Анализ бизнес-процессов

SWOT-анализ

Метод предназначен для выявления сильных и слабых сторон бизнес-процесса, а также для прогноза его возможных улучшений или ухудшений. Он считается одним из самых простых методов и часто используется в совокупности с другими практиками.

Данный метод позволяет оценивать как внутреннее состояние бизнес-процесса, так и его состояние во взаимосвязи с другими процессами. Его можно применять как для оперативной оценки ситуации, так и для разработки длительной стратегии технического развития компании. SWOT-анализ позволяет учитывать все факторы для успешного роста и задействовать нужные рычаги трансформации бизнеса.

Как правило, анализ проводится путём анкетирования сотрудников, после чего результаты обрабатываются и преобразуются в рейтинг, и на их основе создаётся матрица, по которой в дальнейшем можно выявить причины низкой эффективности процесса.

SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Treatment) переводится как «сильные стороны», «слабые стороны», «возможности», «опасности». Именно эти четыре показателя выступают в качестве фундаментальных столбцов в итоговой матрице с результатами анкетирования.

Выделение проблемных областей

Один из самых лёгких способов выполнить анализ процесса, цель которого состоит в определении направления последующего детального исследования. Он осуществляется путём моделирования схемы, на которой отображаются исполнители и ключевые группы выполняемых функций. Следующим шагом на схеме выделяются проблемные области и для каждой присваивается краткое описание.

Здесь, аналогично предыдущему методу, выполнение анализа проводится через интервьюирование сотрудников, которые принимают участие в представляемом процессе.

Итоговая схема позволит расставить акценты на проблемных участках процесса и привлечь к ним внимание руководства. Исходя из полученных результатов можно будет принимать решение о дальнейших действиях в рамках проекта по реорганизации процессов компании.

Ранжирование процессов

Применяется на подготовительном этапе, когда организации необходимо принять решение о том, какие процессы следует оптимизировать в первую очередь. Для этого составляется полный перечень процессов с подробной характеристикой каждого из них, на основе которого можно будет принимать решение о приоритетности и последовательности проведения реорганизации рабочих процессов.

Бизнес-процессы записываются в матрицу ранжирования, которая делится на три цветовых блока: красный, жёлтый, зелёный. Если процесс попал в красную область, значит он несёт в себе наиболее значительные нарушения и его следует улучшать в первую очередь. Соответственно, если процесс попадает в зелёную область, он считается наименее приоритетным и не требующим срочного вмешательства. Процессы в жёлтой области рекомендуется улучшать после оптимизации процессов красной зоны.

Данный метод является довольно субъективным, поэтому его не принято использовать для долгосрочных проектов по улучшению бизнес-процессов компании. Обычно он применяется, когда нужен быстрый анализ ситуации. В качестве примера можно выделить: совещания, семинары и другие мероприятия по управлению компанией.

АВС-анализ

АВС-анализ (Activity Based Costing Analysis) — стоимостный анализ, который представляет собой расчет затрат по видам деятельности. Данный метод позволяет получить большой объём структурированной информации и исходя из неё рассчитать стоимость процесса. Также по результатам ABC-анализа можно определить степень влияния конкретного объекта на общий результат.

Методика состоит из нескольких шагов:

1. Ставятся задачи и определяются основные области проводимых исследований.
2. Составляется план действий по итогам полученных результатов анализа.
3. Выбирается объект и параметры исследования, т.е. что и по каким признакам будем оценивать.
4. Определяется стоимость единицы для каждого ресурса в компании. Например, 1 час рабочего времени сотрудника, 1 кв.м. офиса и т.д.
5. Далее стоимость ресурсов разносится по операциям. Здесь расчет происходит исходя из количества ресурсов, потребляемых при каждой операции.
6. Выделяются группы А, В и С: значения групп присваиваются выбранным объектам.

Группа А включает в себя самые важные для компании ресурсы, которые приносят наибольшую прибыль. Они должны всегда контролироваться и поддерживаться, т.к. в случае снижения эффективности этих ресурсов компания может понести большие финансовые потери.

Группа B охватывает ресурсы, которые обеспечивают стабильную прибыль для компании. Они тоже имеют важное значение, но могут моделироваться в умеренном ритме и лишь поддерживать существующий уровень.

Группа C содержит в себе ресурсы, которые не приносят дохода и тянут предприятие вниз. Здесь необходимо выявлять причину низких показателей, чтобы принять решение о дальнейших действиях.

В основе ABC-анализа лежит принцип Парето, который утверждает, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Это применимо и к сотрудникам, и к клиентам, и к продукции и к прибыли.

Имитационное моделирование процессов

Метод позволяет установить каким образом преобразования отразятся на организации. Для этого реальная система заменяется её точной моделью, на которой ставятся различные эксперименты с целью получения новых данных об этой системе. На основе полученной информации собирается статистика и прогнозируются результаты оптимизации процессов. Такие исследования называются имитацией.

Имитация системы не мешает работе компании и не отвлекает сотрудников от выполнения той или иной задачи. Такой подход значительно экономит время и затраты на оптимизацию, поскольку исключает экспериментальные ошибки в работе реальной системы.

Виды имитационного моделирования:

• Дискретно-событийное моделирование. Система представляется как хронологическая последовательность операций.
• Системная динамика. Исследует поведение системы во времени, исходя из структуры элементов и взаимодействия между ними, без погружения в детали.
• Агентное моделирование. Индивидуальная деятельность каждого из программных агентов формирует целостное поведение всей системы.

Анализ по отношению к типовым требованиям

Метод предполагает проверку процесса на соответствие регламентам компании, международным стандартам и законодательным положениям.

В серии стандартов ИСО 9000 рекомендуют придерживаться цикла PDCA (Plan-Do-Check-Act), который позволит создать систему постоянного улучшения процесса. Данный цикл управления по отклонениям включает в себя установленные группы требований: планирование, выполнение, учёт, контроль, принятие решений.

При анализе соответствия нужно уделить внимание следующим типовым требованиям к организации процесса:

1. Требования к владельцу процесса. На данном этапе должен быть установлен один владелец процесса, у которого чётко определены полномочия и зоны ответственности.
2. Границы процесса. Здесь должны быть чётко определены границы процесса и его функциональных подразделений.
3. Регламентирующие документы. Процесс должен соответствовать законодательным актам и внутренним стандартам предприятия.
4. Выходы процесса. Необходимо обозначить выходы процесса, определить пользователей и закрепить ответственного исполнителя для каждого выхода.
5. Входы процесса. Необходимо обозначить входы процесса, определить поставщиков и закрепить ответственного исполнителя для каждого входа.
6. Ресурсы. Для каждого ресурса должно быть обозначено ответственное лицо и существовать спецификация требований.
7. Показатели процесса. На данном этапе должны быть определены: показатели услуг и показатели эффективности процесса. Также должна существовать система сбора информации об удовлетворённости клиентов анализируемого процесса.

Если по итогам анализа процесс удовлетворяет всем группам требований, то можно принимать дальнейшие действия по поиску путей дальнейшего совершенствования бизнес-процессов компании.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это последовательность действий или задач, выполняемых для достижения определенной бизнес-цели. Включает в себя взаимодействие между департаментами и сотрудниками, а также использование технологий и ресурсов компании. Каждый бизнес-процесс имеет свои входы и выходы и нацелен на создание ценности для клиентов или компании. Выделяют несколько ключевых типа бизнес-процессов: основные, сервисные и управленческие. 

Что такое ресурс бизнес-процесса?

Ресурс бизнес-процесса — это сырье или информация, используемые для выполнения бизнес-процесса.

Что такое вход и выход бизнес-процесса?

Вход — это ресурсы или данные, необходимые для начала процесса, в то время как выход — это результаты, которые были получены в результате выполнения процесса.

Владелец процесса — кто это?

Владелец процесса - это сотрудник компании или коллегиальный орган управления (группа людей), который несет ответственность за результат процесса и имеет ресурсы и полномочия для выполнения бизнес-процесса.

Что такое моделирование бизнес-процессов?

Моделирование бизнес-процессов — это процесс создания визуального представления действий и задач, которые выполняются для достижения целей организации. Включает последовательности шагов, участвующих в производстве товаров или предоставлении услуг, а также взаимодействия между различными участниками.

Зачем нужно моделирование бизнес-процессов?

Моделирование бизнес-процессов нужно для упрощения понимания процессов. Моделирование позволяет всем заинтересованным сторонам лучше понять, как работает организация. Визуализация процессов способствует ясности и сокращает непонимание.

Как провести анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов состоит из четырех шагов. 

1. Выявить бизнес-процессы. Необходимо декомпозировать деятельность организации на отдельные процессы, которые в ней происходят и выявить повторяющиеся операции.
2. Определить процессы над которыми предстоит работать. Как правило, наибольшую ценность представляют основные процессы, от которых зависят доходы и расходы компании: продажи, производство, логистика.
3. Описать выбранные процессы. Обычно используются нотации, например, BPMN. 
4. Оценить эффективность существующих процессов и выявить слабые места. Стоит обратить внимание на циклические операции и повторения, нежелательные ветки развития процесса, ненужные действия, не влияющие на ценность, создаваемую процессом и не снижающие риски, например, лишние согласования. Это могут быть рутинные операции, перенос данных из одного места в другое, или потери при передаче информации и документов от одного участника другому. На основе данных  учетных систем возможно детально проанализировать этапы процессов. Важно понять, в какой степени процессы неэффективны и сколько компания сэкономит времени и денег при их оптимизации. 

Результаты анализа применяются при управленческом воздействии по повышению эффективности процессов.

Какой показатель подходит для отслеживания эффекта от внедрения бизнес-процесса организации?

Существует набор показателей для отслеживания эффекта от внедрения бизнес-процесса организации, например, время прохождения бизнес-процесса, количество экземпляров процесса, количество итераций. Если в бизнес процессе есть циклы (а обычно чем их меньше тем лучше), может быть счетчик успешной и неуспешной траектории процесса. Также часто используются показатели по данным из контекста процесса, например в процессе фигурирует выручка, то есть смысл отслеживать ее в качестве показателя..

Что из себя представляет система бизнес процессов?

Система бизнес-процессов (англ. BPMS, Business Process Management System или BPM-система) — это система управления бизнес-процессами, которая помогает реализовывать процессное управление на практике. С помощью нее можно моделировать процессы компании, автоматизировать их исполнение, контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения