Внедрение BPM: этапы, подходы и реальные результаты для бизнеса

Со временем в компании растет не только объем бизнеса, но и сложность внутренних коммуникаций, скорость выявления и устранения проблем. Даже в средней компании — около сотни процессов, из них несколько десятков — сквозные, межфункциональные. И если ещё десять лет назад для эффективного управления хватало Excel, «коробочной» CRM и пары автоматизаций, сделанных на коленке, то сейчас бизнесу нужен единый центр управления. Эту роль берут на себя BPM-системы (Business Process Management). В этой статье мы пошагово покажем, как внедряется BPM-система в организации: от анализа процессов до обучения пользователей.

Содержание:

• Отличие внедрения BPM от автоматизации процессов
• Когда компании стоит задуматься о внедрении BPM
• 5 этапов внедрения BPM
• Преимущества внедрения BPM
• Пример современной BPM-системы: ELMA365
• Пример внедрения ELMA365 BPM
• Как выбрать партнёра для внедрения BPM
• Ошибки при внедрении BPM
• Заключение
• FAQ

Отличие внедрения BPM от автоматизации процессов

Подход	Что делает	Ограничения
Простая автоматизация	Закрывает одну операцию: рассылка писем, формирование отчёта	Решение точечное, не связано с другими процессами
CRM	Управляет продажами и клиентской базой	Не покрывает сквозные межфункциональные контуры вне фронт-офиса
ERP	Сводит финансы, закупки, склад и производство в единую систему	Сложно адаптируется под нетипичные процессы. Изменения долгие и дорогие
BPM	Управляет всей процессной архитектурой: моделирование, исполнение, аналитика и мониторинг KPI поверх других систем	Требует методологии и владельцев процессов. Без регламентов и процессного подхода автоматизирует хаос

Из этой картины понятно, почему бизнес выбирает комплексные решения: нужны не «заплатки», а управление всей процессной архитектурой.

Бизнес выбирает комплексные решения, чтобы получить:

• Прозрачность: руководитель видит, как работает каждый процесс, а не только итоговые цифры.

• Контроль: задачи перестают «зависать» в почте и мессенджерах.

• Гибкость: процессы можно перестраивать под рынок, а не ждать доработки от разработчиков месяцами.

Естественно, что при столкновении с BPM у менеджмента возникают вопросы в отношении потенциала системы для бизнеса, практических шагов внедрения и ожидаемых результатов. Обо всем расскажем в статье конкретно и с примерами.

Когда компании стоит задуматься о внедрении BPM

Если менеджеры тонут в таблицах, согласования занимают недели, а реальное положение дел расходится с тем, что показывают отчёты, значит, пришло время для внедрения BPM.  Идея простая: вместо того чтобы держать десятки разрозненных инструментов, компания получает единую платформу, где описаны и автоматизированы все ключевые процессы.

При этом важно не просто купить коробку с программой или облачный сервис. Настоящая ценность появляется только тогда, когда происходит внедрение BPM системы с адаптацией под конкретный бизнес, его специфику.

Эффекты, которые видны сразу:

• задачи перестают «теряться» на почте или в мессенджерах, всё фиксируется и движется по маршруту;
• согласования проходят быстрее: система сама напоминает ответственным и контролирует дедлайны;
• аналитика по процессам собирается автоматически, руководителю не нужно ждать, пока подготовят отчёт.

А через несколько месяцев проявляются более глубокие изменения. Повышается прозрачность, когда каждый процесс можно разложить по шагам и увидеть узкие места. Даже при росте компании управлять не становится сложнее. Компания перестаёт зависеть от «ключевых людей», потому что знание процессов оцифровано и не лежит в головах отдельных работников. Новые филиалы или команды встраиваются в общую систему без хаоса по единой схеме.

Управление бизнес процессами в организации может быть полезно всем, вопрос лишь в задачах и приоритетах.

Для малого бизнеса BPM играет роль «органайзера на стероидах»: помогает зафиксировать правила, выстроить единый порядок взаимодействия с клиентами и партнёрами, убрать зависимость от «ручного управления» собственника.

В средних компаниях BPM помогает выстроить сквозные процессы – от продаж до обслуживания клиентов, поддерживает согласованность и прозрачность работы.

Для крупных организаций внедрение BPM неизбежно связано со стратегическими целями. Здесь важно не только управлять сотнями или тысячами процессов, но и интегрировать их между различными системами. В таких компаниях BPM позволяет выстраивать масштабируемую модель, в которой даже глобальные изменения в структуре или стратегии можно реализовать без сумятицы и с контролем на каждом уровне.

Внедрение BPM под ключ: 5 этапов

Ставя подрядчику задачу: внедрить BPM «под ключ», заказчик подразумевает получить готовый процессный конвейер, без «полуфабрикатов» и дополнительных доработок. Стоит понимать, какие этапы предстоит пройти.

Преимуществом формата «под ключ» является работа с единым подрядчиком, который отвечает за весь цикл. При этом исключается разрыва ответственности между подрядчиками на разных этапах, сокращаются сроки внедрения, снижаются риски, связанные с ошибками и пропущенными шагами. Рассмотрим этапы внедрения BPM-систем детально с акцентами на нюансах и роли заказчика.

1. Анализ и проектирование

Внедрение начинается с предпроектного обследования и постановки целей. Здесь собираются фактические данные о текущих процессах: кто и как выполняет задачи, где возникают задержки, какие документы и системы задействованы. Роль заказчика на этом этапе критична: именно сотрудники бизнеса дают реальную картину работы. Если пропустить этот шаг или отнестись к нему халатно, последующие этапы будут строиться на предположениях и ложных выводах, а не на фактах.

Больше всего времени занимают, как правило, сбор данных о процессах, которые ещё живут в «головах» сотрудников; согласование целей и KPI с руководством; выявление скрытых «узких мест», которые не видны на первый взгляд.

2. Моделирование и оптимизация процессов

На этом этапе создаются визуальные схемы процессов, маршруты задач, точки контроля и отчётности. Современные BPM-инструменты позволяют создавать модели процессов в интуитивных редакторах. Менеджеры и аналитики формируют схемы с использованием стандартов (например, BPMN), что облегчает понимание как для IT-специалистов, так и для обычных сотрудников. На схеме сразу видно: где возникают задержки, дублирование работы или лишние согласования.

Оптимизация начинается после того, как компания получает «рентген» собственных процессов. Здесь возможны разные сценарии:

• убрать ненужные шаги и сократить время прохождения заявок;

• автоматизировать рутинные действия с помощью скриптов или чат-ботов;

• перераспределить ответственность так, чтобы снизить зависимость от одного сотрудника;

• встроить контрольные точки для мониторинга KPI.

Например, на предприятии может быть выявлен процесс согласования договора, который занимает 10 дней только из-за того, что документ проходит через три уровня руководителей. После моделирования и оптимизации его можно сократить до трёх дней.

Роль заказчика здесь заключается в обсуждении моделей, тестировании и утверждении изменений.

3. Настройка и интеграция

После того как процессы смоделированы и оптимизированы происходит:

• интеграция BPM с CRM, ERP и другими системами;

• настройка уведомлений, прав доступа, аналитических дашбордов;

• формирование шаблонов документов и отчётов.

Чем гибче система и чем проще она «подружится» с другими приложениями, тем легче компании развивать управление бизнеспроцессами на предприятии и расширять его охват. Современные платформы предлагают API, готовые коннекторы и интеграцию через шины данных для их свободного перемещения между приложениями. Простой пример: при старте процесса закупки система автоматически подтягивает остатки со склада, сверяет лимиты бюджета из ERP и формирует задачу на согласование у финансового директора. Сотрудникам не нужно вручную переносить данные между системами.

Современные BPM-платформы строятся на принципе гибкой конфигурации. Это значит, что многие вещи можно настраивать без кода, через удобные интерфейсы: от создания форм заявок до определения маршрутов согласований.

На этом этапе заказчик предоставляет доступ к системам, подтверждает корректность интеграции, участвует в тестировании отдельных модулей.

4. Тестирование и запуск

Пилотная эксплуатация показывает, как процессы работают в реальных условиях. Здесь выявляются узкие места, ошибки и точки улучшения. Важно не торопиться: правильное тестирование экономит месяцы исправлений после запуска.

Больше всего времени занимает согласование результатов и доработка процессов, ведь даже при тщательной подготовке, учесть абсолютно все нюансы невозможно.

5. Обучение пользователей и поддержка

Система эффективна, только если люди умеют ею пользоваться. Обучение включает:

• интерактивные тренинги;

• инструкции, видео-гайды;

• поддержку от консультантов в первые недели после запуска.

Заказчику предстоит организовать внутренние обучающие сессии, контроль освоения и сбор обратной связи.

К примеру, в ELMA365 пользователям всегда доступна бесплатная справка по решению. Кроме того, компания развивает некоммерческий образовательный проект —  ELMA Academy. Это образовательная платформа компании ELMA, где собраны учебные планы для Low-code разработчиков, бизнес-аналитиков, администраторов и пользователей. В Academy доступны онлайн-курсы с видеоуроками, заданиями и тестами, практические занятия с наставниками, итоговая сертификация, а также отдельные программы для партнеров и корпоративных клиентов. Академия помогает быстро освоить работу с платформой ELMA365, повысить цифровую компетентность команды и получить подтвержденные навыки работы с экосистемой ELMA. 

Для общения пользователей, партнеров и сотрудников развивается Community ELMA365, где можно обсудить вопросы о Low-code платформе ELMA365, ее настройке и доработке, поделиться опытом, помочь начинающим пользователям быстрее разобраться в продукте. 

На вебинарах эксперты ELMA совместно с партнерами и заказчиками часто рассказывают о лучших практиках автоматизации бизнес-процессов, приводя в пример реальные кейсы с измеримым эффектом. Каждый желающий может бесплатно зарегистрироваться на вебинар через сайт компании.

Преимущества внедрения BPM

После того как внедрение BPM систем завершено, компания получает ощутимый эффект на всех уровнях бизнеса. Его можно разделить на три группы: для руководства, для сотрудников и для клиентов.

1. Для руководства

• Прозрачность процессов: руководитель видит реальный поток задач и где возникают задержки.

• Аналитика и KPI в реальном времени: не нужно собирать данные вручную, отчёты формируются автоматически.

• Контроль ресурсов и эффективности: легко оценивать загрузку сотрудников, выявлять узкие места и принимать решения по перераспределению задач.

2. Для сотрудников

• Меньше рутины: автоматизация повторяющихся задач освобождает время для решения более важных задач.

• Чёткая структура работы: понятные роли, маршруты задач и система уведомлений снижают стресс и ошибки.

• Быстрая адаптация к изменениям:новые процессы или задачи внедряются без хаоса и лишней бюрократии.

3. Для клиентов

• Быстрее и качественнее сервис: согласования и ответы на запросы происходят в несколько кликов.

• Прозрачность взаимодействия: клиент получает актуальные статусы по своим задачам.

• Минимизация ошибок и задержек: процессы отлажены и контролируются системой.

Пример современной BPM-системы: ELMA365

На российском рынке BPM одной из самых востребованных платформ стала ELMA365. Это low-code BPM-система, которая объединяет моделирование процессов, автоматизацию задач и аналитику в одной платформе.

Возможности ELMA365

• Построение процессной архитектуры: визуальные схемы процессов с ролями, маршрутами и контрольными точками.

• Интеграции с ИТ-системами: CRM, ERP, почтовые сервисы, документооборот, внутренние базы данных.

• Настройка без кода: формирование маршрутов, уведомлений, аналитических панелей и документов без привлечения программистов.

• Аналитические дашборды: показатели эффективности, KPI и отчёты в реальном времени.

ELMA365 подходит для различных сценариев:

Задача	Возможности ELMA365	Результат для бизнеса
Управление продажами	Автоматизация маршрутов согласований, контроль сделок	Сокращение цикла сделки на 20–30%
Обслуживание клиентов	Контроль заявок, уведомления о задержках, аналитика SLA	Рост удовлетворённости клиентов, меньше пропущенных задач
Внутренние процессы	Автоматизация согласований, документооборот, задачи HR и ИТ	Сокращение времени на рутинные процессы на 25%
Документооборот	Создание шаблонов, маршрутов согласований, архивирование	Меньше ошибок и потерянных документов

Из причин, по которым стоит оценить ELMA365, можно выделить:

• Сокращение сроков согласований:маршруты задач автоматизированы, никто не забывает о своей роли.
• Рост прозрачности процессов: руководитель видит все шаги, от запроса до результата, без «чёрных ящиков».

Платформа также адаптируется под отраслевые сценарии и соответствует российскому законодательству по хранению данных, что особенно важно для компаний с высоким уровнем регуляторных требований.

Пример внедрения ELMA365 BPM

Компания «Магнит» в 2022 году столкнулась с необходимостью выбора универсальной платформы для автоматизации сложных и кросс-функциональных процессов, для которых отсутствуют специализированные системы на рынке. Самостоятельное внедрение Low-code платформы там, где на рынке нет типовых решений — в масштабе 368 000 сотрудников оказалось проблематичным.

В начале 2023 года в компании приобрели лицензии ELMA365. На старте проекта «Магнит» выделил ключевые задачи, которые определили направления первой волны автоматизации на ELMA365. Начали с конкретных процессов: закупки в ИТ, нормативки, публикация регламентов, подготовка документов для передачи в ЭДО.

Ключевые результаты внедрения:

• Сокращение времени на операционные задачи в закупках на 25–40%.
• Снижениесроков согласования нормативных документов на 75–90%.
• Полноеустранение потерь заявок на закупки.
• Сокращениевремени запуска новых и ранее не описанных процессов до 2 месяцев.

С мая 2023 года команда приступила к автоматизации кейсов, где процессы были зрелыми, а бизнес-заказчики – вовлеченными и заинтересованными в скором запуске. Такими кейсами стали закупки, нормативные документы и договорная работа. Именно они легли в основу первых проектных контуров, с которых началась системная автоматизация в ELMA365. Автоматизация процессов закупок привела к сокращению времени на операционные задачи на 25 – 40%, количество закупок, обрабатываемых одним и тем же составом сотрудников, выросло значительно.

До автоматизации процессы согласования и публикации нормативных документов в компании занимали от 6 до 8 месяцев. Все этапы проходили вручную. С внедрением ELMA365 были автоматизированы маршруты согласования, добавлены напоминания и контрольные точки. В результате сроки согласования и публикации документов сократились в среднем на 75%, а в некоторых случаях — до 90%. Это позволило запускать процессы сразу после утверждения нормативных документов, а не через месяцы.

ELMA365 выступила, как генератор документов и инициатор маршрута.

«Мы стали мыслить процессами. Это платформа, которая помогает не просто автоматизировать, а строить системную архитектуру — и это действительно меняет культуру внутри», — отмечает Никита Уржумов, руководитель проекта внедрения «BPMS Магнит».

Как выбрать партнёра для внедрения BPM

Успех проекта во многом зависит не только от платформы, но и от того, кто её реализует. При внедрении BPM «под ключ» подрядчик отвечает за анализ процессов, настройку системы, обучение сотрудников и сопровождение.

Вопросы, которые стоит задать потенциальному подрядчику:

• Как проходит предпроектный анализ и кто участвует с нашей стороны?
• Какие процессы обычно занимают больше всего времени при внедрении?
• Как организовано обучение пользователей и поддержка после запуска?
• Есть ли готовые шаблоны интеграции с вашей CRM, ERP или другими системами?
• Можно ли протестировать систему на пилотном участке перед масштабированием?

Стоит проверить наличие сертифицированных специалистов по BPM-платформе. Реальные примеры успешных внедрений и отзывы клиентов подтвердят правильность сделанного вами выбора.

Ошибки при внедрении BPM и как их избежать

Даже с лучшей платформой и опытным партнёром проект может столкнуться с трудностями. Часто ошибки происходят из-за неправильной организации внедрения и недостаточной вовлечённости команды.

ТОП-5 ошибок при внедрении BPM

Ошибка	В чём проблема	Последствия	Рекомендации
Недооценка этапа анализа	Компании пытаются сразу внедрить систему, не изучив существующие процессы	Автоматизируются устаревшие или неэффективные процессы, эффект минимален	Провести аудит процессов, вовлечь ключевых сотрудников, собрать реальные данные
Игнорирование обучения пользователей	Сотрудники не понимают, как работать с системой	Процессы снова «зависают»	Организовать интерактивное обучение, готовить инструкции, видео-гайды, поддерживать службу помощи
Слабый контроль на пилотном этапе	Пилот запускается без плана тестирования	Ошибки остаются незамеченными	Фиксировать KPI пилота, проверять маршруты, вовлекать заказчика в тестирование
Неадаптированные процессы	Старые процессы переносятся без оптимизации	Возникает хаос и перегрузка	Пересмотреть процессы, убрать лишние шаги, автоматизировать рутину
Отсутствие постоянного сопровождения и улучшений	Внедрение воспринимается как разовая задача	Процессы быстро теряют актуальность	Планировать сопровождение, анализировать эффективность и внедрять улучшения

Как видите, для эффективности внедрения требуется искренняя заинтересованность и вовлеченность бизнеса в процесс, прохождение всех этапов, без исключений.

Заключение

Внедрение BPM системы является стратегическим решением, которое меняет работу компании изнутри. После запуска процессов под контролем BPM бизнес получает:

• прозрачность и контроль на всех уровнях;
• сокращение времени согласований и выполнения задач;
• рост KPI, эффективности сотрудников и удовлетворённости клиентов;
• гибкость для масштабирования и адаптации под новые условия рынка.

Выбор подходящей BPM-системы и партнёра для внедрения под ключ критичен для успеха проекта. Но даже лучшая система не принесёт пользы, если процессы не оптимизированы, а команда не обучена.

Начните с пилотного проекта или одного ключевого процесса с ELMA365. Это позволит протестировать систему без больших рисков; вовлечь сотрудников в работу с платформой; выявить узкие места и отладить процессы перед масштабированием.

После успешного пилота можно постепенно расширять BPM на все бизнес-подразделения, увеличивая эффект от внедрения BPM под ключ.

Часто задаваемые вопросы о внедрении BPM

Что такое BPM и чем оно отличается от автоматизации процессов?

BPM (Business Process Management) – это система управления бизнес-процессами, которая объединяет моделирование, автоматизацию и аналитику. В отличие от простой автоматизации, BPM не ограничивается отдельными задачами, а берёт под контроль весь процесс: кто делает что, когда и с каким результатом.

Что даёт компаниям внедрение BPM?

• прозрачность работы процессов и задач;
• сокращение времени на выполнение согласований и рутинных операций;
• возможность масштабирования процессов без хаоса;
• аналитику в реальном времени для принятия обоснованных решений;
• повышение качества обслуживания клиентов и удовлетворённости сотрудников.

С чего начать внедрение BPM-системы?

Лучше всего с пилотного проекта или одного ключевого процесса. Сначала проводят анализ текущих процессов, определяют цели и KPI, затем тестируют систему на ограниченном участке. После успешного пилота BPM можно масштабировать на все подразделения.

Какие основные этапы внедрения BPM-системы?

1. Предпроектное обследование и постановка целей.
2. Моделирование и оптимизация процессов.
3. Настройка и интеграция с другими системами.
4. Тестирование и запуск пилотного проекта.
5. Обучение пользователей и сопровождение.
6. Масштабирование и постоянное улучшение процессов.

Какие ошибки часто совершают при внедрении BPM?

• недооценка этапа анализа;
• игнорирование обучения сотрудников;
• слабый контроль на пилотном этапе;
• перенос старых процессов без оптимизации;
• отсутствие регулярного сопровождения и улучшений.

Что нового может предложить BPM-система ELMA365?

• управление процессами без кода благодаря low-code платформе;
• интеграции с CRM, ERP и другими системами;
• визуальные дашборды и аналитика в реальном времени.

Как выбрать партнёра для внедрения BPM?

Следует обращать внимание на опыт и кейсы внедрения в вашей отрасли, наличие готовых шаблонов процессов и модулей. У партнёра должна быть служба поддержки и сопровождения после внедрения. Проведите проверку экспертизы через пилотные проекты и отзывы клиентов. Полный перечень партнеров ELMA представлен на нашем сайте. Наша широкая партнерская сеть включает в себя множество проверенных компаний с уникальными компетенциями и опытом, решающими различные бизнес-задачи.

Сколько времени занимает внедрение BPM?

Время зависит от масштаба компании, сложности процессов и выбранной платформы. Пилотный проект обычно занимает от 2 до 6 месяцев, а полный цикл внедрения BPM под ключ – от 6 до 12 месяцев с последующим масштабированием и доработкой процессов.