Закон об электронном документообороте 2025: правовые основы ЭДО и СЭД

Федеральные законы, регулирующие ЭДО

Основу правового поля составляют несколько федеральных законов об электронном документообороте в России:

• 63-ФЗ «Об электронной подписи» — определяет виды подписи и юридическую силу документов;
• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» — закрепляет правила работы с электронными первичными документами, устанавливает список обязательных к заполнению реквизитов, а также
• 152-ФЗ «О персональных данных» — регулирует обработку и хранение персональных сведений в системах ЭДО;
• ФЗ-377 — устанавливает порядок перехода на кадровый электронный документооборот.

В совокупности эти законы формируют базу, на которую опираются компании при переходе на ЭДО.

Нормативные акты и подзаконные документы

Помимо федеральных законов, регулирующих ЭДО, действуют приказы ФНС, Минтруда, Минцифры, а также постановления правительства. Эти документы детализируют порядок обмена, сроки подписания и требования к форматам. Так, Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н утверждает единый состав и форматы кадровых документов, которые оформляются в цифровом виде без бумажного носителя.

Электронная подпись: закон и практика

Ключевым элементом ЭДО остаётся электронная подпись. Ее использование регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011, который определяет виды ЭП и их применение. Так, только КЭП безоговорочно может послужить аналогом собственноручной подписи и печати на документах. Судебная практика подтверждает: если документ подписан КЭП, он имеет такую же силу, как и бумажный оригинал.

Что такое СЭД и при чём тут закон

Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое помогает автоматизировать процессы работы с документами внутри компании, маршрутизировать документы, контролировать сроки, настраивать доступ. Важно понимать, что закона о СЭД не существует.

Закон регулирует не СЭД как программу, а процесс электронного документооборота. То есть законодательство говорит: документы должны подписываться электронной подписью, храниться определенное количество лет и быть доступны для проверки. А уже задача СЭД — обеспечить, чтобы эти требования выполнялись без сбоев.

Например, платформа ELMA365позволяет настраивать маршруты согласования так, чтобы они учитывали все юридические нюансы: сроки подписания, форматы документов обязательных участников, в том числе внешних операторов ЭДО. Благодаря этому компания остаётся в правовом поле и при этом получает удобный инструмент для ежедневной работы.

Закон об электронном кадровом документообороте: суть и отличия

Законодательная база закреплена в Трудовом кодексе и Федеральном законе № 377-ФЗ, который определяет правила использования кадрового ЭДО и по сути является одним из законов об электронном кадровом документообороте.

Отличие КЭДО от других направлений в том, что здесь речь идет не только о сроках и форматах документов, но и о персональных данных сотрудников. Поэтому компании обязаны обеспечивать не только юридическую силу документов, но и их конфиденциальность, учитывая также и требования закона 152-ФЗ «О персональных данных».

Трудовые документы в решении ELMA365. К документам настраивается гибкий доступ в зависимости от должности сотрудника, и данные надежно защищены.

Какие документы можно переводить в КЭДО

В электронном виде могут оформляться приказы о приеме и увольнении, заявления на отпуск, графики отпусков, трудовые договоры, дополнительные соглашения и многие другие документы. При этом сотрудник имеет право отказаться от КЭДО и продолжать работать с бумагой.

Нормативная база КЭДО: ТК РФ и ФЗ-377

Закон № 377-ФЗ внес поправки в Трудовой кодекс и закрепил возможность вести кадровую документацию в электронном виде, установив правила для создания, подписания, хранения и использования цифровых кадровых документов. Определены также виды электронных подписей, которые должны использовать участники КЭДО. Так, работодатель может использоваться КЭП и НЭП, а сотрудники могут применять ПЭП.

Сегодня КЭДО уже активно внедряется в крупных компаниях, а также становится удобным инструментом для малого и среднего бизнеса, где важно экономить ресурсы и ускорять процессы. Выбирая программное обеспечение для организации СЭД, обратите внимание на готовые решения для КЭДО. К примеру, в ELMA365 предусмотрена автоматизация процессов трудоустройства, увольнения и перевода внутри компании, есть готовые шаблоны документов, встроенная аналитика и защищенный электронный архив.

Простая форма заявки на увольнение в решении ELMA365 КЭДО

Что регулирует закон об ЭДО между контрагентами

При работе с партнёрами компания должна не только договориться об электронном обмене, но и учитывать юридические требования. Закон об ЭДО между контрагентами определяет порядок подписания договоров, актов, счетов-фактур и универсальных передаточных документов (УПД).

Обязательные и необязательные форматы обмена

Обязательным является использование утверждённых ФНС форматов для налоговой и бухгалтерской отчетности. Остальные документы (например, договоры и акты сверки) компании могут обменивать в удобном им виде — цифровом или электронном. Выбирая цифровой обмен, следует придерживаться рекомендованных ФНС форматов. Так ФНС уже утвердила форматы некоторых электронных перевозочных документов, например, электронной транспортной накладной, путевого листа, заказа и заявки.

Также Приказом ФНС РФ от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115 утвержден договор в формате XML в дополнение к ранее утвержденному формату PDF/A-3. Выбрать для обмена в можете любой из них.

Согласование условий ЭДО в договоре

Чтобы электронный документооборот имел юридическую силу, компании заключают договор об обмене документами через ЭДО. В договоре должно быть прописано: какие документы будут использоваться в электронном виде, какая подпись применяется и через какие каналы ведется обмен.

Сроки и ответственность по закону

Срок подписания документов по ЭДО по закону регулируется не только ФЗ и нормативными актами, а также условиями договора между компаниями. Например, УПД должен быть подписан в течение 5 календарных дней, если не оговорено иное. Нарушение этих сроков может привести к штрафам или претензиям со стороны налоговых органов.

Переход на ЭДО: обязательность, сроки, ответственность

Переход на электронный документооборот идёт поэтапно, и закон об обязательном ЭДО для всех сфер бизнеса пока не принят. На сегодняшний день ЭДО обязателен для ряда направлений: налоговая отчетность, кадровый документооборот для организаций, выбравших КЭДО. Постепенно список расширяется.

Сроки перехода зависят от конкретной сферы. Например, налогоплательщики уже обязаны сдавать декларации в электронном виде, а кадровый ЭДО может быть внедрен в компании только с согласия работников.

Ответственность за нарушение установленных правил лежит на работодателе или компании: штрафы предусмотрены как за несвоевременное подписание документов, так и за несоблюдение требований к хранению и использованию электронной подписи.

Соответствие требованиям законодательства

ELMA365 поддерживает работу с квалифицированной электронной подписью и полностью соответствует нормам российского законодательства. Это гарантирует юридическую силу документов при взаимодействии как с контрагентами, так и с государственными органами.

Готовый модуль интеграции с оператором ЭДО Диадок в ELMA365

Решения для кадрового и юридически значимого ЭДО

Платформа позволяет организовать кадровый документооборот в соответствии с ФЗ-377 и Трудовым кодексом: вести трудовые договоры, приказы, заявления и графики отпусков в электронном виде. ELMA365 предлагает готовое решение для организации КЭДО, следовательно, у вас сразу будут шаблоны и маршруты документов, обязательные реквизиты и безопасный архив.

Для внешнего обмена с партнерами ELMA365 обеспечивает корректный формат передачи документов и контроль сроков подписания за счет внутренних инструментов платформы и интеграции с оператором ЭДО Диадок.

Преимущества для бизнеса и бюджетных организаций

ELMA365 легко интегрируется с другими корпоративными системами, а также сама предоставляет решения для управления внутренними процессами, продажами, проектами и сервисным центром. Для бизнеса это означает сокращение времени на согласование, снижение расходов на бумагу и курьерские сервисы, а также минимизацию ошибок, которые люди допускают при ручной работе с документами.

Бюджетные организации получают прозрачный контроль сроков и атрибутов документов, регламентированные маршруты обработки, четкое выполнение требований к делопроизводству, хранению, архивированию и уничтожению документов. Участие в закупках, проведение тендеров и управление общими процессами становится значительно эффективнее, когда все документы в порядке.

Нужно ли распечатывать документы, оформленные через ЭДО?

Нет, если документ подписан квалифицированной электронной подписью, он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный оригинал.

Какие сроки подписания документов по закону?

Сроки зависят от вида документа. Например, универсальный передаточный документ (УПД) должен быть подписан в течение 5 календарных дней.

Важно учитывать, что датой подписания электронного документам считается дата формирования ЭП, и это время фиксируется системой СЭД. Однако, для первичной документации важна дата составления документа, так как именно она совпадает с датой совершения операции, и она входит в список обязательных реквизитов документов. Следует это учитывать при работе с бухгалтерской и налоговой отчетностью.

Что считается нарушением при использовании ЭДО?

К нарушениям относятся: несоблюдение сроков подписания, использование неквалифицированной подписи для юридически значимых документов, отсутствие должного хранения или защиты данных.

Когда ЭДО имеет юридическую силу?

ЭДО имеет юридическую силу, если используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), соблюдены установленные форматы документов, а процесс обмена соответствует требованиям законодательства (между обеими сторонами заключено соглашение об обмене документами через оператора ЭДО).

Какой закон регламентирует электронный документооборот?

ЭДО регулируется целым рядом федеральных законов, в том числе 63-ФЗ «Об электронной подписи», 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», 152-ФЗ «О персональных данных» и ФЗ-377 для кадрового ЭДО.

Можно ли интегрировать ЭДО с CRM и другими корпоративными системами?

Да, современные системы ЭДО поддерживают интеграцию с популярными управленческими системами. Однако, платформа ELMA365 предлагает и ЭДО, и CRM, и управление проектами сразу в едином интерфейсе.

Сколько времени занимает внедрение СЭД?

В среднем от 2 до 6 месяцев, в зависимости от масштабов компании, числа пользователей и необходимости интеграций.