Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
Карты бизнес-процессов, или блок-схемы, используются, чтобы наглядно показать, как именно работает компания: кто выполняет задачи, в какой последовательности идут шаги, какие документы и ресурсы задействованы. Они отображают действия, элементы и отношения между ними, которые обозначаются графическими символами: фигурами, стрелками и линиями.
Краткое содержание:
- Как выглядит карта процессов
- Карта процесса производства — пример из практики
- Инструменты создания карт процессов
- Как выбрать инструмент создания карт процессов
- Итоги: зачем компании нужна карта процесса
- FAQ: карта бизнес-процессов
Как выглядит карта процессов
Карта процессов — это графическое представление бизнес-процессов компании в виде схемы, отражающей последовательность действий, задачи, исполнителей и взаимосвязи между ними. Она помогает сотрудникам видеть процесс одинаково, снижать риск ошибок и дублирования, выявлять узкие места и задержки. Кроме того, такие карты процессов, или схемы, позволяют руководству анализировать эффективность операций, вводить в курс дела новых сотрудников, а также определять точки для оптимизации и автоматизации.
Пример карты бизнес-процесса
Впервые структурный метод описания процессов в виде фигур или блок-схем в 1921 году представлен Американскому обществу инженеров-механиков Франком и Лилиан Гилберт в работе «Схемы процессов — первые шаги в поиске единственного лучшего пути». Как говорится в этой работе: «Цель создания схемы — представить информацию о существующих и предложенных процессах в простой форме — так, чтобы она стала доступна и могла быть использована наибольшим количеством сотрудников организации».
Карта бизнес-процессов играет ключевую роль при переходе компании к цифровизации и внедрению автоматизированных решений. Она позволяет наглядно отобразить последовательность действий и участников, выявить узкие места и определить точки для оптимизации. На основе карты бизнес-процессов строится логика автоматизации, которая помогает снизить издержки и повысить эффективность работы компании.
Карта бизнес-процессов и ее элементы
Карта процесса строится из набора стандартных элементов, каждый из которых отражает определённое действие или объект в рамках бизнес-процесса. Основные элементы:
- Начало и конец процесса – обычно обозначаются овальными фигурами и показывают точку старта и завершения.
- Действия и задачи – отображаются прямоугольниками; внутри указываются конкретные шаги, которые выполняют сотрудники или системы.
- Условные переходы (разветвления) – ромбы, которые обозначают точки выбора и позволяют задать разные варианты развития процесса в зависимости от условий.
- Потоки и связи – стрелки и линии, показывающие последовательность шагов и взаимосвязь между задачами.
- Ресурсы и документы – дополнительные символы, обозначающие используемые материалы, данные или результаты работы.
Примеры стандартных символов в блок-схемах
Составление карты процессов помогает понять процесс и сфокусироваться на действиях. Благодаря её использованию каждый видит процесс одинаково, поэтому риски ошибок и излишних усилий устраняются, становятся видны возможности для автоматизации.
Отличие карты бизнес-процессов от модели
Создание карт и моделирование бизнес-процессов нередко путают, давайте рассмотрим чем они отличаются.
Моделирование включает в себя создание карты бизнес-процессов. Карта — это визуализация, которая дает общее понимание процесса, тогда как модель — позволяет автоматизировать его и управлять им, поскольку включает в себя больше, чем просто отображение его этапов. Модель процесса это его аналитическое представление, которое создается для его оптимизации и с использованием нотаций. Она содержит информацию о взаимодействиях участников, может быть внедрена, исполнена, отслежена и, в итоге, оптимизирована, так как является частью жизненного цикла BPM.
Моделирование процессов в BPM обычно осуществляется с использованием нотации, графического стандарта отображения шагов и действий процесса. Это стандартизированный набор символов для отображения событий, действий, шлюзов, маршрутов и объектов, универсально понимаемых и используемых.
Примеры нотаций бизнес-процессов включают наиболее распространённые стандарты описания и моделирования. На практике часто используютBPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) — международный стандарт для построения диаграмм, отражающих логику выполнения процессов. Также существует нотация IDEF0, которая помогает описывать функции и взаимосвязи между ними, а для проектирования информационных систем и архитектуры предприятия используется UML (Unified Modeling Language).
| Критерий | Карта процессов | Модель бизнес-процессов |
|---|---|---|
| Назначение | Визуализация последовательности шагов и участников процесса. | Аналитическое представление для оптимизации и автоматизации. |
| Уровень детализации | Базовый: шаги, действия, связи. | Глубокий: участники, взаимодействия, ресурсы, KPI. |
| Использование | Обучение сотрудников, прозрачность процессов, поиск узких мест. | Оптимизация процессов, внедрение BPM-систем, цифровизация. |
| Нотации | Могут не использоваться | BPMN 2.0, IDEF0, UML. |
Карта процессов vs Модель бизнес-процессов
Преимущества карты процесса для оптимизации бизнеса
Использование карты процесса производства даёт компании ряд преимуществ:
- Снижение затрат благодаря устранению лишних действий и оптимизации маршрутов выполнения.
- Повышение производительности за счёт стандартизации шагов и снижения вероятности ошибок.
- Гибкость изменений — карту легко обновлять при внедрении новых технологий или корректировке бизнес-модели.
- Улучшение коммуникаций между подразделениями: каждый сотрудник понимает свою роль в общем процессе.
- Подготовка к автоматизации — карта становится основой для внедрения ИТ-решений и цифровизации производства.
Карта процесса производства — пример из практики
Карта процесса производства используется для визуализации ключевых этапов создания продукта — от закупки сырья до выхода готовой продукции. Такая визуализация помогает компании фиксировать все шаги производственного цикла, выявлять узкие места и управлять ресурсами более эффективно.
Задачи, которые решает карта процесса производства
Карта процесса производства решает несколько практических задач:
- Прозрачность операций — показывает последовательность действий и ответственных на каждом этапе.
- Управление ресурсами — позволяет отследить использование материалов, оборудования и времени.
- Контроль качества — помогает выявлять контрольные точки, где проверяется соответствие стандартам.
- Оптимизация взаимодействия — делает заметными зависимые процессы и связи между отделами.
- Поиск узких мест — визуализация помогает быстрее находить задержки и избыточные операции.
Схема процесса производства
Схема процесса производства верхнеуровнево может выглядеть так:
- Старт процесса (Инициатор)
- Закупка сырья (Отдел снабжения)
- Подготовка к производству (Производственный отдел)
- Основное производство (Рабочие цеха)
- Контроль качества (Отдел ОТК)
- Упаковка и отгрузка (Логистический отдел)
Каждый этап может быть описан детально, смоделирован, описан в нотации BPMN 2.0 и автоматизирован.
Инструменты создания карт процессов
Онлайн-сервисы и программы для построения схем
Сегодня бизнес заинтересован во внедрении цифровых технологий, поэтому существует специальное программное обеспечение для создания схем процессов. Инструменты (например, draw.io или STORM) имеют шаблоны и позволяют рисовать индивидуальные схемы процессов, редактировать их неограниченное количество раз, экспортировать в Word, Excel и другие приложения.
Использование BPM-систем и цифровых решений
Современные BPM-системы (Business Process Management) предоставляют компаниям инструменты для создания не только схем, но и полноценных моделей бизнес-процессов. С их помощью можно:
- превращать карту бизнес-процесса в исполняемую модель, доступную для сотрудников;
- назначать ответственных и контролировать выполнение задач в режиме реального времени;
- интегрировать процессы с корпоративными системами (CRM, ERP, документооборот);
- отслеживать KPI и автоматически формировать отчёты;
- быстро вносить изменения без остановки работы компании.
Таким образом, BPM-платформы становятся связующим звеном между картой процесса и её практической реализацией в цифровой среде.
Модель процесса в ELMA365
Платформы для комплексной автоматизации
Моделирование процессов часто происходит уже инструментами программного обеспечения, которое выбрано для автоматизации. Например, в ELMA365 встроен Дизайнер бизнес-процессов. Это позволяет создавать графические модели процессов, показывать их как схемы, добавлять участников, взаимоотношения, документы и использовать модели как исполняемые процессы для автоматизации бизнеса.
Современные платформы охватывают все аспекты работы компании, а также могут служить хранилищем документов, упрощать коммуникацию между отделами, контролировать KPI и управлять взаимоотношениями с клиентами благодаря объединению бизнес-процессов.
Как выбрать инструмент создания карт процессов
В зависимости от потребностей, вы можете выбрать путь от простого к сложному и начать рисовать простые схемы с помощью сервисов, постепенно углубляя свое понимание и добавляя больше участников и деталей.
Второй вариант — сразу выбрать комплексный и глубокий подход и изучить моделирование бизнес-процессов в определенной нотации.
Также вы можете идти от выбора платформы автоматизации, и сразу начинать построение карт с учетом особенностей инструмента.
В любом случае, структурирование бизнес-процессов и понимание, как они работают, поможет вашему бизнесу развиваться быстрее, сохранять ресурсы и добиваться лучших результатов.
Итоги: зачем компании нужна карта процесса
Карта бизнес-процесса — это не просто наглядная схема, а инструмент, который помогает компании управлять своими операциями более эффективно. Она делает работу прозрачной, показывает взаимосвязи между задачами и подразделениями, упрощает контроль и поиск узких мест.
Для бизнеса это означает:
- Экономию ресурсов за счёт устранения дублирующих и лишних действий.
- Рост качества и производительности благодаря стандартизации процессов.
- Управляемость и контроль — руководство получает чёткое понимание, что происходит на каждом этапе.
- Гибкость изменений — карта легко адаптируется под новые цели и технологии.
- Готовность к автоматизации — карта становится основой для внедрения BPM-систем и цифровых решений.
Карта процессов полезна не только как инструмент анализа, но и как стратегическая основа для оптимизации и развития компании, которая может стать опорой для автоматизации.
Материалы, которые могут быть вам полезны:
FAQ: карта бизнес-процессов
Что такое карта бизнес процессов и зачем она нужна?
Карта бизнес процессов — это графическая схема, показывающая шаги, исполнителей, документы и ресурсы, задействованные в работе компании. Она помогает визуально представить работу компании: кто выполняет задачи, в какой последовательности идут шаги и какие ресурсы задействованы.
В чем отличие карты процессов от модели процессов?
Карта процессов визуализирует последовательность действий, а модель бизнес-процессов использует нотации и используется для оптимизации и автоматизации.
Что такое карта процесса производства и какие задачи она решает?
Карта процесса производства фиксирует этапы создания продукции — от закупки сырья до отгрузки. Она помогает управлять ресурсами, контролировать качество и выявлять узкие места.
Какие существуют инструменты создания карт процессов?
Для построения схем применяют онлайн-сервисы (например, draw.io) и BPM-платформы (например, ELMA365), которые позволяют моделировать и автоматизировать процессы.
Как карта процессов помогает бизнесу?
Она делает работу прозрачной, снижает количество ошибок, улучшает коммуникацию между отделами и становится основой для цифровизации.
