Анализ бизнес процессов: виды, методы и примеры из практики

Пример анализа бизнес процессов предприятия

В практике управления часто приводят пример анализа бизнес процессов предприятия, чтобы показать, как теоретические методы применяются на практике. Такие кейсы помогают понять, какие процессы стоит оптимизировать в первую очередь, какие инструменты использовать и какие результаты может получить компания.

Качественный анализ

Анализ осуществляется на основе субъективной оценки при помощи графической схемы. Здесь учитываются состав и способы реализации бизнес-процесса. Такой подход часто относят к базовым методам анализа бизнес-процессов, поскольку он дает общее представление о работе компании и выявляет направления для дальнейшего изучения.

Количественный анализ

Анализ подразумевает детальный сбор информации, обработку и изучение:

• Показателей процесса: финансы, затраченное время, рабочий труд;
• Показателей продукта: номенклатура, объем, наличие брака;
• Показателей удовлетворенности клиентов: соответствие продукции ожиданиям потребителей.

Количественные методы анализа бизнес-процессов позволяют использовать точные метрики и цифровые показатели, что делает их незаменимыми при стратегических управленческих решениях.

SWOT анализ бизнес-процессов

Метод предназначен для выявления сильных и слабых сторон бизнес-процесса, а также для прогноза его возможных улучшений или ухудшений. Он считается одним из самых простых методов и часто используется в совокупности с другими практиками.

SWOT анализ бизнес-процессов особенно полезен, когда компания ищет баланс между внутренними возможностями и внешними угрозами. Такой метод легко интегрируется в стратегические сессии и часто становится отправной точкой для дальнейшей оптимизации.

Данный метод позволяет оценивать как внутреннее состояние бизнес-процесса, так и его состояние во взаимосвязи с другими процессами. Его можно применять как для оперативной оценки ситуации, так и для разработки длительной стратегии технического развития компании. SWOT-анализ позволяет учитывать все факторы для успешного роста и задействовать нужные рычаги трансформации бизнеса.

Как правило, анализ проводится путем анкетирования сотрудников, после чего результаты обрабатываются и преобразуются в рейтинг, и на их основе создаётся матрица, по которой в дальнейшем можно выявить причины низкой эффективности процесса.

SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats) переводится как «сильные стороны», «слабые стороны», «возможности», «опасности». Именно эти четыре показателя выступают в качестве фундаментальных столбцов в итоговой матрице с результатами анкетирования.

Выделение проблемных областей

Один из самых лёгких способов выполнить анализ процесса, цель которого состоит в определении направления последующего детального исследования. Он осуществляется путём моделирования схемы, на которой отображаются исполнители и ключевые группы выполняемых функций. Следующим шагом на схеме выделяются проблемные области и для каждой присваивается краткое описание.

Здесь, аналогично предыдущему методу, выполнение анализа проводится через интервьюирование сотрудников, которые принимают участие в представляемом процессе.

Итоговая схема позволит расставить акценты на проблемных участках процесса и привлечь к ним внимание руководства. Исходя из полученных результатов можно будет принимать решение о дальнейших действиях в рамках проекта по реорганизации процессов компании.

Ранжирование процессов

Применяется на подготовительном этапе, когда организации необходимо принять решение о том, какие процессы следует оптимизировать в первую очередь. Для этого составляется полный перечень процессов с подробной характеристикой каждого из них, на основе которого можно будет принимать решение о приоритетности и последовательности проведения реорганизации рабочих процессов.

Бизнес-процессы записываются в матрицу ранжирования, которая делится на три цветовых блока: красный, жёлтый, зелёный. Если процесс попал в красную область, значит он несет в себе наиболее значительные нарушения и его следует улучшать в первую очередь. Соответственно, если процесс попадает в зеленую область, он считается наименее приоритетным и не требующим срочного вмешательства. Процессы в жёлтой области рекомендуется улучшать после оптимизации процессов красной зоны.

Данный метод является довольно субъективным, поэтому его не принято использовать для долгосрочных проектов по улучшению бизнес-процессов компании. Обычно он применяется, когда нужен быстрый анализ ситуации. В качестве примера можно выделить: совещания, семинары и другие мероприятия по управлению компанией.

ABC-анализ

АВС-анализ (Activity Based Costing Analysis) — стоимостный анализ, который представляет собой расчет затрат по видам деятельности. Данный метод позволяет получить большой объём структурированной информации и исходя из неё рассчитать стоимость процесса. Также по результатам ABC-анализа можно определить степень влияния конкретного объекта на общий результат.

Стоимостной анализ бизнес процессов помогает компаниям понимать, какие операции приносят наибольшую ценность, а какие создают избыточные затраты. Такой подход обеспечивает прозрачность расходов и становится основой для управленческих решений по оптимизации затрат.

Методика состоит из нескольких шагов:

• Ставятся задачи и определяются основные области проводимых исследований.
• Составляется план действий по итогам полученных результатов анализа.
• Выбирается объект и параметры исследования, т.е. что и по каким признакам будем оценивать.
• Определяется стоимость единицы для каждого ресурса в компании. Например, 1 час рабочего времени сотрудника, 1 кв.м. офиса и т.д.
• Далее стоимость ресурсов разносится по операциям. Здесь расчет происходит исходя из количества ресурсов, потребляемых при каждой операции.
• Выделяются группы А, В и С: значения групп присваиваются выбранным объектам.

Группа А включает в себя самые важные для компании ресурсы, которые приносят наибольшую прибыль. Они должны всегда контролироваться и поддерживаться, т.к. в случае снижения эффективности этих ресурсов компания может понести большие финансовые потери.

Группа B охватывает ресурсы, которые обеспечивают стабильную прибыль для компании. Они тоже имеют важное значение, но могут моделироваться в умеренном ритме и лишь поддерживать существующий уровень.

Группа C содержит в себе ресурсы, которые не приносят дохода и тянут предприятие вниз. Здесь необходимо выявлять причину низких показателей, чтобы принять решение о дальнейших действиях.

В основе ABC-анализа лежит принцип Парето, который утверждает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это применимо и к сотрудникам, и к клиентам, и к продукции и к прибыли.

Имитационное моделирование процессов

Метод позволяет установить каким образом преобразования отразятся на организации. Для этого реальная система заменяется её точной моделью, на которой ставятся различные эксперименты с целью получения новых данных об этой системе. На основе полученной информации собирается статистика и прогнозируются результаты оптимизации процессов. Такие исследования называются имитацией.

Имитация системы не мешает работе компании и не отвлекает сотрудников от выполнения той или иной задачи. Такой подход значительно экономит время и затраты на оптимизацию, поскольку исключает экспериментальные ошибки в работе реальной системы.

Виды имитационного моделирования:

• Дискретно-событийное моделирование. Система представляется как хронологическая последовательность операций.
• Системная динамика. Исследует поведение системы во времени, исходя из структуры элементов и взаимодействия между ними, без погружения в детали.
• Агентное моделирование. Индивидуальная деятельность каждого из программных агентов формирует целостное поведение всей системы.

Сравнение методов анализа рисков бизнес-процессов

Для оценки уязвимых мест в компании применяются разные подходы. Ниже представлена таблица, которая позволяет сравнить наиболее популярные методы анализа рисков бизнес процессов.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это последовательность действий или задач, выполняемых для достижения определенной бизнес-цели. Включает в себя взаимодействие между департаментами и сотрудниками, а также использование технологий и ресурсов компании. Каждый бизнес-процесс имеет свои входы и выходы и нацелен на создание ценности для клиентов или компании. Выделяют несколько ключевых типа бизнес-процессов: основные, сервисные и управленческие.

Что такое ресурс бизнес-процесса?

Ресурс бизнес-процесса — это сырье или информация, используемые для выполнения бизнес-процесса.

Что такое вход и выход бизнес-процесса?

Вход — это ресурсы или данные, необходимые для начала процесса, в то время как выход — это результаты, которые были получены в результате выполнения процесса.

Владелец процесса — кто это?

Владелец процесса - это сотрудник компании или коллегиальный орган управления (группа людей), который несет ответственность за результат процесса и имеет ресурсы и полномочия для выполнения бизнес-процесса.

Что такое моделирование бизнес-процессов?

Моделирование бизнес-процессов — это процесс создания визуального представления действий и задач, которые выполняются для достижения целей организации. Включает последовательности шагов, участвующих в производстве товаров или предоставлении услуг, а также взаимодействия между различными участниками.

Зачем нужно моделирование бизнес-процессов?

Моделирование бизнес-процессов нужно для упрощения понимания процессов. Моделирование позволяет всем заинтересованным сторонам лучше понять, как работает организация. Визуализация процессов способствует ясности и сокращает непонимание.

Как провести анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов состоит из четырех шагов.

• Выявить бизнес-процессы. Необходимо декомпозировать деятельность организации на отдельные процессы, которые в ней происходят и выявить повторяющиеся операции.
• Определить процессы над которыми предстоит работать. Как правило, наибольшую ценность представляют основные процессы, от которых зависят доходы и расходы компании: продажи, производство, логистика.
• Описать выбранные процессы. Обычно используются нотации, например, BPMN.
• Оценить эффективность существующих процессов и выявить слабые места. Стоит обратить внимание на циклические операции и повторения, нежелательные ветки развития процесса, ненужные действия, не влияющие на ценность, создаваемую процессом и не снижающие риски, например, лишние согласования. Это могут быть рутинные операции, перенос данных из одного места в другое, или потери при передаче информации и документов от одного участника другому. На основе данных учетных систем возможно детально проанализировать этапы процессов. Важно понять, в какой степени процессы неэффективны и сколько компания сэкономит времени и денег при их оптимизации.

Результаты анализа применяются при управленческом воздействии по повышению эффективности процессов.

Какой показатель подходит для отслеживания эффекта от внедрения бизнес-процесса организации?

Существует набор показателей для отслеживания эффекта от внедрения бизнес-процесса организации, например, время прохождения бизнес-процесса, количество экземпляров процесса, количество итераций. Если в бизнес процессе есть циклы (а обычно чем их меньше тем лучше), может быть счетчик успешной и неуспешной траектории процесса. Также часто используются показатели по данным из контекста процесса, например в процессе фигурирует выручка, то есть смысл отслеживать ее в качестве показателя.

Что из себя представляет система бизнес процессов?

Система бизнес-процессов (англ. BPMS, Business Process Management System или BPM-система) — это система управления бизнес-процессами, которая помогает реализовывать процессное управление на практике. С помощью нее можно моделировать процессы компании, автоматизировать их исполнение, контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения.