Управление корпоративным контентом: ECM vs CSP

Сотни файлов, десятки согласований, постоянный поиск нужного документа — проблема, знакомая многим. Все это тормозит работу и приводит к ошибкам, что, в свою очередь, бьет по прибыли бизнеса. В этом материале рассмотрим, как современные системы берут управление контентом на себя и помогают решить проблему хаоса в документах раз и навсегда.

Cодержание:

• Что включает корпоративный контент

• Платформы управления корпоративным контентом

• ECM или CSP: эволюция управления контентом

• Лучшие практики по управлению электронным контентом

• Заключение

Что такое корпоративный контент

Корпоративный контент — это все данные и документы, которые генерируются и используются в работе компании. Это отчёты, договоры, презентации, заявки клиентов, электронные письма и многое другое. Управление таким контентом требует системного подхода, чтобы каждый сотрудник мог быстро найти нужную информацию, а все документы хранились в надлежащем виде и были защищены. Помимо этого, работу с документами важно автоматизировать, чтобы избежать ненужных задержек и человеческих ошибок. Здесь на помощь и приходят системы управления контентом CMS, СЭД, ECM (Enterprise Content Management) и CSP (Content Services Platforms).

Системы электронного документооборота (СЭД) — наиболее узкий класс инструментов, который фокусируется на том, чтобы настроить работу с документами согласно нормам и требованиям законодательства, а также регламентам компании. К примеру, сюда можно отнести регистрацию договоров, подписание кадровых документов электронной подписью для удаленных сотрудников, обмен юридически значимыми документами с контрагентами и т.д.

Системы управления корпоративным контентом (ЕСМ, Enterprise Content Management) появились как решение для упорядочивания и управления информацией в организации. ЕСМ предназначены для работы с различными типами контента — от документов до мультимедийных файлов. По мере развития технологий ECM-системы эволюционировали, превращаясь из простых хранилищ в сложные платформы.

Сегодня выделяется ещё один класс систем — платформы CSP (Content Services Platforms). CSP фокусируются на управлении не только документами, но и данными, структурированными и неструктурированными. В отличие от традиционных ECM-систем, CSP обеспечивают взаимодействие между различными бизнес-приложениями, что позволяет интегрировать контентные сервисы в другие процессы организации.

В статье обратим внимание на особенности управления корпоративным контентом и разберемся, кому нужны современные CSP платформы, а кому достаточно простых СЭД-инструментов.

Платформы управления корпоративным контентом

Рассмотрим, за счет чего платформы управления корпоративным контентом помогают систематизировать информацию, делают её доступной для сотрудников и защищают от потерь.

Ключевые методы для управления контентом

1. Централизация хранения.  Все данные собираются в одном месте — в системе управления контентом. Это позволяет избежать потери документов и задержек в их обработке. Ведь они неизбежно возникают, если важные документы хранятся в разных папках на компьютерах сотрудников или разрозненных облачных сервисах.

Например, компания может использовать единый портал, на который загружаются все договоры, отчёты, счета, коммерческие предложения. Такая организация процессов ускоряет работу, так как поиск нужного файла занимает пару минут.

2. Контроль версий документов. Когда сотрудники работают с одним документом, важно, чтобы можно было отследить историю изменений. Enterprise Content Management и другие системы позволяют не только одновременно работать с файлом, но и отслеживать эти изменения и возвращаться к предыдущим версиям.

3. Управление доступом. Не всем сотрудникам нужно видеть все документы компании. Системы управления контентом позволяют ограничить доступ к информации в зависимости от роли и должности сотрудника.

Настройка прав доступа для папок и файлов в приложении ELMA365

К примеру, в банке доступ к кредитным договорам будут иметь только менеджеры, работающие с клиентами, а остальные сотрудники смогут видеть только общие документы.

4. Автоматизация рабочих процессов. ЭДО, ECM и CSP платформы помогают настроить автоматическую работу с документами: отправку на согласование, оплату счетов внешних подрядчиков, маршрутизацию кадровых документов в срок и т.д. Такая автоматизация позволяет регламентировать маршруты обработки документов и контролировать время, отведенное на выполнение задач.

5. Архивирование. Старые документы или данные, которые редко используются, отправляются в архив. Это освобождает место для работы с актуальной информацией, при этом важные данные остаются доступны на случай необходимости.

6. Безопасность данных. Важно не только хранить данные, но и защищать их. Помимо гибкой настройки доступа, платформы управления контентом предлагают различные инструменты для шифрования и создания своевременных бэкапов.

Эти методы в ECM и CSP устраняют неразбериху, упрощают работу с документами и снижают риски ошибок.

Важно понимать, что такой подход к корпоративному контенту помогает абсолютно всем подразделениям компании работать лучше. Так, у команды продаж всегда есть доступ к актуальным продуктовым презентациям, отдел техподдержки в любой момент может просмотреть историю взаимодействия с клиентом и прослушать сохраненные записи звонков.

Сложности при внедрении ECM и CSP 

Однако, наряду с преимуществами существуют и сложности. Например, когда система управление контентом внедряется для большого количества сотрудников, важно научить людей работать с новым инструментом, иначе работа встанет. Рассмотрим вызовы при управлении корпоративным контентом подробнее.

1. Высокие затраты на внедрение. CSP и Enterprise Content Management системы могут требовать значительных вложений на этапе внедрения, включая покупку лицензий, обучение сотрудников и настройку системы. Малым предприятиям больше подойдут простые ЭДО системы с базовым набором функций для хранения и регистрации документов. Также хорошим решением будет сделать выбор в пользу Low-code инструментов, которые вы сможете настраивать силами собственной команды, не обращаясь каждый раз к компании-разработчику.

2. Сопротивление со стороны сотрудников.  Внедрение новых систем часто вызывает сопротивление сотрудников, которые привыкли к старым методам работы. Так, кому-то захочется продолжать вести дела в привычных Excel-таблицах, вместо того, чтобы разобраться в нюансах ЕСМ платформы. Чтобы избежать таких сложностей, рекомендуем обратить внимание на контент-системы, которые предоставляют обучение для новых пользователей.

3. Интеграция с другими системами.  ECM-системы не всегда легко интегрируются с существующими корпоративными решениями, что может затруднить обмен данными между платформами. Так, CRM и бухгалтерские системы могут работать с разными форматами данных, что требует дополнительной настройки для интеграции с ECM. Рекомендуем обратить внимание на ECM платформы, которые включают в себя как функционал для управления контентом, так и решения для нишевых проектов, CRM и т.д.

Готовые настроенные решения для управления контентом в ELMA365 Store

ECM или CSP: эволюция управления контентом

Почему Enterprise Content Management системы стремительно развиваются в сторону CSP? Сегодня в любой организации гораздо больше электронного контента, чем было еще пару лет назад. Кроме традиционных счетов, договоров и приказов теперь есть:

• переписка по электронной почте
• записи звонков
• презентации
• маркетинговые материалы
• записи вебинаров
• обучающие материалы
• кадровый документооборот для удаленных сотрудников
• база знаний компании и т.д.

В CSP системах можно использовать модули для работы с электронной почтой, мессенджерами, чат-ботами, AI, благодаря чему взаимодействовать с контентом становится проще.

Они также включают в себя традиционный функционал электронного документооборота: регистрацию документов, архивное дело, отправку на согласование, электронную подпись для обмена юридически значимыми документами в реалиях удаленной работы.

Готовые модули интеграции для настройки цифровой подписи в ELMA365 CSP

CSP адаптируется под разные типы данных за счёт микросервисной архитектуры, которой не было в ECM-системах, и может легко масштабироваться, предоставляя компании возможность обрабатывать информацию в реальном времени. А также оперативнее и безопаснее внедрять новую функциональность под появляющиеся потребности бизнеса. Кроме того, платформы CSP поддерживают облачные технологии, что упрощает доступ к информации из любой точки мира.

Можно сказать, что CSP это следующий шаг в эволюции СЭД и ЕСМ. При этом в добавок к традиционному функционалу они предлагают более широкий взгляд на работу с контентом. Это адаптивные инструменты, современные возможности AI, интеграция с каналами коммуникации, возможность быстро реагировать на технологические новшества.

Примеры лучших практик по управлению электронным контентом в системах уровня Enterprise Content Management и CSP

1. Централизованное хранилище

Создание единой контент-платформы для хранения электронного контента — это базовый шаг. Важно, чтобы все сотрудники имели доступ к нужной информации из любого отдела или филиала компании.

Реестр коммерческих предложений в разделе CRM в ELMA365

2. Автоматизация рабочих процессов

Оптимизация рутинных задач с помощью автоматизации — например, автоматическая отправка на согласование или генерация отчётов — может значительно повысить эффективность работы.

3. Обеспечение безопасности данных

Для управления контентом необходимо обеспечить защиту данных. Шифрование, контроль доступа и регулярные проверки безопасности — ключевые меры, которые должны быть встроены в CSP.

4. Аналитика и контроль данных

Внедрение инструментов аналитики позволяет отслеживать, как используется контент в организации, кто и когда к нему обращается, а также оптимизировать его хранение. Выбирайте системы, которые ориентированы на максимальную безопасность данных.

Заключение

Подчеркнем еще раз, что сегодня большинство корпоративного контента создается именно в электронном виде. Именно CSP платформы сегодня могут закрыть запрос на управление электронным контентом. Они легко адаптируются к новым технологиям и потребностям бизнеса, масштабируются и позволяют организациям сосредоточиться на главном — достижении своих бизнес-целей.

Преимущества CSP:

•  Масштабируемость и гибкость.
•  Поддержка различных форматов данных.
•  Интеграция с облаком. 
• Готовые решения.
• Включение документооборота в сквозные процессы компании.

Вы можете бесплатно посмотреть, как устроена CSP-платформа и проверить на практике, как она облегчает работу с контентом. Получите бесплатный доступ на две недели к Low-code CSP ELMA365.