Как работает BPM-система

BPM и BPMS

Здесь следует сразу определиться с двумя ключевыми понятиями. Во-первых, существует управленческая концепция процессного управления или BPM. BPM — это область менеджмента, когда работа компании рассматривается как система взаимосвязанных бизнес-процессов, и в дальнейшем выстраивается и развивается в рамках этой логики. 

Департаменты и подразделения по-прежнему отвечают за выполнение конкретных бизнес-функций, как в функциональном подходе. Процессный менеджмент дополняет, а не заменяет функциональный подход к управлению и нацелен на эффективное взаимодействие различных бизнес-функций за счет выстраивания и управления бизнес-процессами.

Что касается BPMS — это основная технология, которая помогает реализовывать концепцию процессного управления в реальной практике работы компаний. BPM может существовать и без ИТ, однако с помощью специализированного инструмента работать становится проще и быстрее. Система управления бизнес-процессами позволяет моделировать процессы компании и автоматизировать их исполнение. Предоставляет возможность контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения.

Основные стадии внедрения процессов

Работа BPMS основана на простой идее — на этапе внедрения решения осуществляется моделирование бизнес-процессов с помощью наглядных диаграмм. Процессы сразу становятся исполняемыми в системе. Это означает, что система будет автоматически отправлять задачи ответственным сотрудникам — в точном соответствии с тем порядком выполнения операций, который определен в модели данного процесса. Такой подход позволяет выстроить бизнес-процессы компании и максимально приблизить их реальное выполнение к той идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.

Выделяют 3 основных типа процессов:

• Основной бизнес-процесс компании, в рамках которого генерируется прибыль. В организации может быть один или несколько таких процессов.
• Поддерживающие бизнес-процессы — их также называют обеспечивающими или сервисными. Они поддерживают стабильную работу основных процессов.
• Процессы управления, связанные с разработкой целей и стратегии компании, оптимизацией и развитием ее работы.

Процесс внедрения начинается с анализа бизнес-процессов. Деятельность компании декомпозируется на процессы, особое внимание уделяется повторяющимся операциям и основным процессам, влияющим на доходы и расходы. Процессы описываются и моделируются в виде исполняемых схем для BPM-системы. BPMS исполняет процессы со стартового события до конечного, следуя по цепочке переходов. С помощью инструментов контроля и мониторинга отслеживается эффективность внедрения и проводится дальнейшая оптимизация.

Узнать о том, какие бывают процессы в организации поможет, например, классификация бизнес-процессов APQC PCF (Process Classification Framework). Это межотраслевая модель, разработанная Американским центром производительности и качества APQC и переведенная на русский язык компанией ELMA. 

Скачайте полную классификацию бизнес-процессов APQC >>

Цикл Деминга или жизненный цикл процесса PDCA

BPM-платформы обладают набором инструментов, которые обеспечивают выполнение и поддержание бизнес-процессов. При этом все функции системы можно условно разделить на 4 группы в соответствии со стадиями жизненного цикла процесса PDCA (цикл Деминга) — планирование (plan), выполнение (do), контроль (check) и улучшение (act).

Цикл Деминга

Благодаря использованию BPM-системы работа организации становится прозрачной. Компания получает широкие возможности мониторинга и контроля исполнительской дисциплины и может в любое время изменять и улучшать бизнес-процессы для достижения большей эффективности.

Проектирование и моделирование бизнес-процессов

Первый шаг создания бизнес-процесса — это проектирование, построение его графической модели. Его суть сводится к описанию последовательности действий для получения бизнес-результата. 

Создавать процессы и выполнять их моделирование в ELMA365 могут бизнес-аналитики или сотрудники компании без участия программистов. В данном случае проектирование и моделирование — это синонимы. Для этого используется распространенная нотация BPMN 2.0 — набор простых условных обозначений. Это наглядный язык, который четко выделяет порядок действий и этапы, а также зоны ответственности процессов. Нотация переведена на русский язык специалистами компании ELMA. Создаваемые с ее помощью модели процессов привычны для аналитиков и понятны высшему руководству компании.

Скачайте нотацию BPMN 2.0  >>

Моделирование бизнес-процессов

Управленческая концепция BPM определяет бизнес-процессы компании — какова архитектура процессов в организации, какие стадии процесса определяют технологию создания большей ценности для потребителей. В свою очередь система ELMA365 облегчает выстраивание данных бизнес-процессов, позволяя создавать наглядные схемы работы.

Моделирование бизнес-процессов в дизайнере бизнес-процессов ELMA365

Все процессы в система ELMA365 моделируются в Дизайнере бизнес-процессов. На диаграммах бизнес-процессов обозначаются их участники, перечень и последовательность выполняемых ими действий. Графические модели строятся путем размещения нужных блоков операций на дорожках, обозначающих зоны ответственности разных исполнителей. Затем операции соединяются переходами.

Когда модель процесса создана, проводится настройка операций: задается контекст работы. Например, организация определяет способ выполнения пользовательских задач — с какими данными будут работать исполнители, какие действия от них потребуется выполнить и какие результаты предоставить.

Моделирование процесса заканчивается его публикацией, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в ELMA365.

Подробнее о моделировании бизнес-процессов >>  

Исполнение бизнес-процессов

Работа по бизнес-процессу осуществляется в соответствии с его графической моделью — начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. ELMA365 позволяет поддерживать выполнение правильной очередности операций. Она автоматически ставит задачи разным исполнителям, когда процесс доходит до соответствующего шага.

Информация о процессе в ELMA365

После запуска процесса BPM-система автоматически ставит задачи пользователям согласно модели бизнес-процесса, например, подготовить КП, сделать звонок или провести встречу. Задачи могут иметь дату завершения, что позволяет контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников. В задаче уже есть вся нужная информация для работы и принятия решений. От исполнителей может требоваться ввод некоторых данных — в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых можно сделать обязательным. Те задачи, которые не требуют участия реальных сотрудников, автоматически выполняются системой. Например, сценарии и отправка сообщений.

После завершения задачи, сотруднику не нужно задумываться о том, кто и какие действия должен выполнять дальше — ELMA365 берет эти вопросы на себя. Каждый бизнес-процесс компании имеет четкий регламент исполнения, а система обеспечивает соблюдение верного порядка работы. 

Лента задач в процессе

В ELMA365 можно одновременно запускать несколько экземпляров одного бизнес-процесса. Все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель. 
Контроль и мониторинг бизнес-процессов.

Инструменты контроля и мониторинга позволяют отслеживать показатели эффективности процесса и находить в них узкие места: неэффективные этапы и не справляющихся сотрудников. На этом этапе важно настроить отчеты, отражающие ключевые метрики и показатели. 

Подробнее о показателях бизнес-процессов >> 

В ELMA365 инструмент «Монитор процессов» позволяет увидеть ситуацию «сверху» и понять, сколько процессов запущено на данный момент и на каком этапе находится каждый из них.

Для каждого экземпляра запущенного процесса создается карточка в системе ELMA365. Она содержит подробную информацию: текущие значения параметров, задачи, статусы их выполнения и комментарии сотрудников. Имея соответствующие права доступа, с карточки можно управлять ходом работы — например, изменить ряд параметров или вовсе прекратить исполнение.

Управление бизнес-процессами с помощью Low-code платформы ELMA365 открывает широкие возможности для мониторинга их выполнения. В распоряжении пользователей есть несколько инструментов:

1. Мои процессы.  Cодержит список всех экземпляров бизнес-процессов, в которых сотрудник является инициатором, ответственным или исполнителем. Есть удобный фильтр для поиска. Выбрав определенный экземпляр процесса из списка, можно перейти на его карточку в системе.
2. Монитор процессов. Позволяет анализировать работу по процессам, в которых пользователь выступает в роли владельца, куратора или информируемого. На этой стадии управления сотруднику не обязательно являться исполнителем какой-либо из операций. Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображаемых процессов, чтобы получить подробную информацию. В результате применения «Монитора процессов» накапливаются данные для улучшения процессов.
3. Карта процесса. Удобный способ мониторинга, выглядит так же, как и графическая модель процесса в Дизайнере бизнес-процессов. При этом на карте отображается уже запущенный в системе экземпляр конкретного бизнес-процесса, что позволяет отслеживать дополнительные метки. Здесь обозначаются уже выполненные операции и текущая стадия работы. Открыть карту процесса можно из его карточки в системе.

Карта бизнес-процессов в ELMA365

Управление бизнес-процессами в bpm системе ELMA365 не требует от руководителей ручного отслеживания каждой операции. Так как для любого действия в BPMS можно указать временной регламент, в случае просрочки задач исполнителями система пришлет уведомления. Кроме этого, контролировать задачи по процессам можно с помощью стандартных отчетов по исполнительской дисциплине, которые автоматически составляет BPMS.

Оптимизация бизнес-процессов

На основании мониторинга процессов, или просто в ходе развития компании время от времени возникает потребность в изменении бизнес-процессов. Рациональные идеи по оптимизации могут предложить и исполнители на разных участках работ. Не получится выстроить работу один раз и тем самым обеспечить постоянную эффективность предприятия. С развитием компании, увеличением команды и новыми реалиями на рынке возникает необходимость изменять процессы.

Технология BPM поддерживает идею непрерывного развития бизнес-процессов, а благодаря использованию BPM-системы любой бизнес-процесс остается гибким к изменениям. Так, компания может в любое время корректировать порядок работы и создавать новые процессы.

В ELMA365 оптимизация проводится на лету без остановки системы — вы можете вносить изменения в уже работающие процессы в Дизайнере бизнес-процессов без остановки системы. После опубликования они тут же вступят в силу.  Например, проанализировав работу, связанную с обслуживанием клиентов, компания решает, что операции по составлению смет лучше выполнять коммерческому директору, а не менеджерам по продажам. Чтобы изменить данный порядок работы, достаточно внести нужные изменения в графическую модель соответствующего процесса в Дизайнере бизнес-процессов.

Изменение бизнес-процесса в ELMA365

Почему, когда вы изменяете bpm процесс в компании, это никаким образом не влияет и не прерывает текущую работу предприятия? Все экземпляры данного процесса, которые уже были запущены в системе на момент внесения изменений, завершатся в соответствии с первоначальной схемой. А каждый новый запущенный процесс будет работать уже согласно улучшенной модели.

Подробнее об оптимизации бизнес-процессов >>

Работа BPM-системы на примере ELMA365

BPM-платформа ELMA365 позволяет реализовывать в организации процессный подход, который можно легко подстраивать под изменяющиеся условия бизнеса и своевременно дорабатывать элементы модели по итогам обратной связи от сотрудников. Методика описания операций организации в системе позволяет их дорабатывать без привлечения разработчиков, при этом реализовывать все потребности компании. 

Начало работы в ELMA 365

ELMA365 интегрируется с другими ИТ-продуктами и сервисами для автоматизации, которые используются в компании. Это позволяет не переносить уже отлаженные участки работы в ELMA365, а реализовывать в системе другие операции. Например, есть решения для интеграции ELMA365 с продуктами 1С: Предприятие.

Подробнее о BPM-системе ELMA365 и её возможностях в видео.

Low-code инструменты ELMA365 позволяют вносить изменения, не обладая навыками программирования. В Дизайнере бизнес-процессов, последовательность задач легко корректировать, удалять излишние операции и менять логику исполнения. При этом вы можете охватить всю картину «в целом», а также производить описание и анализ бизнес-процессов: контролировать показатели, устранять узкие места и совершать передвижения ресурсов. ELMA365 имеет современную микросервисную архитектуру.

Итоги

BPM-система позволяет работать с бизнес-процессом на всех этапах его жизненного цикла — от появления идеи до непрерывного улучшения.

Работа BPM-системы включает: 

• моделирование, или составление графической модели операций, 
• исполнение — автоматическое выполнение бизнес-процесса системой или направление смоделированной модели на выполнение назначенным пользователям,
• оптимизацию и улучшение, где основной оценкой элементов операций является анализ
• контроль выполнения отдельных задач и мониторинг эффективности.

Бизнес-процессы изменяются вместе с компанией, поэтому BPM-система позволяет осуществлять непрерывные улучшения, проводить анализ, выявлять слабые места и проводить оптимизацию.

FAQ о BPM