Электронный документооборот: переход к полной цифровизации документов и процессов

Цифровизация архивов — не только естественный ход развития электронного документооборота, но и инструмент сохранения как временных, так и денежных ресурсов компаний.

Оценить общий уровень автоматизации документооборота в российских компаниях достаточно сложно, в зависимости от функционального процесса значение будет варьироваться от 10 до 70%. Согласно данным исследования, проведенного компанией ELMA совместно с cообществом лидеров цифровой трансформации GlobalCIO|DigitalExperts в августе-сентябре 2023 года, менее 3% крупных российских компаний ведут документооборот по старинке — то есть полностью в бумажном варианте. Оставшиеся 96% компаний, попавших в выборку, уже находятся на пути к полной цифровизации документов и процессов, пусть порой и фрагментарно.

Исследование проводилось с помощью онлайн-голосования среди зарегистрированных пользователей GlobalCIO|DigitalExperts. Средний размер компании, принявшей участие в исследовании, — от 1000 человек. География — вся Россия. Общий объем выборки — 107 организаций.

Комплексная автоматизация документооборота произведена в 11% компаний — участников исследования, порядка 55% перевели в цифровой вид шесть и более бизнес-процессов, связанных с обработкой документов. Абсолютными лидерами цифровизации выступают процессы согласования документов (74%), работа с договорами (73%), обмен документами с контрагентами с помощью ЮЗЭДО (73%), а также регистрация и учет документов (65%). Далее следуют управление задачами (53%), офисные процессы: совещания, служебные записки, заявки в АХО и ИТ (51%), управление ОРД и ЛНА (48%) и КЭДО (39%).

По мнению экспертов, игроков рынка и бизнес-пользователей, наиболее сложным для автоматизации является процесс построения электронного архива. Несмотря на то что около 55% опрошенных компаний так или иначе перевели в цифровой вид делопроизводство и архивное хранение, количество тех, кто смог собрать в рамках одного архива бумажные и электронные документы, не так велико — всего 18%.

Построение долговременного архива — важная задача для бизнеса, и ее нужно решать сегодня

Перед многими компаниями встает вопрос об организации приема, учета и хранения документов не только для упорядочивания внутреннего информационного пространства, но и для соответствия государственным нормативным актам и быстрого предоставления документов по требованиям регуляторов. Надлежащее хранение документов в бумажном виде имеет ряд существенных недостатков, связанных со скоростью обработки информации, доступностью материалов и организацией поиска необходимого дела, внесением изменений и контролем версий, а также банальной сохранностью. Стоимость такого хранения может достигать нескольких миллионов или миллиардов рублей ежегодно. Для содержания физических архивов арендуются отдельные склады, где количество единиц исчисляется не делами, а тоннами.

На этом фоне цифровизация архивов — не только естественный ход развития электронного документооборота, но и инструмент сохранения как временных, так и денежных ресурсов компаний.

Зачастую под электронным архивом подразумевают и сжатый контейнер с набором документов (zip, rar), и неструктурированное файловое хранилище, и специализированные архивы — например, архив первичных финансовых документов или архив конструкторской документации. К архивам также относят системы автоматизации движения и учета документов (СЭД/ECM), системы автоматизации архивного дела или системы хранения электронных документов в архивах в соответствии с приказом Росархива.

Но в случае, когда речь идет о долговременном хранении, перед бизнесом встает не только задача по оцифровке документов и загрузки их в СЭД или ECM-систему, но и необходимость обеспечения их легитимности и юридической значимости на протяжении всего срока их пребывания в архиве.

Место архива в ИТ-инфраструктуре компании и почему его следует рассматривать как отдельную ИТ-систему

Требования к СХЭД регламентируются Приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 года № 69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов». Согласно этому документу, архитектура архива должна учитывать разделение рабочей, оперативной и архивной областей хранения.

Основная работа с документами — создание, движение, выполнение текущих задач, например регистрация или заведение в дело — в большинстве СЭД или ECM-систем производится в рабочей области хранения. Такая организация системы дает пользователю некоторые функции архивного хранения, но для самого архива они, с одной стороны, избыточны, а с другой, — недостаточны. В рабочей области хранения документы могут отображаться в табличном виде, в виде карточек с дополнительными атрибутами или в виде канбан-доски с определением статуса документа. Такое отображение позволяет одновременно выводить небольшое количество данных, ограничивает возможности массовой работы документами и в целом не всегда соответствует потребностям архива, поскольку в нем все документы хранятся в едином статусе.

Главная задача оперативной области — обеспечить движение документов. Для этого необходим быстрый отклик системы, быстрое получение каждого документа. И тут в качестве системы хранения часто используется SSD.

Представим, что вам нужно хранить документы в течение 50 или 70 лет. Многие ли из вас сейчас готовы доверить такое хранение SSD-диску? И по стоимости, и по надежности данный вариант не является приемлемым.

После того как документооборот завершен, документ перемещается в архивную область хранения. В случае, когда архивная область представляет собой отдельную систему, не связанную напрямую с ECM, документы становятся физически обезопашены. Они попадают в отдельное защищенное пространство, где происходит настройка персонифицированного управления доступом. Физическая безопасность также обеспечивается дополнительными интеграциями. Для финансового архива — это интеграция с ERP-системами и проводками ERP-систем. Данная информация не синхронизируется с СЭД или ECM, но является неотъемлемой часть архива.

Структура хранения также меняется: появляются привязка к номенклатуре дел и дополнительная фильтрация, удобная в разрезе годов и отделов, а не только типов документов.

Построение полноценного электронного архива — нетривиальная задача, выходящая за рамки использования классической СЭД/ECM-системы и включающая последовательную автоматизацию множества процессов внутреннего документооборота компании. Специализированное программное решение, учитывающее все требования к СХЭД, позволяет управлять стоимостью хранения, обеспечить физическую безопасность документов и организовать сбор данных из разных, в том числе распределенных источников.

 

Источник: https://www.it-world.ru/cionews/business/197285.html