платформ. Многие российские системы имеют развитую сеть тренингов и учебных центров. Также возможны онлайн-курсы и вебинары для удобства пользователей. У вендора ELMA есть академия, справка с подробным руководством по всем продуктам и бизнес-решениям, а также сообщества в телеграм-канале и на отдельном сайте ELMA Community.