Отдел закупок: структура, функции и автоматизация процессов

Чем занимается отдел закупок: ключевые задачи и функции

Отдел закупок — это ключевое звено цепочки поставок, обеспечивающее компании доступ к товарам, услугам и сырью в нужный срок, с оптимальным качеством и по согласованной цене. Он отвечает не только за оформление заказов, но и за стратегическое взаимодействие с поставщиками, контроль исполнения контрактов и повышение общей эффективности бизнеса. Именно здесь формируется стоимость товаров, оптимизируются расходы на логистику, обеспечивается качество поступающих материалов и сырья. Каждое решение отдела — о выборе поставщика, условиях контракта или объеме партии — отражается на работе смежных подразделений: от производства и склада до бухгалтерии и маркетинга. Фактически, закупочный блок служит внутренним оператором снабжения, от которого зависит бесперебойность всех бизнес-процессов.

Для коммерческих организаций отдел закупок также играет важную роль центра оптимизации затрат и контроля рисков, а в государственных, помимо этого, обеспечивает реализацию задач, связанных с соблюдением законодательства, нормативных актов, регламентов и прозрачности закупочных процедур.

Ключевые задачи отдела закупок:

• анализ потребностей внутренних заказчиков;

• поиск и оценка поставщиков;

• организация тендеров и переговоров;

• заключение и сопровождение договоров;

• контроль исполнения контрактов и срока поставок;

• приёмка поставленных товаров и услуг;

• ведение отчетности и взаимодействие с бухгалтерией;

• анализ рынка поставщиков, поиск конкурентных предложений, прогнозирование;

• управление запасами;

• взаимодействие с поставщиками и развитие поставщиков.

Таким образом, отвечая на вопрос чем занимается отдел закупок, можно сказать, что он управляет всем циклом закупки — от выявления потребности до окончательной оплаты и контроля качества. Грамотно выстроенная цепочка закупок, автоматизация процессов и стратегический подход к управлению поставщиками становятся не просто преимуществом, а необходимостью для компаний, стремящихся сохранить рентабельность и контроль над рисками.

Структура и состав отдела закупок

Организация закупочной деятельности в компании может быть выстроена по централизованному или децентрализованному принципу. 

При децентрализованном подходе полномочия по закупкам распределяются между структурными подразделениями. Ключевым преимуществом данной модели считается глубокая осведомленность сотрудников о специфике своих операционных потребностей, что теоретически позволяет ускорить процесс закупки и сделать ее наиболее отвечающей потребностям инициаторов.

Однако в современной бизнес-практике преобладает централизованный подход к управлению закупками, который демонстрирует более высокую эффективность на всех этапах поставок. Крупные компании создают специализированные подразделения или назначают ответственных лиц для консолидированного управления закупочными процессами.

Функционал сотрудников такого отдела закупок включает как реактивную работу по заявкам внутренних заказчиков, так и проактивный мониторинг потребностей, их планирование и консолидацию. В рамках подразделения обычно внедряется разделение обязанностей: менеджеры специализируются на определенных категориях товаров или этапах закупочного цикла.

Например, в ритейле распространено разделение по товарным категориям. Это позволяет менеджерам глубже погружаться в специфику рыночной конъюнктуры, детально изучить характеристики товаров, развивать действующих поставщиков и исследовать рынок на предмет наличия альтернативных контрагентов. 

Уровень специализации напрямую коррелирует с масштабом бизнеса — в то время как в малых компаниях один специалист охватывает весь ассортимент, в крупных сетях формируются узкопрофильные команды.

Роли в отделе закупок: кто за что отвечает

Функции и обязанности сотрудников в отделе закупок могут варьироваться в зависимости от ролей, типа закупок или этапа закупочного процесса.

Например:

• Руководитель отдела закупок отвечает за стратегию, планирование, управление и контроль закупочной функции.

• Менеджеры отдела закупок работают с конкретными категориями товаров / консолидируют потребности / ведут переговоры / занимаются рейтингованием и аккредитацией поставщиков / проводят закупочные процедуры / заключают договоры.

• Специалисты отдела закупок: обрабатывают заявки  / согласовывают закупки со стейкхолдерам / контролируют документооборот / обновляют реестр поставщиков / мониторят исполнение заявок на закупку / взаимодействуют со специалистами смежных подразделений по исполнению заявки.

• В крупных организациях и в сфере госзакупок могут быть выделены отдельные специалисты, отвечающие за контроль соответствия требованиям законодательства.

Такое распределение ролей позволяет выстроить прозрачные процессы и снизить риски ошибок.

При этом стоит отметить, что ключевые ориентиры работы сотрудников отдела закупок являются общими и должны быть нацелены на обеспечение устойчивости, роста и развития бизнеса. Среди них, как правило:

• Оптимизация стоимости владения (TCO) при сохранении требуемого уровня качества

• Поддержание целевых показателей оборачиваемости товарных запасов

• Обеспечение бесперебойности поставок в соответствии с производственными циклами

• Развитие пула поставщиков, формирование устойчивых партнерских отношений с надежными контрагентами

Процессы отдела закупок: как устроена работа

Работа отдела строится вокруг процессов закупок, которые включают несколько этапов:

1. Инициирование — поступление заявки от подразделения.

2. Планирование — проверка бюджета, согласование потребности.

3. Закупка — определение типа закупочной процедуры, выбор поставщика, подписание договора.

4. Исполнение — контроль сроков поставки и качества поставленной продукции

5. Отчётность — оформление документов и закрытие сделки.

Важная часть обязанностей отдела закупок связана с документооборотом. Документы отдела закупок включают заявки, технические задания, договоры, акты приёмки и отчёты.

Управление отделом закупок: процессы и показатели

Эффективное управление отделом закупок начинается с чёткой организации процессов. Здесь важно четко выстроить бизнес-процессы, выделить зоны ответственности, регламенты работы и взаимодействия с поставщиками и специалистами смежных подразделений внутри компании. Без этого любая закупка рискует превратиться в затяжную бюрократическую процедуру.

Ключевой элемент управления — регламентация процессов. Для каждой операции (от приёма заявки до отчётности) важно иметь прописанные шаги, сроки и ответственных. Это позволяет избежать хаоса, снизить число ошибок и упростить внедрение автоматизации.

Не менее важен контроль через показатели эффективности (KPI). Именно метрики дают руководителю объективную картину работы отдела и помогают вовремя корректировать стратегию. В закупках чаще всего применяются такие показатели, как:

• доля закупок с экономией (показывает результативность переговоров и тендеров);

• срок от заявки до подписания договора (характеризует скорость работы);

• количество поставщиков на одну позицию (отражает уровень конкуренции);

• удовлетворённость внутренних заказчиков (даёт обратную связь о качестве сервиса);

• доля автоматизированных процессов (маркер зрелости управления).

Для управления показателями важно выстроить систему планирования с опорой на бюджет и стратегические цели бизнеса. Современные ИТ-системы помогают сделать управление более прозрачным и результативным. 

Современные SRM-системы позволяют отслеживать KPI в режиме реального времени, а инструменты их доработки и кастомизации (например, Low-code разработка) дают возможность настраивать автоматические сценарии контроля и уведомлений под точечные потребности компании для получения наиболее релевантных данных.

Руководитель отдела закупок получает готовую аналитику и может сосредоточиться на принятии решений, основанном на data-driven подходе, а не на ручной проверке документов.

Особенности отдела государственных закупок

Отдел государственных закупок работает в условиях строгого регулирования (44-ФЗ и 223-ФЗ). Его функции шире и включают обеспечение прозрачности, соблюдение законодательства и контроль общественной значимости расходов.

В состав могут входить:

• контрактный управляющий;

• планировщики;

• специалисты по контролю исполнения.

Отдел закупок здесь тесно взаимодействует с отделом контроля, чтобы исключить нарушения и обеспечить соответствие контрактной системе.

Отдел контроля и планирования закупок: как взаимодействуют

Отдел контроля закупок проверяет корректность процедур, исполнение сроков и законность заключённых контрактов.

Отдел планирования закупок отвечает за бюджетирование, подготовку плана-графика и обоснование потребностей.

Их связка строится по принципу: планирование → закупка → контроль, что позволяет минимизировать ошибки и обеспечить прозрачность.

Организация отдела закупок: как выстроить эффективную структуру

Организация отдела закупок в компании требует учёта масштаба бизнеса и отраслевой специфики.

Универсального рецепта нет, однако можно выделить базовые этапы построения:

1. Определение задач отдела.

2. Подбор сотрудников с нужными компетенциями.

3. Выстраивание централизованной или децентрализованной модели.

4. Выбор и внедрение ИТ-систем для автоматизации и управления закупками.

Крупные компании чаще централизуют закупки, чтобы снизить расходы и повысить контроль. Для малого бизнеса выгоднее совмещать функции в одном лице или отдавать часть процессов на аутсорс.

Как ELMA365 помогает автоматизировать работу отдела закупок

ELMA365 Закупки — это российская SRM-система, построенная на Low-code платформе для управления бизнес-процессами ELMA365. Решение позволяет автоматизировать сквозной процесс закупки: от формирования завявки до приемки и оплаты ТМЦ и услуг.

Современные инструменты автоматизации бизнес-процессов и применение ИИ-инструментов позволяют сократить время и трудозатраты на согласование и проведение закупки, исключить человеческий фактор, снизить количество ошибок и повысить прозрачность закупочных процессов. А значит — высвободить менеджеров и специалистов по закупкам для решения стратегических задач: анализа рынка, поиска новых поставщиков и развития действующих, аналитики и прогнозирования.

Система объединяет все этапы закупочного цикла в единой цифровой среде:

• Автоматизация заявок и согласований — заявки формируются во внутреннем портале, проходят по маршруту согласования без лишней бюрократии.

• Управление поставщиками (SRM) — аккредитация, рейтингование, проверка поставщиков и единый реестр для хранения всей информации по контрагенту позволяют вести конкурентный отбор, сравнивать предложения, снижать риски и развивать партнерства.

• Документооборот и контроль исполнения договоров — сильные инструменты для документооборота из экосистемы ELMA365 и интеграция с сервисами ЮЗДО позволяют формировать и согласовывать договоры, счета и акты, а также автоматически отправлять их в сервисы ЭДО, сокращая риск ошибок

• Аналитика и отчётность в реальном времени — руководитель отдела закупок получает готовые преднастроенные дашборды с ключевыми показателями эффективности, видит узкие места и может оперативно принимать решения, основанные на анализе данных.

ELMA365 помогает трансформировать роль отдела закупок из операционной в стратегическую, позволяя эффективно управлять затратами и эффективностью. Кейсы внедрения показывают сокращение сроков закупок, снижение ошибок и рост прозрачности.

Часто задаваемые вопросы об отделе закупок

Хотите повысить эффективность отдела закупок? Наши специалисты помогут вам выстроить структуру закупочного подразделения, внедрить регламенты и автоматизировать процессы с помощью современных ИТ-решений. Оставьте заявку — и получите консультацию по оптимизации закупок именно для вашей компании.