Как работает RPA и зачем бизнесу роботизированная автоматизация процессов

Чем отличаются RPA-платформа и RPA-система

RPA-система— это собранное решение на базе платформы, и предназначенное для выполнения конкретных задач, например, обработки документов, работы с CRM или бухгалтерией.

RPA-платформа— это программная среда, в которой создаются и управляются программные роботы. Она включает инструменты для моделирования сценариев, оркестрации процессов, мониторинга и интеграции с другими ИТ-системами. По сути, это конструктор, который позволяет бизнесу быстро настраивать автоматизацию без участия программистов.

Если RPA-платформа — это база и инструменты, то RPA-система— это собранный на ней роботизированный механизм, адаптированный под нужды конкретной компании. Платформа позволяет разрабатывать и масштабировать собственные сценарии автоматизации, а система — использовать уже готовые, кем-то созданные. Компании часто начинают с простой RPA-системы, а затем переходят к платформе, чтобы управлять роботами централизованно и создавать уникальные решения под свои процессы.

Какие задачи решает RPA

Программные роботы имитируют действия человека: работают с интерфейсами, вводят данные, формируют отчёты, копируют информацию из одной системы в другую.  При этом, они работают быстро, без ошибок и без остановки.
Задачи, которые может решить RPA:

• Перенос данных из одной системы в другую
• Потоковое сканирование и обработка документов
• Проверка информации на корректность
• Заполнение экранных форм
• Работа с таблицами в Excel, копирование и преобразование данных
• Формирование отчетов

Чем RPA отличается от обычной автоматизации

В отличие от классической автоматизации, роботизированная автоматизация процессов работает через пользовательский интерфейс, а не через API. Роботы используют те же действия, что и сотрудники — клавиатуру, мышь и экран. Это делает RPA особенно полезной там, где нет возможности доработать системы или внедрить интеграции.

Это позволяет использовать программных роботов для автоматизации даже там, где классические подходы автоматизации невозможны. Например, если в информационном пространстве используется устаревшее Legacy программное обеспечение. Или если нужно работать с внешней для бизнеса системой или государственным сервисом, а ваши собственные разработчики не имеют на это технических возможностей.

RPA можно применять для любых задач, где есть чёткая инструкция и повторяющиеся шаги: заполнение форм, перенос данных, сверка документов, формирование отчётов.
Даже без участия программистов такие роботы быстро настраиваются аналитиками и отраслевыми специалистами, что делает RPA одним из самых гибких инструментов цифровизации.

Программные роботы способны выполнять заданные операции безостановочно, быстро и безошибочно. Поведение робота предсказуемо, а значит и результат предсказуем. Он работает в рамках смоделированного процесса, то есть соблюдая конкретные шаги и алгоритмы.
Чтобы роботизировать процессы, не нужно длительное обучение и постоянная поддержка ИТ-специалистов. Процесс моделирования устроен просто, а это значит, что настроить RPA может отраслевой специалист без помощи программистов.

Зачем бизнесу роботизированная автоматизация процессов

RPA можно применять для любых задач, где есть чёткая инструкция и повторяющиеся шаги: заполнение форм, перенос данных, сверка документов, формирование отчётов. Внедрение RPA позволяет компании снижать издержки и повышать качество исполнения процессов. Приведем несколько причин для использования  технологии RPA.

• Снижаются затраты на выполнение рутинных операций. Для человека выполнять монотонные операции с технической точки зрения несложно, но все это — часы оплачиваемого рабочего времени. Роботы в разы ускоряют ход выполнения задачи.
• Меньше ошибок в процессе, выше качество и скорость их выполнения. Ежедневная рутина утомительная для человека, в то время как программным роботам все равно, с каким объёмами данных работать. Если есть инструкция, ошибок быть не может.
• Экономнее масштабировать бизнес. Чтобы делать больше операций, достаточно подключить больше роботов.
• Фокус специалистов смещается на более важные решения и процессы. Роботы забирают только простые задачи, исключить человека полностью из процесса они не могут.
• Снижаются риски для компании. Нет ошибок — меньше риски. Когда речь о данных компании, её процессах и сотрудниках, цена ошибки высока.

Как выбрать RPA-решение для компании

Выбор подходящего RPA-решения зависит от задач, масштабов бизнеса и зрелости процессов. Компании, которые только начинают путь к роботизации, часто выбирают простые RPA-системы с визуальным интерфейсом и готовыми шаблонами сценариев — они позволяют быстро протестировать эффективность технологии без значительных затрат.

Если автоматизация охватывает несколько подразделений или десятки процессов, целесообразно внедрять RPA-платформу. Она обеспечивает централизованное управление роботами, контроль прав доступа, логи активности и возможности интеграции с ERP, CRM и другими корпоративными системами.

Перед внедрением стоит оценить несколько ключевых критериев:

• Масштабируемость. Возможность быстро добавлять новых роботов без перестройки архитектуры.
• Интеграции. Поддержка API и работа через пользовательский интерфейс для нестандартных систем.
• Надёжность и безопасность. Хранение логов, управление доступами, соответствие требованиям ИБ.
• Простота использования. Визуальный дизайнер процессов и низкий порог входа для аналитиков.
• Экономическая эффективность. Общая стоимость владения (TCO) и гибкость лицензирования.

Хорошее RPA-решение должно не только снижать ручной труд, но и органично вписываться в стратегию цифровизации компании — помогая выстраивать устойчивые, управляемые процессы и повышать производительность бизнеса.

Где применяются RPA-системы

Финансы и бухгалтерия. Создание инвойсов, загрузка и обработка данных о сотрудниках, заполнение и отправка платежных документов, обработка кредитных авизо, бухгалтерские операции в рамках закрытия месяца, обработка командировочных и представительских расходов, сверка документов по кредитной задолженности, создание банковский счетов для ипотечных клиентов, торговые расчеты, сверка счетов, контроль безопасности во избежании мошенничества.

Продажи. Роботизация всего цикла продаж: Работа с клиентской базой, заполнение и обновление данных в CRM, перенос данных из формы заявки, создание клиентского профиля, изучение данных о заказе, расчет скидки, отправка инвойса, обновление данных в ERP, результаты маркетинговых кампаний, создание и отправка отчетов, в том числе на основе данных из таблиц SAP.

HR. Онбординг и сопровождение: проверка формы заявки от соискателя и перенос данных, создание профиля сотрудника, запись в системы управление персоналом и расчета ЗП, создание заявки на техническое обеспечение нового сотрудника, создание больничных, создание отчетов SAP на веб-портале, ввод данных о смене должности и т.д.

Аналитика.Быстрый сбор и обработка большого объема данных, в том числе из legacy-систем, подготовка и отправка отчетов.

Закупки.Сбор и обработка заявок по закупкам, заполнение данных в таблицах SAP, проверка подтверждений по e-mail, создание заказов.

В России самыми часто роботизированными процессами становятся процессы бухгалтерии, HR и ИТ департаментов. Сотрудники этих отделов работают с большими объемами данных и монотонной работы тут действительно много. RPA автоматизация процессов не имеет отраслевой специфики. Процессы отличаются от одной компании к другой, но в целом логика остается примерно той же. — Алексей Трефилов, директор ELMA

Ограничения технологии RPA

RPA эффективна только в тех случаях, когда процессы четко структурированы, предсказуемы и основаны на правилах. Любые отклонения от стандартного сценария — например, изменение интерфейса приложения, появление новых полей ввода или нестандартные данные — могут привести к сбоям в работе. В отличие от систем, основанных на искусственном интеллекте, классические RPA-решения не способны к обучению или адаптации без вмешательства человека, что делает их уязвимыми к изменениям в ИТ-ландшафте компании.

Кроме того, RPA не решает проблему качества исходных данных и не способна принимать сложные логические или этические решения. Например, если процесс требует интерпретации неструктурированной информации — такой как письма клиентов, сканированные документы или аудиозаписи, — стандартная RPA-система окажется беспомощна без интеграции с технологиями машинного обучения или обработки естественного языка.

Также важно учитывать, что чрезмерная зависимость от RPA без пересмотра самих бизнес-процессов может привести к автоматизации неэффективных или устаревших операций, что в долгосрочной перспективе снижает гибкость организации и увеличивает совокупную стоимость владения.

Что такое RPA и как эта технология помогает бизнесу?

RPA (Robotics Process Automation) — это технология, которая позволяет автоматизировать повторяющиеся бизнес-операции при помощи программных роботов, снижая ошибки и ускоряя выполнение операций.

В чем разница между RPA-платформой и RPA-системой?

RPA-платформа — это среда для создания и управления роботами, а RPA-cистема — готовое решение для конкретных задач.

Какие задачи чаще всего автоматизируют с помощью RPA?

Основные задачи, которые решают с помощью RPA — перенос данных между системами, обработка и проверка документов, заполнение форм, работа с таблицами Excel, формирование отчетов, процессы в бухгалтерии, HR и продажах.

Какие ограничения есть у RPA?

RPA подходит для структурированных процессов. Она не умеет самостоятельно адаптироваться, обрабатывать нестандартные данные и не решает проблемы качества исходных данных без интеграции с AI.

Чем RPA отличается от обычной автоматизации?

В отличие от классической автоматизации, RPA работает через пользовательский интерфейс, имитируя действия человека — ввод данных, нажатие кнопок и работу с формами.

Как выбрать RPA-решение для своей компании?

Выбор зависит от зрелости процессов. Для старта подходят простые системы с визуальным интерфейсом, для масштабирования — RPA-платформа с централизованным управлением, аналитикой и интеграциями с ERP, CRM и другими системами.