Автоматизация документооборота в НИТИ Прогресс

Кратко о проекте

ОАО «НИТИ «Прогресс» создан в 1959 году. За истекшие 55 лет институт стал одной из ведущих технологических организаций российской промышленности. Институт выполняет полный цикл инжиниринговых работ: проектирование, изготовление и внедрение «под ключ» созданного оборудования. Среди заказчиков Института - крупные государственные концерны, коммерческие организации, технические ВУЗы РФ.

Организационная структура Института состоит из 40 отделов, в штате работают порядка 600 сотрудников.

Для сокращения рабочего времени ТОП-менеджеров по согласованию и подписанию документов, обеспечения процесса подготовки документации по проектам в соответствии со сроками, а также для решения проблем коммуникации между отделами, в компании был внедрен продукт ELMA ECM на платформе BPM.

Задачи проекта

• Оптимизация рабочего времени ТОП-менеджеров на работу с документами;
• Сокращение сроков согласования документации;
• Снижение «человеческого фактора»;
• Исполнение сроков согласования, рассмотрения, ответов на входящие документы.

История

Сотрудничество ELMA и «НИТИ «Прогресс» началось в мае 2013 года. Проект был реализован в несколько этапов:

1. Настройка модуля Канцелярии;
2. Бизнес-процесс по входящей документации.

Предпосылки проекта

Система документооборота в Институте была устроена таким образом, что согласование и подписание документов ТОП-менеджментом осуществлялось только в так называемый «подписной час» - документы, накопившиеся от всех отделов, подписывались только в это время. Это создавало известное неудобство как для руководства (другие рабочие процессы в это время останавливались), так в отношении исполнения сроков работы по документам. Особенность была еще и в наличии у каждого отдела своей канцелярии, что в отсутствие единого информационного пространства создавало проблемы поиска и согласования документов, а также поиска ответственного исполнителя по документам.

Значимость заказчиков Института предполагает высокие требования к качеству исходящей документации, а также к выполнению выполнения договорных обязательств в срок.

Способ решения

В ходе первого этапа было реализовано решение по автоматизации работы с документооборотом:

• Создана единая информационная среда;
• Разработаны шаблоны порядка 30 типовых документов Института (ОРД, проектная документация);
• Реализована независимая нумерация документации каждого отдела;
• Создана сквозная нумерация документов по каждому проекту;
• Внедрен упрощенный поиск документа по нескольким ключевым реквизитам
• Обеспечено хранение истории работы с документом (автоматическое создание версий документа);
• Создан регламент регистрации документа, который содержит обязательные данные, обеспечивающие контроль срока отправки документа: дата, ответственное лицо, на основании какого письма или договора, срок: дата получения и срок ответа.

В ходе второго этапа проекта был внедрен бизнес-процесс по входящей документации

Цель процесса - ознакомление ключевых сотрудников с входящими письмами и документами, фиксирование факта ознакомления, исполнение сроков работы с документом.

Любое входящее письмо адресовано какому-либо отделу Института. В случае, когда письмо адресовано лично генеральному директору, он вручную назначает исполнителей, исходя из запроса. В случае, если письмо адресовано какому-либо отделу, назначением исполнителей занимается канцелярия отдела.

Благодаря выстроенным бизнес-процессам, на период отсутствия одного из руководителей, согласование документа делегируется теперь замещающему сотруднику, что также в значительной степени увеличивает скорость документооборота.

Результаты проекта

Благодаря внедрению были решены следующие задачи:

• У ТОП-менеджеров освободилось время для решения стратегических вопросов;
• Значительно увеличилась скорость поиска и согласования документов внутри Института;
• Появилась исполнительская дисциплина;
• Снизился «человеческий фактор»;
• Появилась история работы с документом;
• Появилось планирование рабочего времени (встреч и производственных совещаний внутри компании) в рамках одного календаря с рассылкой в одной информационной среде;
• Оптимизировано время работы с документами благодаря использованию общих шаблонов.

Начиная с первого этапа внедрения системы, внутри Института была создана проектная группа из руководителей отделов, в которой был организован процесс обучения работе с интерфейсом: это позволило начать работу в системе в кратчайшие сроки.

На сегодняшний день системой активно пользуются 110 сотрудников.

По итогу завершения второго этапа появились планы на 2015 год по внедрению бизнес-процессов для управления документооборотом и в административно - управленческом секторе, а также подключение к системе всех сотрудников Института.