Оптимизация бизнес-процессов компании «Ваша мебель». Причины оптимизации, цели, планы

Каждый собственник динамично развивающегося бизнеса, рано или поздно сталкивается с необходимостью оптимизации бизнес-процессов компании. Понимание того, что компания разрослась до такой степени, что для дальнейшей успешной работы необходима поддержка IT системы, способной стать не только учётной системой и базой хранилища документов, а надёжной платформой для оптимизации бизнес-процессов компании и обеспечить дальнейшее развитие бизнеса рано или поздно приходит к каждому эффективному управленцу.

При этом бывает достаточно сложно решиться на столь серьёзный шаг. Во-первых, это ответственное мероприятие, которое может, как дать сильный толчок в развитии, так и увести компанию в период стагнации. Во-вторых, оптимизация бизнес-процессов компании — это финансово затратное мероприятие. И будет крайне неприятно, если денежные вливания не окупятся и потратятся впустую.

Мы предлагаем ознакомиться с интересным опытом оптимизации бизнес-процессов компании, занимающейся производством и продажей корпусной и мягкой мебели по индивидуальному дизайну. ООО «Ваша мебель» ведёт продажу и заказ мебели через сеть магазинов. Компания не большая (до 50 человек), но специфика бизнеса такова, что существует множество процессов, в том числе сквозных, без постоянного контроля над которыми сложно стать успешной и конкурентно-способной фирмой.

«Осознание того, что проблемы компании растут и не решаются, пришло по мере расширения бизнеса, в тот момент, когда точек продаж стало больше двух. Мы полностью ведём клиента: от проектирования изделия, до доставки готовой продукции на дом. Потеря времени и качества работы на любом участке приводит к серьёзным проблемам. В какой-то момент я понял, что теряю много своего, в том числе личного, времени на решение проблем, которые могут решаться без моего участия, при налаженных и оптимизированных бизнес-процессах компании» - комментирует директор компании ООО «Ваша мебель».

Таким образом, руководство приняло решение о необходимости оптимизации бизнес-процессов компании, и начался поиск подходящей системы. После внимательного изучения и сравнения всех предложений на рынке BPM систем, выбрали систему ELMA, которая кроме относительно небольшой стоимости и удобного интерфейса предлагает обширные возможности BPM платформы, позволяющие гибко настраивать систему под конкретные задачи бизнеса, а самое главное – постоянно улучшать их прямо по ходу работы. И начался этап внедрения.

Описание компании

Любой проект внедрения автоматизированной системы начинается с изучения деятельности компании. Это, пожалуй, один из самых важных и сложных этапов оптимизации бизнес-процессов компании, т.к. обходимо не только понять, как протекают основные процессы компании, но и выявить все «подводные камни», мешающие эффективной работе на участке. Далеко не всегда все участники процесса согласны выдавать свои профессиональные секреты, т.к. во-первых, высока вероятность потерять свою «уникальность», а во-вторых, что ещё хуже, может открыться, реальный объём работ, необходимый для выполнения задач, который не соответствует согласованному ранее регламенту.

Первая встреча с компанией ООО «Ваша мебель» состоялась с привлечением основного руководящего состава и менеджера, ответственного за процессы продажи и доставку мебели. Стандартно в рамках первой встречи происходит сбор основной информации, выявления ситуации «как есть», фиксирования существующих проблем и требований заказчика.

«На этапе изучения и анализа деятельности своей компании, я получил много «информации к размышлению» и ещё раз убедился в правильности принятого решения об автоматизации бизнес-процессов компании» - Директор компании ООО «Ваша мебель».

В результате исследования были определены и описаны основные направления деятельности компании:

1. Производство и продажа своей корпусной мебели.
   
   Компания занимается производством корпусной мебели по индивидуальным заказам. Продажи осуществляется через магазины - «точки продаж». Доставка напрямую по клиентам осуществляется силами мебельной компании.
2. Продажа готовой мягкой мебели.
   
   ООО «Ваша мебель» также является дилером торговой марки производителя мягкой мебели из города Саратова. Доставка осуществляется напрямую с фабрики-производителя только по индивидуальным заказам. Мягкая мебель хранится на складе до отправки клиенту. Доставка напрямую по клиентам осуществляется силами мебельной компании.
   Фирма имеет 5 «точек продаж» мебели (магазины), головной офис, цех по производству корпусной мебели и склад. Головной офис и цех компании объединены, т.к. общение с клиентами (приём заказа и заключение договоров) осуществляется на территории магазинов.

После описания направлений деятельности приступили к формулировке основных проблем, которые хочет решить руководство в результате оптимизации бизнес-процессов компании. После долгих обсуждений определили основные проблемы, которые, по мнению директора компании, препятствуют повышении прибыльности бизнеса и приводят к отсутствию постоянных и довольных клиентов.

Проблема №1. Отсутствие контроля исполнения заказа.

• Отсутствие своевременной информации по оплатам заказов.
• Отсутствие информации о степени готовности заказа: где он находится, что сейчас происходит.

Проблема №2. Потеря бумажных документов.

• Частое отсутствие первичных бухгалтерских документов.
• Потеря бумажных претензий, заявок на доработку, договоров.

Проблема №3. Низкий уровень обслуживания клиентов.

• Отсутствие или задержка сроков работ по жалобам и претензиям.

В целом, можно отметить, что это довольно распространённые проблемы, с которыми сталкиваются компании в процессе своего развития. Если отпустить ситуацию на самотёк, то компания получает более серьёзные проблемы в виде:

Уменьшения лояльности клиентов.

Ухудшения имиджа компании.

Увеличения операционных и судебных затрат.

Трата почти всего свободного времени Руководителя на «Тушение пожаров».

План проекта «Оптимизация бизнес-процессов компании «Ваша мебель»

После предварительного выявления проблем, которые необходимо решить путём оптимизации бизнес-процессов компании, был разработан План проекта:

1 этап: Изучение. Специалисты компании ELMA изучают, текущие регламенты выполнения работ в компании «Ваша мебель»: механизм, затраты, результаты, эффективность основных процессов компании. Т.е., другими словами, описывается ситуация As is «как есть».

2 этап: Анализ. Далее составляется картина будущего - To be «как должно быть». На данном этапе моделируются бизнес-процессы, работая в соответствии с которыми, компания, как минимум, уйдёт от существующих проблем и сможет перейти на другой уровень развития.

3 этап: Описание. После того как составлена новая модель процессов компании необходимо разработать техническое задание по автоматизации бизнеса, в котором подробно описываем какие цели ставим перед проектом, как их достигаем и в каком виде систему увидит конечный пользователь.

4 этап: Внедрение. Начало непосредственного внедрения автоматизированной системы в компанию заказчика. В ходе реализации проекта внедрения производится первоначальная настройка системы, тестируются и дорабатываются автоматизированные бизнес-процессы процессы.

! После этого этапа система ELMA становится индивидуальным решением для компании «Ваша мебель».

5 этап: Запуск в работу. Заключительный этап проекта, в рамках которого готовое решение – система ELMA - запускается в работу.