TO-BE

TO‑BE (буквально «как должно быть») — это целевое состояние бизнес-процессов, то есть как процессы должны работать после оптимизации, автоматизации или изменения организационной структуры.

Главная цель TO‑BE модели:

  • устранение узких мест, дублирования и ошибок,
  • создание прозрачных и стандартизированных процессов,
  • подготовка к автоматизации и масштабированию.

Разница между AS‑IS и TO‑BE

Характеристика AS‑IS (как есть) TO‑BE (как должно быть)
Цель Фиксация текущих процессов Оптимизация и улучшение процессов
Подход Наблюдение, анализ, сбор данных Проектирование, стандартизация
Использование Диагностика проблем Внедрение изменений и автоматизация
Фокус Текущие проблемы Эффективность, скорость, прозрачность

TO‑BE строится на основе AS‑IS, исправляя недостатки и оптимизируя поток работы.

Как проектировать TO‑BE

  1. Сбор данных AS‑IS
    Интервью с сотрудниками, анализ существующих схем, выявление узких мест.

  2. Выбор нотации

    • BPMN — для визуализации ролей и потоков
    • IDEF0 — для декомпозиции процессов
    • UML — для ИТ-систем и программной реализации

  3. Построение схемы TO‑BE

    • Контекстная диаграмма: процесс и окружение
    • Декомпозиция: подпроцессы и этапы
    • Детальные потоки: задачи, роли, решения

Пример мини-таблицы «TO‑BE шаги»:

Этап TO‑BE Действие Ответственный
Анализ текущего процесса Сбор данных, интервью, наблюдения Бизнес-аналитик
Оптимизация шагов Исключение лишних действий Руководитель отдела
Создание схемы BPMN диаграмма Процессный аналитик
Верификация Согласование с отделами Руководство

Когда использовать TO‑BE

  • При автоматизации и внедрении ERP/BPM-систем
  • Для стандартизации процессов и повышения прозрачности
  • При переходе от AS‑IS к целевым процессам
  • Для выявления и устранения проблем: дубли, задержки, ошибки

TO‑BE помогает компаниям работать быстрее, прозрачнее и эффективнее.

Основные ошибки при построении TO‑BE

  • Игнорирование реальности AS‑IS → модель нереализуемая
  • Слишком сложные схемы → трудность восприятия
  • Игнорирование ресурсов, ролей, ограничений

Пример модели TO-BE

Приведем пример формализованного основного бизнес-процесса мебельной компании в модели TO-BE спроектированного на основе нотации BPMN.

Формализованный бизнес-процесс «Заказ на корпусную мебель»:

Пример модели TO-BE: Заказ на корпусную мебель

Больше примеров моделей в статье.

Заключение

TO‑BE модель процессов — ключевой инструмент для оптимизации, стандартизации и автоматизации бизнес-процессов. Даже короткая схема TO‑BE позволяет:

  • увидеть слабые места,
  • устранить дубли,
  • подготовить процессы к внедрению систем.

Чек-лист

  1. Составить AS‑IS модель
  2. Определить цели TO‑BE
  3. Выбрать нотацию (BPMN/IDEF0/UML)
  4. Создать схему TO‑BE
  5. Проверить и согласовать с командой
  6. Внедрить и контролировать эффективность