Июльский релиз ELMA365

Расширение возможностей телефонии, оптимизация работы операторов поддержки, улучшение чат-ботов и другое. 

В начале года мы выпустили «Roadmap ELMA365 2022». Чтобы получить дорожную карту с результатами первого, второго кварталов и планами на год, обратитесь к вашему менеджеру или напишите на почту inbox@elma365.com. Раз в квартал мы будем обновлять RoadMap, указывать в нем то, что сделано и уточнять дальнейшие планы. Ниже подробнее о том, что мы сделали в июле. 

ELMA365 CRM

Системное решение «Финансы»

Кликабельные суммы в виджете «Поступления» 

Фильтруйте интересующие показатели по плановым и фактическим поступлениям в один клик. В шапку виджета «Поступления» CRM-системы ELMA365 добавлена фильтрация поступлений по клику на суммы в шапке профиля. Предположим, что вы хотите посмотреть только плановые поступления, по которым возможны переносы. Для того, чтобы отобразить список таких поступлений, достаточно кликнуть на соответствующее поле в шапке виджета. Чтобы вернуться к отображению всех поступлений, кликните на «План» в верхней строке «Общая сумма поступлений».

Из учета поступлений в виджете исключены поступления в статусе «Отменено»

В виджете «Поступления» внесены изменения: плановые поступления и привязанные к ним фактические поступления, находящиеся в статусе «Отменено» (cancelled), исключены из отображения в виджете и подсчета итоговой суммы поступлений.

Сортировка по дате оплаты по умолчанию в приложении «Реестр поступлений» 

Для площадок, созданных после выпуска релиза 2022.7, в приложении «Реестр поступлений» установлена по умолчанию сортировка по полю «Дата оплаты». Если на вашей площадке у вас уже был добавлен раздел «Финансы», то вы можете сделать это самостоятельно или оставить имеющиеся настройки сортировки.

Развитие раздела Почта

Передача в контекст элементов приложения содержимого письма

Часто во входящем письме содержится такая информация, которую хочется сохранить в элементе приложения, которое дальше будет отправлено в работу. 

В этом релизе мы добавили возможность передавать содержимое из контекста письма в контекст элемента приложения, с которым связывается письмо. Здесь закрыты сразу два кейса: создание нового элемента из письма и передача в него значений из полей связывающего письма, а также привязка к созданному ранее элементу приложения с обновлением выбранных полей. Из контекста письма можно передать данные из таких полей, как «Тема письма», «Текст письма», «Дата», «От кого», «Кому», «Копия»  и «Вложения». После установления связи между письмом и элементом приложения, в контекст элемента приложения будут переданы данные из письма автоматически. 
Настройка соответствия полей приложения и письма настраивается администратором в разделе Администрирование — Настройка связей.  Пользователь — получатель письма при связывании с элементом приложения может выбрать, какие поля обновить данными, полученными в письме.

Папки-фильтры 

Настройте папки-фильтры для писем, принимаемых в ELMA365. Входящие письма, соответствующие условиям фильтрации, будут автоматически распределены по папкам. После изменений правил фильтрации к папке есть возможность применить новые правила ко всем письмам, которые не распределены по папкам-фильтрам и находятся в папке «Входящие».

В силу технических ограничений был выбран вариант реализации возможности задать фильтры для папок на стороне ELMA365, вместо захвата дерева папок по IMAP, настроенных в почтовом клиенте.

Автоподстановка адресов  при ответе с отправленного письма

При создании письма в режиме «Ответить» на входящее или ранее созданное исходящее письмо, в поле «Кому» автоматически подставляется и адресат письма.

Дубли

Учет прав на просмотр и редактирование при объединении/связывании дублей

В логику отображения найденных совпадений. Даже если у пользователя ограничены права доступа на просмотр элемента, с которым найдено совпадение, то пользователя необходимо проинформировать о том, что в системе уже содержатся схожие элементы.

 Дальнейшее взаимодействие пользователя с найденными элементами варьируется в соответствии с правами.

Создание записи в календаре участника «Встречи» (типовая CRM-задача)

В задачи CRM «Встреча» и «Вебинар» были внесены улучшения. Сейчас при планировании задач указанных типов у пользователей, выбранными участниками задачи, в календарях создается событие на заданное время, а также и задача в разделе «Задачи-Участвую». При переносе времени Встречи или Вебинара актуальное время устанавливается и в задаче, и в календаре.

Телефония

Реализация привязки модулей телефонии к любому приложению и настройка полей на всплывающем окне при входящем звонке

Расширена возможность работы интегрированной IP-телефонии с приложениями. Если раньше возможно было настроить связь только с приложениями раздела CRM, такими как «Сделки», «Лиды», «Контакты» и «Компании», то сейчас можно привязать телефонию к любому кастомному или системному приложению.

Также в соответствии с контекстом выбранного приложения администратор имеет возможность настроить поля на всплывающей карточке при входящем звонке. 

Настройки перенесены из раздела «Администрирование-Обработка входящего звонка» на страницу настройки модуля интеграции с телефонией.

ELMA ChatDesk

Шаблон для формирования названия сессии

Добавили возможность по формированию шаблона для наименования сессии. Шаблон позволяет операторам быстрее ориентироваться в списке сессий. В наименовании можно указать тему письма, клиента, дату, имя группового чата и т.д 

Шаблоны ответов ChatDesk

Теперь клиентам можно отвечать еще быстрее и универсальнее. В шаблоны ответов, которыми операторы могут пользоваться во время диалога с клиентами, также добавлены новые атрибуты, такие как: 

• имя клиента;
• дата создания сессии;
• название линии;
• название канала;
• название группы (для групповых чатов);
• тема письма (если канал поступления инбокс). 

Перевод между группами операторов в ChatDesk

Теперь распределение запросов стало еще более гибким за счет новой функции перевода на «Группу операторов». Группа операторов — это по сути любая созданная в системе группа и привязанная в линию в качестве операторов. 

Из детальника сессии можно назначать сессию на группу. При этом в очереди диалог будет доступен только тем операторам, которые состоят в этой группе.

Более того, если группа не выбрана, и оператор взял запрос из общего пула, то группа может быть проставлена автоматически по принадлежности к ней ответственного оператора. 
 
Все это позволяет разграничивать доступ и собирать статистику более детально. 

Счетчик сессий в очереди, которые может назначить супервизор

Еще один шаг на встречу удобства работы с сессиями — отдельный счетчик нераспределенных сессий для супервизора. В нем отображается информация о том, в скольких новых сессиях не выбран ответственный и где нужно его назначить. 
Индикатор располагается в левом нижнем углу. 

ELMA Bot

В июльском релизе мы добавили новые возможности авторизации и обмена файлами.

Low-code обмен файлами

Теперь для подачи заявок с приложенными файлами не нужно писать скрипты, в конструкторе сценариев появились Low-code блоки для передачи файлов.
Нововведения в редакторе сценариев позволяет боту принимать документы от пользователя и отправлять файлы пользователю в чат. Поддерживаются любые типы файлов: документы, фото, видео, аудио и т.д.

 
OAuth вход для аудитории бота

Вопрос безопасности при внедрении бота важен, когда бот работает с персонализированными или конфиденциальными данными, вне зависимости от типа аудитории. Теперь для бота можно настроить авторизацию пользователей через имеющийся портал или сайт клиента, который поддерживает протокол OAuth.

Документооборот

Ознакомление с ЭП

Современные требования к легитимному электронному документообороту включают в себя операции ознакомления с внутренними документами компании с применением электронной подписи. Для поддержания текущих требований законодательства ранее в ELMA365 была реализована возможность создания задач согласования документов с применением ЭП. В новой версии мы продолжаем развивать легитимный документооборот. Добавили возможность создавать задачи ознакомления с документами с применением ЭП.

В зависимости от требований регламентов можно независимо указывать необходимость подписания файла версии документа и его атрибутов.

Какие именно атрибуты будут включены в подпись, как и ранее, можно настроить в разделе «Настройки подписи» дополнительных настроек приложения.

Контракты

Реакция контракта на удаление источника

Мы продолжаем развивать поддержку контрактов в платформе ELMA365. В новой версии системы добавлена поддержка удаления приложения, используемого в контракте. При удалении такого приложения-источника, удаляются элементы этого источника и сам источник со страницы «Настройки источников» контракта.

Интеграция с Диадок

Продолжая функциональное развитие системы, мы не забываем и о безопасности. При создании и редактировании аккаунта на странице администрирования модуля Диадок, поле «Пароль» теперь замаскировано. 

При наличии ранее установленного модуля Диадок, его необходимо обновить. Если обновление доступно, вы увидите кнопку «Обновить» в верхней части страницы.

Процессы

Отключение подтверждающей формы при запуске процесса с кнопки

Главная цель автоматизации — сокращение издержек, в том числе временных. Мы это прекрасно понимаем, поэтому добавили возможность по необходимости выбрать, выводить ли подтверждающую форму при запуске процесса с кнопки. Для этого требуется выбрать пункт «Запускать процесс сразу по нажатию кнопки» в настройках кнопки запуска процесса.

Администрирование/Монитор процессов. Включить полный путь в хлебные крошки

В продолжение темы снижения издержек и повышения эффективности работы с ELMA365, при работе с монитором процессов добавлена возможность переходить от монитора конкретного процесса к строке монитора процессов текущего раздела или приложения, а не только в общий монитор процессов. Таким образом, при работе сотрудника с процессами одного приложения или раздела повышается скорость работы с системой.

Проекты

Мы рады представить большое количество новых функций приложения Проекты. К вашему распоряжению инструменты календарного планирования, управления жизненным циклом, коммуникациями и взаимодействием. Этот релиз пока носит отметку beta, так как в самое ближайшее время мы предоставим новые функции для трудозатрат, бюджетирования, рисков, управления ресурсами, а также инструменты для ведения проектов по гибким методологиям. То есть система закроет все аспекты проектного управления. 
 
При разработке ELMA365 Проекты мы решили сделать его максимально гибким, чтобы это была первая в своем роде система управления проектами в формате Low-code. Поэтому при помощи визуальных конструкторов можно перенастроить представление всех основных элементов приложения: страница проекта позволяет подключать проектные виджеты, а карточки проектов и задач можно настраивать в визуальном конструкторе ELMA365. 

 
Продолжая парадигму гибкости, мы положили в основу приложения только самое необходимое: управление жизненным циклом проектов и их календарное планирование. Остальные функции реализуются расширениями. Компания ELMA365 будет вести официальные решения для ведения трудозатрат, проектного бюджетирования, управления рисками и ресурсами. Они могут быть мгновенно подключены через ELMA Store. Таким образом у клиентов всегда есть выбор — использовать эти решения или внедрить собственные. Партнеры ELMA365 могут разрабатывать собственные решения для приложения Проекты и распространять их через ELMA Store. 
 

Каталог проектов, Low-code конструктор
 

Стартовая страница приложения представляет собой список проектов. Их удобно отслеживать в формате канбан-доски — сразу видно стадии жизненного цикла проектов. В списке проектов присутствуют гибкий поиск и фильтрация. В боковую панель можно закрепить фильтры, что позволит открывать их в один клик. 
 
 
Страница проекта гибко настраивается под нужды клиента: можно произвольно размещать виджеты в одну или две колонки, изменять параметры их отображения, добавлять собственные виджеты.

При установке решений из ELMA Store будут добавлены новые виджеты системы, которые также можно разместить по усмотрению.  Аналогичным образом можно настроить представление карточек других проектных сущностей, например, проектных задач.
 

Календарное планирование

 Система позволяет вести календарное планирование проектов. В данный момент решение ориентируется на ведение проектов по классическим waterflow-методикам. Однако в ближайших релизах предоставим больше инструментов для ведения проектов по гибким методикам. 

 
У каждого проекта можно вести календарный план, визуализированный диаграммой Ганта. Это похоже на работу с проектами в MS Project: вы можете по месту создавать задачи, перемещать их, устанавливать между ними связи. Каждый элемент диаграммы Ганта имеет отдельную карточку, вы можете определять исполнителей и насыщать задачи дополнительной информацией. Например, при использовании решения Трудозатраты, можно устанавливать лимиты трудозатрат. 
  
Календарный план проекта может иметь версии. В любой момент времени можно откатиться к предыдущим версиям проекта, сравнить версии проектов или начать планировать новый календарный график проекта. 
 
 
С календарным графиком удобно работать при помощи мыши — вся работа осуществляется "по месту", однако вы можете также работать с клавиатуры. Мы понимаем, что планирование проекта может быть объемной работой по вводу данных, поэтому постарались сделать эту процедуру максимально быстрой и удобной. 

Система позволяет работать с громоздкими календарными планами, с большим количеством элементов и обеспечивает при этом высокую скорость работы. 

Импорт-экспорт из MS Project

Мы понимаем, что проекты часто создаются во внешних системах, в частности в MS Project. Поэтому мы реализовали поддержку двусторонней передачи календарных планов проектов. 
 
Версию плана проекта можно создать импортом файлов MS Project. При этом мы также снижаем нагрузку на пользователей - система самостоятельно угадывает исполнителей и ставит им в соответствие пользователей ELMA365. Если где-то это не удается сделать - руководитель проекта может сопоставить исполнителей вручную.
  
Также в любой момент можно выгрузить план проекта из ELMA365 и открыть его в сторонних системах, совместимых с форматами MS Project.

Коммуникации в проекте

 При внедрении системы управления проектами очень важно правильно организовать коммуникации в проектах. В ELMA365 Проекты коммуникации можно осуществлять как в формате отправки статусов, так и в режиме реального времени (Instant Messenger). 
 
В проектах для этого предусмотрен отдельный виджет. Пользователи будут получать push-уведомления к себе, в том числе в мобильные приложения. 

  
При помощи сценариев и бизнес-процессов можно настроить отправку автоматических системных уведомлений в соответствии с принятыми в компании практиками работы. Например, это удобно использовать для отправки статусов. Конечно, если вы можете упаковывать статусы проектов в оформленные документы и рассылать их, благодаря встроенным функциям документооборота ELMA365. 

Постановка и выполнение проектных задач

Приложение Проекты после публикации календарного плана будет автоматически ставить задачи исполнителям и следить за их исполнением. Пользователи смогут увидеть их в своем списке проектных задач, а также получить уведомления от системы. 
 

 
В проектах у одного исполнителя часто бывает много задач, чтобы не перегружать инбокс мы поместили проектные задачи в отдельный раздел. По мере движения сроков проекта пользователи будут получать актуальные задачи, не обременяясь задачами со слишком отдаленными сроками исполнения. 
 
 

Шаблоны проектов

Проекты часто выполняются по некоторым типовым шаблонам, устоявшимся в организации. В ELMA365 вы можете использовать в качестве шаблона ранее созданный проект. 
 
 
В настоящий момент при создании проекта по шаблону будут скопированы его базовые настройки и календарный план. По мере расширения функциональности приложения аналогичным образом будут копироваться бюджеты, ресурсы и риски проектов.

Бизнес-процессы в проектном плане

Проектное управление всегда предполагает некоторую ресурсную избыточность — создание уникального результата требует творческих подходов. Но это не всегда оправданно — в любой зрелой организации есть типовые процедуры, которые из раза в раз выполняются одинаково. Следовательно, они могут быть автоматизированы, что сократит издержки проекта. Благодаря мощному процессному движку ELMA365 такие типовые процедуры можно упаковать в бизнес-процессы.
 
 
Бизнес-процессы могут включаться в календарный план и связываться с другими элементами диаграммы Ганта. По мере выполнения проекта бизнес-процессы будут запущены автоматически. 
 
Популярными сценариями использования бизнес-процессов в календарных планах проектов являются согласования документов, отправка уведомлений, сбор проектной отчетности. 

Проектный конвейер

ELMA365 позволяет доверить бизнес-процессам управление жизненным циклом проектов. Это полезно для организаций, где проектное управление стоит на потоке: есть четкое понимание этапов проектов и того, какие процедуры необходимо выполнять по мере движения проекта по этим этапам. 
 
 
Система позволяет настраивать этапы проекта и привязывать бизнес-процессы на переходы между стадиями. Аналогичный подход используется в приложении ELMA365 CRM. Теперь при попытке изменить стадию проекта будет запускаться бизнес-процесс, который выполнит все необходимые проверки и процедуры в соответствии с внутренней методологией компании.
 
Чтобы картинка проектного офиса была прозрачнее, мы ввели отображение списка проектов в виде канбан-доски. Стадии жизненного цикла проекта можно изменять, перетаскивая карточки проектов по доске. Разумеется, для этого требуются определенные права в системе — рядовой участник проекта таких возможностей лишен. 

Проектная документация

ELMA365 имеет мощные подсистемы документооборота и электронных архивов. Возможности этих приложений можно использовать внутри проектного приложения: для каждого проекта создается собственная папка с документами. Управление доступом к папке осуществляется в соответствии с ролевой моделью проекта. 
 
 
Внутри проектной папки можно хранить проектную документацию, рассылать документы на согласование и утверждение, регистрировать документы, использовать цифровую подпись, генерировать документы по шаблонам и т. д. 

Low-code 

В этом релизе мы уделили больше внимания стабильности работы low code платформы в облаке. Также мы готовим масштабные изменения, которые позволят в будущем более равномерно распределять ресурсы сервиса между всеми клиентами.
Поиск по произвольному приложению

Для улучшения пользовательского опыта мы добавили возможность поиска по полю типа «Произвольное приложение». Например, в разделе Финансы теперь можно искать поступления по полю «Основание»:

Настраиваемая валидация в формах

В виджетах форм (приложений и процессов) теперь можно реализовывать собственную валидацию — это полезно, когда необходимо осуществлять сложные проверки (в т.ч. через интеграции с внешними системами). Для этого необходимо написать функцию в сценариях конструктора виджета, проверить нужные данные и сделать возврат ошибок. Сами ошибки можно возвращать как для формы в целом, так и для конкретных полей.

Расширение клиентского API: пользовательские виджеты

В виджете «Код» теперь можно отображать пользовательские виджеты (функция UI.widget.render). Сам виджет «Код» полезен, когда необходимо создать сложную форму/страницу, но возможностей визуального конструктора шаблона недостаточно и необходимо прибегать к возможностям HTML. Благодаря функции отображения пользовательских виджетов возможности существенно расширены, так как можно в нужные места HTML-кода внедрять готовые пользовательские виджеты.

Настройка видимости экземпляра виджета в зависимости от роли

В конструкторе виджетов теперь можно через настройки скрывать/показывать конкретный виджет в зависимости от принадлежности текущего пользователя к группам. Раньше это можно было сделать только через написание кода в сценариях. Так что теперь это делается намного быстрее и проще.
Кроме того, теперь можно отобразить виджет, если значение указанной переменной «Да» (ранее можно было только скрыть). Это позволяет не заводить лишнюю переменную в контекст.

Сделать опцию «Скрывать, если не заполнено» доступной в конструкторе виджетов

Опция «Скрывать, если не заполнено» теперь доступна и в настройках виджета «Строка формы». Ранее такая опция была только на формах настройки полей приложения», а в виджете можно было сделать только через заведение переменной типа «да/нет» и написание кода в сценариях. Опция полезна, чтобы облегчить читаемость формы, не отображая пустые поля.

Отладка

В установочном пакете для Ubuntu Linux добавлена возможность включения режима отладки (Debug) микросервисов приложения ELMA365 в Kubernetes, в котором увеличивается количество информации в журналах.