От собственной СЭД к гибкой платформе: трансформация крупной IT-компании с ELMA365 CSP
О компании
NDA — российский разработчик решений для предприятий различных отраслей экономики. Компания специализируется на создании порталов, систем для партнеров и обладает штатом более 2000 сотрудников.
Отрасль:
IT
Сайт:
>
30
лет опыта
2000
сотрудников
80
кросс-функциональных команд
Отрасль:
IT
Сайт:
Цели проекта
Главная цель — перенести процессы документооборота компании в ELMA365 CSP и обеспечить их дальнейшую масштабируемость и развитие.
Задачи:
провести обследование и подготовить техническое задание;
автоматизировать процессы согласования договоров, корреспонденции, коммерческих предложений, ОРД, доверенностей и др.;
настроить интеграцию с Контур.Диадок, Контур.Сайн, Битрикс24, DaData;
наладить взаимодействие с DWH, Active Directory и корпоративными справочниками;
выполнить миграцию данных из старой системы;
спроектировать гибкую архитектуру и ролевую модель для пользователей.
До перехода на ELMA365 CSP в компании использовалась собственная система электронного документооборота (СЭД). Изначально созданная под конкретные задачи, со временем она превратилась в «кастомный legacy-монолит», сложный в поддержке и развитии. Система не соответствовала динамичному росту бизнеса и масштабированию процессов компании, создавая операционные барьеры. Множество разрозненных систем — Битрикс, DWH, AD — только добавляло сложностей.
Наиболее остро неэффективность старой системы ощущали ключевые операционные и управленческие подразделения:
Юридический отдел и договорной блок Многоступенчатые, нестандартные маршруты согласования договоров, оферт и спецификаций требовали ручного контроля, что вело к длительным циклам согласования.
Финансовый департамент Работа с доверенностями, приказами и входящей/исходящей корреспонденцией была разрозненной, что затрудняло финансовый контроль и прозрачность.
ИТ-департамент Полная ответственность за поддержку и доработку собственной системы отнимала критически важные ресурсы, которые могли быть направлены на развитие инфраструктуры, а не на поддержку устаревшего решения.
Основные проблемы клиента, которые должно было закрыть новое решение:
непрозрачные и длительные процессы согласования;
«зоопарк систем» и ручные операции;
зависимость от узкопрофильных специалистов.
Продолжение эксплуатации устаревшей системы несло для клиента значительные финансовые затраты на содержание в штате целой команды разработки и технической поддержки самописной системы, которая по скорости развития все равно не отвечала потребностям бизнеса.
Руководство приняло стратегическое решение не дорабатывать текущую платформу, а кардинально модернизировать цифровую экосистему. Целью стал выбор современной, гибкой BPMS-платформы и опытного интегратора, способного не просто перенести, а оптимизировать сложные бизнес-процессы. В результате тендера для реализации этой трансформации были выбраны платформа ELMA365 CSP и интегратор WONE IT.
При выборе платформы для замены устаревшей СЭД команда клиента сформулировала ряд критически важных требований, направленных на решение текущих проблем и создание основы для будущего развития:
Способность автоматизировать сложные, нестандартные процессы Платформа должна была реализовывать многоступенчатые маршруты согласования документов (договоров, ОРД, коммерческих предложений) с ветвлениями и параллельными цепочками, характерными для крупного разработчика. Важно было отобразить матрицу согласующих в полном объеме и сделать её прозрачной и управляемой, лёгкой для внесения корректировок при изменяющихся бизнес-процессах.
Готовая экосистема интеграций с внешними сервисами Обязательным условием была бесшовная «из коробки» интеграция с уже используемым стеком: Контур.Диадок и Контур.Сайн (юридически значимый ЭДО и ЭП), Bitrix24 (коммуникации), DaData (реквизиты).
Возможность глубокой интеграции с внутренней ИТ-инфраструктурой Платформа должна была обеспечивать надежное взаимодействие с корпоративной Active Directory, Data Warehouse (DWH) и внутренними справочниками для синхронизации данных и единого входа.
Соответствие стратегии импортозамещения и безопасность Формальным требованием было наличие в Реестре российского ПО. Не менее важным являлась возможность размещения на собственной инфраструктуре (on-premise) для полного контроля над данными и производительностью.
Гибкость и возможность самостоятельного развития силами заказчика Ключевым требованием была способность бизнес-пользователей самостоятельно вносить изменения в процессы и настраивать новые без постоянного привлечения разработчиков.
Обеспечение плавного перехода Требовалась возможность миграции исторических данных из старой самописной системы с сохранением целостности информации и без прерывания бизнес-процессов.
Эти требования однозначно указывали на необходимость выбора не просто СЭД, а гибкой BPMS-платформы.
ELMA365 — российская BPMS-платформа, зарегистрированная в Реестре отечественного ПО, позволяет объединить разрозненные системы, гибко настраивать процессы и поддерживать масштабирование, что особенно важно для крупных компаний.
Преимущества платформы:
единая среда для сложных бизнес-процессов;
гибкость настройки;
готовая экосистема интеграций;
соответствие требованиям импортозамещения.
Реализация проекта в деталях
Проект по внедрению ELMA365 CSP был реализован как комплексная программа трансформации, охватывающая полный цикл — от аудита ИТ-инфраструктуры до передачи в промышленную эксплуатацию стабильной и адаптируемой системы.
Длительность и подход: работы проводились с октября 2024 по июль 2025 года. Методология строилась по классическому принципу «от анализа к результату», что обеспечило поэтапный контроль, предсказуемость и глубокое вовлечение ключевых пользователей на каждом шаге.
Ключевые этапы и достижения
Предпроектный анализ и проектирование На начальном этапе эксперты WONE IT провели детальный аудит существующих процессов документооборота, описали все бизнес-сценарии, сформировали и утвердили техническое задание. Это позволило заложить точные требования и избежать «слепой» автоматизации.
Развертывание системы и настройка процессов На собственной инфраструктуре клиента была развернута платформа ELMA365 CSP. В кратчайшие сроки были внедрены и настроены приложения для управления контрагентами, договорами и коммерческими предложениями, реализованы первые автоматические маршруты согласования и система прав доступа.
Создание единой цифровой экосистемы через интеграции Основной фокус этого этапа — бесшовное подключение внешних и внутренних систем. Была реализована интеграция с Bitrix24, Контур.Диадок, Контур.Сайн, синхронизация с корпоративной Active Directory и Data Warehouse (DWH), а также с сервисом DaData. Это превратило ELMA365 CSP в единый хаб для сквозных автоматизированных процессов.
Глубокая автоматизация и миграция Были автоматизированы все запланированные типы документов (ОРД, оферты, спецификации и другие), реализованы сложные, кастомные маршруты согласования. Проведена полномасштабная миграция данных контрагентов и исторических документов из старой системы с обеспечением целостности информации. Доработана функциональная возможность в ELMA по добавлению версий изменяющихся документов.
Стабилизация, обучение и передача в эксплуатацию На финальном этапе была проведена миграция оставшихся данных, организовано обучение для пользователей, настроена двухуровневая модель поддержки (первая линия — силами клиента, вторая — эксперты WONE IT). Система успешно прошла приемочные испытания и была введена в промышленную эксплуатацию.
Особенностью проекта стала активная совместная работа команд WONE IT и команды клиента. Специалисты интегратора не только перенесли функционал, но и создали гибкую, понятную архитектуру, позволяющую внутренним экспертам компании самостоятельно вносить изменения в процессы, что полностью соответствовало одному из ключевых требований заказчика.
Эксперты WONE IT реализовали автоматическую генерацию QR-кодов для каждого договора. Это позволило моментально находить электронную карточку документа в системе по отсканированному коду, что особенно удобно при работе с документами, поступившими от контрагентов через ЭДО (Диадок). Решение полностью исключило ручной поиск и обеспечило бесшовную синхронизацию данных между ELMA365 и Диадок.
Проект решил не только тактическую задачу по замене старой СЭД, но и создал стратегический цифровой актив — масштабируемую платформу для дальнейшего развития бизнес-процессов компании.
ELMA365 СSP показала себя гибким инструментом, способным реализовать даже самые сложные цепочки процессов. Проект стал ценным опытом для нашей команды. Благодарим команду клиента за тесное и продуктивное сотрудничество.
Юлия Горбунова
руководитель проектов WONE IT
Результаты
Проект обеспечил модернизацию документооборота и создал фундамент для дальнейшего цифрового развития.
Ключевые эффекты
единая платформа для автоматизации бизнес-процессов;
прозрачные процессы документооборота с автоматическим контролем;
гибкая и адаптируемая система, позволяющая осуществлять развитие решения собственными силами;
глубокая интеграция с корпоративными системами и внешними сервисами;
удобный интерфейс и улучшенный пользовательский опыт.
Заказчик получил не просто инструмент автоматизации, а стратегическую BPMS-платформу, которая повысила управляемость, прозрачность и масштабируемость критически важных бизнес-процессов.
Мы получили прозрачную и удобную систему, полностью контролирующую работу с документами. Обучение позволило быстро перейти на новое решение без простоев. WONE IT — надежный интегратор, способный решать задачи высокой сложности.
Отметил руководитель проекта со стороны заказчика
Ключевые показатели в цифрах
— 7+ внешних систем интегрировано бесшовно.
— На 60% ускорен поиск договоров благодаря автоматизации обмена данными между интегрированными системами и добавлению QR-кодов.
— На 40% сокращено количество ручных операций в процессах согласования.
— На 35% ускорен процесс согласования с внешними контрагентами.
Данный проект демонстрирует, что ELMA365 CSP — не просто СЭД, а платформа, которая берёт на себя сложность процессов предприятия. В проекте нам важно было не только воспроизвести функциональность старой системы, но и дать команде инструмент, который позволит самостоятельно развивать архитектуру, адаптироваться к изменениям и интегрироваться с любыми корпоративными сервисами
