Дизайн и интерфейс CRM: примеры лучших UX-решений
От внешнего вида CRM-системы зависит, смогут ли сотрудники делать свою работу быстро и эффективно. В данной статье разберем особенности и рассмотрим примеры некоторых ТОП CRM-систем.
Электронный документооборот перестал быть просто удобной опцией и постепенно становится нормой для бизнеса и госструктур. Закон об электронном документообороте закрепляет правила, по которым компании должны обмениваться документами, использовать электронную подпись и хранить данные. Причем для бизнеса это не только вопрос соответствия требованиям государства, но и возможность ускорить процессы, снизить расходы и исключить человеческие ошибки.
Чтобы правильно перейти на ЭДО, важно понимать, какие законы действуют, какие документы обязательны для перевода в электронный формат и какую систему выбрать для автоматизации. В этой статье разберём правовые основы ЭДО и СЭД, ключевые изменения законодательства и посмотрим, как современные платформы, например, ELMA365, помогают бизнесу оставаться в рамках требований регуляторов и при этом повышать эффективность своих процессов.
Краткое содержание:
- Общие положения и ключевые определения
- Закон об ЭДО: что регулирует и для кого
- Правовая база электронного документооборота в России
- Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
- Электронный документооборот между контрагентами
- Требования к ЭДО и СЭД по закону
- Пример соответствующей платформы: ELMA365 СЭД
- Часто задаваемые вопросы
- Заключение
Общие положения и ключевые определения
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена юридически значимыми документами в электронном виде. Он включает в себя создание, отправку, подписание и хранение документов с использованием электронной подписи.
Системы электронного документооборота (СЭД) — это программные решения, которые обеспечивают автоматизацию этих процессов: маршрутизацию документов, контроль сроков согласования, централизованное хранение и защиту данных.
Здесь важно провести разграничение: закон регулирует процесс ЭДО, а не конкретное ПО. Но именно от выбора платформы зависит, насколько легко компания выполнит требования законодательства. Современные решения, такие как ELMA365, дают возможность выстроить единое пространство для работы с документами и интегрировать ЭДО во все бизнес-процессы компании.
Закон об ЭДО: что регулирует и для кого
Закон об ЭДО устанавливает правила обмена документами между организациями, сотрудниками и государственными органами. Он определяет:
- какие виды документов могут оформляться в электронном виде;
- как должна применяться электронная подпись;
- кто несет ответственность за хранение и защиту данных.
Для компаний это означает необходимость выстраивать процессы не только исходя из удобства, но и в строгом соответствии с законодательством. Закон об ЭДО касается и малого бизнеса, и крупных корпораций, но масштабы внедрения зависят от количества сотрудников, отрасли и уровня взаимодействия с государственными органами.
Обязателен ли электронный документооборот по закону
ЭДО может быть как обязанностью, так и правом — всё зависит от сферы деятельности и типа документов.
Существует ряд случаев, когда использование электронного формата закреплено законодательно:
- Госзакупки и тендеры. В соответствии с ФЗ № 44 и № 223 обмен документами между участниками возможен только в электронном виде.
- Отчётность в госорганы. Компании обязаны сдавать налоговую, бухгалтерскую и статистическую отчётность в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат через ЭДО.
- Счета-фактуры и универсальные передаточные документы (УПД). Для организаций, применяющих НДС, ФНС требует использование электронного формата по установленным стандартам.
- Кадровый документооборот. Для федеральных и муниципальных учреждений электронная форма кадровых документов обязательна в рамках программ цифровизации госуправления.
- Грузоперевозки. ЭДО становится обязательным для большинства грузоотправителей и грузоперевозчиков начиная с 1 сентября 2026 года. Это касается транспортных накладных, экспедиторских и других документов.
Импортные товары и маркированная продукция. ЭДО обязателен для учёта импортных товаров и работы с маркированной продукцией. Список товаров, подлежащих маркировке, указан в Распоряжении Правительства РФ от 28.04.2018 N 792-Р.
В остальных случаях переход на ЭДО остаётся добровольным. Компания может спокойно использовать бумажный документооборот, если:
- контрагент не подключен к оператору ЭДО или стороны пока не подписали соглашение об электронном обмене;
- речь идёт о внутренних документах, не требующих юридического подтверждения.
Игнорирование установленных требований может привести к нарушению сроков отчётности, штрафам и блокировке учётных записей в системах ФНС или на электронных торговых площадках. Кроме того, отсутствие электронных подписей делает документы юридически недействительными в тех сферах, где ЭДО обязателен.
| Сфера применения | ЭДО обязателен? | Законодательное основание |
|---|---|---|
| Маркировка товаров | Да | Постановление Правительства |
| Отчетность в ФНС | Да | Налоговый кодекс РФ |
| Кадровые документы | Да (с 2024) | ТК РФ |
| Внутренний документооборот | Нет | По желанию компании |
Правовая база электронного документооборота в России
Правовая база электронного документооборота в России формируется из федеральных законов, подзаконных актов и практики применения электронных подписей. Она определяет, какие документы можно оформлять в цифровом виде, как именно они должны подписываться и храниться, а также какие требования должны учитывать компании при переходе на ЭДО. Разберем основные нормативные документы и правила, на которые нужно опираться в работе.
Федеральные законы, регулирующие ЭДО
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — закрепляет виды электронных подписей, порядок их использования и требования к удостоверяющим центрам.
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информациирегулирует обработку данных в электронном виде, включая безопасность и доступ.
Приказы, ГОСТЫ и Нормы
- Приказ ФНС России № ММВ-7-6/36@ — утверждает формат обмена юридически значимыми электронными документами между налогоплательщиками и ФНС.
- Приказ Минцифры России № 486 от 29.12.2021 — устанавливает требования к операторам электронного документооборота, включая технические параметры, защиту данных и порядок идентификации пользователей.
- ГОСТ Р 53898-2013 и ГОСТ Р 57580-2017 — определяют требования к защите информации, используемой в электронных архивах и финансовых организациях.
- Нормативы ПФР и ФСС — регулируют передачу кадровых и страховых документов в электронном виде.
Список основных нормативно-правовых документов, регулирующих электронный документооборот
| Закон | Что регулирует | Для кого актуален | Особенности |
|---|---|---|---|
| 63-ФЗ «Об электронной подписи» | Электронная подпись | Все компании и индивидуальные предприниматели | Определяет виды ЭП, порядок их использования и требования к удостоверяющим центрам |
| 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» | Информация, ИТ и защита данных | Все организации, работающие с электронными документами | Регулирует обработку, безопасность и доступ к электронным данным |
| Приказ ФНС России № ММВ-7-6/36@ | Формат обмена юридически значимыми электронными документами | Налогоплательщики и ФНС | Устанавливает формат и порядок обмена юридически значимыми ЭДО |
| Приказ Минцифры России № 486 от 29.12.2021 | Требования к операторам электронного документооборота | Операторы ЭДО и компании, использующие электронный документооборот | Определяет технические параметры, защиту данных и идентификацию пользователей |
| ГОСТ Р 53898-2013 и ГОСТ Р 57580-2017 | Требования к защите информации | Финансовые организации и компании, использующие электронные архивы | Регламентируют хранение и защиту данных в электронных архивах |
| Нормативы ПФР и ФСС | Передача кадровых и страховых документов | Работодатели и страховые организации | Регулируют обмен кадровыми и страховыми документами в электронном виде |
Электронная подпись: закон и практика
Ключевым элементом ЭДО остаётся электронная подпись. Ее использование регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011, который определяет виды ЭП и их применение. Так, только КЭП безоговорочно может послужить аналогом собственноручной подписи и печати на документах. Судебная практика подтверждает: если документ подписан КЭП, он имеет такую же силу, как и бумажный оригинал.
Что такое СЭД и при чём тут закон
Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое помогает автоматизировать процессы работы с документами внутри компании, маршрутизировать документы, контролировать сроки, настраивать доступ. Важно понимать, что закона о СЭД не существует.
Закон регулирует не СЭД как программу, а процесс электронного документооборота. То есть законодательство говорит: документы должны подписываться электронной подписью, храниться определенное количество лет и быть доступны для проверки. А уже задача СЭД — обеспечить, чтобы эти требования выполнялись без сбоев.
Например, платформа ELMA365позволяет настраивать маршруты согласования так, чтобы они учитывали все юридические нюансы: сроки подписания, форматы документов обязательных участников, в том числе внешних операторов ЭДО. Благодаря этому компания остаётся в правовом поле и при этом получает удобный инструмент для ежедневной работы.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО)
КЭДО регулируется отдельными нормами и законами, которые определяют, как вести трудовые документы в цифровом виде. В отличие от общего ЭДО, здесь важен не только порядок подписания и хранения документов, но и защита персональных данных сотрудников. Рассмотрим, какие законы формируют правовую базу КЭДО, какие документы можно переводить в электронный формат и как на практике компании выстраивают цифровые процессы работы с кадрами.
Закон об электронном кадровом документообороте: суть и отличия
Законодательная база КЭДО закреплена в Трудовом кодексе и Федеральном законе № 377-ФЗ, который определяет правила использования кадрового ЭДО и по сути является одним из законов об электронном кадровом документообороте.
Отличие КЭДО от других направлений в том, что здесь речь идет не только о сроках и форматах документов, но и о персональных данных сотрудников. Поэтому компании обязаны обеспечивать не только юридическую силу документов, но и их конфиденциальность, учитывая также и требования закона 152-ФЗ «О персональных данных».
Трудовые документы в решении ELMA365. К документам настраивается гибкий доступ в зависимости от должности сотрудника, и данные надежно защищены.
Какие документы можно переводить в КЭДО
В электронном виде могут оформляться приказы о приеме и увольнении, заявления на отпуск, графики отпусков, трудовые договоры, дополнительные соглашения и многие другие документы. При этом сотрудник имеет право отказаться от КЭДО и продолжать работать с бумагой.
Нормативная база КЭДО: ТК РФ и ФЗ-377
Закон № 377-ФЗ внес поправки в Трудовой кодекс и закрепил возможность вести кадровую документацию в электронном виде, установив правила для создания, подписания, хранения и использования цифровых кадровых документов. Определены также виды электронных подписей, которые должны использовать участники КЭДО. Так, работодатель может использоваться КЭП и НЭП, а сотрудники могут применять ПЭП.
Сегодня КЭДО уже активно внедряется в крупных компаниях, а также становится удобным инструментом для малого и среднего бизнеса, где важно экономить ресурсы и ускорять процессы. Выбирая программное обеспечение для организации СЭД, обратите внимание на готовые решения для КЭДО. К примеру, в ELMA365 предусмотрена автоматизация процессов трудоустройства, увольнения и перевода внутри компании, есть готовые шаблоны документов, встроенная аналитика и защищенный электронный архив.
Простая форма заявки на увольнение в решении ELMA365 КЭДО
Электронный документооборот между контрагентами
Электронный документооборот между контрагентами регулируется законом и нормативными актами, которые определяют порядок обмена договорами, актами, счетами-фактурами и другими документами. Чтобы такой обмен имел юридическую силу, компании должны учитывать требования к форматам, срокам подписания и видам электронной подписи. Разберём, что именно регулирует закон, какие форматы обязательны, как согласовать условия ЭДО в договоре и какие риски несут нарушения установленных правил.
Что регулирует закон об ЭДО между контрагентами
При работе с партнёрами компания должна не только договориться об электронном обмене, но и учитывать юридические требования. Закон об ЭДО между контрагентами определяет порядок подписания договоров, актов, счетов-фактур и универсальных передаточных документов (УПД).
Обязательные и необязательные форматы обмена
Обязательным является использование утверждённых ФНС форматов для налоговой и бухгалтерской отчетности. Остальные документы (например, договоры и акты сверки) компании могут обменивать в удобном им виде — цифровом или электронном. Выбирая цифровой обмен, следует придерживаться рекомендованных ФНС форматов. Так ФНС уже утвердила форматы некоторых электронных перевозочных документов, например, электронной транспортной накладной, путевого листа, заказа и заявки.
Также Приказом ФНС РФ от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115 утвержден договор в формате XML в дополнение к ранее утвержденному формату PDF/A-3. Выбрать для обмена в можете любой из них.
Согласование условий ЭДО в договоре
Чтобы электронный документооборот имел юридическую силу, компании заключают договор об обмене документами через ЭДО. В договоре должно быть прописано: какие документы будут использоваться в электронном виде, какая подпись применяется и через какие каналы ведется обмен.
Сроки и ответственность по закону
Срок подписания документов по ЭДО по закону регулируется не только ФЗ и нормативными актами, а также условиями договора между компаниями. Например, УПД должен быть подписан в течение 5 календарных дней, если не оговорено иное. Нарушение этих сроков может привести к штрафам или претензиям со стороны налоговых органов.
Требования к ЭДО и СЭД по закону
Законодательство предъявляет строгие требования как к самому процессу электронного документооборота, так и к системам, которые его обеспечивают.
С точки зрения ЭДО, обязательными являются: использование квалифицированной электронной подписи (КЭП), хранение документов в установленные законом сроки, возможность восстановления цепочки подписей и доступа к документам для проверяющих органов.
С точки зрения СЭД, система должна обеспечивать: защиту персональных данных, разграничение прав доступа, хранение журналов действий пользователей и интеграцию с государственными информационными системами. Без этих условий ЭДО может быть признан недействительным, что чревато штрафами и потерей юридической силы документов.
Электронный архив в ELMA365 с преднастроенными видами документов согласно требованиям ФНС
Переход на ЭДО: обязательность, сроки, ответственность
Переход на электронный документооборот идёт поэтапно, и закон об обязательном ЭДО для всех сфер бизнеса пока не принят. На сегодняшний день ЭДО обязателен для ряда направлений: налоговая отчетность, кадровый документооборот для организаций, выбравших КЭДО. Постепенно список расширяется.
Сроки перехода зависят от конкретной сферы. Например, налогоплательщики уже обязаны сдавать декларации в электронном виде, а кадровый ЭДО может быть внедрен в компании только с согласия работников.
Ответственность за нарушение установленных правил лежит на работодателе или компании: штрафы предусмотрены как за несвоевременное подписание документов, так и за несоблюдение требований к хранению и использованию электронной подписи.
Как обеспечить соответствие ЭДО законодательству с помощью ELMA365
Выбирая систему ЭДО, важно не ограничиваться удобством интерфейса или ценой. Ключевой критерий — соответствие требованиям ФЗ и нормативных актов. Система должна поддерживать работу с КЭП, обеспечивать хранение и архивирование документов, а также иметь сертификаты соответствия по защите данных.
Для бизнеса с распределенной структурой важно наличие облачного доступа, интеграции с бухгалтерией, ERP и HR-системами. Для малого бизнеса — простота запуска и возможность масштабирования по мере роста компании.
Современные платформы, такие как ELMA365, позволяют закрыть сразу все задачи: и юридически значимый документооборот с контрагентами, и внутренний СЭД, и кадровый ЭДО.
Соответствие требованиям законодательства
ELMA365 поддерживает работу с квалифицированной электронной подписью и полностью соответствует нормам российского законодательства. Это гарантирует юридическую силу документов при взаимодействии как с контрагентами, так и с государственными органами.
Готовый модуль интеграции с оператором ЭДО Диадок в ELMA365
Решения для кадрового и юридически значимого ЭДО
Платформа позволяет организовать кадровый документооборот в соответствии с ФЗ-377 и Трудовым кодексом: вести трудовые договоры, приказы, заявления и графики отпусков в электронном виде. ELMA365 предлагает готовое решение для организации КЭДО, следовательно, у вас сразу будут шаблоны и маршруты документов, обязательные реквизиты и безопасный архив.
Для внешнего обмена с партнерами ELMA365 обеспечивает корректный формат передачи документов и контроль сроков подписания за счет внутренних инструментов платформы и интеграции с оператором ЭДО Диадок.
Преимущества для бизнеса и бюджетных организаций
ELMA365 легко интегрируется с другими корпоративными системами, а также сама предоставляет решения для управления внутренними процессами, продажами, проектами и сервисным центром. Для бизнеса это означает сокращение времени на согласование, снижение расходов на бумагу и курьерские сервисы, а также минимизацию ошибок, которые люди допускают при ручной работе с документами.
Бюджетные организации получают прозрачный контроль сроков и атрибутов документов, регламентированные маршруты обработки, четкое выполнение требований к делопроизводству, хранению, архивированию и уничтожению документов. Участие в закупках, проведение тендеров и управление общими процессами становится значительно эффективнее, когда все документы в порядке.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли распечатывать документы, оформленные через ЭДО?
Нет, если документ подписан квалифицированной электронной подписью, он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный оригинал.
Какие сроки подписания документов по закону?
Сроки зависят от вида документа. Например, универсальный передаточный документ (УПД) должен быть подписан в течение 5 календарных дней.
Важно учитывать, что датой подписания электронного документам считается дата формирования ЭП, и это время фиксируется системой СЭД. Однако, для первичной документации важна дата составления документа, так как именно она совпадает с датой совершения операции, и она входит в список обязательных реквизитов документов. Следует это учитывать при работе с бухгалтерской и налоговой отчетностью.
Что считается нарушением при использовании ЭДО?
К нарушениям относятся: несоблюдение сроков подписания, использование неквалифицированной подписи для юридически значимых документов, отсутствие должного хранения или защиты данных.
Когда ЭДО имеет юридическую силу?
ЭДО имеет юридическую силу, если используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), соблюдены установленные форматы документов, а процесс обмена соответствует требованиям законодательства (между обеими сторонами заключено соглашение об обмене документами через оператора ЭДО).
Какой закон регламентирует электронный документооборот?
ЭДО регулируется целым рядом федеральных законов, в том числе 63-ФЗ «Об электронной подписи», 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», 152-ФЗ «О персональных данных» и ФЗ-377 для кадрового ЭДО.
Можно ли интегрировать ЭДО с CRM и другими корпоративными системами?
Да, современные системы ЭДО поддерживают интеграцию с популярными управленческими системами. Однако, платформа ELMA365 предлагает и ЭДО, и CRM, и управление проектами сразу в едином интерфейсе.
Сколько времени занимает внедрение СЭД?
В среднем от 2 до 6 месяцев, в зависимости от масштабов компании, числа пользователей и необходимости интеграций.
Заключение
Закон об электронном документообороте постепенно формирует новую реальность для бизнеса: компании обязаны шаг за шагов переходить на цифровые процессы и выстраивать работу с документами в соответствии с новыми нормативными требованиями. Важно понимать, что это не только формальность, но и возможность оптимизировать внутренние процессы, снизить расходы и повысить прозрачность работы.
Успех внедрения зависит от выбора подходящей платформы. Решение ELMA365 CSP сочетает в себе соответствие законодательству, удобство для сотрудников и гибкость настройки, что делает его оптимальным выбором для компаний любого масштаба.
