.png?&quality=65&format=webp)
Внедряем СЭД без потерь: программа автоматизации документооборота в организации
О преимуществах СЭД, кейсах использования и о функциональности топовых систем для автоматизации документооборота читайте в этой статье.
Сегодня бизнес работает быстрее, чем когда-либо. Компании сталкиваются с огромным потоком информации: документы, отчёты, электронные письма, файлы, данные из разных сервисов. Всё это нужно как-то собрать и структурировать. Раньше для таких задач использовали корпоративные ECM-системы (Enterprise Content Management), которые помогали централизованно хранить документы и управлять документопотоками. Однако, с ростом числа сотрудников, переходом на удалённую работу и необходимостью интеграции с новыми инструментами выяснилось, что старые ECM-системы не справляются так, как нужно.
Представьте ситуацию: ваша компания долгое время использовала ECM-систему для организации документооборота. Всё работало исправно — информация хранилась в одном месте, процессы и допуски были настроены, сотрудники привыкли загружать документы и отправлять их по маршрутам. Однако, когда сотрудники начали работать удалённо, встал вопрос интеграции с облачными сервисами, мобильным доступом и процессами кадрового электронного документооборота. Фокус сместился на гибкость рабочих процессов, и старое решение перестало удовлетворять потребности компании.
Здесь и появляется CSP (Content Services Platform) — новый, более гибкий и масштабируемый подход к управлению контентом. CSP не ограничивает вас монолитной структурой, а предлагает решения, которые легко интегрируются и поддерживают мобильный доступ.
В этой статье мы рассмотрим, как CSP решает проблемы, с которыми сталкиваются традиционные ECM-системы.
Сожержание статьи
Что такое CSP, СЭД и ECM
Для начала разберемся в терминологии. На российском рынке термины СЭД (система электронного документооборота) и ECM (Enterprise Content Management) во многом используются как синонимы. Оба обозначают системы, которые помогают организациям управлять документами и информацией на всех этапах их жизненного цикла — от создания до архивирования и уничтожения. Однако стоит отметить, чтоСЭД в основном акцентирует внимание на традиционном делопроизводстве, в то время как ECM включает более широкий спектр функций: помимо управления документами, такие системы часто включают автоматизацию рабочих процессов и интеграцию с другими корпоративными системами.
Назначенная работнику задача с предпросмотром документа
CSP (Content Services Platform) — это платформа для управления контентом, которая также не ограничивается только хранением и структурированием информации. Она создаёт целую экосистему, где всё связано, интегрировано и адаптировано под реальные потребности бизнеса. При этом она легко настраивается, расширяется и способна закрыть более широкий список потребностей, нежели ECM.
Среди функций CSP-платформ можно выделить несколько ключевых:
- Управление контентом — от создания файлов различных форматов и простого хранения документов до сложной обработки данных и автоматизации рабочих процессов.
- Совместная работа — возможность работать с документами и проектами в реальном времени, обеспечивая синхронность действий всех участников и контроль версий.
- Аналитика и автоматизация — возможность собирать данные для анализа, что помогает принимать более обоснованные решения и оптимизировать процессы.
CSP также предоставляет возможность интеграции с искусственным интеллектом и машинным обучением. Например, системы могут автоматически анализировать и классифицировать документы, ускоряя процессы обработки и снижения ошибок.
На первый взгляд, оба класса продуктов позволяют маршрутизировать документы, настраивать права доступа, контролировать версионность и автоматизировать рабочие процессы. Так почему же ECM системы больше не могут закрывать потребности бизнеса так, как раньше?
Почему ECM уже недостаточно?
ECM долгое время были основой для управления корпоративным контентом, но с ростом бизнеса, появлением новых технологий и изменением рабочих процессов, ограничения таких систем стали очевидны.
Монолитность ECM-систем
Одной из главных проблем старых ECM-систем является их монолитная архитектура, что делает их тяжелыми для адаптации.Чтобы внести изменения или добавить новые функции, нужно вмешиваться в структуру всей системы, что может оказаться не только трудоёмким, но и рискованным. В случае с удалённой работой и необходимостью постоянной синхронизации команд в разных локациях эти риски становятся крайне актуальными.
Отсутствие гибкости и персонализации
Другой важной проблемой ECM является отсутствие гибкости. Старые системы не всегда могут адаптироваться под уникальные требования конкретной компании. Если ваша организация нуждается в особом подходе к управлению или хочет автоматизировать специфические процессы, традиционные ECM-системы потребуют больших затрат на кастомизацию.
Сложности с интеграцией и масштабируемостью
В мире, где организации используют множество разных программных решений для CRM, маркетинга и аналитики, важно, чтобы все эти инструменты работали в едином контексте. Старые системы не всегда способы поддерживать нужные API или стандарты обмена данными, что приводит к дополнительным затратам на доработку.
Высокие требования к IT-ресурсам
Наконец, ECM-системы требуют значительных ресурсов для настройки, поддержки и обновления. Это становится особенно актуально для компаний, которые переходят на удалённую работу и ищут решения, которые не требуют постоянных усилий со стороны IT-отдела.
В условиях, когда компании хотят минимизировать затраты и оптимизировать процессы, ограничения становятся существенной преградой для развития. CSP, напротив, предлагает решения, которые можно быстро настраивать и масштабировать без необходимости в постоянной поддержке и вмешательстве IT-специалистов. Это даёт компаниям больше свободы и позволяет сосредоточиться на основных задачах бизнеса.
Преимущества CSP по сравнению с ECM
Рассмотрим ключевые преимущества CSP-платформ.
Гибкость и микросервисная архитектура
Одним из главных достоинств CSP является микросервисная архитектура. В отличие от монолитных ECM, где изменения в одном процессе могут повлиять на всю систему, CSP позволяет разделять задачи и сервисы на независимые компоненты. Это даёт бизнесу возможность быстро настраивать, обновлять или масштабировать только те части системы, которые действительно нуждаются в изменениях.
Например, если ваша компания решит добавить новый сервис для аналитики данных или интегрировать новую систему управления проектами, это можно сделать быстро, без переработки всей платформы и вынужденного простоя. Такой подход гарантирует стабильность и идеален для бизнеса, который работает в условиях быстрых изменений.
Интеграция с другими сервисами
CSP позволяет легко интегрировать различные внешние сервисы и платформы, такие как CRM, ERP и инструменты для автоматизации процессов. CSP создаёт единую экосистему, в которой все сервисы могут работать синхронно.
Так, если ваш бизнес использует разные инструменты для бухгалтерии, маркетинга и управления проектами, CSP позволит связать все эти системы в единую платформу, что упростит процессы и снизит затраты на поддержку.
Работа с неструктурированными данными и использование AI
Современный бизнес активно работает с неструктурированными данными — изображениями, видео, текстовыми файлами и другими форматами. ECM-системы не всегда способны эффективно обрабатывать такие данные. CSP, в свою очередь, поддерживает работу с различными типами контента и может интегрировать решения для автоматической обработки и анализа данных с использованием искусственного интеллекта.
CPS также могут поддерживать многоканальность — возможность работы с контентом из различных источников (электронная почта, веб-сайты, социальные сети и т.д.). Это упрощает сбор информации и повышает удобство для пользователей. Так, вы можете автоматически сохранять письма с почты в профиль клиента в вашей CRM, использовать данные из этого профиля для формирования договора, отправлять договор на согласование и подпись, вносить правки и согласовывать их — всё это в одном интерфейсе.
Дополнительно, с помощью AI можно автоматически классифицировать документы, извлекать из них ключевые данные или даже предсказывать тренды в вашей сфере бизнеса. Это помогает сократить время на обработку информации и уменьшить вероятность ошибок.
Low-code подход
Важной особенностью CSP является поддержка Low-code подхода. Это позволяет компаниям быстро адаптировать платформу под свои нужды без необходимости привлекать команду разработчиков. В большинстве случаев настройки можно выполнить самостоятельно с помощью удобных визуальных интерфейсов, что снижает затраты на разработку и ускоряет внедрение новых функций.
Так, если компания решает добавить новый процесс или автоматизировать несколько рабочих шагов, это можно сделать с минимальным участием IT-отдела, что освобождает ресурсы и ускоряет внедрение изменений.
Карточка для создания нового приказа, настроенная в Low-code конструкторе ELMA365
Модели SaaS и облачные технологии
CSP часто предлагает решения на основе модели SaaS (Software as a Service), что освобождает организацию от необходимости поддерживать сложную инфраструктуру. В отличие от тяжеловесных систем, которые требуют дорогого оборудования и постоянной поддержки, SaaS CSP-платформы обеспечивают доступ через облако. Это значительно снижает затраты на IT-инфраструктуру и позволяет компаниям работать из любой точки мира.
Для бизнеса, работающего в удалённом формате, это огромное преимущество. Вы можете работать с контентом и управлять процессами, не привязываясь к одному офису.
Как выбрать CSP для вашего бизнеса
При выборе платформы важно принимать во внимание, как вы планируете развивать бизнес.
Например, если вы только начинаете свою деятельность и имеете небольшую команду, вам подойдёт более лёгкое решение с минимальными затратами на инфраструктуру. Однако если ваша компания уже выросла и требует более сложных решений, обратите внимание на топ-платформы, которые предлагают гибкость и масштабируемость.
Важно, чтобы выбранный инструмент мог интегрироваться и работать в связке с другими инструментами и сервисами, которые уже используются в компании. К примеру, ELMA365 играет роль хаба для управления контентом и автоматизации сквозных бизнес-процессов, а также предоставляет инструменты для интеграции с ERP, CRM и провайдерами ЭДО.
Если ваша компания активно ищет способы улучшить процессы с помощью искусственного интеллекта, выбирайте платформу, которая не просто поддерживает эти функции, но и предлагает готовые инструменты. Так, ELMA365 включает в себя ИИ для распознавания, сравнения, маршрутизации, классификации, поиска и согласования документов.
Кроме того, обратите внимание на наличие готовых решений, чтобы переход компании на новое ПО прошел быстро, без длительных проектов разработки и внедрения. Это могут быть модули для управления договорами и канцелярией, настройка электронной подписи, решения для управления корреспонденцией, счетами и т.д.
Преднастроенные шаблоны документов в решении Корреспонденция от ELMA365
Выводы
В завершение, стоит отметить, что выбор между ECM и CSP — это не просто технический вопрос, а стратегический шаг для бизнеса. Если ECM может быть отличным решением для организации, которая ищет стабильность в управлении корпоративными документами, то CSP открывает новые горизонты, позволяя работать с разнообразным контентом, интегрировать внешние сервисы и быстро адаптироваться к изменениям. В конце концов, ключевое здесь — гибкость и скорость. В мире, где всё меняется, важно быть готовым к новым вызовам и легко адаптироваться к ним. Именно это предлагают контент сервисы, обеспечивая простоту работы и поддержку всех нужных технологий, включая ИИ.
В результате, CSP превращается в универсальный инструмент, который помогает решать задачи по управлению контентом, независимо от размера компании или её специфики. Будь то стартап, растущий в условиях гибридной работы, или крупная организация, которая ищет способы адаптироваться к новым условиям — CSP даёт ту гибкость и масштабируемость, которых не хватало старым ECM-системам.
Оцените преимущества content services platform, сочетающей в себе и надежность традиционных ECM, и адаптивность современных технологий.
