Проверки, аккредитации и рейтинги поставщиков, P2P-процесс и интеграции с ЭТП

На всех этапах закупочного процесса важно иметь информацию о благонадёжности контрагентов и своевременно выявлять риски взаимодействия с ними. При этом необходимо получать данные «с разных сторон». В ELMA365 Закупки были добавлены автоматические проверки контрагентов сразу в трёх сервисах: Контур.Фокус, Контур.Фокус Комплаенс (ранее Контур.Призма) и СПАРК-Интерфакс.

Эти интеграции позволяют агрегировать информацию из разных источников в удобном виде, оценивать поставщиков по различным наборам показателей и принимать решения о взаимодействии с ними на основе полной и достоверной информации.

Для эффективного начала работы с поставщиком важно оценить его компетенции, опыт и возможности. В ELMA365 Закупки добавлен процесс аккредитации, в рамках которого автоматизированы создание, отправка, заполнение и проверка анкет поставщиков.

По итогам аккредитации контрагент автоматически вносится в реестр аккредитованных поставщиков с указанием его специализации. Это позволяет быстро приглашать проверенных поставщиков к участию в закупочных процедурах или оформлять заказы.

Для выбора поставщиков важно учитывать не только их благонадёжность, но и опыт взаимодействия. В ELMA365 Закупки добавлены инструменты ручного и автоматического рейтингования поставщиков. Ручное рейтингование позволяет менеджерам оставлять обратную связь по итогам закупок, заказов и поставок.

Автоматическое рейтингование настраивается через No-code и изменяет рейтинг на основе таких условий, как сроки поставки, качество продукции и другие параметры.

В карточке поставщика отображаются текущий рейтинг и история его изменений. Это помогает выявлять надёжных партнёров и прекращать сотрудничество с контрагентами, чьи показатели работы ухудшились.

Процесс «От закупки до оплаты» (P2P) играет ключевую роль в закупочной деятельности. В ELMA365 Закупки автоматизированы этапы согласования, отправки и подтверждения заказов, а также добавлена возможность гибкого формирования графиков поставок, включая доставку на разные адреса.

Для обработки поставок реализована привязка закрывающих документов из Контур.Диадок, что позволяет сократить действия по заказу и управлять всем процессом в одном окне. В случае расхождений предусмотрены этапы корректировки и создания дополнительных поставок, что делает управление заказами ещё более удобным и эффективным.

В ELMA365 Закупки реализована готовая интеграция с внешними электронными торговыми площадками. Она позволяет размещать различные типы закупочных процедур на площадке, получать заявки и предложения поставщиков, проводить торги, а также публиковать протоколы и другие документы, связанные с закупкой.

Интеграция автоматизирует заполнение полей на ЭТП, избавляя закупщиков от трудоёмкой ручной работы, и значительно ускоряет закупочный процесс, делая его более удобным и эффективным.

Для компаний, которые хотят организовать свою электронную торговую площадку (ЭТП) и привлекать на неё поставщиков, а также проводить закупки по своему регламенту, в ELMA365 реализовано интеграционное решение совместно с партнёром — компанией Flexites. Это решение позволяет организовать свою ЭТП и управлять процедурами непосредственно из ELMA365.

Поддерживается саморегистрация и проверка поставщиков с помощью процесса в ELMA365 перед их допуском к участию в торгах. ЭТП может дорабатываться на основе требований заказчика для создания уникальных типов процедур и способов их проведения.

В ELMA365 Закупки добавлены инструменты для бюджетного лимитирования, резервирования и контроля. Лимитирование позволяет инициаторам закупок видеть установленные пределы стоимости по номенклатуре или направлениям, сокращая необходимость лишних согласований.

Функция резервирования помогает формировать стратегические и оперативные планы закупок, предотвращая перерасход бюджета. Учет всех операций, от создания резерва до перераспределения средств, обеспечивает полную прозрачность движения денежных средств в рамках закупочной деятельности.

В ELMA365 Закупки появился отдельный интерфейс для инициаторов закупок — портал, позволяющий заказчикам работать под аккаунтами внешних пользователей, что существенно снижает затраты на лицензии.

Портал имеет интуитивно понятный интерфейс и предоставляет доступ только к необходимым страницам и функциям: персонализированным спискам заявок, задач, потребностей, доставок, а также к форме инициации закупочного процесса.