Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Почему традиционные KPI в закупках, ориентированные на экономию, могут стоить дороже, чем кажется. В этой статье ELMA365 Закупки разберем, почему экономия не всегда равна эффективности закупок, и как измерить то, что действительно важно.
В современном мире закупки — стратегический актив компании, способный генерировать значительную ценность для бизнеса. От качества и эффективности закупочной функции сегодня напрямую зависят устойчивость и конкурентоспособность организации. Но как их измерить? Как превратить разрозненные данные в систему показателей, которая действительно работает на бизнес?
Краткое содержание
- Что такое KPI отдела закупок
- Почему KPI закупок, основанные только на экономии, искажают эффективность
- KPI отдела закупок: какие показатели использовать и как их оценивать
- Примеры KPI для отдела закупок
- 7 принципов эффективной системы KPI отдела закупок
- Технологии на страже KPI: чем поможет Low-code
- Вопрос-ответ
Что такое KPI отдела закупок
KPI отдела закупок — это система количественных и качественных показателей, с помощью которых оценивается эффективность закупочной функции компании. Они отражают, насколько успешно подразделение достигает своих целей: обеспечивает экономию, управляет рисками, поддерживает стабильность поставок, повышает качество и удовлетворённость внутренних заказчиков. Грамотно выстроенные KPI помогают не просто измерять результат, а управлять процессами и стратегически развивать закупки.
Почему KPI закупок, основанные только на экономии, искажают эффективность
Показатель экономии, традиционно, считается одним из важных KPI в закупках. Но мотивация команды на выполнение этого показателя сегодня, к сожалению, может оборачиваться серьезными рисками. За кадром остаются задержки и срывы поставок, снижение качества или объемов поставляемых ТМЦ и услуг. Эта история знакома большинству руководителей закупочных подразделений. Слепая ориентация на экономию как на главный KPI не просто искажает мотивацию сотрудников — она напрямую угрожает ключевым бизнес-показателям: бесперебойности производства, гибкости цепочки поставок и итоговому качеству продукта.
Сегодня, когда на рынке стремительно меняются правила игры, перестраиваются цепочки поставок и растет конкуренция среди поставщиков, закупки — важный аналитический центр, где сплетаются сбыт, производство, финансы, логистика и даже репутация.
KPI отдела закупок: какие показатели использовать и как их оценивать
Современные KPI в закупках должны быть ориентированы на решение следующих критически важных задач:
- Оценка производительности — системный анализ эффективности процессов на всех этапах закупочного цикла.
- Связь со стратегией — обеспечение соответствия закупочной деятельности общим целям компании.
- Контроль затрат — повышение качества управления бюджетом и издержками.
- Принятие решений — предоставление объективных данных для управленческих решений.
- Улучшение процессов — непрерывное совершенствование бизнес-процессов для повышения их качества, скорости и прозрачности.
«Возможности современных SRM-систем позволяют внедрить расчет KPI по каждому из этих параметров. Структурные показатели эффективности в бизнес-процессах позволяют перейти от хаотичного управления к системе, где каждый процесс можно измерить и улучшить, а их автоматизированный подсчет и аналитика дают директору по закупкам широкие возможности для анализа и принятия управленческих решений, основанных на данных», — отметил Андрей Брындин, Product Owner ELMA365 Закупки.
Примеры KPI для отдела закупок
В зрелой закупочной функции KPI являются системой управления: они позволяют видеть отклонения, идентифицировать слабые места и запускать точечные инициативы улучшений. Без метрик невозможно понять, где именно «тормозит» процесс, почему внутренняя удовлетворённость низкая, а контрактные риски — высоки. KPI работают как объективная основа для анализа зрелости процессов: они позволяют измерить не только результат, но и сам путь, по которому создаётся ценность.
Андрей Чепакин, вице-президент по стратегическим продажам и партнёрствам ELMA, предлагает использовать три уровня KPI, нацеленных на разные задачи в соответствии с бизнес-процессами закупок:
Стратегические KPI
управление рисками цепочки поставок;
удовлетворенность внутренних клиентов;
мониторинг затрат и экономии.
| KPI | Назначение |
|---|---|
| Управление рисками цепочки поставок | PR09 |
| % поставщиков с оценкой риска | Охват мониторинга |
| Кол-во инцидентов (срывов, аварий) за период | Фактическая устойчивость |
| % рисков, предсказанных заранее | Предиктивность |
| Концентрация закупок по странам/поставщикам | Диверсификация |
| Время реагирования на риск (Time-to-Action) | Скорость реакции |
| Удовлетворенность внутренних клиентов | PR10 |
| Уровень удовлетворенности (NPS) по категориям | Лояльность клиентов |
| Среднее время отклика на заявку | Скорость сервиса |
| % SLA, выполненных по срокам/качеству | Стандарты обслуживания |
| Кол-во жалоб или запросов на доработку | Уровень доверия |
| % заявок, сформированных через самообслуживание | Уровень цифрового опыта клиента |
| Мониторинг затрат и экономии | PR11 |
| Общая сумма и доля зафиксированной экономии | Результативность |
| ROI закупочных инициатив | Эффективность проектов |
| Доля «теневых» закупок | Контроль каналов |
| Доля закупок, охваченных spend-аналитикой | Прозрачность |
| Динамика затрат по категориям | Контроль роста/снижения затрат |
Организационно-финансовые KPI
управление и интеграция с бюджетами;
управление поставщиками (SRM);
категорийное управление.
| KPI | Назначение |
|---|---|
| Управление и интеграция с бюджетами | PR06 |
| % заявок, автоматически проверенных по бюджету | Автоматизация |
| Отклонение «план–факт» по бюджету закупок | Точность планирования |
| % бюджетов, распределённых по категориям/проектам | Прозрачность |
| % заявок, заблокированных при превышении лимита | Дисциплина |
| Кол-во корректировок бюджета в течение периода | Гибкость/нестабильность потребностей |
| Управление поставщиками (SRM) | PR07 |
| % активных поставщиков, прошедших оценку | Управление качеством |
| Средний рейтинг поставщиков по KPI | Эффективность поставщиков |
| % поставщиков с высоким уровнем риска | Устойчивость цепочки |
| % контрактов с SLA и фактом исполнения | Контроль качества |
| Количество мероприятий по развитию поставщиков | Активность SRM-функции |
| Категорийное управление | PR08 |
| % категорий с утверждённой стратегией | Зрелость категорийного подхода |
| Экономия по категориям (факт vs план) | Эффективность реализации |
| TCO по ключевым категориям | Контроль полной стоимости |
| Частота пересмотра стратегий | Актуальность |
| Вовлечённость внутренних клиентов в планирование категорий | Согласованность |
Операционные KPI:
сбор и согласование потребностей
проведение закупочных процедур
контрактация с поставщиками
размещение заказов поставщикам
обмен бухгалтерскими документами
| KPI | Назначение |
|---|---|
| Сбор и согласование потребностей | PR01 |
| Среднее время подачи и согласования заявки | Оперативность внутреннего процесса |
| % заявок, возвращённых на доработку | Качество входящих потребностей |
| % заявок, оформленных по шаблону или из каталога | Уровень стандартизации |
| % заявок, отклонённых по бюджету | Корректность планирования |
| Уровень автоматизации категоризации заявок | Степень цифровизации |
| Проведение закупочных процедур | PR02 |
| Средняя длительность закупочной процедуры | Эффективность процесса |
| Среднее количество участников | Конкурентность |
| Экономия (%) и сумма по итогам торгов | Финансовый результат |
| Кол-во процедур, проведённых с учётом TCO или оценки рисков | Качество проработки |
| % несостоявшихся процедур | Стабильность закупок |
| Контрактация с поставщиками | PR03 |
| Среднее время согласования контракта | Скорость юридического цикла |
| % контрактов с согласованием условий тендера | Контроль соответствия |
| % контрактов с ключевыми поставщиками | Исполнительская дисциплина |
| % контрактов, загруженных в систему мониторинга исполнения | Цифровая прозрачность |
| Размещение заказов поставщикам | PR04 |
| Среднее время от согласования до размещения заказа | Оперативность |
| % заказов, сформированных автоматически | Уровень автоматизации |
| % заказов, исполненных в срок и в полном объёме | Надёжность поставок |
| % заказов с отклонениями (кол-во, цена, срок) | Качество планирования |
| Время подтверждения заказа поставщиком | Скорость взаимодействия |
| Обмен бухгалтерскими документами | PR05 |
| % поставщиков, подключённых к ЭДО | Цифровизация документооборота |
| % документов, проведённых автоматически | Автоматизация |
| % возвратов / ошибок в документах | Качество входящих документов |
| Среднее время от поставки до оплаты | Финансовый цикл |
| % неиспользуемых документов (без заказов или контрактов) | Контроль целостности данных |
При этом KPI должны быть четко сбалансированными, контролироваться и актуализироваться с систематической периодичностью (квартал / год) и отвечать целям компании.
7 принципов эффективной системы KPI отдела закупок
- Сбалансированность между различными целями
- Понятность и измеримость показателей
- Адаптивность к рыночным изменениям
- Согласованность с заинтересованными сторонами (стейкхолдерами)
- Закрепление за ответственными лицами
- Периодический пересмотр и актуализация
- Кросс-функциональность — связь с другими департаментами
Технологии на страже KPI: чем поможет Low-code
Современные Low-code системы позволяют быстро настраивать и адаптировать систему KPI под конкретные нужды компании и задачи закупочной функции. В SRM-системе ELMA365 Закупки ключевые показатели эффективности бесшовно «встраиваются» в бизнес-процессы закупок, позволяя собирать, контролировать и анализировать данные по исполнению задач в режиме реального времени.
В числе основных преимуществ Low-code SRM-систем для настройки, управления и контроля KPI:
- Гибкая настройка показателей через визуальные конструкторы
- Интеграция с ИИ для предиктивной аналитики и рекомендаций
- Автоматический сбор данных из различных источников
- Визуализация показателей в виде дашбордов и отчетов
- Масштабируемость и адаптивность под задачи любого бизнеса
«Low-code подход позволяет заказчикам самостоятельно настраивать систему KPI без глубоких IT-знаний», — отметил Андрей Брындин. — «Вы буквально за несколько кликов можете создать новый показатель, скорректировать существующий, настроить его расчет и визуализацию в виде отчета».
При этом, как подчеркнул Product Owner системы ELMA365 Закупки, внедрение сбалансированной системы KPI — это не про контроль ради контроля. Это про создание прозрачной системы управления, где каждый показатель работает на стратегические цели компании.
«Компании, которые внедряют современные системы KPI с помощью современных ИТ-решений, Low-code инструментов, получают не просто инструмент измерения, а конкурентное преимущество. Они быстрее реагируют на изменения рынка, эффективнее управляют рисками и в конечном итоге — создают большую ценность для бизнеса. Главный вывод: не гонитесь за экономией любой ценой. Создавайте систему эффективности в закупках, которая обеспечивает настоящую ценность — устойчивую, прозрачную и измеримую», — резюмировал Андрей Брындин.
Часто задаваемые вопросы
Что такое KPI в закупках
KPI (ключевые показатели эффективности) — это измеримые метрики, которые помогают оценить, насколько эффективно работает закупочная функция. Они показывают, как закупки влияют на стратегические цели компании, экономию, качество поставок и удовлетворённость внутренних клиентов.
Что является ключевым результатом в закупках
Главный результат — это не просто экономия, а создание измеримой ценности для бизнеса. Это бесперебойные поставки, соблюдение сроков и стандартов, минимизация рисков и удовлетворённость внутренних заказчиков.
Каковы показатели эффективности закупок
Ключевые показатели включают: уровень удовлетворённости внутренних клиентов, среднюю длительность закупочного цикла, долю заказов, исполненных в срок, отклонение бюджета «план–факт», долю закупок, охваченных аналитикой затрат. Эти метрики дают объективную картину эффективности процессов и помогают принимать управленческие решения.
