Мы переосмыслили СЭД и создали единое пространство для работы с документами, доверенностями и МЧД

Возможность добровольного использования МЧД (машиночитаемых доверенностей) появилась более года назад, в марте 2022 г. Несмотря на то, что окончание переходного периода несколько раз сдвигалось, согласно закону «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», принятому 19 декабря 2022 г., использование квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей без применения машиночитаемой доверенности завершается 31 августа 2023 г. А это значит, что с 1-го сентября применение МЧД станет обязательным как для юридических лиц, так и для ИП.

До вступления в силу законодательных изменений остается четыре месяца, однако не все представители бизнеса готовы начать использовать МЧД раньше установленных сроков. По результатам опроса, проведенного Экспертным советом «Электронные документы – эффективная экономика» в марте-апреле 2023 г., только 7% компаний из числа участников исследования уже частично перешли на МЧД и еще 5% планируют осуществить переход до конца второго квартала 2023 г. При этом чуть меньше четверти участников (23%) и вовсе рассматривают вариант внедрения МЧД только после окончания переходного периода.

Такое разнообразие мнений свидетельствует о наличии множества сложностей, сопутствующих внедрению машиночитаемых доверенностей в бизнес-процессы компаний. Во многом это связано с необходимостью выделения дополнительных ресурсов на перевыпуск еще действующих сертификатов квалифицированной электронной подписи для конкретного сотрудника, оформление самой доверенности в машиночитаемом виде, адаптацию уже работающих СЭД/ECM или внедрение новых импортонезависимых решений. Небольшая часть компаний уже приступила или планирует приступить к созданию своих конструкторов МЧД, но более половины опрошенных выразили желание использовать решение внешнего подрядчика.

Об опыте создания единого пространства для работы с документами, доверенностями и МЧД на базе СЭД/ECM-системы поделился Раис Ахкямов, директор продукта ELMA365 ECM и член Ассоциации РОСЭУ

Как все устроено: внедрение МЧД в ECM-пространство

Мы, как вендор, видим МЧД частью ECM пространства. Поэтому сразу отказались от выпуска «костылей» и приступили к развертыванию функционала внутри платформы.

Решение «МЧД», реализованное на базе ELMA365 ECM, является внутренним разделом системы и состоит из двух модулей: «Управление МЧД» и «Работа с МЧД», в которых содержатся преднастроенные действия для бизнес-процессов.

Для удобства развертывания и ускорения запуска бизнес-процессы состоят из готовых low-code блоков. Это позволяет в кратчайшие сроки автоматизировать работу с МЧД и, в том числе, зарегистрировать МЧД в распределенном реестре ФНС.

К числу готовых бизнес-процессов, реализованных в разделе управления МЧД, относятся:

• Создание МЧД;
• Копирование МЧД;
• Перевыпуск МЧД;
• Регистрация МЧД в распределенном реестре;
• Проверка входящей и исходящей МЧД;
• Синхронизация полномочий;
• Подписание МЧД.

Возможность подписания УКЭП встроена в ECM-систему — используется подключенный криптопровайдер, все данные подтягиваются автоматически, поэтому у пользователя нет необходимости переключаться между системами и вручную прокликивать и искать сертификаты. На текущий момент мы поддерживаем КриптоПро, myDSS, Sign Me, НУЦ РК, Удостоверяющий центр Контур и ViPNet Client. Совсем скоро ожидаем интеграцию с Госключ.

С точки зрения ФНС МЧД может быть подписана форматом подписи CAdES-BES. Такая подпись подтверждает только сам факт подписания доверенности без учета времени.

Во избежание вопросов подтверждения валидности подписи мы используем технологию улучшения, то есть подпись в формате CAdES-A. Это позволяет в момент выпуска доверенности сразу получить подпись с архивной меткой времени.

Технология улучшения также работает и для входящих доверенностей. В ситуации, когда контрагент использует подпись в формате CAdES-BES, при получении ее на наш сервер мы можем произвести улучшение, проставить метку времени и таким образом обеспечить долговременное хранение с возможностью валидации. Технология также применяется в нашем решении Долговременный архив, за счет чего мы можем подтверждать валидность подписи в долгосрочной перспективе.

Управление МЧД и полномочиями

Добавить машиночитаемую доверенность в ELMA365 ECM можно через готовую форму.

Сама форма является абсолютно человекочитаемой, имеет удобные и понятные поля для заполнения, часть информации может быть автоматически «подтянута» из внутренних корпоративных справочников.

При этом на уровне бизнес-процесса в системе происходит формирование XML-файла по установленному формату МЧД.

На текущий момент мы поддерживаем формат ФСС, форматы ФНС B2G и B2B. Релиз формирования доверенности в формате версии 002 мы планируем на май, а уже в июле 2023 г. добавим в решение поддержку формата версии 003.

Просмотр машиночитаемой доверенности возможен в виде привычной для человека карточки документа. В карточке отображается информация о доверенности: тип, номер, кем она подписана, кому и на что предоставлены полномочия, а также срок начала и окончания ее действия и текущий статус. Здесь же можно извлечь сам XML-файл и файл подписи. При необходимости можно создавать новые доверенности, а устаревшие будут переносится в архив.

В решение заложен Классификатор полномочий и реализована возможность синхронизации с Классификаторами на случай их обновления или изменения.

Автоматизация выпуска и проверок МЧД

Автоматизированный выпуск реализован в двух сценариях:

• Интеграция через API позволяет создавать доверенность, используя автозаполнение.
• Если же необходимо выпускать МЧД вручную, то данные, которые уже есть в системе (например, ФИО, ИНН, СНИЛС, должность), также будут «подтягиваться» автоматически.

Выпускать МЧД, безусловно, можно через сервисы ФНС или Оператора ЭДО. Однако их функционал существенно отличается, и если вы, например, пользуетесь несколькими Операторами, то может настать момент, в котором вы «упретесь» в разницу интерфейсов, возможности унификации процесса и необходимость управления всеми доверенностями за рамками контура Оператора ЭДО. Взаимная интеграция, созданная на базе ELMA365 ECM, позволяет консолидировать всю работу с документами и доверенностями в одном интерфейсе.

В функционал модуля «МЧД» также включены возможности копирования/перевыпуска и автопродления машиночитаемой доверенности. По сути мы используем те же готовые бизнес-процессы, но с изменяющимися входными параметрами.

На уровне бизнес-процессов low-code позволяет добавлять различные блоки и таймеры. Например, мы можем задать таймер «Ожидание окончания МЧД», который будет ориентироваться на срок действия доверенности. После срабатывания таймера процесс перевыпуска МЧД запустится автоматически.

Поддержка по законодательству

Со стороны вендора у нас сформирована выделенная команда, которая состоит из аналитиков и пула разработчиков, специализирующихся на теме МЧД. Члены продуктовой команды участвуют в рабочих группах и экспертных сообществах совместно с ФНС, Министерством цифрового развития РФ и представителями отраслевых Ассоциаций, например РОСЭУ.

В рамках рабочих групп мы имеем возможность вносить свои предложения к текущим или планируемым законодательным актам, форматам МЧД и другим практическим и методическим материалам. Это позволяет нам непрерывно поддерживать актуальность решения, соответствовать всем нормативным требованиям и быстро реагировать на их изменения.

Варианты интеграции с операторами ЭДО и распределенным реестром ФНС

По текущему законодательству, и тут мы опираемся на комментарии представителей ФНС в рамках рабочих групп, корпоративные информационные системы не будут иметь прямого доступа к публичному API для работы с распределенным реестром. Поэтому для автоматизированной работы с МЧД бизнесу необходимо произвести интеграцию через узлы Операторов ЭДО.

ELMA365 поддерживает интеграцию с Операторами ЭДО и взаимодействует с их узлами связи через API.

Сейчас мы поддерживаем API Контур.Диадок, и к концу переходного периода будет выпущена интеграция со СФЕРА Курьер.

Существует ряд компаний, которые могут поддерживать свой локальный узел клиента для работы с распределенным реестром. Это означает, что компания подключается напрямую к системе, созданной ФНС, создает защищенный канал связи и обеспечивает синхронизации всех требований по выпуску и работе с МЧД. В таком случае вендор СЭД/ECM могут совместно с клиентом создать API для синхронизации машиночитаемых доверенностей с внутренними процессами электронного документооборота.

Плюсы единого пространства

Организовать работу с МЧД можно несколькими способами — через Оператора ЭДО, самостоятельно используя сервисы ФНС или же настроив готовый модуль для вашей ECM-системы. Создание единого пространства для работы с документами, доверенностями, электронными подписями и МЧД существенно сокращает как временные, так и финансовые затраты на управление несколькими разрозненными решениями.

Low-code ECM-система позволяет настроить процессы согласно внутренней бизнес-логике и учесть все возможные особенности документооборота в компании.

	Оператор ЭДО	Сервис ФНС	ELMA365 ECM
Формирование машиночитаемой доверенности	Опционально	Вручную	Процесс
Подписание машиночитаемой доверенности	Опционально	Нет	Процесс
Загрузка машиночитаемой доверенности в общее хранилище	Вручную	Вручную	Авто
Хранение машиночитаемой доверенности	Опционально	Да	Да
Привязка доверенности к сотруднику	Вручную	Нет	Авто
Выбор доверенности к для привязки к документу при отправке	Вручную	Нет	Процесс или Авто
Проверка подписи и сроков действия доверенности	Авто	Вручную	Процесс или Авто
Проверка полномочий	Вручную	Вручную	Процесс или Авто
Сверка реквизитов доверенности и документа	Частично	Нет	Процесс или Авто
Перевыпуск доверенности	Опционально	Нет	Да
Единое окно для работы со всеми документами	Нет	Нет	Да
Возможность использования в качестве бэк сервиса для работы с распределенным реестром ФНС	Нет	Нет	Да

 

Резюмируем

Функционал ECM-систем позволяет начать пользоваться машиночитаемыми доверенностями «не выходя из кабинета», а модули интеграции с операторами ЭДО и платформой ФНС помогают замкнуть процесс от создания до получения в одном контуре — синхронизируя работу внутреннего и внешнего документооборота.

Срок переходного периода подходит к концу, и перестройка процессов, во многом, неизбежна. Отладить полноценную работу ЭДО и адаптировать рыночные решения под бизнес-логику компании. ELMA365 ECM, опираясь на опыт и экспертизу, поможет наладить полноценную работу ЭДО, адаптировать внутрикорпоративную ИТ-инфраструктуру под новые требования и подготовиться к вступлению в силу законодательных изменений.

Изучить возможности преднастроенных бизнес-процессов и начать работу с МЧД в ECM-системе уже сегодня можно, воспользовавшись бесплатной триал-версией.

Источник: https://market.cnews.ru/articles/2023-04-27_rais_ahkyamovelma_my_pereosmyslili