Замена Microsoft SharePoint: как перейти на отечественную платформу и сохранить цифровую инфраструктуру

Вопрос замены Microsoft SharePoint перестал быть гипотетическим. Если раньше организации задумывались об импортозамещении как о «плане Б», то сегодня – это уже «план А» с четким дедлайном. Причина кроется не в патриотизме, а в банальной деловой необходимости: доступ к Microsoft 365 усложняется, лицензии дорожают, реальны риски блокировок.

Microsoft SharePoint долгие годы был де-факто стандартом корпоративной совместной работы: внутренние порталы, библиотеки документов, рабочие процессы, оргструктура, календарное планирование и даже управление задачами. Вокруг этой платформы выстроилась полноценная цифровая экосистема.

При замене необходимо не просто найти альтернативу, а выстроить её так, чтобы не развалился корпоративный ландшафт, чтобы и документы открывались, и задачи ставились, и процессы двигались по маршрутам. Нужна полноценная система, которая берёт на себя весь привычный для сотрудников функционал.

Одной из таких альтернатив стала ELMA365. Российская платформа ориентирована на бизнес-процессы, документооборот и цифровые рабочие места. В этой статье разберем, почему компании ищут замену Microsoft SharePoint, как проходит импортозамещение, какие альтернативы реально работают, какие кейсы перехода уже реализованы и что нужно учитывать, чтобы миграция прошла безболезненно.

Краткое содержание

• Почему российские компании массово отказываются от Microsoft SharePoint

• Импортозамещение Microsoft SharePoint: что включает процесс

• Альтернатива Microsoft SharePoint: какие российские решения доступны

• Кейсы замены Microsoft SharePoint: как организации решают задачи импортозамещения

• Миграция с Microsoft SharePoint: этапы перехода

• Почему ELMA365 — эффективная замена Microsoft SharePoint для российских компаний

• Часто задаваемые вопросы о замене Microsoft SharePoint

Почему российские компании массово отказываются от Microsoft SharePoint

Начиная с 2022 года ситуация стала стремительно ухудшаться по нескольким направлениям:

1. Теряется доступ к облачному Microsoft 365. В ряде случаев корпоративные учетные записи блокируются, лицензии не продлеваются, а служба поддержки просто не отвечает или требует коммуникации через VPN. Даже при оплате по «серым» схемам ни один бизнес не может быть уверен, что завтра его инфраструктура не будет отключена.

2. Лицензионная политика Microsoft становится запутанной. Одинаковые на вид лицензии могут давать разные права в зависимости от региона и даты покупки. Некоторые обновления перестают быть доступными, если продукт активирован за пределами официальных рынков.

3.  Увеличивается стоимость владения. После санкционного давления и колебаний валют бизнес увидел, насколько невыгодно держать на плаву зарубежную платформу: постоянные доплаты, сложность сопровождения, рост цен на интеграцию. Всё это делает SharePoint непредсказуемым элементом ИТ-ландшафта.

Кроме того, риски блокировки данных стали реальными. Облако – это чужой сервер. И даже если SharePoint развернут on-premise, то обновления, патчи безопасности, компоненты BI и интеграции остаются привязанными к глобальной инфраструктуре Microsoft. Как только она «обрубается», тут же на локальной площадке начинаются проблемы: от ошибок в сценариях до невозможности авторизации.

Логично, что в этой ситуации усилился интерес к отечественным платформам, которые предлагают не просто альтернативу, а полноценную замену иностранцу.

Импортозамещение Microsoft SharePoint: что включает процесс

Импортозамещение SharePoint не напрямую заменяет имеющуюся платформу, а строит новый цифровой поток: порталы, кастомизированные процессы, BPM, СЭД, совместную работу. Речь идёт о полной реконструкции среды, которая задействована в повседневной работе всей компании.

Что замещается в первую очередь? Прежде всего документооборот и рабочие порталы. В SharePoint традиционно хранились шаблоны, документы, архивы, библиотеки, списки. Здесь же запускались бизнес-процессы, выполнялись согласования, хранилась переписка по задачам. Всё это подлежит не механическому копированию, а воссозданию логики взаимодействия в новой системе.

Одна из самых сложных частей замещения состоит в том, чтобы каждый сценарий внутри SharePoint мог включать триггеры, автоматические уведомления, интеграции с почтой, синхронизацию с AD, различные роли и ограничения. Многие такие схемы исторически сложились под конкретную специфику бизнеса и требуют кастомного переноса.

Что ожидается от отечественной платформы, чтобы она могла полноценно заменить SharePoint:

• Гибкая настройка прав и ролей: от скрытия отдельных полей до управления доступом на уровне действий и статусов;

• Поддержка распределенных бизнес-процессов: работа с подписями, уведомления, автоматические действия, роутинг задач.

Для успешного импортозамещения критично сохранить привычные сценарии работы пользователей. Если после миграции человек вместо одного клика делает пять, эффективность системы будет под вопросом, даже если технически она работает идеально.

Переход на новую платформу требует включённости сразу нескольких команд: ИТ, бизнес-аналитиков, проектных менеджеров и внутренних заказчиков. Каждый участок нужно разобрать, перенести, проверить и снова согласовать.

Самый сложный момент состоит в воспроизведении сценариев совместной работы. В SharePoint всё завязано на микровзаимодействиях: кто к какому документу имеет доступ, какие уведомления получает, кто должен согласовать следующую итерацию. Перенести эти сценарии «один в один» технически невозможно, придётся их адаптировать.

Альтернативы должны быть готовы к работе в реальных боевых условиях. Современные отечественные платформы, такие как ELMA365, предъявляют к себе высокие требования, потому что бизнес не готов к потере функционала. В фокусе внимания: гибкая настройка прав доступа, возможность построения адаптивных бизнес-процессов без глубокого программирования, а также масштабируемость и поддержка онлайнового взаимодействия.

Альтернатива Microsoft SharePoint: какие российские решения доступны

На фоне массового запроса на замену в качестве альтернативы Microsoft SharePoint российский рынок предлагает ряд зрелых платформ, способных закрыть основные задачи корпоративного документооборота, совместной работы и автоматизации бизнес-процессов.

Среди наиболее заметных решений:

• ELMA365 — цифровая платформа с low-code возможностями. Отличается модульностью, гибкой настройкой и возможностью строить пользовательские интерфейсы и сценарии без программирования;

• 1С:Документооборот — флагман среди корпоративных СЭД. Подходит тем, кто уже использует 1С как основу ИТ-ландшафта;

• Directum RX— сильная BPM+ECM-платформа, хорошо интегрируется с документоориентированными процессами;

• Docsvision — зарекомендовавшее себя решение с упором на согласование и хранение документов;

• КейсПро — отечественный игрок с возможностями по адаптации под отраслевые кейсы.

При принятии решения о выборе платформы важно помнить, что не существует идеальной «копии SharePoint», и это не нужно. Ваша цель состоит в том, чтобы не повторить каждую мелочь, а создать устойчивую инфраструктуру, которая решает те же задачи.

ELMA365 объединяет несколько направлений в одной платформе: BPM, CRM, процессы и цифровые рабочие места. Стоит отметить такую черту как гибкость: платформа не навязывает жесткую структуру, а предлагает гибкий low-code конструктор, на котором можно собрать корпоративный портал, личный кабинет сотрудника, систему заявок и внутренний HelpDesk без команды разработчиков.
Во-вторых, скорость запуска: первые процессы можно развернуть за недели, а не месяцы.
Наконец, ELMA365 – это единая среда, в которую можно включить CRM, управление задачами, интеграции с внутренними и внешними системами.

Рассмотрим детально отличия в рамках типовых задач.

Функции SharePoint	Аналог в ELMA365	Особенности
Документы, библиотеки	Модуль «Документооборот»	Гибкие маршруты, контроль версий
Корпоративный портал	Конструктор интерфейсов	Создание рабочих пространств
Workflow, автоматизация процессов	BPM-механизм + скрипты	Маршруты, роли, действия
Списки, метаданные	Структуры данных + формы	Связи, справочники, фильтрация

ELMA365 становится наиболее сбалансированным решением для компаний, которые ищут гибкую, быстро внедряемую и масштабируемую платформу. Это делает ее привлекательной не только для госсектора и корпораций, но и для растущих компаний, которым важна скорость изменений и минимизация IT-зависимостей.

Кейсы замены Microsoft SharePoint: как организации решают задачи импортозамещения

Опираясь на Microsoft SharePoint кейсы, которые демонстрируют успешные практики реализации миграции, гораздо проще принять некое решение. Давайте рассмотрим конкретный.

Акцент на облачную платформу «Лаборатории Касперского»

Когда срок действия контракта с иностранным поставщиком подходил к концу, команда «Лаборатории Касперского» не стала тянуть до последнего. В июле 2022 года они выбрали отечественную low-code платформу ELMA365 и оперативно включились в миграцию.

Времени на раскачку не было: уже в октябре 2023 года запускался пилот. Чтобы всё шло по плану, специалисты компании и интеграторы совместно вложили более 20 000 человеко-часов. Работы велись в условиях жёсткого дедлайна, но с прицелом на устойчивый результат.

Что удалось реализовать:

• Автоматизация закупок и процессов информационной безопасности — ключевые зоны, которые требовали срочного переноса;

• Переход с облака на on-prem решения — часть бизнес-процессов перенесли в защищённый контур и построили на базе ELMA365;

•Разделение задач на треки — из-за сложности требований полный функционал не удалось уместить в одной системе, поэтому процессы декомпозировали;

Начало автоматизации в блоке sales-маркетинга — выстраивается сквозной процесс согласования бизнес-активностей на новой платформе.

Проект позволил сделать шаг в сторону цифровой зрелости и гибкости. Переход с SharePoint дал возможность пересмотреть архитектуру решений и запустить те процессы, которые раньше упирались в ограничения старой системы.

Миграция с Microsoft SharePoint: этапы перехода

На первый взгляд кажется, что Microsoft SharePoint миграция данных — дело техники. Но. Объёмы данных в базе велики, а их структура сложна. При «прямом копировании» легко потерять важные связи и настройки.

Бизнес-процессы, автоматизированные в SharePoint, тоже подвержены риску. Если не проанализировать их и не адаптировать под новую платформу, можно столкнуться с ситуацией, когда задачи и уведомления не приходят вовремя, согласования «зависают», а отчёты становятся недостоверными. Нельзя просто механически копировать старые workflow, нужно пересматривать их, чтобы сделать более прозрачными, логичными и быстрыми.

Особенно аккуратно стоит подходить к тяжёлым компонентам, вроде интеграций с ERP, BI-системами или корпоративными хранилищами. Здесь не обойтись без тщательной отладки и, часто, доработок, чтобы не потерять бизнес-логику.

Теперь представьте: вы решили просто «перетащить» всё это добро в новую систему: экспортировать документы, списки, порталы, скрипты, бизнес-правила. Перенос без переосмысления структуры и процессов почти гарантированно приведёт к созданию цифрового лабиринта неудобного, непонятного, с кучей дублей и несогласованных прав.

Вот что поможет свести риски к минимуму:

1.  Тщательное планирование и поэтапный подход.

2.  Оптимизация процессов — не всё, что было в SharePoint, нужно брать «в копилку».

3.  Максимальное вовлечение пользователей, чтобы переход не стал стрессом.

4.  Использование проверенных инструментов миграции и автоматизации.

При грамотной организации всех процессов поэтапный переход на самом деле будет выглядеть простым и быстрым.

В миграции участвуют сразу несколько групп:

• IT-отдел отвечает за техническую сторону и настройку платформы;

• Руководители подразделений формируют требования и контролируют процессы;

• Внешние интеграторы и консультанты, помогающие не упустить важные детали и сделать переход безболезненным.

На первом этапе разбираются, как именно сейчас живёт SharePoint в компании: какие документы и порталы важны, какие процессы автоматизированы, как устроены права доступа и интеграции.

Дальше выбирают решение, и не просто «чтобы было», а реально подходящее под задачи и масштабы компании. Важно учитывать функционал, совместимость с остальной IT-экосистемой, локализацию и поддержку. Ведь никто не хочет ждать ответа от саппорта за полмира.

На третьем шаге проводят тестирование. Здесь нужно прогонять сценарии, максимально приближенные к реальной работе. Проверять, что все документы на месте, права работают, процессы запускаются. Это момент, когда выявляются скрытые проблемы и недоработки, которые проще исправить заранее, чем потом на боевом сервере.

И, наконец, собственно запуск и внедрение. Это всегда волнительно, когда сотрудники начинают пользоваться новой системой, а ты отвечаешь за плавность перехода и непрерывность работы. Не забудьте организовать поддержку пользователей, обучить их и оперативно реагировать на возникающие вопросы.

Почему ELMA365 — эффективная замена Microsoft SharePoint для российских компаний

ELMA365 сегодня воспринимается как одна из самых сбалансированных отечественных платформ, способных полноценно заменить Microsoft SharePoint. В основе её возможностей лежит набор инструментов, который объединяет цифровые рабочие места, управление документами и бизнес-процессами, а также low-code конструктор для быстрой настройки и адаптации под уникальные задачи компании. Получается система, гибкая среда, которая подстраивается под реальные нужды бизнеса без зависимости от разработчиков.

Преимущества ELMA365:

1.  Совместная работа организована так, чтобы команда действительно чувствовала себя в одной цифровой экосистеме: корпоративные порталы, согласование документов, обмен файлами и управление жизненным циклом документов от «создать» до «архивировать»;

2.  Работает по российским законам, что даёт гарантию хранения и обработки данных внутри страны без VPN и бесконечных ожиданий от иностранной техподдержки. Пунктик для крупных компаний и госсектора;

3.  Позволяет сэкономить: никаких сложных схем лицензирования, никакой переплаты за ненужный функционал;

4.  Отлично справляется с задачей замены Microsoft SharePoint, предлагая готовые решения для основных внутренних процессов, которые важны в любой российской компании.

Пройдём по нюансам. HR-портал – это полноценный цифровой инструмент, который автоматизирует оформление отпусков, командировок и заявлений. Платформа умеет интегрироваться с системами расчёта зарплаты, автоматически создавая и проводя приказы на основе одобренных заявок. Таким образом, HR-специалисты получают удобный инструмент, сокращающий ручную работу и минимизирующий ошибки.

В части внутренних сервисов ELMA365 помогает создавать прозрачные и удобные процессы для оформления заявок на всё в единой системе: сотрудники заполняют формы, они автоматически идут на согласование и исполнение, что исключает «потерянные» заявки и снижает нагрузку на админов.

Что касается служебных записок, платформа упрощает их создание и согласование: каждый документ получает чёткий маршрут и статус, а ответственные лица вовлечены в процесс без лишней бюрократии. Это позволяет контролировать весь цикл без проволочек и ручного контроля.

Наконец, ELMA365 покрывает все нужды по заявкам и отчётам, будь то командировочные или другие бизнес-запросы. Унифицированные формы и автоматические маршруты согласования делают этот процесс быстрым и прозрачным, а руководители всегда имеют под рукой актуальную информацию.

Таким образом, ELMA365 учитывает особенности российских компаний, помогает снизить затраты и повысить эффективность благодаря удобным low-code инструментам и встроенным бизнес-сценариям.

Часто задаваемые вопросы о замене Microsoft SharePoint

Можно ли полностью заменить Microsoft SharePoint на российское решение?

Да, ELMA365 и другие платформы позволяют воспроизвести ключевые сценарии работы.

Что происходит с данными из SharePoint Online?

Данные можно выгрузить и перенести, включая структуру, права и атрибуты.

Какие сложности возникают при миграции?

Основные: воссоздание структуры, перенастройка Workflow, обучение сотрудников.

Поддерживает ли ELMA365 совместную работу как в SharePoint?

Да, реализованы общие рабочие пространства, задачи, комментирование, маршруты.

Можно ли использовать ELMA365 в качестве внутреннего портала?

Да, платформа поддерживает кастомные порталы и настройку интерфейсов.

Насколько безопасна новая система?

Все данные размещаются в РФ, соответствуют требованиям ФЗ-152, ГОСТ.

Есть ли опыт миграции с SharePoint?

Да, проекты реализуются, особенно в госсекторе и крупном бизнесе.

Можно ли начинать с малого и расширяться позже?

Да, система масштабируется от одного процесса до всей организации.

Что дешевле: остаться на SharePoint или перейти на ELMA365?

В долгосрочной перспективе переход выгоднее из-за отсутствия валютных рисков и подписок