Когда скорость важна: Whoosh автоматизировал договорной блок с ELMA365
О компании
Whoosh — технологический и операционный лидер на рынке шеринга средств индивидуальной мобильности в России и СНГ. Компания является единственным кикшерингом в мире, который самостоятельно разрабатывает софт, электронику и операционное управление.
Whoosh пришел к автоматизации бизнес-процессов с ELMA365 с целью повышения эффективности управления и выполнения процессов, связанных с обработкой документов. Особенностью проекта стала необходимость автоматизации процессов для компании с географически разветвленной инфраструктурой в сжатые сроки. Кроме того, необходимо было провести интеграцию платформы со сторонними сервисами — Контур.Фокус, Контур.Диадок, DaData, Jira.
Перед командой внедрения стояли следующиезадачи:
Создание единого электронного документооборота во всех структурных подразделениях компании.
Обеспечение информационно-коммуникационного пространства для сотрудников организации и внешних пользователей системы.
Исключение возможности утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов.
Создание единого долговременного электронного архива документов.
Сокращение времени поиска и прохождения документов по структурным подразделениям.
Обеспечение целостности, доступности и конфиденциальности внутриорганизационной информации путем разграничения прав доступа.
Интеграция со смежными информационными системами и сервисами.
Перенос процессов по электронному документообороту из Jira в ELMA365 CSP (платформа для управления контентом и документами).
Усиление контроля исполнительской дисциплины за счет получения информации об активностях и результатах работы сотрудников в рамках процессов документооборота.
Проект с Whoosh оказался для нас довольно интересным с технической точки зрения: географически разветвленная компания, огромное количество контрагентов, сложная система согласования. Необходимо было всего за 1,5 месяца собрать все технические требования, детально изучить бизнес-процессы компании и выполнить целый ряд сложных кастомных разработок. Гордостью проекта считаем «Матрицу лимитов». Это приложение было разработано специалистами «КИТ Консалтинг» с нуля и позволило автоматически определять подписанта для каждого типа договора.
Евгений Губарь
СЕО «КИТ Консалтинг»
Описание внедрения
Для решения поставленных задач командой были предприняты следующие действия:
Адаптация стандартных для ELMA365 приложений для работы с договорами под процессы клиента
Раздел «Управления договорами», приложение «Физические лица» и приложение «Контрагенты» хранят все входящие и исходящие договоры Whoosh, а также данные по контрагентам, в том числе данные проверки о благонадежности в Контур.Фокус.
Разработка дополнительных приложений: «Матрица лимитов» и «Типы документов»
В компании Whoosh настроен сложный бизнес-процесс определения подписанта договора, что связано с разветвленной структурой организации. Матрица лимитов стала находкой для клиента. В своем решении она учла все нюансы процесса и позволила автоматически определять подписанта по множеству параметров: юридическое лицо, подразделение, наличие или отсутствие электронной подписи у подписанта, тип документа и лимит подписанта на данный тип документа.
Интеграция с сервисами Контур.Фокус, Конутр.Диадок, DaData.ru, Jira
Интеграция с различными сервисами позволила автоматизировать многие процессы, которые обычно выполняются вне BPM-системы.
Интеграция с Контур.Фокус ― это автоматическая проверка в один клик всех контрагентов, а также возможность хранить все данные по контрагентам в одном месте (карточка «Контрагента»). Кроме того, решение было доработано, чтобы клиент мог посмотреть причину, по которой Контур.Фокус отнес контрагента к той или иной категории благонадежности.
Интеграция с Контур.Диадок ― это возможность подписывать документ в 1 клик, не выходя из системы.
Также одна из реализованных «КИТ Консалтинг» задач состояла в бесшовной интеграции с Jira и передачи из нее данных на платформу ELMA365, так как до начала проекта Whoosh использовал возможности Jira для ведения всей договорной работы в организации.
Внешний портал для работы с контрагентом
Внешний портал — это решение, позволяющее вести переписку с контрагентом, не выходя из системы и не отдавая непредназначенную для него внутреннюю информацию. Портал используется для согласования всех деталей и разногласий по договору.
Непрерывный контроль контрагентов в системе документооборота ELMA365
Whoosh работает с огромным количеством подрядчиков. В таких условиях контроль благонадежности контрагентов становится трудозатратным процессом, в котором легко допустить ошибку, связанную с человеческим фактором.
Интеграция с Контур.Фокус позволила автоматизировать процесс проверки каждого контрагента. Кроме того, было существенно доработано решение, согласно которому автоматическая проверка запускается при создании контрагента и при генерации нового договора. Также была настроена регулярная проверка всех контрагентов 1 раз в год. Информация о результатах проверки хранится в карточках контрагента и договора.
Удобный интерфейс позволяет минимизировать ошибки, связанные с невнимательностью и неправильным определением категории благонадежности контрагента. Система подсветит карточку контрагента зеленым, если по результатам проверки ему присвоена категория «благонадежный», желтым — если контрагент «благонадежный, но есть замечания», и красным — если контрагент «неблагонадежный».
Для надежности система также подсвечивает статус проверки руководителю подразделения.
Единый лист согласования
Когда в организации множество согласующих, вести единую линию согласования довольно сложно. Процесс постоянно прерывается и возвращается на предыдущий этап, что мешает созданию единого листа согласования. Чтобы устранить данную проблему, было разработано решение в виде листа согласования в печатной форме. Форма в автоматическом режиме собирает резолюции всех согласующих, которые они оставляли на этапах согласования документа.
Мы адаптировали стандартное согласование документов ELMA365 таким образом, чтобы максимально точно отразить специфику договорной работы Whoosh, когда согласующие могут меняться и дополняться по ходу согласования, а документ может двигаться от согласующего к согласующему не линейно, а в зависимости от внесённых правок и других факторов.
Это было особенно важно из-за территориальной распределённости компании, в связи с которой договоры часто требуют пересмотра на разных этапах
Илларион Меладзе
Менеджер внедрения «КИТ Консалтинг»
Ключевые результаты внедрения
Главными результатами проекта для Whoosh стали:
Получение единого пространства для ведения электронного документооборота в структурных подразделениях компании за 1,5 месяца (срок обозначен без учета времени на согласование ТЗ);
Создание электронного архива для хранения всех документов и снижения вероятности их потери;
Минимизация числа ошибок при обработке большого количества документов;
Создание отдельного портала для работы с подрядчиками по согласованию договоров;
Усиление контроля за работой специалистов, задействованных в процессах документооборота;
Правильное определение приоритетов при подготовке и согласовании договоров.
BPM-система — не первое решение, которое Whoosh рассматривал для внутренней автоматизации. Изначально мы рассчитывали написать собственное, однако, посчитав стоимость и оценив риски, занялись поиском системы, которая бы закрывала основные наши потребности: актуальный технологический стек, отсутствие вендор-локов, возможность платформы масштабироваться, а также наличие в системе готовых решений. Платформа ELMA365 закрывает большинство из них. Это позволяет надеяться, что система будет бесперебойно работать и развиваться далее. При выборе подрядчика мы также руководствовались определенными критериями, например, высокой скоростью внедрения и компетенциями по глубокой кастомизации решения.
Илья Смагин
Директор по поддержке внутренних процессов Whoosh
Взгляд в будущее
В перспективе ближайших месяцев компания Whoosh планирует получить измеримые показатели, чтобы оценить, во сколько раз сократились сроки и трудозатраты на задачи по документообороту.
Параллельно рассматриваются и другие направления развития:
Усиление аналитики. Сравнение внутренних возможностей аналитики ELMA365 с внешними BI-системами.
Интеграции ELMA365 с другими внутренними системами.
Внедрение ИИ модулей для сравнения и преобразования сканов документов.
Работа с документами остается критически важной задачей для бизнеса. Несмотря на то, что часто документооборот не является основным процессом и не влияет напрямую на увеличение доходов компании, нельзя не учитывать то, какое влияние грамотно отлаженная работа в этой части оказывает на операционную эффективность бизнеса. И данный кейс отлично иллюстрирует практику правильно выстроенной работы с документами.
