ESM-контур «Столото»: HR, АХО, финансы и документооборот на ELMA365
О компании
«Столото» – крупнейший по объему выручки распространитель всероссийских государственных лотерей в Российской Федерации. Технологическую платформу и внутренние процессы бренда развивает АО «Технологическая компания «Центр» — компания холдинга S8 Capital, который объединяет промышленные и высокотехнологические активы из разных секторов экономики: от производства до медиа.
Стратегической целью проекта стало переведение HR и смежных внутренних контуров на единую платформу с прозрачными маршрутами и актуальными правилами вместо согласований в разных системах. Компания стремилась получить: • Единую среду для внутренних процессов вместо разрозненной переписки. • Прозрачные и управляемые маршруты согласования. • Снижение ручного труда и времени на оформление заявок. • Собственные компетенции по развитию платформы, без зависимости от внешних интеграторов.
Задачи: — Убрать согласования из почты и выстроить сквозные процессы. — Автоматизировать ключевые HR-контуры. — Обеспечить отслеживаемость внутренних заявок и статусов на всех этапах. — Интегрировать ELMA365 с существующим ИТ-ландшафтом. — Создать основу для масштабирования — новые процессы по запросу бизнеса.
Опыт работы с предыдущими версиями платформы, гибкость Low-code и возможность строить полноценные BPMN-процессы позволили нам развивать ELMA365 самостоятельно и постепенно вырасти из одного специалиста в полноценный внутренний центр экспертизы, который сегодня является оркестратором процессов HR, АХО, УФК, внутреннего документооборота.
Роман Пронин
Руководитель управления по автоматизации «Столото»
Описание внедрения
Внедрение стартовало 2021 году. До ELMA365 ключевые внутренние процессы — прежде всего согласования — шли в почте. Единых сквозных процессов не было, действовали устаревшие регламенты, согласования затягивались, а отслеживать статусы заявок было неудобно. При выборе платформы компания ориентировалась на три критерия: — Полноценная BPMS с нотацией BPMN. — Возможности low-code и no-code разработки. — Опыт команды в разработке на предыдущих версиях платформы.
Внедрение велось силами собственной команды, без привлечения внешних интеграторов. На старте проектом занимался один специалист; сегодня в компании сформирован центр компетенций департамента HR, есть аналитики на проектах, согласован единый подход к разработке и налажено взаимодействие с командой ИТ-департамента.
Как устроена работа в ELMA365 На платформе развёрнута экосистема внутренних процессов. Особое внимание уделили оформлению командировок, банку идей, организации рабочего места, HR-процессам, финансовому контролю, управлению документооборотом и обучению персонала.
Ключевые участники проекта — HR, финансовый контроль и ИТ-департамент, к которым по мере подключения новых процессов присоединяются смежные службы. По мере роста платформы увеличивается вовлечённость и поток запросов на новые автоматизации.
Интеграции и собственные доработки
ELMA365 встроена в существующий ИТ-ландшафт компании. Реализованы интеграции с: — AD, 1С, Potok, iSpring; — базами данных MS SQL и PostgreSQL; — Jira; — собственными API-модулями и бэкофисным мобильным приложением.
На платформе также реализованы собственные доработки: — виджеты визуализации (ДаДата, HTML-редактор); — отображение движения (маршрута) заявок; — диаграмма Ганта; — сервисные модули для улучшения пользовательского опыта сотрудников.
На старте мы столкнулись с типичной для самостоятельного внедрения ловушкой — торопились запускать процессы по регламенту, не всегда успевая полноценно проработать сценарии, а часть доработок откладывали в бэклог «на потом».
Это был нормальный этап роста, но именно из него мы извлекли три вещи, которые сегодня советуем всем, кто внедряет BPM своими силами:
― планировать архитектуру и ключевые сценарии сразу, не откладывая проработку в бэклог. ― Не копировать регламент в систему один в один, а прорабатывать процесс до запуска. ― Закладывать ресурс на развитие платформы уже после первого релиза, а не только на этапе старта.
Антон Александров
Руководитель отдела цифровизации процессов «Столото»
Ключевые результаты внедрения
• Заявки и согласования собраны в одном месте, статус прозрачен на всех этапах: сократилось число потерянных согласований в почте.
• Оформление и согласование заявки на командировку сократилось с 10 до 1 рабочего дня.
• Работает «Банк идей»: сотрудники подают через систему предложения по повышению эффективности процессов, комитет рассматривает их и согласовывает их отработку, часть уже реализована, несколько — на этапе внедрения.
• Новые процессы запускаются по запросу бизнеса: реферальная программа ― 2,5 недели от заявки до продуктива, реализация имущества для сотрудников ― 7 рабочих дней.
• Устаревший регламент, существовавший вне системы, заменён процессами в актуальной цифровой среде.
• Масштаб использования платформы ― более 3000 заявок в месяц
Если оценивать проект в целом, наше главное достижение — не отдельный автоматизированный процесс, а зрелость платформы и HR-трансформация «Столото».
Мы прошли путь от разрозненных согласований в различных системах, где заявки могли затеряться в потоке, а их статус оставался непрозрачным, до масштабируемой экосистемы процессов на ELMA365. За это время у нас появился собственный центр компетенций в HR, сложился единый подход к разработке и, что особенно ценно, вырос устойчивый спрос со стороны бизнеса на новые автоматизации. Это лучший показатель того, что платформа прижилась. Победа в конкурсе «BPM проект года» в номинации «Самый результативный проект» стала прямым следствием проделанной работы.
Татьяна Гладюк
Директор по персоналу и организационному развитию многопрофильного холдинга S8 Capital (в который входит «Столото»)
Ещё несколько лет назад BPM-систему покупали под конкретный процесс — согласование или документооборот. Сейчас её сразу планируют на несколько контуров вперёд, и главным риском становится зависимость от подрядчика: каждый новый процесс — это новый бюджет и новые сроки.
Проект «Столото» показателен именно поэтому: вместо найма или внешнего интегратора компания вырастила собственный центр компетенций, который сегодня самостоятельно разворачивает процессы на любой контур.
Наталия Долженкова
Исполнительный директор ELMA
Взгляд в будущее
Дальнейшее развитие платформы выстроено вокруг трёх направлений, которые расширяют ELMA365 за пределы текущих HR и финансовых контуров:
• управление командой разработки — единая среда для разработчиков, аналитиков и заказчиков на проектах: планирование, ведение работ, бэклог и кроссфункциональное взаимодействие. Решение задумано и как дополнение к Jira, и как самостоятельный инструмент тимлида на ELMA365. • Конструктор типовых документов для юристов — шаблоны и сборка типовых документов — договоры, акты, допсоглашения, доверенности — с последующим согласованием по существующим BPM-маршрутам. Параллельно это даст возможность запускать маршруты, которых сейчас нет в других системах, и быстрее закрывать запросы бизнеса на новые маршруты согласования.
• Развитие трека обучения — выстраивание учебных треков для разработчиков аналитиков no-code и Low-code — единая логика подготовки специалистов под развитие платформы. Цель — ускорить онбординг новых участников центра компетенций, выровнять уровень навыков по ролям и закрепить единый подход к проектированию и разработке процессов. Проще говоря — дать сотрудникам навыки и инструмент, чтобы они сами настраивали процессы и быстрее выводили решения в работу (time-to-market). В перспективе — связка треков с практикой на реальных проектах и оценка прогресса по этапам обучения.
