Как организовать ЮЗЭДО с контрагентами, не выходя из корпоративной СЭД/ECM-системы

В современном мире трудно представить компанию без корпоративной информационной цифровой экосистемы. Переход от бумажного, как внутреннего, так и внешнего, документооборота к электронному — одно из самых популярных направлений автоматизации последних лет. Несмотря на это, даже при налаженном электронном документообороте, многим компаниям приходится вручную переносить документы из личного кабинета Оператора ЭДО в свою учетную систему и обратно, что мало технологично и сопряжено с рисками. В этой статье мы хотим ответить на вопрос, возможно ли построить бесшовное движение документов между внутренней СЭД/ECM-системой и внешним Оператором ЭДО для организации удобного, безопасного и юридически значимого взаимодействия с контрагентами.

Электронный документооборот с контрагентами

Любой компании важно вести работу с документацией грамотно и, желательно, оперативно, что затруднительно при бумажном формате взаимодействия. Особенно остро этот вопрос встает в процессе обмена документами с контрагентами, когда малейшая ошибка может повлечь негативные последствия.

Переход в цифру, пожалуй, самый очевидный ответ на проблему слишком большого количества бумаги в организации. Электронные документы занимают гораздо меньше места для хранения. Их также легче искать, управлять ими и использовать в других автоматизированных процессах компании.

К основным преимуществам юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) с контрагентами можно отнести:

• Снижение расходов на печать и логистику внешней документации.
• Исключение рисков потери документов.
• Контроль статусов документов на каждом этапе.
• Снижение ресурсов и финансовых затрат на организацию архива.
• Рост эффективности за счет автоматического выполнения ряда процессов.
• <Обеспечение высокой конфиденциальности.

Кроме того, обмен электронными документами в специализированном цифровом пространстве обеспечивает полную безопасность и гарантирует легитимность. Все процессы работают по заранее заданным настройкам, исключая риски ошибок человеческого фактора. Также дополнительный контроль за сохранностью и юридической значимостью электронного документооборота между компаниями осуществляет Оператор ЭДО.

Цифровые инструменты позволяют одновременно собирать, хранить, читать, анализировать, совместно использовать и архивировать большое количество документов компании. Данные, ранее доступные только для чтения на бумаге, теперь доступны пользователям в любом месте и в любое время. В отличие от бумаги, для которой требуется доступ к физическому документу, решение для управления электронными документами означает, что местонахождение пользователя не имеет значения. Сотрудники могут не только просматривать информацию на ходу, но также могут делиться, редактировать и создавать новые документы в режиме реального времени.

В рамках системы управления документами сотрудники могут оперативно вносить изменения в документ, выполнять проверки качества данных и принимать меры в случае отклонения от нормы. Еще одним преимуществом такой оцифровки является значительная экономия времени при поиске информации.

Программное обеспечение для управления документами централизует все данные в одном месте, а также позволяет настраивать автоматические информационные потоки, чтобы держать различных заинтересованных лиц в курсе последних добавленных или измененных документов.

Обязателен ли ЭДО с контрагентами в 2023 г.

С 1 января 2023 г. электронный документооборот при ведении бухгалтерского учета сделали обязательным для всех организаций бюджетной сферы. Данное обязательство регулируется Приказом Минфина № 61н от 15.04.2021.

Согласно Письму Минфина России от 01.12.2021 № 02-07-07/98091, чтобы начать обмениваться внешними документами через сервис ЭДО, компании должны осуществить переход на применение унифицированных форм электронных бухгалтерских документов.

За нарушение правил по ведению первичных учетных документов в организации предусмотрен штраф при однократном нарушении до ₽10 тыс., при повторном — до ₽20 тыс. (ст. 15.11 КоАП РФ).

С чего начать подготовку к ЮЗЭДО

В первую очередь, чтобы организовать внешний обмен электронными документами, необходимо установить регламент дальнейшей работы с контрагентами и заключить с ними соглашение о переходе на электронный формат взаимодействия. Далее есть два пути развития событий:

1. У вас уже есть система электронного документооборота. В таком случае вам достаточно выбрать Оператора ЭДО и осуществить обмен приглашениями в сервисе.
2. Ваша компания ведет работу с документами в бумажном формате. Тогда вам необходимо сначала подключить систему электронного документооборота. Ниже рассмотрим все детали подробнее.

Система электронного документооборота (СЭД) — программное обеспечение, которое автоматизирует работу с документами на каждом этапе жизненного цикла и хранит их в едином цифровом репозитории. Обмен осуществляется по защищенным цифровым каналам связи, с соблюдением всех необходимых нормативных требований.

При выборе СЭД нужно ориентироваться на внутренние процессы вашей компании, типы оцифровываемых документов, количество пользователей, корпоративные регламенты и самое главное — потребности. Исходя из этой информации можно делать выбор в пользу той или иной системы, уделяя особое внимание функциональному пакету, способу развертывания (локально или в облаке), удобству интерфейса и гибкости настроек.

Операторы ЭДО

Оператор ЭДО — специализированная коммерческая организация, обладающая правом и всеми необходимыми возможностями для юридически значимого обмена документами. Она выступает посредником между компаниями и помогает налаживать безопасную и легитимную передачу файлов.

Начинать работу с Оператором ЭДО необходимо с подключения его к корпоративной системе электронного документооборота. Выбирая Оператора, важно обратить внимание на наличие у него лицензии, предоставляющей право на работу с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами.

Электронная подпись

Важным условием ведения электронного документооборота является наличие электронной подписи у каждого пользователя, который будет работать с системой. Она служит цифровым эквивалентом обычной рукописной подписи и придает электронному документу юридическую силу. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи можно в любом удостоверяющем центре.

Напомним, что с 1 сентября 2023 г. все коммерческие удостоверяющие центры должны прекратить оформление электронных подписей сотрудников организаций, содержащих реквизиты компании-работодателя. Соответственно, 31 августа 2023 г. — крайний срок действия электронных подписей сотрудников организаций, содержащих реквизиты компании-работодателя.

Законодательные изменения не подразумевают автоматического продления срока действия сертификатов. Если срок действия такой ЭЦП истекает ранее 31 августа 2023 г., необходимо получить новую электронную подпись. Для представления интересов юридических лиц или ИП с 1 сентября 2023 г. сотруднику будет нужна машиночитаемая доверенность.

Утверждение электронного документооборота в компании

Одним из обязательных условий для перехода на электронный обмен документами является закрепление нововведений в учетной политике компании. А именно нужно:

• Составить и утвердить порядок электронного документооборота.
• Назначить ответственных лиц за надлежащее ведение электронного документооборота.
• Утвердить корпоративную систему ЭДО.
• Определить список документов, которые будут участвовать в электронном обмене с контрагентами.
• Оформить приказ о переходе на ЭДО.

Начинать новый формат взаимодействия с документами следует, имея четкие регламенты и правила. Тогда вы сможете избежать различных неприятностей или пробелов в новой для вашей организации сфере.

Какими документами можно обмениваться по ЭДО

Все рабочие документы, участвующие как в бумажном, так и в электронном документообороте, делятся на несколько типов: формализованные, полуформализованные и неформализованные.

Формализованные

Формализованные документы используют для быстрых и автоматизированных ответов на требования Федеральной налоговой службы, обработки в учетных системах, подачи отчетности в контролирующие органы.

Формат формализованных документов утвержден Федеральной налоговой службой. Чаще всего это файлы с расширением XML, которые создаются по определенной структуре, благодаря чему приемный комплекс налоговой расшифровывает содержание документов и автоматически их обрабатывает.

К таким документам относятся:

• Акт приемки-сдачи работ (услуг),
• ТОРГ-2,
• Товарная накладная (ТОРГ-12),
• Счет-фактура (СФ),
• Корректировочный СФ,
• Исправленный СФ,
• Исправление корректировки счета-фактуры,
• УПД,
• УКД,
• Исправленный УПД,
• Исправленный УКД.

Полуформализованные

Электронный документ считается полуформализованным, если к нему заполнена дополнительная информация (тип, номер, дата и другие параметры) в сервисе ЭДО.

К данному типу документов относятся:

• Акт приемки сдачи работ (услуг),
• ТОРГ-12,
• Акт сверки,
• Договор,
• Счет,
• Внутренняя накладная (ТОРГ-13) и другие.

Неформализованные

Неформализованные документы не имеют установленных требований и оформляются, исходя из потребностей организации.

Формат и форма неформализованных документов определяются на уровне организации. Иногда в компании есть какие-то общепринятые формы, но они, как правило, являются произвольными.

Примеры таких документов:

• Акт приема-передачи ТМЦ на хранение,
• Акт о приеме-передаче основных средств,
• Накладная на отпуск материалов на сторону,
• Акт о приемке выполненных работ,
• Отчет агента,
• Ценовой лист,
• Прайс-лист и другие.

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных

Внутри сервиса ЭДО формализованный документ представлен в виде файла с расширением XML, созданного по формату, утвержденному Федеральной налоговой службой.

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: DOC, XLSX, PDF, JPG и др. Он считается юридически значимым, если заверен квалифицированной цифровой подписью. Его не понадобится распечатывать и подписывать собственноручно.

Как наладить бесшовное движение документов между системой внутреннего документооборота и внешним Оператором ЭДО

Даже при отлаженной системе как внутреннего, так и внешнего ЭДО, компании нередко сталкиваются с проблемой их синхронизации. Для того чтобы сделать обмен юридически значимыми формализованными и неформализованными документами с контрагентами удобным, быстрым и безопасным, в некоторых СЭД/ECM-системах реализованы интеграции с Операторами ЭДО.

Основным элементом такой интеграции становится модуль-коннектор, который позволяет сократить временные затраты на отправку, получение и подписание документов с внешними контрагентами, избежать их последующую «ручную стыковку» в своей системе и минимизировать риски потери документов или нарушения сроков оплаты. Объединение внутреннего и внешнего ЭДО в одной системе позволяет оптимизировать обмен с клиентами и подрядчикам, упрощает обработку и хранение документов в компании. Благодаря готовому коннектору получение, согласование, подписание и отправка документов происходят по принципу «Единого окна».

На базе ELMA365 ECM для двустороннего обмена юридически значимыми электронными документами реализован модуль-коннектор с таким Операторами ЭДО, как Контур.Диадок и СФЕРА Курьер.

ELMA365 ECM — единое цифровое пространство для корпоративного документооборота. Платформа представлена в виде набора готовых бизнес-решений, которые позволяют создать и эффективно управлять движением информации в компании и автоматизировать работу с договорами, проектным документооборотом, электронным архивом и любым процессом, связанным с документами, с момента их появления до отправки на хранение или удаление

Контур.Диадок — сервис, обеспечивающий юридически значимый обмен электронными документами между компаниями. Оператор позволяет налаживать электронный документооборот внутри организации, с контрагентами и контролирующими органами. Документы передаются через интернет и хранятся в электронных архивах на защищенных серверах.

СФЕРА Курьер — сервис для обмена электронными документами, позволяющий создавать, подписывать и отправлять документы контрагенту. Оператор позволяет организовать работу с товарами с обязательной маркировкой и прослеживаемостью, настроить индивидуальные маршруты согласования внутри компании и обеспечить быстрый поиск документов по запросу госорганов или налоговой.

Возможности ELMA365 ECM по работе с Операторами ЭДО

Взаимная интеграция с использованием коннектора сокращает временные затраты сотрудников на переключение между системами, чтобы посмотреть состояние документа во внешнем провайдере. Каждый сотрудник, наделенный правом доступа, может отправлять и получать оригиналы документов, обеспечивать юридическую значимость благодаря использованию электронной подписи и преднастроенным параметрам провайдера ЭП, видеть актуальные статусы и актуальное состояние отправленного документа в интерфейсе ECM-системы.

Поскольку отправка документов Оператору ЭДО осуществляется напрямую из ELMA365 ECM, исключается необходимость хранить в Диадоке или СФЕРА Курьер большое количество учетных записей. Достаточно 1-2 сотрудников, у которых будут права для работы с сервисом.

Какие документы «подтягиваются» из Оператора ЭДО в ELMA365 ECM

В ELMA365 ECM можно настроить обмен наиболее «популярными» формализованными, полуформализованными и неформализованными документами. Работу с документами, которым требуется отправка, можно подключать в любой рабочий процесс. Полученный результат Операторе ЭДО передается дальше во внутренние приложения и процессы, тем самым обеспечивая бесшовную работу с актуальной информацией.

Какие операции с документами можно совершать в ELMA365 ECM после настройки модуля-коннектора

Загрузка печатной формы — позволяет получить печатную версию документа, обрабатываемого через Оператора ЭДО, в формате .pdf. На каждой странице документа будет проставлен синий штамп, в котором указана страница документа, время подписания и идентификатор документа. На последней странице будет проставлен большой штамп с подробной информацией о сертификате, которым документ был подписан.

Отправить документ — система поставит пользователю задачу подписать документ, а затем отправит его контрагенту в Оператора ЭДО напрямую из ELMA365.

Подписать — позволяет в рамках бизнес-процесса подписать документ, полученный от контрагента из Оператора ЭДО. Система поставит пользователю задачу, где он сможет указать свой сертификат электронной подписи, после чего статус документа изменится и в ELMA365, и в операторе ЭДО.

Отказать в подписи — позволяет в рамках бизнес-процесса отклонить подписание документа, полученного от контрагента из Оператора ЭДО.

Как происходит настройка модуля-коннектора

Настройка модуля происходит в интерфейсе ELMA365 ECM с использованием API Оператора ЭДО. После введения ключа API необходимо создать и настроить юридическое лицо, от имени которого будут выполняться действия в аккаунте Оператора ЭДО. У компании может быть несколько юр. лиц, которые впоследствии можно будет выбирать на формах операций. Обязательно заполняются такие поля, как ИНН и КПП — с их помощью происходит идентификация юр. лица в системах.

В настройках модуля производится сопоставление юр.лица и учетных записей сотрудников из аккаунта Оператора ЭДО с пользователями ELMA365 ECM, которые могут отправлять и получать документы. В качестве организации по умолчанию подтягиваются все организации, которые числятся в учетной записи Оператора ЭДО.

Для формирования пакета документов достаточно указать процесс, в котором будет обрабатываться пакет документов, отправленный из Оператора ЭДО. В таком процессе можно настроить согласование и подписание, а также ознакомление сотрудников с ним.

Сопоставление типов документов между ECM-системой и Оператором ЭДО производится путем настройки таблицы соответствия. А для корректного отображения статусов необходимо также сопоставить статусы элемента приложения ECM-системы со статусами Оператора ЭДО.

Какие бизнес-процессы можно автоматизировать с помощью коннектора ELMA365 ECM c Операторами ЭДО

Наиболее популярные кейсы автоматизации — работа с входящими и исходящими договорами и сопутствующими документами (счетами, актами и т.д.).

Подключение модуля-коннектора для работы с исходящими договорами позволяет минимизировать все ручные операции по формированию, отправке, отслеживанию статуса и переносу документов из корпоративной ECM-системы в учетную запись Оператора ЭДО и обратно.

В интерфейсе ELMA365 ECM сотрудник создает договор, подписывает электронной подписью и передает Оператору ЭДО. Контрагент видит документ в своем личном кабинете как Договор от имени организации, которая подключена к модулю, может подписать его или отказать, соответственно. Результат подписи поступает в ELMA в виде оповещения, а также обрабатывается внутри процесса. Если результат положительный, то продажа считается завершенной, после чего процесс обработки заказа и поставки запускается автоматически.

Процесс обработки входящих договоров также построен на принципе минимизации двойной ручной работы. Контрагент направляет договор через Оператора ЭДО. ELMA365 ECM получает документ, после чего внутри системы автоматически создается новый элемент приложения Входящий договор. В рамках исполнения процесса происходит регистрация, согласование и подписание документа. В личный кабинет контрагента в Операторе ЭДО приходит оповещение об изменении статуса в связи с подписанием или отказом в подписании.

Процессы — это хороший инструмент для непрерывной работы с документацией, особенно если ее нужно генерировать по шаблону, настраивать сложные маршруты согласования или связывать между собой работу в других разделах системы. Однако работа с модулем интеграции может происходить и без них, в более упрощенном виде. Без дополнительной настройки процессов доступно выполнение основных операций из карточки документа и наблюдение за изменением статусов текущего документа в Операторе ЭДО.

Резюмируем

Обмениваться документами в цифровом пространстве удобно и эффективно, поэтому многие компании уже осуществили переход на электронный формат взаимодействия с контрагентами и привлекают все больше своих коллег. Затяжной бумажный документооборот препятствует росту производительности и тормозит рабочий процесс, в связи с чем предприятия все чаще делают выбор в пользу цифровизации.

Интеграция СЭД/ECM-системы с Оператором ЭДО позволяет синхронизировать внешний и внутренний документооборот в едином интерфейсе. Каждый сотрудник, который работает с документом, видит актуальные статусы и состояние в ELMA365 ECM. Автоматизированная отправка документов на сторону Оператора ЭДО из внутрикорпоративной системы документооборота сокращает как сервисные затраты на поддержание большого числа учетных записей в личном кабинете компании на стороне Оператора ЭДО, так и затраты на обучение сотрудников.

Работу с документами, участвующими в ЮЗЭДО, можно встроить в любой рабочий процесс. Любой полученный результат в Операторе ЭДО передается дальше в сторонние приложения и процессы, тем самым обеспечивая бесшовную работу с актуальной информацией, которая не потеряется где-то во время ожидания ответов.

Модуль-коннектор СФЕРА Курьер доступен в ELMA365 Store, «потрогать» и оценить базовый функционал ELMA365 ECM для управления договорами, организации финансового или долговременного архивов, делопроизводства и кадрового документооборота можно, воспользовавшись бесплатной триал-версией системы.

Часто встречающиеся вопросы

Как проводить обмен, если у контрагента нет ЭДО?

Конечно, чтобы электронные файлы доходили до получателя, у него должна быть система электронного документооборота. Если ее нет, то вести обмен по цифровым каналам не представляется возможным.

В ваших силах переманить контрагента на сторону цифровизации. Предложите коллегам осуществить переход на ЭДО и выстроить более простой и эффективный способ обмена документацией. Дополнительно подключать для внешних коммуникаций ничего не требуется, достаточно просто принять приглашение в системе.

Что делать, если у контрагента другой Оператор ЭДО?

Обмениваться электронными документами можно, даже если у вас с контрагентом разные Операторы. Для этого необходимо выполнить подключение специального роуминга, позволяющего беспрепятственно отправлять и получать документы во внешней среде.

Роуминг ЭДО позволяет налаживать внешние коммуникации в едином цифровом пространстве, обеспечивая юридически значимый электронный обмен документами между разными Операторами ЭДО. Для каждого контрагента опция настраивается отдельно, согласно инструкции, предоставленной действующим Оператором.

Зачем нужно соглашение о правилах ЭДО между контрагентами?

Если электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, то дополнительное соглашение не требуется, т.к. данный вид подписи уже подразумевает юридическую значимость документа. Контрагентам достаточно иметь основной договор, закрепляющий положения об электронном документообороте, а дополнительные условия можно зафиксировать как в устной, так и в письменной форме. В случае подписания неквалифицированной электронной подписью наличие соглашения обязательно.

Перед принятием решения о надобности заключения дополнительного соглашения следует учитывать, что в будущем могут происходить различные обстоятельства, при которых ваши мнения с контрагентами могут разойтись. Поэтому всегда хорошо иметь в запасе официальные документы, защищающие интересы вашей компании.

Как узнать, каким Оператором ЭДО пользуется контрагент?

Каждому участнику ЭДО присваивается уникальный идентификационный номер. Если у вас есть идентификатор контрагента, можно определить, каким Оператором он пользуется. Первые три символа в номере — это ID Оператора ЭДО, а остальные — ID непосредственного пользователя.

В большинстве сервисов идентификационный номер находится в карточке с реквизитами организации. Он также используются для настройки роуминга между компаниями, которым необходимо организовать обмен между разными Операторами ЭДО.