Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Управление закупками — это стратегический и многоуровневый процесс, охватывающий все действия, связанные с обеспечением предприятия товарами, материалами и услугами, необходимыми для его эффективной работы. Комплексный подход к управлению закупками позволяет снижать издержки, повышать устойчивость цепочки поставок и добиваться максимальной эффективности на каждом этапе бизнес-деятельности.
Управление закупками играет ключевую роль в деятельности любой современной организации. Эффективная закупочная система влияет не только на себестоимость продукции и услуг, но и на конкурентоспособность компании в целом. Особенно это актуально в условиях нестабильных рынков, когда грамотная закупочная стратегия позволяет оперативно реагировать на изменения, минимизировать риски и укреплять позиции бизнеса. В этой статье разберём ключевые этапы закупочного процесса, типовые ошибки, которых следует избегать, и лучшие практики внедрения системы закупок на предприятии.
Краткое содержание
Что такое управление закупками на предприятии и зачем оно нужно бизнесу
Управление закупками на предприятии — это совокупность мероприятий, направленных на организацию эффективного, контролируемого и прозрачного процесса приобретения необходимых ресурсов. Это ключевой элемент всей производственной и коммерческой деятельности, поскольку без надёжного снабжения невозможно обеспечить стабильность бизнес-процессов.
В условиях усиливающейся конкуренции компании сталкиваются с необходимостью повышения операционной эффективности. Именно в такой ситуации управление закупками становится важным рычагом оптимизации. Корректно организованный процесс управления закупками позволяет:
сократить издержки;
снизить риски при выборе поставщиков, а также риски, связанные с логистикой и перебоями в поставках;
создать устойчивые партнёрские отношения с поставщиками;
оптимизировать запасы и улучшить оборачиваемость складов;
повысить качество приобретаемых товаров и услуг;
повысить прозрачность закупочной деятельности.
Управление закупками тесно связано с другими сферами работы компании: планированием, финансами, производством, логистикой и даже маркетингом. Поэтому его внедрение требует системного подхода, автоматизации процессов и квалифицированных специалистов.
6 этапов процесса управления закупками на предприятии
Процесс управления закупками включает в себя шесть логически связанных между собой этапов. Каждый из них критически важен для достижения высокой эффективности в снабжении компании.
Правильная реализация каждого этапа позволяет оптимизировать взаимодействие между подразделениями, минимизировать задержки и сбои в поставках, а также обеспечить прозрачность и контроль на всех уровнях. Вместо фрагментарного подхода, который часто приводит к хаосу и перерасходу бюджета, структурированный процесс помогает выстроить слаженную систему закупок с чётко определёнными ролями, сроками и метриками эффективности.
1. Планирование потребностей
Планирование закупок — начальный этап, определяющий всю логику дальнейшей работы. На этом этапе формируются заявки на приобретение на основе анализа текущих остатков, прогнозов спроса, сезонных колебаний, данных продаж и производственных потребностей.
Ключевые действия:
анализ истории закупок и потребления;
определение оптимального уровня запасов;
прогнозирование спроса;
формирование графика закупок.
Грамотно выстроенное планирование позволяет избежать излишков на складе, обеспечить наличие необходимых товаров в нужный момент времени и минимизировать риски дефицита.
2. Выбор поставщика
Выбор поставщика — стратегически значимый этап. Ошибка здесь может обернуться срывами поставок, убытками или потерей качества. Обычно компании используют процедуры отбора поставщиков на основе системы критериев, таких как надёжность, цена, сроки поставки, условия оплаты, качество продукции, наличие сертификатов и др.
Распространённые практики:
организация тендеров и запросов предложений;
создание реестров проверенных поставщиков;
внедрение системы рейтингов;
аудит поставщиков перед заключением договора.
Чем прозрачнее и объективнее процедура выбора, тем устойчивее будет цепочка поставок.
3. Согласование и заключение контракта
После выбора поставщика наступает этап оформления отношений — заключение контракта. Контракт должен быть юридически выверен и предусматривать все ключевые аспекты сделки: предмет поставки, объёмы, сроки, цены, способы оплаты, ответственность сторон, санкции за нарушение условий.
Важно не просто подписать договор, а обеспечить его прозрачность и удобство сопровождения в рамках всей цепочки закупки. Некоторые компании используют стандартные шаблоны контрактов, но в случае сложных поставок рекомендуется индивидуальная проработка всех условий.
4. Контроль исполнения
Контроль исполнения договора — важнейшая функция в процессе закупок. Он позволяет своевременно выявлять отклонения и реагировать на них до того, как они перерастут в проблему. Это касается сроков, объёмов, качества, упаковки, логистики.
Ключевые инструменты контроля:
системы учёта исполнения договоров;
автоматические уведомления о сроках поставок;
отчётность от поставщика и сверка данных;
контроль качества на этапе приёмки.
Чёткий контроль позволяет не только своевременно выявить проблему, но и укрепить отношения с поставщиком за счёт прозрачности и предсказуемости взаимодействия.
5. Приёмка и документооборот
Приёмка товаров и оформление документов — финальный, но не менее важный этап. Он включает проверку качества и количества поставленного товара, соответствия условиям контракта, а также оформление всей сопроводительной документации: актов, накладных, сертификатов качества и т. п.
С помощью современных ИТ-систем можно автоматизировать процесс документооборота, минимизировать ошибки и обеспечить быструю обработку данных.
Рекомендации:
использовать электронный документооборот (ЭДО);
внедрять сканирование и автоматический ввод данных;
синхронизировать бухгалтерский и складской учёт.
6. Анализ и оптимизация
По завершении закупочного цикла следует проанализировать его эффективность. Сравниваются плановые и фактические показатели, выявляются причины отклонений, оценивается качество работы поставщиков. Аналитика должна быть постоянной. Только так можно обеспечить системное улучшение качества закупочной деятельности.
Метрики для оценки:
отклонения от графика поставок;
уровень брака;
изменение стоимости закупок;
эффективность работы с конкретными поставщиками.
Бизнес-процесс управления закупками поэтапно
| Этап | Краткое описание | Ключевые действия |
|---|---|---|
| 1. Планирование потребностей | Формирование заявок и прогнозов на основе остатков и спроса |
|
| 2. Выбор поставщика | Оценка и отбор надёжных партнёров по критериям |
|
| 3. Заключение контракта | Оформление договора с учётом всех условий сделки |
|
| 4. Контроль исполнения | Мониторинг выполнения условий поставки |
|
| 5. Приёмка и документооборот | Фактическое получение товаров и оформление документов |
|
| 6. Анализ и оптимизация | Оценка эффективности закупочного цикла |
|
Частые ошибки в управлении закупками
Даже в крупных компаниях, имеющих формальные процедуры и выделенные отделы снабжения, нередко совершаются ошибки, негативно влияющие на закупочную деятельность и экономику бизнеса в целом. Разберём наиболее распространенные из них — и способы их предотвращения на практике.
1. Отсутствие регламента процесса
Когда закупки осуществляются спонтанно, без фиксированных правил и процедур, возникает хаос: закупаются неподходящие товары, в несогласованных объёмах или по завышенным ценам. Часто это приводит к конфликтам между подразделениями и срыву сроков поставок. Пример: в одной компании закупки происходили по требованию инициаторов у разных поставщиков без анализа рынка, консолидации объемов и процедуры сорсинга, что привело компанию к значительной упущенной выгоде.
2. Работа с единственным поставщиком
Если предприятие полагается только на одного поставщика, не нарушая при этом требования законодательства, оно оказывается в уязвимом положении: любые сбои с его стороны (логистика, рост цен, форс-мажор) ставят под угрозу всю операционную деятельность. Пример: в 2022 году несколько сетей розничной торговли оказались на грани остановки продаж, когда их единственный поставщик упаковки приостановил производство из-за нехватки сырья.
3. Неиспользование ИТ-систем
Отсутствие автоматизации ведёт к ручному сбору заявок, ошибкам при согласовании и невозможности оперативного анализа данных. Без цифровых инструментов закупки становятся непрозрачными, а контроль теряется. Пример: компания, не внедрившая SRM-систему, ежемесячно теряла до 5% бюджета закупок из-за дублирования заказов и ошибок в оформлении спецификаций.
4. Отсутствие учёта и анализа
Без системного анализа закупочной деятельности невозможно выявить неэффективные траты, отследить динамику цен и выявить потенциал для оптимизации. Это особенно критично при работе с большим количеством номенклатур. Пример: в организации, где закупки не анализировались по категориям, 20% бюджета расходовались на закупку товаров, которые почти не использовались или дублировали функции друг друга.
5. Игнорирование юридической стороны контрактов
Слабая проработка договоров или отсутствие согласования с юристами может обернуться серьёзными последствиями. Некачественные контракты — частая причина конфликтов с поставщиками. Пример: при заключении контракта на поставку оборудования компания не учла сроки ввода в эксплуатацию. В результате поставщик сорвал монтаж, а предприятие потеряло несколько месяцев работы и было вынуждено взыскивать убытки через суд.
Как избежать ошибок в закупках:
Разработайте и внедрите регламент закупочной деятельности, согласованный с ключевыми подразделениями;
Сформируйте базу альтернативных поставщиков и проводите периодическую оценку их надёжности;
Используйте ИТ-решения — от электронных таблиц до комплексных SRM-систем — для автоматизации всех этапов закупок;
Обеспечьте регулярное обучение сотрудников отдела снабжения, особенно в части работы с ИТ и контрактным правом;
Проводите регулярные внутренние аудиты закупочной деятельности с последующим разбором типичных ошибок и корректировкой процедур.
Правильный подход к устранению этих ошибок позволяет существенно сократить издержки, повысить управляемость закупочного процесса и избежать репутационных и финансовых потерь. В современных условиях это становится не конкурентным преимуществом, а базовой необходимостью для устойчивой работы предприятия.
Как внедрить управление закупками на предприятии
Внедрение полноценной системы закупок — проект, который требует времени, ресурсов и вовлечённости бизнеса: не только отдела закупок, но и смежных отделов, и руководителей компании. Однако его эффект оправдывает усилия.
Пошаговая схема внедрения:
Диагностика текущего состояния закупок.
Постановка целей: сокращение затрат, повышение контроля, автоматизация.
Разработка новой модели закупок и документации.
Выбор ИТ-системы.
Поэтапное внедрение: пилотный запуск, расширение.
Обучение и вовлечение сотрудников.
Контроль показателей и корректировка процессов.
ELMA365 Закупки — SRM-система для автоматизации управления закупками
ELMA365 Закупки — это современная SRM-система от лидера российского рынка BPM-решений, созданная для полной автоматизации закупочного процесса. Решение охватывает все ключевые этапы: от сбора потребностей и планирования до заключения договоров, приёмки ТМЦ и анализа эффективности поставщиков. Построенная на Low-code платформе ELMA365, система позволяет гибко настраивать закупочные процедуры с минимальным участием программистов, быстро адаптировать интерфейсы и генерировать документы по шаблонам.
Внедрение ELMA365 Закупки позволяет:
уменьшить количество ошибок в отделе закупок до 30%;
снизить затраты на закупочную деятельность до 25%;
улучшить аналитическую работу с поставщиками на 20%;
ускорить весь цикл закупки более чем в 3 раза.
Гибкие интеграции с ЭТП, ERP и бухгалтерскими системами, удобный портал для сотрудников и поставщиков, встроенная аналитика и единый реестр поставщиков делают ELMA365 Закупки мощным инструментом для компаний, стремящихся к прозрачности, эффективности и управляемости в области закупок.
Ответы на популярные вопросы
Что такое управление закупками?
Это организация, автоматизация и контроль всех операций, связанных с приобретением необходимых ресурсов для работы компании.
Что входит в управление закупками?
Планирование, выбор поставщиков, юридическое оформление, логистика, контроль исполнения, приёмка, документооборот и аналитика.
В чем разница между управлением закупками и логистикой?
Закупки — это процесс получения ресурсов. Логистика — организация их перемещения и хранения.
Чем отличается закупочный процесс в крупной и малой компании?
В крупной компании больше формальных процедур, автоматизации, согласований. В малом бизнесе чаще преобладает оперативность, но может страдать контроль.
Какие метрики используют для оценки эффективности?
Сроки поставок, стоимость, точность планирования, уровень отклонений, качество товаров.
Как формируется база поставщиков?
На основе тендеров, анализа рынка, рекомендаций, исторических данных и аудита.
Как выбрать систему автоматизации закупок?
Ориентируйтесь на масштаб бизнеса, наличие интеграций, гибкость настройки, поддержку и стоимость владения.
Выводы
Управление закупками — один из важнейших процессов в бизнесе, от которого зависит устойчивость, прибыль и конкурентоспособность компании.
Эффективный процесс включает 6 ключевых этапов: планирование, выбор поставщика, контрактация, контроль, приёмка и аналитика.
Типовых ошибок можно избежать с помощью автоматизации, регламентации и анализа.
Современные платформы, такие как ELMA365 Закупки, позволяют добиться высокого уровня прозрачности и управления закупочной деятельностью.
Хотите внедрить эффективное управление закупками?
Начните с малого — проведите аудит текущих процессов. Мы поможем вам найти узкие места в управлении закупками, настроить бизнес-процессы, выбрать надёжную систему, обучить команду и запустить прозрачную, контролируемую систему управления Закупками.
