Эффективность закупок: показатели, анализ и пути повышения

Что подразумевается под эффективностью закупок

Эффективность в сфере закупок охватывает множество аспектов, не ограничиваясь только показателем экономии — казалось бы, самым очевидным. И вот почему: краткосрочная финансовая выгода, достигнутая любой ценой, часто оборачивается долгосрочными стратегическими потерями. За формальным успехом в виде экономии часто скрывается иная, более тревожная реальность: рост операционных рисков, срывы поставок, снижение качества поставок и, как следствие, — репутационные издержки и потеря доверия.

Такая «экономия» на самом деле обходится компании дороже, чем кажется на первый взгляд, ведь на кону стоит устойчивость бизнеса и его способность конкурировать на рынке. Слепая ориентация на экономию как на главный показатель эффективности закупок напрямую угрожает ключевым бизнес-показателям: бесперебойности производства, гибкости цепочки поставок и итоговому качеству продукта.

Именно поэтому под эффективностью закупок стоит рассматривать комплекс показателей, обеспечивающих качество, стабильность и устойчивость закупочного процесса.

Среди них:

• Качество и соответствие требованиям:если закупаемый товар или услуга не отвечает регламентам и потребностям заказчика, закупка оборачивается рекламациями, снижением репутации и дополнительными затратами времени и ресурсов отдела закупок.

• Сроки исполнения: задержки в поставках, в зависимости от типа закупки, могут привести к простою, снижению производительности или негативно сказываться на непрерывности бизнеса.

• Прозрачность и надёжность. Важные показатели эффективности закупок — четкие процедуры, документированность, отсутствие субъективности и коррупционных рисков.

• Результативность и стратегическая ценность: закупка должна содействовать достижению целей компании — будь то рост, инновации, устойчивость или повышение конкурентоспособности бизнеса.

Таким образом, показатель экономии сегодня не всегда является ключевым. В современных условиях эффективность закупок — стратегический актив компании, от которого зависит ее устойчивость. И здесь на первый план выходит управление поставщиками, качество закупочных процедур, скорость принятия решений, обеспечивающие непрерывность бизнеса.

Важно различать:

• функциональную эффективность (шаги внутри процесса, исполнение, правильное следование процедурам).

• стратегическую эффективность (влияние закупок на долгосрочные цели: устойчивость, инновации, рост, масштабирование бизнеса и т.д.).

Показатели оценки эффективности закупок

Чтобы оценить эффективность закупок, нужны конкретные метрики, KPI, которые отражают все ключевые аспекты: финансы, качество, сроки, взаимодействие, удовлетворённость. Каждая организация устанавливает свои критерии в зависимости от поставленных перед закупочной функцией целей. 

При этом важно, чтобы они были сбалансированы, измеримы и соответствовали стратегическим целям бизнеса.

Повышение эффективности закупок: методы и инструменты анализа, контроля и развития

Развитие эффективности — это не разовая инициатива, а постоянная работа, требующая постоянной вовлеченности и системности. Вот несколько параметров, которые которые стоит проанализировать перед внедрением системы контроля и развития эффективности в закупках. 

Проанализируйте внутренние процессы в закупках, которые есть на сегодняшний день. Оцените их по указанным критериям:

1. Стандартизация и регламентация процессов. 

• Единые внутренние регламенты по закупкам, утвержденные руководством, с четкими сроками и распределенными зонами ответственности.

• Утвержденные и задокументированные правила оценки поставщиков.

• Наличие типовых шаблонов заявок, договоров, технических требований и спецификаций.

2. Развитие поставщиков и стратегических партнёрств.Проведите анализ всей цепочки взаимодействия с поставщиками.

• Система аккредитаций, рейтингов поставщиков, 

• Инструменты проверки и аудита поставщиков, оценка рисков сотрудничества

• Диверсификация. Наличие пула альтернативных поставщиков.

• Долгосрочные контракты с ключевыми поставщиками, основанные на показателях качества и надёжности.

3. Контроль исполнения и прозрачность.

• Мониторинг стадий закупки: принятие заявки, согласование, активация, поставка, приёмка, оплата.

• Контроль и отчетность по ключевым показателям: статус по каждой закупке, процент отклонений, причины задержек.

• Внутренние проверки (аудит), внешние отчёты, взаимодействие со смежными подразделениями: логистика, бухгалтерия, юридический отдел.

4. Управление запасами и логистика.

• Оптимизация складских запасов: минимальные и максимальные уровни, ABC-анализ товаров, методы just-in-time.

• Планирование: прогнозы на основе данных о прошлых закупках, сезонных трендов и спроса.

• Оптимизация логистических маршрутов, снижение затрат на транспортировку, минимизация порчи и потерь.

5. Обучение команды и организационная культура.

• Повышение компетенций специалистов по закупкам: тренинги по проведению закупок и переговорам, качеству, цифровым инструментам.

• Формирование культуры ответственности, прозрачности и эффективности внутри организации.

• Назначение ответственных за ключевые процессы (координаторов изменений, лидеров закупочной трансформации).

Мониторинг закупок по данной матрице позволит оценить состояние текущей системы и выделить узкие места и ключевые процессы, где необходим фокус для повышения эффективности отдела. 

Как автоматизация в ELMA365 Закупки помогает повысить эффективность закупок

Мониторинг, контроль и управление эффективностью закупок также возможно с применением современной SRM-системы. ELMA365 Закупки позволяет не только автоматизировать сквозной процесс закупок, но и предоставляет широкий инструментарий для контроля показателей эффективности и KPI как сотрудников, так и поставщиков.

Единый цифровой контур закупок позволяет охватить весь процесс — от заявки до оплаты, включая приёмку, работу с поставщиками, внутренние согласования. Автоматизация процессов, сокращение ручных перемещений документов, уменьшение ошибок при переносе данных напрямую влияет на эффективность закупочной функции, а также позволяет отслеживать актуальные статусы закупок, оценивать поставщиков, прогнозировать инциденты и планировать бюджеты на основе данных из системы.

Инструменты SRM-системы ELMA365 Закупки для автоматизации бизнес-процессов в закупках, повышения операционной эффективности и сокращения рутинных ручных операций:

• Сбор потребностей и формирование заявок на закупку в контуре системы

• Расширенные маршруты согласования заявок

• Настройка прав доступа как внутри отдела, так и для специалистов смежных подразделений

• Генерация шаблонов документов и типовой документации

• Документооборот и сервисы ЮЗДО для работы с документами

• Готовые интеграции с системами учета, складами и бухгалтерией при необходимости, для обеспечения сквозного процесса.

• Гибкая кастомизация возможностей SRM-системы под индивидуальные процессы и потребности отдела закупок с помощью Low-code.

Возможности ELMA365 Закупки для повышения эффективности управления и коммуникации с поставщиками:

• Ведение единого реестра поставщиков сохранением истории взаимодействия;

• Автоматизированная проверка поставщиков с помощью готовых интеграций (Контур.Фокус, СПАРК-Интерфакс и др.);

• Инструменты совместной многоэтапной проверки поставщиков специалистами смежных подразделений и чек-листы для сотрудников.

• Рейтингование поставщиков по качеству, срокам, надёжности исполнения контрактов.

• Аккредитация и анкетирование поставщиков, внутренняя ЭТП.

• Омниканальная платформа для взаимодействия с поставщиками из контура системы.

Функционал для мониторинга и контроля качества закупок в организации:

• Настройка и автоматизированный расчёт KPI в закупках: процент выполненных заявок вовремя, уровень экономии, число возвратов и т. д. (в зависимости от установленных KPI).

• Настройка и автоматизированный расчёт KPI для поставщиков.

• CSI-опросы внутренних заказчиков после завершения закупки: их оценка качества исполнения заявки и взаимодействия.

Инструменты повышения прозрачности и расширенной аналитики для управления эффективностью закупок:

• Встраиваемые дашборды, позволяющие в режиме реального времени отслеживать качество и эффективность процессов в закупках по заданным параметрам.

• ИИ-ассистенты для обработки больших массивов данных и первичного анализа и прогнозирования отклонений и выявления узких мест (например, ИИ может обратить внимание на снижение качества работы поставщика, проанализировать возможные риски сотрудничества).

• BI-аналитика, позволяющая прогнозировать потребности, планировать бюджеты и их распределение на основе исторических данных.

Эффективность системы закупок — это совокупность финансовых, качественных и организационных параметров. Ключевые показатели KPI и CSI должны быть частью регулярного мониторинга и управленческих отчётов. Автоматизация, SRM-системы и цифровые инструменты дают реальные выгоды — уменьшение времени, ошибок, повышение прозрачности. Контроль закупок — стратегический элемент, особенно для государственных и муниципальных структур. Для каждого участника закупочной системы важно разработать собственную дорожную карту улучшения, исходя из своих целей, ресурсов и среды.

Если вы хотите вывести закупки своей организации на новый уровень — снизить издержки, ускорить процессы, повысить качество и прозрачность — свяжитесь с экспертами ELMA365 Закупки. Проведите аудит закупочной системы, определите ключевые метрики, внедрите автоматизацию — и убедитесь, что эффективность закупок станет неотъемлемой частью вашей стратегии роста.

Часто задаваемые вопросы по эффективности закупок