Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Управление закупками давно вышло за рамки таблиц Excel и цепочки писем в почте. Чем крупнее бизнес, тем сложнее следить за сроками, согласованиями, качеством поставок и договорными обязательствами. Чтобы не упустить детали, увидеть и ликвидировать «узкие места» компании переходят на SRM-системы — цифровые инструменты, которые делают взаимодействие с поставщиками прозрачным, прогнозируемым и управляемым.
Первые SRM-системы появились в 90-х годах как надстройки к ERP: компании начали понимать, что просто автоматизировать внутренние закупки недостаточно. Требовалось автоматизировать взаимоотношения с внешними контрагентами: управлять заявками, рисками, стоимостью и качеством. Эта необходимость стала особенно актуальной в 2000-х, когда глобальные цепочки поставок усложнились, а конкуренция за надёжных партнёров ужесточилась.
Сегодня SRM-система (Supplier Relationship Management) — это полноценный помощник в организации всего цикла работы с поставщиками. От первого этапа — поиска и выбора партнёра — до финальной оценки его работы и анализа результатов. Всё происходит без лишней бюрократии и «ручной» рутины, благодаря встроенной аналитике, автоматическим напоминаниям и прозрачному документообороту.
В этом обзоре разберём, зачем внедряют SRM, какие задачи она решает, чем отличается от CRM и ERP, на какие платформы стоит обратить внимание и как выбрать решение под задачи вашей компании.
Краткое содержание
Как SRM помогает бизнесу выстроить учёт и управление закупками
ELMA365 Закупки — платформа для работы с поставщиками: возможности SRM-системы
Что такое SRM: понятие и назначение
SRM (от англ. Supplier Relationship Management), — это процесс управления взаимоотношениями с поставщиками . Под термином скрывается целый класс IT-систем. Главная цель внедрения SRM-системы состоит в том, чтобы создать устойчивую и прозрачную цепочку поставок, которую можно легко контролировать и прогнозировать. Когда система настроена грамотно, закупки перестают быть лотереей или постоянным стрессом. Особенно ценно это для компаний с большим числом поставщиков и сложной структурой бизнеса, где даже одна маленькая ошибка в поставках может остановить производство или привести к финансовым потерям.
Основные принципы работы SRM-системы:
единый список данных, исключающий разрозненность информации,
прозрачность выбора поставщиков благодаря автоматизированным расчетам и объективным данным,
упрощение и ускорение закупочного процесса, а также минимизация ошибок,
предотвращение сбоев в цепочках поставок и снижение рисков,
объективная система оценки для повышения качества сотрудничества,
поддержка стратегического планирования.
Что такое SRM, если сравнивать с другими IT-системами бизнеса, например с CRM или ERP? Отличие состоит в фокусе. CRM работает с клиентами, ERP — с управлением предприятием, а система SRM выстраивает взаимосвязи с внешними контрагентами по закупкам, что делает её незаменимой в B2B-среде.
Сравнение SRM, CRM и ERP: фокус, задачи и применение
| Система | На что ориентирована | Основные задачи | Где применяется |
|---|---|---|---|
| SRM (Supplier Relationship Management) | Управление поставщиками и закупками | Оценка поставщиков, автоматизация закупок, контроль сроков, рисков и KPI | Производство, ритейл, логистика, корпорации |
| CRM (Customer Relationship Management) | Управление клиентами и продажами | Продажи, удержание клиентов, аналитика воронки | B2C и B2B продажи, сервис, маркетинг |
| ERP (Enterprise Resource Planning) | Управление ресурсами компании | Финансы, кадры, склад, производство, бухгалтерия | Крупные предприятия, холдинги, заводы |
Кому в первую очередь нужна система SRM?
Её внедрение особенно актуально:
Производственным компаниям, где от поставок сырья и материалов зависит выпуск продукции;
Ритейлу, где важна бесперебойная поставка товаров в магазины;
Логистике — для контроля подрядчиков, перевозчиков, складских поставщиков;
Любой крупной компании с распределённой сетью закупок.
SRM-системы также нужны в сфере корпоративных закупок для контроля соблюдения внутренних процедур и повышения прозрачности, а также в сфере госзакупок — для контроля соблюдения регламентов и требований законодательства.
SRM-система и система управления закупками: в чём разница?
Система управления закупками фокусируется непосредственно на процессе приобретения товаров и услуг. SRM-система включает в себя весь функционал управления закупками, а ещё добавляет к нему инструменты для построения стратегических партнёрских отношений.
Что делает классическая система управления закупками:
Согласование заявок и контроль бюджетов;
Проведение тендеров и выбор поставщика на основании цены;
Формирование заказов и контроль выполнения;
Ведение учёта расходов с связке с ERP или учетной системой.
Что добавляет SRM-система:
Анализ и оценка поставщиков по качеству, срокам и стоимости;
Автоматизация обмена документами и коммуникаций;
Мониторинг выполнения KPI и SLA;
Управление рисками и их прогнозирование;
Формирование стратегических планов взаимодействия с поставщиками.
Можно ли использовать одну систему без другой? Формально — да, но с серьёзными ограничениями. Простая система закупок без SRM подходит для небольших компаний с ограниченным количеством контрагентов. Однако с ростом масштабов и сложности бизнесу становится критично не просто фиксировать заявки, а управлять отношениями, предотвращать риски и оперативно реагировать на изменения рынка.
Как SRM помогает бизнесу выстроить учёт и управление закупками
Без современной системы управления закупками компания будто бегает по лабиринту с завязанными глазами: заявки теряются, сроки срываются, а ошибки в заказах повторяются как бумеранг. Появляются бесконечные накладки: дублирующиеся заказы, путаница в документах, никто не может в реальном времени отследить, что и когда должно прийти.
SRM-система снимает эти боли и собирает всё в одном месте: заявки, договоры, сроки, условия и факты поставок. Руководители и закупщики получают прозрачную картину: кто, что и по каким параметрам закупает. Благодаря этому исчезают «чёрные дыры», всё открыто и под контролем.
Сравнение SRM-системы и классической системы управления закупками
| Функциональность | Система управления закупками | SRM-система |
|---|---|---|
| Согласование заявок и контроль бюджетов | ✓ | ✓ |
| Проведение тендеров и выбор поставщика по цене | ✓ | ✓ |
| Формирование заказов и контроль выполнения | ✓ | ✓ |
| Учёт расходов с привязкой к ERP | ✓ | ✓ |
| Оценка поставщиков по срокам, качеству и стоимости | ✗ | ✓ |
| Автоматизация документооборота и коммуникаций | ✗ | ✓ |
| Мониторинг KPI и SLA | ✗ | ✓ |
| Управление рисками и их прогнозирование | ✗ | ✓ |
| Стратегическое планирование взаимодействия с поставщиками | ✗ | ✓ |
Что умеет SRM-система на практике?
Поиск и оценка поставщиков, проведение тендеров, контроль соответствия;
Ведение договорной базы и контроль сроков исполнения обязательств;
Анализ KPI поставщиков: сроков, качества, стоимости поставок;
Автоматизация коммуникации между закупщиками и контрагентами;
AI-помощники специалистов по закупкам;
Предиктивная аналитика — выявление рисков, задержек и отклонений.
SRM умеет разговаривать с внешним миром. Через интеграции с поставщиками по ЭДО, API и другим протоколам данные уходят и приходят без задержек и ошибок. Поставщик тоже в курсе всего: документы передаются мгновенно, согласования проходят без бумажной бюрократии. Автоматизация рулит.
Ещё одним элементом фундамента системы управления закупками является единая база поставщиков, в которой нет места «мертвым контактам» или дублирующимся карточкам. Вся история взаимодействий хранится здесь как на ладони. SRM автоматически формирует рейтинги поставщиков, чтобы быстро выбрать самых надёжных и не остаться с проблемными партнёрами.
Автоматизация оценки поставщиков в SRM построена на KPI и SLA. Система сама следит, как поставщики выполняют условия — будь то сроки, качество продукции или договорные обязательства. При отклонениях она сразу сигналит, позволяя быстро реагировать и корректировать процесс без головной боли и ручного контроля.
SRM как программа для закупок: как это работает
Основой любой системы управления закупками является чётко выстроенный процесс. Чтобы все шло гладко, в системе предусмотрены чёткие роли: инициатор закупки, закупщик, руководитель, поставщик. В SRM-системе аккумулируется спектр важнейших данных. Ключевым активом становится история взаимодействий: кто и когда что сделал, как оценивалось качество поставок, какие были комментарии. Всё это связано между собой и всегда доступно для анализа.
Автоматизация и интеграция со смежными подразделениями исключают ручной ввод данных и ошибки, которые могут привести к штрафам или задержкам. В итоге получается сквозной процесс, где все отделы работают на одной волне, а закупки становятся максимально прозрачными и управляемыми.
Как выглядит работа с SRM: от заявки до оценки поставщика
Шаг 1. Инициатор создаёт заявку с описанием потребности.
Шаг 2. Заявка автоматически отправляется на согласование.
Шаг 3. После утверждения заявки происходит подбор поставщика из списка действующих контрагентов, либо проводится закупочная процедура с последующим заключением нового контракта.
Шаг 4. Заказ передаётся поставщику.
Шаг 5. Поставщик выполняет поставку, информация о статусе обновляется в системе.
Шаг 6. После проведения закупки фиксируются KPI поставщика, основанные как на расчетных значениях (например, скорость и качество поставки), так и на основе обратной связи заказчика (CSI).
Шаг 7. Результаты анализа влияют на будущие решения по сотрудничеству с контрагентом, сказываясь на его рейтинге и истории взаимодействия.
Такой алгоритм позволяет систематизировать закупки и повышать их качество.
ELMA365 Закупки — платформа для работы с поставщиками: возможности SRM-системы
Начнём с того, что ELMA365 Закупки — это SRM-система, которая собирает в одном месте всё, что нужно для удобной работы с поставщиками и управления закупками. В основе решения — модульная структура и Low-code. Это значит, что компания не просто получает набор функций «как есть», а может «подогнать» систему под свои задачи, свой бизнес и даже свою отрасль.
Первое, на что стоит обратить внимание — это реестр поставщиков. Он позволяет хранить и систематизировать все данные о контрагентах: от истории сделок и документов до оценки по разным показателям. Инструмент, с помощью которого легко понять, насколько надёжен тот или иной поставщик, как быстро он выполняет свои обязательства и стоит ли с ним дальше работать. Всё это сопровождается автоматизацией рабочих процессов. Например, система сама напомнит о сроках поставок или об окончании действия договора. Кроме того, система позволяет проводить автоматизированную оценку надежности поставщика с помощью готовых интеграций с такими сервисами, как Контур.Фокус.
Настройка бизнес-процессов позволяет гибко кастомизировать решение под индивидуальные задачи и потребности компании с помощью Low-code и готовых интеграций. В SRM-системе ELMA365 есть удобный визуальный редактор процессов, позволяющий самому изменить логику согласований и утверждений, подстроить систему под свои внутренние правила. Если бизнес проходит стадию изменений и трансформации, можно гибко реагировать на новые задачи.
Для поставщиков создан Портал поставщика, а также предусмотрена возможность интеграции с внешними порталами поставщика. У них есть личный кабинет, где они видят свои заказы, могут загружать документы, оперативно отвечать на запросы и поддерживать связь с вашим закупочным отделом. Такой прозрачный обмен данными минимизирует ошибки и задержки, что в итоге помогает всем сторонам работать без лишних проволочек.
ELMA365 Закупки гибко интегрируется «дружит» со многими популярными системами. Например, готовый коннектор к 1С обеспечивает автоматическую передачу данных по бухгалтерии, складу, номенклатуре и другим корпоративным справочниками — это убирает рутину с двойным вводом информации и снижает риски ошибок. Электронный документооборот (ЭДО) ускоряет обмен юридически важными бумагами, а подключение BI-аналитики даёт полный обзор закупочной деятельности: можно не просто смотреть отчёты, а прогнозировать эффективность, выявлять узкие места и принимать обоснованные решения.
И, наконец, скорость внедрения и адаптация. Благодаря Low-code платформе, компании могут быстро запускать процессы, настраивать систему и изменять её под любые изменения рынка или внутренние нужды. Неважно, работаете ли вы в промышленности, логистике или ритейле — ELMA365 Закупки позволит сделать закупки проще, прозрачнее и гораздо эффективнее.
Технические детали интеграций ELMA365
ELMA365 Закупки поддерживает актуальные интеграционные протоколы и интерфейсы, что делает SRM-систему гибкой и совместимой с существующей IT-инфраструктурой компании.
Интеграция с 1С: Используются механизмы OData и веб-сервисов для синхронизации данных. Благодаря этому данные из бухгалтерии и склада автоматически поступают в SRM, исключая ручной ввод и дублирование.
ЭДО (электронный документооборот): поддерживает подключение к ведущим операторам ЭДО. Это позволяет быстро и безопасно обмениваться юридически значимыми документами напрямую с поставщиками и контрагентами.
BI-аналитика: Для аналитических целей интегрируется с системами Business Intelligence через открытые коннекторы и экспорт данных. Это дает возможность строить детализированные отчеты по закупкам, анализировать тренды и прогнозировать закупочные потребности на основе реальных данных.
Дополнительные интеграции: Платформа поддерживает взаимодействие с ERP-системами (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) и CRM через REST API, что обеспечивает сквозной контроль бизнес-процессов и синхронизацию информации о клиентах, поставщиках и сделках.
Техническая архитектура ELMA365 позволяет настраивать двунаправленный обмен данными, что снижает риски потерь и ошибок, а также повышает скорость и качество работы всех участников закупочного процесса.
Пример использования: как работает SRM ELMA365 на практике
В середине 2023 года компания «Магнит» запустила автоматизацию ключевых процессов с помощью платформы ELMA365. Приоритет отдали тем направлениям, где процессы были уже отлажены, а бизнес-заказчики действительно горели желанием ускорить запуск: закупки, работу с нормативными документами и договорную деятельность. Эти кейсы стали стартовой площадкой для масштабного перехода на цифровую систему управления.
Что произошло с закупками? С ELMA365 операционные задачи стали выполняться на 25–40% быстрее. До этого сотрудники сталкивались с потерями заявок и непрозрачным учётом, из-за этого часть заявок затягивалась или вовсе терялась, а людям приходилось постоянно контролировать всё вручную. Теперь же благодаря единой цифровой системе каждый этап процесса стал виден и понятен.
Платформа берёт на себя контроль сроков и статусов заявок, при этом настраиваются уведомления, которые заранее напоминают сотрудникам о важных дедлайнах и задачах. Это снизило риски ошибок и просрочек почти до нуля. Переписав процесс «с чистого листа», команда смогла выявить узкие места и убрать лишние шаги. Весь переход занял около двух месяцев, а эффект был ощутим: меньше ручной работы, меньше сбоев и более управляемый процесс закупок.
Как оценить эффективность SRM-системы
Оценка эффективности системы закупок помогает понять, насколько внедрённая SRM-система действительно улучшает бизнес-процессы и снижает издержки. Чтобы получить объективную картину, необходимо учитывать несколько ключевых аспектов.
Первым шагом служит анализ конкретных метрик:
Стоимость закупок — насколько снизились расходы на товары и услуги после внедрения системы;
Процент отклонений — частота несоблюдения условий договоров, задержек поставок, ошибок в документах;
SLA (соглашения об уровне сервиса) — насколько поставщики выполняют обязательства по времени и качеству.
Эти метрики дают объективную картину, показывая влияние SRM на операционную эффективность.
Важен анализ окупаемости внедрения или ROI (возврат инвестиций). Показатель рассчитывается на основе экономии, достигнутой за счёт сокращения затрат на закупки, снижения административных расходов и повышения прозрачности процессов. Обычно оценку ROI проводят через 6-12 месяцев после запуска SRM, чтобы учесть время адаптации и обучения сотрудников.
Одной из ключевых возможностей SRM становится постоянный мониторинг надежности поставщиков. Система фиксирует такие параметры, как своевременность поставок, качество продукции, соблюдение договорных условий и оперативность реакции на запросы. Эти данные формируют рейтинги и помогают принимать решения, стоит ли продолжать сотрудничество с тем или иным контрагентом.
Автоматизация через SRM сокращает время на согласование, оформление заказов и контроль исполнения. В сравнении с «ручными» закупками, где документы и заявки обрабатываются вручную и зачастую теряются, SRM даёт возможность ускорить процессы в несколько раз, снижая риски сбоев и ошибок.
Современные SRM-системы включают инструменты аналитики и даже элементы искусственного интеллекта, которые позволяют прогнозировать риски и оптимизировать закупочные решения. Это дает бизнесу возможность не только реагировать на проблемы, но и предупреждать их, основываясь на исторических данных и трендах.
Ответы на популярные вопросы
Что значит SRM?
SRM — это управление отношениями с поставщиками. Например, крупная компания с помощью SRM может быстро находить лучших поставщиков, контролировать сроки поставок и минимизировать риски срыва производства.
Чем отличается CRM от SRM?
CRM (Customer Relationship Management) фокусируется на работе с клиентами, улучшении продаж и удержании покупателей. SRM же направлена на управление отношениями с поставщиками — теми, кто обеспечивает бизнес необходимыми ресурсами и услугами.
Какова цель SRM?
Цель SRM — снизить риски, связанные с поставками, улучшить условия закупок и выстроить долгосрочные взаимовыгодные отношения с поставщиками. За счёт прозрачности процессов и автоматизации бизнес получает больше контроля.
Можно ли использовать SRM и CRM вместе?
Да. Совместное использование этих систем позволяет бизнесу видеть полную картину — от привлечения клиентов до обеспечения их товарами и услугами.
Если вы хотите вывести управление закупками на новый уровень, минимизировать риски и построить надёжные партнёрские отношения с поставщиками, то самое время задуматься о внедрении SRM-системы. Оцените текущие процессы, определите точки роста и выберите решение, которое максимально соответствует задачам вашего бизнеса.
Специалисты ELMA365 Закупки готовы помочь сделать этот шаг легко и эффективно. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше и получить консультацию по вашим задачам и требованиям к системе.
