Машиночитаемые доверенности: как от теории перейти к практике

МЧД (машиночитаемая доверенность) — это электронный документ, который подтверждает полномочия представителя юридического лица или индивидуального предпринимателя. Он создаётся в формате XML, подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) и позволяет системе автоматически проверить право подписи документов.

Машиночитаемая доверенность используется при электронном документообороте (ЭДО) и обеспечивает юридическую значимость действий сотрудника в цифровых сервисах. С 1 сентября 2023 года применение МЧД стало обязательным для всех организаций и ИП, работающих с электронными документами.

Что такое МЧД и зачем она нужна

МЧД — это машиночитаемая доверенность, которая полностью заменяет бумажную форму и используется для автоматической проверки полномочий. Документ исключает ошибки при подписании, ускоряет процессы и гарантирует юридическую силу электронной подписи.

МЧД нужна, чтобы исключить риск подписания документов неуполномоченными лицами и обеспечить прозрачность всех операций в ЭДО.

Как выглядит машиночитаемая доверенность

Как выглядит МЧД — это частый вопрос при переходе на электронные доверенности. Машиночитаемая доверенность представляет собой XML-файл, в котором содержатся все обязательные реквизиты доверенности в структурированном виде. XML-структура и набор обязательных реквизитов определены приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи» № 857.Такой формат позволяет системам автоматически проверять полномочия и действительность документа.

Документ включает данные о доверителе, представителе, сроках действия и перечне полномочий. Для юридической силы МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью доверителя.

Обязательные поля в машиночитаемой доверенности

Элемент	Описание
Номер и дата доверенности	Уникальный идентификатор
Доверитель	ФИО, ИНН, СНИЛС, данные юрлица
Представитель	Паспорт, ИНН, ФИО
Срок действия	Начало и конец действия
Полномочия	Список с кодами классификатора
ЭП подписанта	УКЭП доверителя
ИС для проверки	Где проверить прекращение действия

Форматы МЧД: что есть сейчас и что будет

Формат МЧД определяет структуру и правила, по которым создаются и применяются машиночитаемые доверенности. Сейчас действует несколько утверждённых форматов — для взаимодействия между организациями (B2B), с государственными органами (B2G), а также ведомственных форматов ФНС, ФСС и ЦБ.

Единого формата пока нет: каждый федеральный орган власти утверждает собственную XSD-схему.

Минцифры, ФНС, Нотариат, Казначейство и ЦБ дорабатывают формат МЧД, чтобы он учитывал потребности всех участников. Новый единый формат создаётся на базе формата ФНС/Нотариата и должен позволить автоматизировать проверку полномочий примерно в 80 % случаев.

Для внутренних кадровых документов МЧД не требуется: она используется только для внешних электронных документов.

При нотариальном заверении порядок оформления МЧД не отличается от общего — нотариус проверяет подпись и полномочия и загружает доверенность в распределённый реестр.

Форматы МЧД и их применение

Формат МЧД	Назначение	Подписант	Пример использования
ФНС B2B	Между юрлицами	Сотрудник компании	Подписание договоров, актов
ФНС B2G	Для взаимодействия с госорганами	Представитель	Отправка отчётности в ФНС
ФСС	Для документов в ФСС	Представитель	Электронные больничные
ЦБ	Для взаимодействия с Банком России	Представитель	Регулируемые отчеты

Как оформить машиночитаемую доверенность

Оформление машиночитаемой доверенности выполняется по утверждённым требованиям Минцифры. МЧД создаётся в формате XML и должна содержать все обязательные поля, установленные приказом №857.

При создании доверенности важно соблюдать структуру файла и корректно заполнить все реквизиты — от данных доверителя и представителя до перечня полномочий. Ошибки в структуре или кодах классификатора приведут к отклонению доверенности при проверке.

Требования к структуре

Файл МЧД должен содержать сведения о доверителе, представителе, сроках действия, перечне полномочий и электронную подпись. Структура определяется утверждённой схемой XSD.

Формат 

МЧД формируется в формате XML. Все поля заполняются по утверждённым тегам. Основные элементы:

— корневой элемент,

— сведения о доверителе,

— сведения о представителе,

— полномочия по классификатору,

— электронная подпись доверителя.

Нарушение структуры приводит к ошибкам при загрузке в систему ЭДО или реестр ФНС.

Порядок заполнения

1. Вводятся данные доверителя и представителя.
2. Указывается срок действия.
3. Добавляются коды полномочий по классификатору.
4. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью доверителя.
5. XML-файл загружается в систему ЭДО или передаётся в ФНС.

Классификатор полномочий

Для каждой МЧД используется классификатор полномочий, утверждённый ФНС России. В нём указаны коды и наименования действий, которые доверитель передаёт представителю. 

Коды применяются в XML-структуре в теге . Например,  Подписывать договоры

Полный классификатор доступен на Едином портале госуслуг и в публичном API ФНС.

Как выпустить МЧД: 4 способа получения и загрузки

Выпуск МЧД возможен через несколько источников — в ФНС, ФСС, у операторов ЭДО или внутри ECM-системы. Каждый способ отличается уровнем автоматизации, требованиями к данным и форматом работы с доверенностью.

Способ 1. Через сайт ФНС

Создание МЧД выполняется на портале ФНС России. Пользователь выбирает тип доверенности, заполняет форму, подписывает файл квалифицированной электронной подписью и выгружает XML-документ. Готовая машиночитаемая доверенность загружается в систему ЭДО или реестр ФНС.

Способ 2. Через сайт ФСС и утилиту «АРМ Доверенность»

Для формирования доверенности используется установленная программа для Windows. После установки заполняются данные доверителя, представителя и срок действия. Подписанный файл направляется в систему ФСС.

Способ 3. Через внешние сервисы отчётности

Машиночитаемая доверенность может быть сформирована в сервисах операторов электронного документооборота: «Контур», «Такском», «Калуга Астрал» и других. Заполнение и подписание выполняются по шаблонам, предоставленным оператором.

Способ 4. Через ECM-систему

Выпуск МЧД автоматизируется с помощью модуля в ECM-системе. Доверенность создаётся внутри корпоративного интерфейса, данные заполняются автоматически, подписание выполняется через КЭП. Далее МЧД загружается в реестр ФНС через интеграцию с оператором ЭДО.

Сравнение способов получения МЧД

Способ	Где оформить	Уровень автоматизации	Необходима ЭП?
Через сайт ФНС	Портал эксперимента ФНС	Низкий	Да
Через ФСС (АРМ)	Утилита для Windows	Средний	Да
Через оператора (Контур, Такском)	Онлайн-сервис	Высокий	Да
Через ECM-систему	Внутри ELMA365 ECM	Очень высокий	Да

МЧД и электронная подпись

МЧД и электронная подпись взаимосвязаны: машиночитаемая доверенность вступает в силу только после подписания квалифицированной электронной подписью (КЭП). Подпись подтверждает полномочия доверителя и обеспечивает юридическую силу документа.

Для оформления МЧД используется КЭП физического лица. Такая подпись выдаётся в любом аккредитованном удостоверяющем центре. КЭП для юридического лица/ИП выдаёт УЦ ФНС (или его представители). После окончания переходного периода использование КЭП, выданных на юридическое лицо, прекращает действовать.

Чтобы выпустить КЭП физического лица, нужно:

1. Обратиться в удостоверяющий центр ФНС.
2. Предъявить паспорт и СНИЛС.
3. Установить программное обеспечение для работы с ЭП (например, КриптоПро).

КЭП физлица применяется для подписания XML-файла МЧД и дальнейшей проверки доверенности в системе ЭДО.

Где и как применяется МЧД

МЧД применяется во всех процессах электронного документооборота, где требуется подтверждение полномочий подписанта. Машиночитаемая доверенность используется при обмене документами между компаниями, при взаимодействии с государственными органами и при работе через операторов ЭДО.

Основные сценарии применения:

• подписание договоров, актов, накладных и отчётности в ЭДО;
• передача доверенности в реестр ФНС для проверки действительности;
• использование UID — уникального идентификатора доверенности, позволяющего не прикладывать сам файл;
• передача МЧД и документов через роуминг операторов ЭДО;
• вложение доверенности в пакет документов при взаимодействии с контрагентами.

Использование UID предпочтительно: оно уменьшает объём передаваемых данных и ускоряет проверку полномочий.

Реализация МЧД в ELMA365 ECM

Система ELMA365 ECM поддерживает полный цикл работы с машиночитаемыми доверенностями — от создания до отправки в реестр ФНС.

Создание

МЧД формируется внутри ELMA365 ECM по утверждённой XML-структуре. Данные о доверителе, представителе и сроках действия подставляются автоматически из карточек организации и сотрудника. Система поддерживает форматы B2B и B2G.

Подписание

Доверенность подписывается квалифицированной электронной подписью доверителя прямо в интерфейсе задачи. Подписание выполняется через встроенную интеграцию с КриптоПро. Руководитель видит все реквизиты доверенности и подтверждает её без перехода в сторонние сервисы.

Отправка

После подписания МЧД автоматически загружается в реестр ФНС через интеграцию с оператором ЭДО (например, Диадок). Система получает подтверждение регистрации и сохраняет уникальный идентификатор доверенности (UID).

Работа с API

ELMA365 ECM предоставляет открытые API для интеграции с внешними сервисами. Это позволяет подключать других операторов ЭДО, автоматизировать проверку статуса доверенностей, обновлять полномочия и вести архив.

Преимущества и сложности работы с МЧД

Работа с МЧД позволяет компаниям полностью перейти на цифровой документооборот, снизить риски ошибок и ускорить юридически значимые процессы. Машиночитаемая доверенность автоматизирует подтверждение полномочий и обеспечивает контроль действий сотрудников.

Преимущества

• автоматизация формирования и проверки доверенностей;
• единый контур обмена документами и доверенностями;
• быстрый доступ к информации о полномочиях;
• снижение затрат на бумажные процессы;
• прозрачность и юридическая защищённость всех операций.

Сложности

• несовместимость форматов между ведомствами и операторами;
• технические ошибки при обмене данными с ФНС;
• необходимость обновления систем ЭДО;
• дополнительное обучение сотрудников работе с КЭП и МЧД.
  
  

Несмотря на сложности, переход на машиночитаемые доверенности обеспечивает долгосрочную устойчивость и безопасность документооборота.

Выводы

Переход на машиночитаемые доверенности (МЧД) — обязательный этап развития электронного документооборота. Формат обеспечивает юридическую значимость, автоматизацию и прозрачность всех операций.

Компании, которые уже внедряют МЧД, получают преимущество: единый контур ЭДО, быструю проверку полномочий и снижение рисков ошибок.

Не стоит ждать принятия единого формата — инструменты для работы с МЧД уже доступны. Решения уровня ELMA365 ECM позволяют оформить, подписать и отправить доверенность без ручных действий и с полной интеграцией с ФНС и операторами ЭДО.

Частые вопросы о МЧД

Что такое МЧД простыми словами?

МЧД — это машиночитаемая доверенность в электронном виде. Она подтверждает право сотрудника подписывать документы от имени компании с помощью электронной подписи.

Как сделать МЧД на сотрудника?

Чтобы сделать МЧД, нужно получить КЭП физического лица, заполнить XML-файл доверенности и подписать его. После этого документ загружается в систему ЭДО или реестр ФНС.

Чем отличается МЧД от обычной доверенности?

Обычная доверенность оформляется на бумаге, МЧД — в цифровом виде. Она проверяется автоматически и используется при электронном документообороте.

Кто обязан применять МЧД?

МЧД обязаны применять все юридические лица и индивидуальные предприниматели, работающие с ЭДО и электронными подписями.

Где оформить МЧД?

Оформить машиночитаемую доверенность можно через портал ФНС, ФСС, операторов ЭДО или ECM-систему с интеграцией в реестр ФНС.

Как проверить МЧД по UID?

Для проверки доверенности используется уникальный идентификатор UID. Его можно ввести на сайте ФНС, чтобы узнать статус МЧД и срок её действия.