Поддерживающий процесс в рамках бизнес-архитектуры

Деятельность любой организации можно рассматривать как набор бизнес-процессов. Для того, чтобы управлять работой компании, необходимо уметь описывать, выполнять, контролировать и улучшать эти процессы.

Что же такое бизнес-процесс? Существует множество определений. Мы придерживаемся следующего: бизнес-процесс — это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных действий, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. При этом клиентами могут быть не только внешние заказчики, но и внутренние. Управленческая концепция BPM (business process management) рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.

Бизнес-процессов в организации может быть десятки и сотни, но начинать работу по процессам следует всегда с фундамента, на котором строится компания, то есть с основных.

Итак, выделяют три типа бизнес-процессов:

• основные, составляют суть бизнеса предприятия, формируют ценность для клиентов компании и создают основной поток доходов. Благодаря таким процессам компания получает прибыль. Например, снабжение, производство, маркетинг. Также следует учитывать, что основные процессы важно описывать и улучшать в первую очередь. С чем это связано? От других процессов компания может отказаться или отдать их на аутсорс, а от основных — никогда. Если основные процессы не функционируют, то компания не получает прибыль и разоряется.

  

• вспомогательные/поддерживающие направлены на поддержание работы основных процессов компании, например, бухгалтерский учет, подбор персонала, логистика, обучение сотрудников, юридическое обеспечение, техподдержка. По факту это ресурсы для всех других видов процесса. Следует учитывать, что вспомогательные процессы убыточны, поскольку напрямую не приносят прибыль, однако без них компания не сможет существовать.

  Иногда компании отдают часть вспомогательных процессов на аутсорс, что зачастую обходится значительно дешевле поддержки данных процессов внутри компании. Часто на аутсорс могут быть отданы бухгалтерия, рекрутинг, а в некоторых случаях даже производство. Интересно, что для компаний, которым доверяют процессы на аутсорс, переданные процессы будут являться уже основными. То есть для кадрового агентства рекрутинг — это основной процесс.

• управления. Отвечают за распределение и разумное использование имеющихся у компании ресурсов. К ним относятся такие процессы, как стратегическое планирование, контроль, анализ. Здесь прослеживается взаимосвязь со всеми типами бизнес-процессов, поскольку для планирования и распределения ресурсов управленцы должны руководствоваться и владеть информацией о текущих делах. Разумеется, основные и поддерживающие процессы являются поставщиками конкретных данных.

• развития. Направлены на модернизацию или создание активов для бизнеса. Ключевое преимущество: если в основных процессах потребителем услуг/товара является клиент, то в процессах развития результат процесса использует сама компания. Например, новые знания, полученные в результате исследования, новые направления бизнеса, информационные, производственные технологии и т.п.

Архитектура предприятия

Термин «архитектура предприятия» является средством для повышения эффективности существующих в компании бизнес-процессов, а также инструментом для разработки и реализации поддерживающих систем. На практике она представляет собой набор моделей, описывающих структуру и функции организации. Важной областью использования этих моделей являются систематизация процесса планирования организационных и технологических изменений, обеспечение благоприятных условий для процесса принятия решений. То есть по факту, архитектура является стратегической информационной основой, определяющей структуру бизнеса, информацию, необходимую для ведения бизнеса, технологии, применяемые для поддержания бизнес-операций, процессы преобразования и развития, необходимые для реализации новых технологий.

Этапы процесса построения архитектуры предприятия:

• осознание необходимости построения архитектуры;
• формирование рабочей группы;
• выбор среды и средств моделирования;
• наполнение среды фактическим материалом (формирование архитектуры);
• использование, расширение и сопровождение.

Важно, чтобы в составе рабочей группы был архитектор — постановщик задач на архитектурные изменения на основании двух пунктов: изменившихся внешних условий и понимания недостатков существующего положения дел.

Моделирование архитектуры

Модель архитектуры предприятия сосредотачивает знания о его процессах, поведении, информационных и материальных потоках, ресурсах и организационных единицах, инфраструктуре и архитектуре систем. При этом главная цель моделирования — не только повышение интегрированности организации, но и поддержка и анализ предприятия в экономических, организационных сферах и др.

Чтобы иметь полное понимание бизнеса, необходимо иметь ответы на вопросы — кто, что, когда, зачем, где и как осуществляет.

Высокая динамика изменений в среде оказывает существенное влияние на масштабы развития бизнес-моделирования. Компаниям приходится приспосабливаться к постоянно изменяющимся условиям на рынке и адаптировать к ним бизнес. Как это происходит? Основные резервы повышения эффективности и конкурентоспособности предприятий в настоящее время связаны с оптимизацией их бизнес-архитектуры, последовательной реализацией процессной модели управления, обеспечением гибкости организационной структуры и процессов деятельности. Данные же возможности в большой степени обеспечиваются детально проработанной бизнес-архитектурой компании, которая должна содержать описание процессов изменений в организации деятельности компании, а также обеспечивать эффективное управление этими процессами.

Разработка модели бизнес-архитектуры обеспечивает предприятие универсальным инструментом, который способствует глубокому погружению в процессы своей компании, структуру. Грамотно разработанная архитектура позволяет не только детально изучить принципы функционирования предприятия, но и дает возможность разработке совершенно новых стратегий, организации иных способов планирования развития с учетом ситуации во внешней среде. Кроме того, такая архитектура обеспечивает быстрый отклик и гибкость.

Таким образом, бизнес-архитектура является одним из основных инструментов синхронизации потребностей бизнеса и возможностей информационных технологий. В контексте архитектуры предприятия разработка бизнес-архитектуры состоит в моделировании картины в целом и последующем углублении в ключевые процессы.

Роль поддерживающих процессов

Поддерживающие бизнес-процессы играют важную роль: обеспечивают ресурсами все остальные типы процессов. Как прослеживается взаимосвязь основных и вспомогательных процессов? Основные процессы для функционирования требуют ресурсы, которые поступают от вспомогательных, поддерживающих процессов. К тому же, основная деятельность организации порождает информационные потоки, которые обрабатываются вспомогательным процессом, формирующим отчетность для управленческих процессов. Управленческий процесс в свою очередь воздействует на основные процессы, создавая единый контур управления.