Формализованные и неформализованные документы в ЭДО: отличия, примеры, критерии выбора

Неформализованный и формализованный документ в электронном документообороте — это два базовых типа файлов, с которыми компании работают в ЭДО каждый день. От выбранного типа зависит, можно ли документ автоматически обработать, отправить в ФНС, быстро найти в системе и использовать в отчетности без предоставления бумажных копий.

Формы документов — это не вопрос удобства или вкуса компании. Во многом их определяет ФНС. Именно она устанавливает, в каком виде можно передавать счета-фактуры, УПД и другие документы, чтобы они были приняты к учёту и имели юридическую силу.

На практике бизнес часто сталкивается с путаницей: один и тот же документ отправляют то в произвольном PDF, то в утверждённом XML, не всегда понимая, где это допустимо, а где — нет. В результате компании сталкиваются с ошибками при сдаче отчетности, контрагенты возвращают документы, приходится делать лишнюю ручную работу.

В этой статье разберем, чем формализованные документы отличаются от неформализованных, какие форматы требует ФНС, и как выбрать правильный тип документа для электронного документооборота без рисков для бизнеса.

Краткое содержание

• Формы документов в ЭДО: что это и зачем нужны
• Что такое формализованный документ в ЭДО: определение и примеры
• Что такое неформализованный документ в электронном документообороте
• Формализованные и неформализованные документы: в чём разница
• Примеры формализованных и неформализованных документов в ЭДО
• Формализованный или неформализованный документ: какой выбрать для ЭДО
• Как система ELMA365 ECM работает с формализованными и неформализованными документами
• Выводы
• FAQ

Формы документов в ЭДО: что это и зачем нужны

Формы документов — это сама структура файла, в которой задаётся порядок полей и их содержание. Важно понимать: форма документа — это не то же самое, что формат. Формат (PDF, XML или Word) — это технический контейнер, в котором хранится документ, а форма определяет, что и как внутри него расположено. Это обеспечивает единообразие при подготовке и согласовании документов, позволяет системам ЭДО автоматически распознавать и обрабатывать данные, упрощает проверку соответствия законодательству и внутренним регламентам.
Формы могут быть утвержденными и произвольными.

Утвержденные — это формы документов, структура которых закреплена в нормативных актах. К ним относятся, например, счет-фактура и УПД.

Зачем они нужны бизнесу:

• данные в таких документах система считывает автоматически;
• их можно передавать в ФНС и другие контролирующие органы;
• они подходят для бухгалтерского и налогового учета без ручного ввода.

Проще говоря, утвержденные формы используют там, где важны точность, автоматизация процессов и соответствие требованиям закона.

Произвольные — это формы документов без жестко заданной структуры. Их используют для документов, где важнее содержание, а не оформление: договоры, письма, внутренние акты, соглашения.

Зачем они нужны бизнесу:

• позволяют свободно формулировать условия и тексты;
• упрощают согласование и работу с контрагентами;
• подходят для внутренних процессов и нестандартных ситуаций.

Минус в том, что такие файлы учетные системы не могут обработать автоматически, поэтому данные из них чаще всего проверяются и вносятся вручную.

Так, акт выполненных работ в формате XML по утвержденной форме — это формализованный документ: система понимает его структуру и может обработать без участия человека.

Тот же акт в PDF в произвольной форме — неформализованный документ. Его удобно отправить контрагенту для согласования, но для учета и отчетности потребуется ручная проверка.

Что такое формализованный документ в ЭДО: определение и примеры

Формализованный документ в электронном документообороте — это файл со строго заданной структурой и форматом, утвержденными на уровне законодательства. Как правило, такие документы передаются в виде машиночитаемых XML-файлов. Их ключевая особенность — предсказуемость для программного обеспечения. В таком файле заранее определено, какие атрибуты обязательны для заполнения, где указывается сумма, НДС, реквизиты сторон, даты и т.д. Это позволяет автоматически проверять документ, передавать его в ФНС и другим контролирующим органам и использовать данные в учетных системах.

Примеры формализованных документов в ЭДО

• счет-фактура;
• универсальный передаточный документ (УПД);
• корректировочный счет-фактура;
• акт, если он оформлен по утвержденному формату.
  
  

Посмотреть полный список форматов формализованных документов, утвержденных законодательством, можно на сайте ФНС.

Что такое неформализованный документ в электронном документообороте

Неформализованный документ в электронном документообороте — это документ без строго заданной структуры, который можно создавать в произвольных форматах. Его содержимое и порядок полей не закреплены в законах.

Это может быть договор между компаниями, который еще не утвержден в формате XML, письмо, официальное уведомление или внутреннее распоряжение, акт, оформленный в произвольной форме, например, в PDF или Word.

Главная особенность — гибкость. Компания может оформлять договор, письмо или акт так, как удобно для внутренних процессов, и отправлять их контрагенту без сложной подготовки.

Распространенные форматы неформализованных документов:

• PDF — для готовых к отправке и подписанию файлов;
• Word — для черновиков и согласования;
• Сканированные документы в тех случаях, когда оригинал хранится на бумаге.
  
  

Проще говоря, неформализованный документ это обычный текстовый файл: вы видите всю информацию, но система не может автоматически проверить корректность каждой строки, потому что ей неизвестно, где именно в документе расположены те или иные данные. Такие документы удобны для обмена информацией и согласований, но требуют дополнительной проверки при подготовке отчетности или интеграции с внешними системами.

Формализованные и неформализованные документы: в чём разница

Как видно из описания выше, формализованные и неформализованные документы отличаются структурой, возможностью автоматической обработки и юридической значимостью. Выбор типа документа напрямую влияет на скорость работы, контроль за процессами и интеграцию с другими системами.

Сравнительная таблица формализованных и неформализованных документов

Тип документа	Тип в ЭДО	Комментарии
УПД (универсальный передаточный документ)	Формализованный	Строгий XML-формат, признан ФНС
Счёт-фактура	Формализованный	Регламентируется ФНС, обязательная структура
Акт выполненных работ	Оба варианта	Может быть формализованным (ФНС) или произвольным
Договор	Неформализованный	Произвольная структура, оформляется как вложение
Коммерческое предложение	Неформализованный	PDF/Word-документ без регламентированной формы

Примеры формализованных и неформализованных документов в ЭДО

Рассмотрим примеры формализованных и неформализованных документов, чтобы понять, как и в каком виде их можно использовать в ЭДО. Некоторые документы, например акты, могут быть и формализованными, и неформализованными — всё зависит от структуры и используемого файлового формата:

• Формализованные документы подходят для автоматической обработки, интеграции с ФНС и аналитики в учётных системах.
• Неформализованные документы удобны для согласования, отправки внутренней документации и случаев, когда требуется свободная форма.
• Пограничные случаи: акт выполненных работ может быть оформлен в виде XML-файла по требованиям законодательства, и в формате PDF. Важно выбрать тот вариант, который подходит под текущую бизнес-задачу.

Тип документа	Тип в ЭДО	Комментарии
УПД (универсальный передаточный документ)	Формализованный	Строгий XML-формат, признан ФНС
Счёт-фактура	Формализованный	Регламентируется ФНС, обязательная структура
Акт выполненных работ	Оба варианта	Может быть формализованным (ФНС) или произвольным
Договор	Неформализованный	Произвольная структура, оформляется как вложение
Коммерческое предложение	Неформализованный	PDF/Word-документ без регламентированной формы

Формализованный или неформализованный документ: какой выбрать для ЭДО

Выбор между формализованным и неформализованным документом зависит от целей бизнеса, требований контрагента и возможностей системы ЭДО.

Основные критерии выбора

1. Цель документа. Если важна автоматизация и интеграция с бухгалтерскими и налоговыми системами, выбирайте формализованный документ. Для согласований, переговоров и внутренних процессов подходит неформализованный документ.
2. Юридическая значимость. Формализованный документ сразу можно использовать в отчётности и передавать в контролирующие органы. Неформализованный документ требует дополнительной проверки перед отправкой в официальные инстанции. В ряде случаев, например, при подаче налоговой отчётности, такой формат просто не примут, так как он не соответствует утвержденным образцам. 
3. Контрагент. Если контрагент поддерживает автоматическую обработку формализованных документов — используйте XML или утверждённую форму. Если вы работаете с небольшими компаниями или ваши контрагенты не используют оператора ЭДО, удобнее отправлять PDF или Word.
4. Возможности системы ЭДО напрямую влияют на то, какие форматы документов вы можете использовать и насколько эффективно с ними работать. 

Современные системы, такие как ELMA365 ECM, позволяют:

• работать одновременно с формализованными и неформализованными документами;
• использовать визуальные формы для удобного заполнения данных;
• настраивать маршруты согласования под разные типы документов и бизнес-процессы.

Это важно, потому что в реальной работе компании редко используют только один тип документов. Например, счёт-фактура оформляется строго по формату, а договор или акт может проходить несколько этапов согласования в произвольной форме.

Как система ELMA365 ECM работает с формализованными и неформализованными документами

ELMA365 ECM поддерживает работу как с формализованными, так и с неформализованными документами, благодаря чему компании могут выстраивать электронный документооборот без жёстких ограничений по типам файлов. Это особенно важно для организаций, где в одном процессе используются и регламентированные документы для отчётности, и произвольные файлы для согласований и взаимодействия с контрагентами.

Формализованные документы — такие как счёт-фактура, УПД и другие XML-документы — обрабатываются автоматически. ELMA365 ECM распознаёт структуру, проверяет обязательные поля и передаёт данные в другие системы. Это снижает риск ошибок и ускоряет подготовку отчётности и взаимодействие с ФНС. Для работы с таким контентом в платформе предусмотрено специальное решение для организации электронного архива. Оно позволяет создавать документы в нужном формате, обрабатывать, хранить и уничтожать их в соответствии с правилами ФНС.

Электронный архив для работы с формализованными и неформализованными документами в ELMA365 ECM

Неформализованные документы — PDF, Word-файлы и сканы — платформа также полноценно поддерживает. Их можно хранить, отправлять на согласование, подписывать электронной подписью и направлять по внутренним маршрутам компании. Структура документа может быть произвольной — система не ограничивает пользователя жёсткими требованиями к форме. При этом вы можете задать собственные шаблоны для быстрой генерации контента.

Интеграция с внешними сервисами

ELMA365 ECM интегрируется с операторами ЭДО, что позволяет обмениваться формализованными документами напрямую, без выгрузки и повторной загрузки файлов. Платформа также позволяет использовать КЭП за счет интеграции с криптопровайдерами, а это ключевой инструмент для юридически значимого документооборота.

Для неформализованных документов предусмотрена отправка и получение файлов по электронной почте, встроенные маршруты ознакомления и согласования, генерация по шаблону и т.д. Благодаря этому ELMA365 ECM может использоваться как единая точка хранения и обработки всех документов, независимо от их формата и источника.

Визуальные формы и гибкая маршрутизация

Для удобства сотрудников в системе можно настраивать визуальные формы документов. Они помогают заполнять данные в привычном интерфейсе, даже если итоговый документ будет формализованным и отправлен в виде XML. Это снижает порог входа для пользователей и уменьшает количество ошибок при вводе информации.

Форма для подготовки документов в ELMA365 ECM

Маршруты согласования в ELMA365 ECM настраиваются под конкретные бизнес-процессы компании. В одном процессе могут одновременно использоваться формализованные и неформализованные документы — например, договор в PDF и акт в XML.

Например:

• Счёт-фактура в формате XML проходит автоматическую проверку, после чего передаётся в ФНС.
• Договор в PDF отправляется на согласование внутри компании, подписывается электронной подписью и сохраняется в электронном архиве.
• Акт выполненных работ может быть оформлен как формализованный XML-документ или как PDF — выбор зависит от требований контрагента и внутренних регламентов компании.

Как мы видим, система ELMA365 ECM позволяет одновременно работать с формализованными и неформализованными документами, настраивать маршруты согласования и интегрировать данные с внешними сервисами.

Выводы

В электронном документообороте используются два типа документов: формализованные и неформализованные. Они решают разные задачи и не заменяют друг друга, а дополняют.
Формализованные документы применяются там, где требуется автоматическая обработка, контроль и передача данных в государственные органы. Форматы таких документов определяются ФНС и другими регуляторами, поэтому их использование обязательно для обеспечения юридической значимости.

Неформализованные документы дают бизнесу гибкость: их удобно использовать для договоров, писем и внутренних процессов, где важна свобода формы, а не строгая структура данных.

Современные системы ЭДО позволяют работать с обоими типами документов, но эффективность документооборота напрямую зависит от того, насколько корректно компания использует утверждённые форматы и требования ФНС. Выбирайте систему, которая помогает это контролировать.

Попробуйте ELMA365 ECM уже сегодня и оцените инструменты, которые позволяют сделать документооборот вашего бизнеса быстрым, прозрачным и безопасным.

FAQ

Что такое формализованный документ в ЭДО?

Документ с заранее заданной структурой и форматом (обычно XML), который можно обрабатывать автоматически и использовать для отчетности без ручной проверки.

Что такое неформализованный документ в ЭДО?

Документ без строгой структуры, созданный в произвольном формате (PDF, Word, скан), который удобен для согласования и внутреннего документооборота.

Чем отличается формализованный документ от неформализованного?

Формализованный документ строго структурирован и автоматизирован, неформализованный — гибкий и свободный в оформлении. Разница влияет на скорость обработки, контроль и юридическую значимость.

Можно ли использовать неформализованные документы в ЭДО?

Да, но они обычно требуют ручной проверки и не подходят для автоматизированной отчетности в контролирующие органы.

Какие документы считаются формализованными?

Счёт-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), корректировочные счета-фактуры, акты по утвержденной форме.

Формализованный или неформализованный документ — что лучше выбрать?

Выбор зависит от целей: для автоматизации, интеграции и отчетности — формализованный; для согласований, внутренних процессов и гибкой подготовки — неформализованный.

Что такое форма документа и зачем она нужна?

Форма документа определяет структуру и порядок полей, что позволяет системам ЭДО распознавать и обрабатывать данные. Это не то же самое, что формат файла (PDF, XML, Word).

Формальный документооборот — это правильный термин?

Да, но он обозначает организацию процессов с документами в компании, а не структуру документа.

Как работать с типами документов в системе ЭДО?

Выбирайте тип документа в зависимости от задач: формализованный для автоматизации и отчетности, неформализованный для внутренних задач и согласований.

Как ELMA365 поддерживает формализованные и неформализованные документы?

Система обрабатывает оба типа документов, интегрируется с операторами ЭДО, позволяет создавать понятные интерфейсы для работы с документами и гибко настраивать маршруты.