Подпишитесь на рассылку
Будьте в курсе новостей, технических изменений и релизов
О компании:
Строительно-инвестиционная компания «КамаСтройИнвест» была основана в 2006г. Основные направления деятельности - строительство многоквартирных жилых домов, строительство зданий и сооружений. ООО «КамаСтройИнвест» активно участвует в благоустройстве города Казани, оказывает благотворительную помощь (является попечителем Благотворительного фонда помощи детям «Луч света»).
О необходимости внедрения:
Проектное управление составляет основу деятельности компании ООО «КамаСтройИнвест», в силу этого, для повышения качества работы и достижение наибольшей эффективности ее деятельности, понадобилось удобное комплексное средство контроля за выполнением проектов, средство управления ресурсами и организация взаимодействия между участниками проектов.
Генеральный директор компании Делюс Сиразетдинов остановил свой выбор на системе ELMA и приложении ELMA Проекты. Также, для организации электронного документооборота, было решено внедрить решение ELMA ECM, которое позволит решить все критичные задачи по управлению документами и бизнес-процессами в компании, работать как с внутренними документами, так и с договорами на протяжении всего их жизненного цикла.
После того, как проект внедрения был запущен, и сотрудники компании получили возможность использовать систему ELMA, было принято решения и в пользу приложения ELMA CRM, которое поможет оптимизировать работу с клиентами.
Цели внедрения системы ELMA
Запуск в работу базовых процессов, которые неразрывно связаны с проектной деятельностью компании.
Обеспечение быстрого доступа к любой информации, касающейся проекта, сводка всей информации по проекту в едином месте.
Построение основы для дальнейшего развития проектного конвейера.
Упорядочивание работы отдела продаж.
Для достижения поставленных целей было решено приступить к контурному внедрению. Было выделено 4 контура:
Управление входящими документами на оплату;
Обработка входящей/исходящей корреспонденцией;
Управление договорами;
Построение системы продаж.
Процесс внедрения
Контур «Управление входящими документами на оплату»
В результате внедрения данного контура, был максимально упрощен поиск документа, его редактирование и добавление вложений. Удалось облегчить цепочку согласования входящих документов на оплату, практически полностью исключив человеческий фактор. С целью обеспечения безопасности и сохранения конфиденциальности, были разграничены права доступа к документам для разных групп сотрудников, это было достигнуто за счет организации «групп пользователей», настройки наследования прав доступа и добавлению возможности назначение прав доступа в самих процессах. Для отчетности и контроля, был настроен этап мониторинга процесса согласования документа, что даёт возможность сотруднику, запустившему процесс согласования, видеть на каком этапе согласования находится документ, и кто ответственный за данный этап.
Контур «Обработка входящей/исходящей корреспонденции»
Руководитель компании ставил задачу, максимально систематизировать информацию о каждом входящем и исходящем письме, упростить поиск и доступ к входящему/исходящему документу. Для решения данной задачи были настроены специальные структуры атрибутов документов типа: «Письмо входящее» / «Письмо исходящее» и иерархическая структура каталогов.
Также было необходимо настроить систему контроля за движением документа: по каждому письму должно быть вынесено, а затем проконтролировано решение. Решением стала настройка маршрута документа «Обработка входящего письма» и появилась возможность контроля за процессом исполнения решений по письму ответственным лицом.
Карта бизнес-процесса «Обработка входящей корреспонденции»
Карта бизнес-процесса «Обработка исходящей корреспонденции»
Контур «Управление договорами»
В силу специфики деятельности, компании приходится работать с большим количеством договоров. Цели внедрения данного контура:
- необходимость предоставления информации о договорах в систематизированном виде;
- необходимость упростить систему поиска и получения доступа к нужному документу;
- организация порядка работы с договором от согласования с начальником юридического отдела до занесения подписанной версии офис-менеджером в систему.
Благодаря системе управления ELMA ECM данные цели были достигнуты. По каждому из видов договоров были созданы свои типы документа с одноименными названиями, настроена автоматическая регистрация «типа документа», и специальная структура атрибутов документа для упрощения его поиска в системе. В целях повышения контроля, был настроен мониторинг маршрута «Согласование договора», а также периодическая задача «Проверить незакрытые и просроченные этапы договора» и настройка фильтра «Просроченные договоры».
Контур«Построение системы продаж»
Для построения системы продаж в компании ООО «КамаСтройИнвест» был внедрен модуль ELMA CRM, который включает в себя основные функции работы с клиентами: организация базы контрагентов, контактов, взаимоотношений, воронка продаж. Система ELMA CRM предоставляет удобные инструменты сортировки и поиска нужной информации по клиентам.
По результатам внедрения, в компании были настроены воронки продаж по каждому виду сделок, благодаря чему, руководитель может наглядно видеть эффективность работы как всего отдела продаж, так и работу каждого сотрудника в отдельности. Была проведена доработка в карточках контрагента. Были добавлены дополнительные поля, такие как «задаваемые вопросы», «источник звонка», «дата первого контакта».
Результат внедрения
Эффект от внедрение системы ELMA на предприятии КамаСтройИнвест измеряется не в прямой экономии ресурсов, а в повышении качества работы организации. Функциональность системы ELMA полностью отвечает потребностям компании и способствует ее эффективной работе.
