Процессное или проектное управление

Введение

Активность предприятия по повторяемости может быть двух типов:

Первый вид активностей называется процессами, второй – мероприятиями, проектами, программами и т.п. В данном случае, управлять деятельностью компании – значит управлять её процессами (Process Management) и проектами (Project Management).

История вопроса

Наиболее актуальный вопрос на сегодняшний день о том, какие проблемы любой организации являются ключевыми?

Сначала появляется специализация: одни сотрудники подготовлены к одной деятельности, другие – к другой. Потом эти сотрудники расходятся по отделам и по комнатам в соответствии со своей должностью и функцией. Все заканчивается тем, что каждый сотрудник начинает считать своей обязанностью ту функцию, которая ему поручена, а конечный результат – достижение глобальных целей организации – никому не поручен.

Иерархическая организация выстраивает оргструктуру по вертикали: начальник – подчиненный, но проблема в том, что для удовлетворения внешнего заказчика этого крайне мало – для этого требуется взаимодействие нескольких подразделений. Например, от момента, когда заказчик к нам обратился, до момента, когда он ушел от нас довольный, с ним должны обязательно провзаимодействовать отдел по работе с клиентами, отдел продаж, отдел доставки, юристы должны согласовать договор, бухгалтерия должна выписать акт, счет и т.д.

Иерархическая система пытается решать подобные задачи административно, не выстраивая определенных алгоритмов и четкой системы действий: через служебные записки вышестоящему руководству, через совещания. Со временем необходим поиск системного решения и подхода.

Глобально, таких подходов существует всего два: проектное и процессное управление.

Поверхностно о Главном

И в проектном и в процессном управлении вводятся административные регламенты, определяющие горизонтальное взаимодействие между подразделениями иерархии. Эти необходимые процедуры обязательны для всех участников, и их исполнение гарантирует достижение положительного результата.

Далее, в проектном управлении алгоритмы действий реализуются на уровне каждого проекта, например, в виде сетевого план-графика, что дает возможность более прозрачно отобразить результаты работ.

Плюс – фундамент процессного управления – есть повторяемость наших шагов, соответственно, алгоритмы действий устанавливаются на уровне стандарта (шаблона) бизнес-процесса, и в соответствии с ним выполняется работа в рамках каждого конкретного экземпляра процесса.

Предлагаю отправиться дальше и максимально приблизиться к ответу на вопрос: «Какой же подход для компании наиболее оптимальный – Процессный или Проектный?»

Процесс и Проект – определения и подходы

В сфере консалтинга и не только часто случается ситуация, когда проектная деятельность плавно перетекает в процессную, и наоборот. По этой причине возникает вопрос о представлении проектного и процессного управления в разрезе управления деятельностью компании. Для начала необходимо понять, что такое бизнес-процессы и проекты, четко дать определение:

Процесс – это связанный набор регулярно повторяющихся действий/операций в последовательности, потребляющий ресурсы и преобразующий исходный материал и (или) информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами, имеющий ценность для конечного потребителя.

Проект – уникальный процесс, состоящий из набора единовременных взаимосвязанных и контролируемых работ/мероприятий с датами начала и окончания, и предпринятый, чтобы достичь цели соответствия конкретным требованиям, включая ограничения по времени, затратам и ресурсам, создающий конечный уникальный результат.

Под проектным управлением понимается комплекс мероприятий, направленный на достижение уникального результата, в определенный срок и в рамках установленного бюджета. Под это определение попадает достаточно широкий спектр работ, среди которых выполнение работ по договору, где оговорены срок и бюджет, вывод группой сотрудников на рынок нового продукта или услуги, маркетинговые акции, строительство зданий и сооружений и т.д.

При процессном подходе действия совершаются до достижения результата, а содержание и технология, как правило, не меняются. Так как процесс предполагает цикличность и регулярность достижения результата, вероятность каких-либо изменений минимальна.

Состав бизнес-процессов организации определяется характером её деятельности. Обычно процессы предприятия разделяют на основные и вспомогательные. Основными процессами называют те, направление которых ориентировано на создание основного продукта или услуги организации. К ним относят: продажи, производство, снабжение и другие. Вспомогательные процессы поддерживают жизненную деятельность основных процессов. Такими процессами являются: юридическое обеспечение, управление финансами, управление персоналом и другие. Кроме того, часто в отдельные группы выделяют так называемые управленческие процессы, касающиеся управления компанией, как единым целым, и процессы разработки новых продуктов и услуг. Процедуры управления процессами реализуются как проектным, так и процессным образом. Проектный подход предполагает реализацию индивидуально заточенного проекта для того, чтобы пересмотреть часть процессов, не удовлетворяющих современным требованиям. В состав проектной группы обязательно включаются эксперты, понимающие специфику существующего процесса. Процессный подход подразумевает, что компания может иметь среди множества процессов один единственный, целью которого является усовершенствование процессов компании и управление их структурой.

Бизнес процессы являются проектной составляющей, следовательно, процессное управление является входящим в проектное.

Следует отметить, что основное различие между проектом и процессом в организации состоит в том, что проект в отличие от процесса работает с уникальным результатом и уникальным набором связанных задач. Использование проектного и процессного подхода к построению системы управления организацией даст возможность получить эффект содействия. В процессе развития компании необходимо скоординировано использовать методы процессного и проектного подходов к построению системы управления организации.

Непростой выбор! Проектное ИЛИ Процессное управление?

Важным вопросом является измерение степени уникальности процессов, а также процедура перевода процесса с системы проектного управления в систему процессного управления. Уникальный характер измеряется объемом и периодичностью вносимых изменений в процесс при каждой его реализации и различия между результатами и продуктами, образующихся на выходе в конце реализации процесса.

Данные параметры должны быть приемлемые для процесса обновления бизнес-процессов организации, проводимым отделом систем менеджмента качества.

Четкость в реализации необходимых процессов, оперативность в принятии решений и управляемость компании должно обеспечить сотрудничество между методами проектного и процессного управления.

В виду вероятности срыва графика и недостижимого результата, в проектном подходе могут подлежать корректировке и технология, и содержание работ. Кроме того, результаты предыдущих этапов могут стать основанием для разработки и изменения не только графика, но и содержания последующих работ.

Обратимся к фото ниже.

По фото нельзя понять масштаб, но плотина эта высотой почти с Главное здание МГУ. В PMBOK написано, что на строительство этой платины были заложены принципы современного управления проектами. И принципы эти – процессные. Иными словами, если вы желаете положительных результатов от внедрения проектов, необходимы грамотно разработанные процессы и правильные подходы к их реализации.

Для планирования проекта, для его исполнения, для контроля, для закрытия, для управления рисками – для всего, что в проекте есть, нужны специальные процессы, а это уже процессный подход.

Итого, если использовать проектный и процессный подходы управления в организации «грамотно», то они только дополняют и усиливают, а не исключают друг друга. Тем не менее, их совместное использование предполагает нацеленность действий на разные по своей природе объекты, например, на систему управления проектами для процессного подхода и на сами проекты для проектного. Возможных вариантов их совместного использования много. Каждый зависит от специфики проектов и организаций, их реализующих.