От 7 разрозненных систем к единой BPM-платформе для внутренних процессов: кейс Сбербанк страхование жизни
О компании
СК «Сбербанк страхование жизни» — одна из крупнейших компаний российского рынка страхования жизни и инвестиционно-накопительных продуктов. Компания входит в экосистему Сбера и является 100%-ной дочерней организацией ПАО «Сбербанк». Компания предоставляет решения в области накопительного, инвестиционного и рискового страхования жизни, помогая частным клиентам формировать долгосрочные накопления и обеспечивать финансовую защиту.
Компания работает в высокорегулируемой отрасли, где ключевое значение имеют прозрачность бизнес-процессов, скорость обработки документов, сохранность данных и строгое соблюдение требований регулятора.
По мере роста бизнеса Сбербанк страхование жизни количество внутренних сервисов и информационных систем постоянно увеличивалось. Электронный документооборот, закупки, бюджетирование, сопровождение договоров, работа инвестиционных и медицинских советников, оформление командировок и другие процессы развивались независимо друг от друга и использовали различные программные решения. В результате сотрудникам приходилось ежедневно работать одновременно в 7 системах, вручную переносить данные между ними и контролировать выполнение задач сразу в нескольких интерфейсах.
Такая модель усложняла взаимодействие между подразделениями, увеличивала операционные затраты и повышала регуляторные риски. Отсутствие единого процессного контура затрудняло контроль исполнения документов, снижало прозрачность процессов и ограничивало возможности для масштабирования бизнеса. Особенно остро эти проблемы проявлялись в электронном документообороте и работе инвестиционных советников, где большое количество ручных операций напрямую влияло на производительность сотрудников.
Для решения этих задач компания инициировала создание Единой платформы внутреннего клиента на ELMA365. Проект рассматривался как переход к платформенной модели управления внутренними сервисами, где все ключевые процессы работают в единой цифровой среде по общим правилам и с полной прозрачностью исполнения.
В рамках проекта были поставлены следующие задачи:
создать единое процессное ядро компании на базе ELMA365;
разработать собственную систему электронного документооборота;
автоматизировать закупочную деятельность и процессы бюджетирования;
создать цифровые рабочие места для инвестиционных и медицинских советников;
объединить ключевые внутренние сервисы в режиме единого окна;
сократить количество используемых информационных систем и исключить ручной перенос данных;
снизить операционные, регуляторные и репутационные риски за счёт формализации процессов и прозрачного контроля исполнения;
реализовать стратегию импортозамещения и создать основу для дальнейшего развития внутренних цифровых сервисов;
развить внутреннюю экспертизу по управлению и автоматизации процессов, снизив зависимость от внешних поставщиков.
Уже на этапе MVP стало понятно, что созданную архитектуру можно масштабировать значительно шире первоначального контура. Поэтому проект быстро вышел за рамки замены отдельных систем и стал программой развития внутренних сервисов, в которой компания сохраняет контроль над процессной логикой и может самостоятельно развивать решения.
Павел Горин
Руководитель направления развития Low-code Сбербанк страхование жизни
Описание внедрения
Проект стартовал в октябре 2024 года и реализовывался поэтапно. Команда последовательно переходила от анализа существующих процессов к созданию процессной архитектуры, запуску ключевых бизнес-сервисов и дальнейшему развитию платформы. Такой подход позволил постепенно переводить сотрудников на новые инструменты, проверять решения в работе и масштабировать проект без остановки операционной деятельности.
Этап 1. Анализ процессов и проектирование архитектуры
Работа началась с детального исследования существующих процессов. Команда провела более 40 интервью с владельцами процессов и ключевыми пользователями, описала текущие сценарии работы (As Is) и сформировала целевые модели (To Be). Анализ показал, что многие процессы зависели от ручных операций, личного опыта сотрудников и использования нескольких информационных систем одновременно.
Все будущие процессы были описаны в нотации BPMN еще до начала разработки. Это позволило пересмотреть существующие регламенты, убрать избыточные согласования, определить роли участников и сформировать исполняемые модели процессов, которые впоследствии стали основой всей платформы
Этап 2. Запуск административно-финансового контура
Первым крупным направлением внедрения стала автоматизация административных и финансовых процессов компании.
На базе ELMA365 была разработана собственная система электронного документооборота, охватывающая подготовку, согласование, подписание и хранение документов. Для каждого типа документа были настроены гибкие маршруты согласования, автоматически учитывающие категорию документа, участников процесса, уровень конфиденциальности и внутренние регламенты компании.
Одновременно на платформу были перенесены закупочная деятельность, бюджетирование, оформление командировок, организация совещаний и внутренние сервисные процессы. Все решения проектировались как взаимосвязанные элементы единой процессной модели, благодаря чему сотрудники перестали вручную переносить данные между различными системами.
Особое внимание уделялось требованиям страховой отрасли, юридической значимости документов и соблюдению внутренних регламентов. Этап 3. Автоматизация клиентских сервисов
Следующим этапом стало создание специализированных решений для подразделений, непосредственно работающих с клиентами.
Для инвестиционных советников на ELMA365 была разработана CRM Advisory, объединившая сопровождение клиентских портфелей, работу с документами, внутренние согласования и взаимодействие с клиентами.
Параллельно на ELMA365 была создана CRM MedAdvisory для медицинских советников. Решение охватывает сопровождение программ добровольного медицинского страхования, обеспечивает работу с обращениями клиентов и учитывает требования к обработке чувствительных персональных данных.
Этап 4. Интеграция и обеспечение информационной безопасности
После запуска основных функциональных направлений команда сосредоточилась на интеграции ELMA365 с действующими корпоративными системами. Обмен данными был организован через интеграционную шину и REST API, что позволило автоматизировать передачу информации между подразделениями и сократить количество ручных операций.
Особое внимание уделили требованиям информационной безопасности. В системе настроили детализированную ролевую модель, разграничили доступ к данным и документам, а также реализовали подробное логирование действий пользователей и изменений в процессах. Подразделение кибербезопасности участвовало в приемосдаточных испытаниях решений.
Архитектура платформы ELMA365 проектировалась с учетом дальнейшего масштабирования: новые процессы и интеграции можно подключать без существенной переработки уже работающих решений.
Этап 5. Переход к модели непрерывного развития
После запуска ключевых сервисов проект перешел в стадию постоянного развития. Владельцы процессов стали полноценными участниками оптимизации платформы ELMA365: совместно с ИТ-командой они формируют требования, определяют приоритеты изменений и участвуют в проектировании новых сценариев.
Использование Low-code позволило значительно сократить цикл внедрения изменений. Новые процессы и доработки запускаются без длительных проектов разработки, что позволяет компании быстро адаптироваться к изменениям законодательства и новым требованиям бизнеса.
На этапе анализа мы увидели, что многие процессы опирались на опыт конкретных сотрудников и могли исполняться по-разному. Интервью на этапе анализа помогли восстановить фактическую логику работы, а затем вместе с владельцами процессов сформировать целевые модели. В результате в систему попали уже оптимизированные сценарии, а не цифровые копии прежних регламентов.
Павел Горин
Руководитель направления развития Low-code Сбербанк страхование жизни
Ключевые результаты
Создание Единой платформы внутреннего клиента на ELMA365 позволило Сбербанк страхование жизни перейти от набора разрозненных ИТ-решений к единой процессной среде, в которой сотрудники работают по общим правилам, а бизнес получает прозрачные и управляемые процессы. После первого года эксплуатации проект достиг следующих результатов:
657 сотрудников работают в едином цифровом пространстве вместо 7 разрозненных систем;
8 функциональных направлений объединены на платформе;
110 000+ документов обработано на платформе за первый год эксплуатации;
в 4–5 раз сократилось время согласования документов;
документы проходят согласование в установленные сроки;
в 7 раз снизились трудозатраты инвестиционных советников благодаря автоматизации массовых операций и ребалансировки портфелей;
полностью исключен бумажный документооборот (за исключением случаев, предусмотренных законодательством);
изменения в процессах внедряются за дни вместо месяцев благодаря процессному подходу и Low-code;
управление стало опираться на отчеты в реальном времени вместо ручного сбора информации у подразделений.
Самый важный результат проекта — появление общего языка между бизнесом и ИТ. Владельцы процессов включаются в развитие решений с самого начала: описывают рабочие сценарии, формируют требования и вместе с командой приоритизируют изменения. Благодаря этому развитие платформы перестало быть исключительно задачей ИТ и стало частью операционной работы бизнеса.
Павел Горин
Руководитель направления развития Low-code Сбербанк страхование жизни
Взгляд в будущее
Проект Единой платформы внутреннего клиента рассматривается как долгосрочная основа для развития цифровой экосистемы компании. После успешного запуска первых решений команда продолжает расширять функциональность BPM-системы ELMA365 и последовательно переводить на нее новые внутренние процессы.
В ближайших планах компании:
перевод управления проектами из Jira в ELMA365;
дальнейшая интеграция с корпоративными системами, включая 1С;
запуск мобильного приложения для сотрудников;
внедрение AI-помощников для автоматизации повседневных задач и повышения эффективности работы пользователей.
Для крупных компаний ценность BPMS заключается в способности развивать процессы и приложения без перестройки всего ИТ-ландшафта. ELMA365 в этом проекте стала процессным слоем, который связывает внутренние сервисы, данные и действующие корпоративные системы в управляемые цепочки. За счет этого новые направления можно подключать последовательно, сохраняя общую архитектуру, контроль доступа и прозрачность исполнения.
