Как ИТ-интегратор Мастердата выстроил юридически значимый и кадровый документооборот на ELMA365
О компании
Мастердата — системный интегратор с глубоким пониманием рынка, который с 2006 года помогает крупным компаниям оптимизировать сложные бизнес-процессы и выстраивать управляемую цифровую трансформацию. Основные направления: CRM и BPM, лояльность, аналитика и отчётность, а также внедрение решений с искусственным интеллектом.
Внутри компании к моменту внедрения сформировались задачи сразу по двум направлениям.
В юридически значимом документообороте договорная работа строилась через электронную почту и мессенджеры. Документы дублировались, терялись в переписках, а поиск актуальной версии и контроль статусов занимали значительную часть рабочего времени. Также отсутствовала прозрачность в процессе оплаты и согласования, что усложняло контроль и замедляло принятие решений. С ростом компании это стало ограничивать операционную эффективность.
В кадровом направлении проблема усугублялась большим числом дистанционных сотрудников, работающих в удалённом или смешанном режиме. Оформление, согласование и подписание кадровых документов занимало много времени. HR-специалисты вручную рассылали расчётные листки и кадровые документы на ознакомление и подписание. Единого портала взаимодействия сотрудника и работодателя не существовало. Прозрачность кадровых процессов оставалась низкой.
Решением стали два последовательных проекта на платформе ELMA365: в 2024 году — автоматизация юридически значимого документооборота, в 2025-м — переход на кадровый электронный документооборот.
Что реализовали в юридически значимом документообороте
Все договоры централизованы в одной системе: для каждого создаётся карточка с ключевыми данными: контрагент, сумма, срок, тип, файл и комментарии. Маршрут согласования выстраивается автоматически — в зависимости от типа договора и условий: суммы, наличия тендера, особых условий. Для нестандартных договоров предусмотрена ручная корректировка маршрута с сохранением истории изменений.
Руководители получили дашборды с полной картиной: загрузка сотрудников, узкие места, все договоры в работе. Контроль подписания стал обязательным условием: договор не уходит в оплату без визы нужных сотрудников. Параллельно провели обучение сотрудников по работе с системой. Первые результаты стали заметны уже через месяц промышленной эксплуатации.
Результаты: 🔹Время согласования договоров сократилось с 3–4 дней до 4–6 часов. 🔹Административная нагрузка на юристов снизилась на 70–80% — высвободившееся время они направили на юридическую экспертизу.
Мастердата — показательный пример того, как компания применяет на себе то, что внедряет для клиентов. В их кейсе хорошо видно, как ELMA365 CSP закрывает сразу несколько болей: хаос в версиях документов, отсутствие контроля на этапе подписания, непрозрачность для руководителя. При этом система даёт гибкость там, где процессы нестандартные — маршрут можно скорректировать вручную, история изменений не теряется.
Александра Лощёнова
Product Owner ELMA365 CSP
Что реализовали в кадровом документообороте
На путь от старта проекта до опытно-промышленной эскплуатации потребовалось 3 месяца. За это время настроили решение ELMA365 КЭДО и выполнили пользовательские разработки под специфические кадровые процессы компании.
Центральный элемент решения — портал КЭДО, через который сотрудники подают кадровые заявки, подписывают документы в электронной форме, знакомятся с локальными нормативными актами, получают расчётные листки и отслеживают статус получаемых услуг. Здесь же доступна информация о накопленных днях отпуска, текущих отсутствиях коллег и новых сотрудниках компании. Внутренние специалисты в решении ELMA365 КЭДО инициируют оформление кадровых документов, исполняют кадровые процессы, в том числе запуск обработки и проверку результатов взаимодействия с 1С ЗУП, и отслеживают статусы документов.
Отдельное внимание при внедрении уделили трём процессам: оперативному информированию участников кадрового взаимодействия о задачах по электронной почте, подтверждению и распределению остатков неиспользованных дней отпуска по заявкам сотрудников, а также процессу премирования — от инициации до просмотра статусов подписания приказов. Все три процесса были доработаны или разработаны с нуля.
Пилотное внедрение на старте опытно-промышленной эксплуатации охватило более 100 сотрудников, которые оперативно прошли регистрацию и начали работу в системе. Остальные подключались постепенно в ходе ОПЭ.
Результаты: 🔹Приглашения в систему получили более 50% сотрудников компании — большинство из них авторизовались, выпустили электронную подпись и начали получать и подписывать кадровые документы на портале. 🔹Время подписания кадрового документа сократилось до 1–2 рабочих дней.
Мастердата запустила КЭДО в 2025-м, и уже с начала 2026 года большинство отпусков оформляется сотрудниками самостоятельно — удалённо, через портал. Для HR это означает конец ручных рассылок и личных договорённостей с каждым. Все коммуникации централизованы, процессы прозрачны. И всё это — в полном соответствии с Трудовым кодексом и законодательством об ЭДО, что для кадрового документооборота не опция, а обязательное условие.
Павел Иванов
Product Owner ELMA365 КЭДО
Итого: два продукта — один результат
Мастердата прошла путь от разрозненных мессенджеров и бумажных приказов к управляемой цифровой среде. В 2024 году навели порядок в договорном контуре: согласование ускорилось с нескольких дней до нескольких часов, административная нагрузка на юристов снизилась на 70–80%, все договоры стали видны в одном окне. В 2025-м перевели в цифру кадровый документооборот: сотрудники подписывают документы электронно, заявки на отпуск оформляются удалённо, время подписания кадрового документа сократилось до 1–2 рабочих дней.
Сегодня мы пришли к единой цифровой среде, где договорный и кадровый контуры работают прозрачно, быстро и предсказуемо. Это дало не просто операционный эффект, мы повысили управляемость бизнеса: сократили цикл согласования в разы и значительно снизили нагрузку на команды.
