Workflow и BPM: в чем разница?

Поток работ (англ. Workflow) и BPM (Business Process Management, рус. Управление бизнес-процессами) — понятия, известные современному бизнесу. Одни считают их синонимами, другие говорят о разнице в подходах. Предлагаем разобраться, в чем сходства и различия двух управленческих концепций.

BPM и Workflow-подходы направлены на решение схожих потребностей бизнеса.

Workflow менеджмент (управление потоком работ) позволяет координировать повторяющиеся задачи и процедуры, чтобы они выполнялись легче и быстрее. Workflow фокусируется на людях и регламентах работы, описывая роль каждого сотрудника, участвующего в выполнении задач. По сути, Workflow нацелен на организацию повседневной работы персонала.

BPM (управление бизнес-процессами) представляет собой более комплексный подход. Он фокусируется не на исполнителях или задачах, а на бизнес-процессах – от старта работы и до завершения, а также на взаимодействии процессов предприятия с целью повышения их результативности. Важно понимать, что BPM — это не только выявление и организация, но и постоянное совершенствование процессов. При этом BPM, так же как и Workflow, включает управление потоками работ, поэтому и возникает путаница.

В нашем понимании Workflow является частью концепции управления бизнес-процессами. Workflow, как и BPM, позволяет организовать рутинные операции на уровне подразделений, что способствует порядку в делах, а также грамотному использованию времени и усилий исполнителей. Что касается влияния на итоговые показатели, роста эффективности и конкурентоспособности компании – здесь начинаются различия. Для этого нужно формировать цепочку создания ценности, выявлять сквозные бизнес-процессы, связывающие работу многих подразделений, решать конфликты в рамках такого кроссфункционального взаимодействия, проектировать связанные бизнес-процессы. Все это – BPM.

Управление бизнес-процессами охватывает всю компанию. Это постоянная работа. Она фокусируется на общей картине, как функционирует и развивается организация. Это скорее стратегия, чем единовременное описание того, как и кем должны выполняться определенные задачи.

Возьмем постпродажи и поддержку клиентов. В целом, поток работ (Workflow) включает информирование о проблеме определенного сотрудника, установку лимита времени на решение, а также сообщение клиенту об устранении проблемы.

В концепции BPM этот поток работ будет лишь частью процесса поддержки клиентов предприятия. Он тесно связан с работой нескольких отделов. Например, в службу поддержки компании, которая поставляет промышленное оборудование, обращается клиент с жалобой на неисправность. Чтобы решить проблему, нужно подключить большое количество специалистов – провести экспертизу, понять в чем причина неполадок, согласовать и документально оформить ремонт/замену детали или полностью всего проданного оборудования, доставить и установить его на стороне клиента. При этом срок предоставления поддержки – крайне важный фактор. Пока производитель рассматривает обращение и принимает решение о замене оборудования, компания клиента несет убытки.

Именно из-за широты фокуса BPM (не на поток задач, а на весь бизнес-процесс в комплексе и даже набор связанных процессов), многие считают этот подход сложным. На самом деле BPM сложен ровно настолько, насколько сложны бизнес-процессы конкретной компании. При этом, именно процессный подход к управлению позволяет организовать работу, а также непрерывно совершенствовать бизнес-процессы, повышая эффективность всего предприятия.

ИТ-системы для Workflow и BPM

BPM и Workflow — это не продукты или системы, это концепции управления бизнесом. Однако, существует программное обеспечение, облегчающее применение этих подходов в работе компаний. В зависимости от того, какая концепция лучше отвечает потребностям вашей компании на данный момент, вы можете использовать соответствующее решение.

Workflow-системы являются отличным инструментом для организации работы сотрудников. Если вы хотите автоматизировать отдельные шаги бизнес-процесса, это идеальное решение. Workflow-системы позволяют координировать работу в рамках отделов и четко определить – кто, что и в какие сроки должен делать.

Workflow-системы легче установить, потребуется меньше времени для настройки. Их внедрение и обновление обойдутся дешевле. Однако, если компания относится к среднему и тем более крупному бизнесу, скорее всего, менеджмент ищет способы:

• реализовать стратегические и операционные цели;
• координировать взаимодействие всех структурных подразделений и ИТ-систем;
• осуществлять непрерывное совершенствование целей и регламентов работы, способствующих их достижению.

В этом случае стоит рассмотреть BPM-системы (Business Process Management Systems). Они интегрируются со сторонними ИТ-решениями, которые уже использует компания, включают приложения CRM, ECM и другие инструменты, полезные бизнесу.

BPM-системы — отличная инвестиция. Они хорошо масштабируются и позволяют получить полный контроль над каждым аспектом работы компании. Удобно, что на этапе внедрения можно автоматизировать в системе отдельный процесс или контур работы компании и затем поэтапно настраивать другие бизнес-процессы. Обычно BPMS стоят дороже Workflow-систем, требуют больше времени для внедрения и настройки. При этом есть бесплатные редакции BPMS, что позволяет каждой компании использовать решение.

Мы считаем, что внедрение BPM-системы, даже бесплатной, в небольшой компании – избыточная трата ресурсов: не только денег, но и времени, которое уйдет на настройку решения, описание процессов и обучение сотрудников. В этом случае Workflow-система даст необходимый уровень контроля без лишних затрат.

Если речь идет об управлении компанией, которая переходит в разряд среднего и тем более крупного бизнеса, BPM-система станет отличным решением для комплексной автоматизации и управления сквозными бизнес-процессами. Она позволит объединить разрозненные ИТ-системы и создать единое информационное пространство, в рамках которого все отделы и подразделения компании работают согласованно.