Как работает BPM-система
BPMS (business process management system) — это класс
корпоративных информационных систем
для оцифровки бизнес-процессов. Они
позволяют компании быть гибкой и быстро реагировать
на изменения рынка.
С помощью BPM-системы можно моделировать бизнес-процессы,
осуществлять их мониторинг, выявлять
узкие места и точки улучшения.
Идея, лежащая в основе любой BPM-системы, очень проста: внедряя управление бизнес-процессами в своей компании, вы описываете их с помощью понятных схем без привлечения ИТ-экспертов. Настройки выполняются при помощи мыши и не требуют навыков программирования.
На следующем шаге схемы становятся исполняемыми. Это значит, что все участники бизнес-процесса получают задачи в системе в заданной последовательности. При этом BPM-система позволяет отслеживать и контролировать ход работы в реальном времени.
На основе данных мониторинга выявляются потенциальные возможности для оптимизации. Улучшение процессов осуществляется в понятной визуальной среде без участия программистов. Это позволяет быстро реагировать на новые тренды рынка и формировать конкурентное преимущество.
Моделирование бизнес-процессов
в интуитивном дизайнере
Оцифровка процесса начинается с составления его схемы
в графическом дизайнере. Для этого
не нужно привлекать ИТ-отдел. Схема создается
из готовых блоков, как в конструкторе. Располагайте
их в нужном порядке, назначайте ответственных
и устанавливайте сроки.
Для моделирования используется современная международная нотация BPMN 2.0 . Она позволяет составлять схемы даже очень сложных бизнес-процессов в понятной форме. Законченная схема демонстрирует логику процесса, его участников и последовательность их работы.
Как только схема будет готова, определяются данные, с которыми будут работать участники процесса. Указывается, откуда и как эти данные попадут в процесс. Эта информация потребуется исполнителям для выполнения задач и принятия мотивированных решений.
Стандартные элементы BPMN 2.0
Бизнес-процессы в ELMA365 описываются при помощи стандартных графических элементов нотации BPMN 2.0. На схеме исполнители представлены в виде зон ответственности, а их действия — в виде последовательно расположенных задач. Точки принятия решения обозначаются шлюзами, ожидание — таймерами. Есть специальные блоки для уведомлений, запуска подпроцессов. Такой подход делает схему понятной широкой аудитории: от технических специалистов до бизнес-пользователей.
Расширенная нотация
Наряду со стандартными элементами BPMN вы можете использовать специальные блоки, разработанные нами для упрощения моделирования. Например, готовые активности ECM помогают интерпретировать такие действия, как подписание и согласование документов, генерация по шаблону. Вебхуки позволяют настраивать интеграции, отправка sms или email — своевременно информировать клиентов и сотрудников, статусы — отслеживать ход процесса. Если доступных элементов недостаточно, вы всегда можете реализовать необходимую бизнес-логику с помощью сценариев.
Гибкая настройка формы задачи
Все формы создаются в графическом редакторе и настраиваются в соответствии со спецификой данных в бизнес-процессе. Добавляйте собственные поля и располагайте их на форме в нужном порядке. Группируйте информацию, используя вкладки, или разделите форму на логические сегменты при помощи панелей. Скрывайте или отображайте поля в зависимости от того, какие данные исполнитель вносит в форму. Благодаря этому сотрудникам проще ориентироваться в задаче и выполнять работу.
Сценарии
На этапе моделирования в процесс можно добавить сценарии. Они позволяют аналитикам расширять функционал системы и действия, которые ранее сотрудники выполняли вручную. Например, с помощью сценариев можно автоматически заполнять формы, вычислять значения полей или определять, по какой ветке будет развиваться процесс. Сценарии пишутся на языке TypeScript и работают внутри форм и отдельных операций. Среда разработки максимально адаптирована под пользователей без специальных технических навыков. Подсказки, подсветка синтаксиса и автодополнение позволяют быстро реализовывать идеи и вносить изменения.
Отладка (эмуляция) процессов
Отладка – это этап разработки бизнес-процесса, который позволит делать ваши бизнес-процессы быстрее. В режиме реального времени проверяйте логику операций, оценивайте удобство и понятность настроек форм, верность прописанных сценариев. В случае ошибки при откладке, система выделит красным название некорректно работающей операции и даст подробную информацию о неточности.
Исполнение процессов
Процессный движок в основе BPM-системы автоматизирует
постановку задач, направляет процесс
по нужной ветке, а также собирает и передает
данные, предоставляет доступ к ним в рамках
исполняемого процесса.
После запуска процесса все задачи и уведомления автоматически приходят его участникам на нужном этапе. При этом соблюдается последовательность, заданная на схеме во время моделирования. Исполнителю не нужно думать, куда дальше направить результат его работы. ELMA365 сама знает, на какого сотрудника поставить следующую задачу, после того как завершится текущий этап.
Ограничение сроков задач
Для некоторых задач время выполнения — критичный показатель. С помощью ELMA365 можно ограничить сроки выполнения задачи и настроить уведомления о просрочке. При этом платформа будет учитывать график работ, принятый в компании, официальные и праздничные дни.
Если задача не будет выполнена в установленный срок, механизмы информирования и эскалации позволят вовремя отреагировать на ситуацию и принять необходимые меры.
Гибкий выбор исполнителя
В рамках бизнес-процесса задачу можно поставить не конкретному пользователю, а целому отделу. Тот, кто менее загружен в данный момент, сможет сразу приступить к работе. При этом система отменит задачу для других сотрудников отдела. Это исключает простои в работе и повышает производительность компании.
Разные сценарии запуска
В зависимости от выбранных настроек бизнес-процессы могут запускаться вручную или автоматически по расписанию. Это можно делать с определенной периодичностью. Например, процесс выдачи заработной платы будет автоматически запускаться ежемесячно 10 и 20 числа. Если эти даты выпадают на нерабочий день, то старт процесса можно перенести на ближайший рабочий день.
Наличие стандартного API позволяет запускать бизнес-процессы в ELMA365 из внешних систем, получать статус по ранее запущенным бизнес-процессам и управлять ходом их исполнения.
Замещения и рабочий календарь
Чтобы рабочий процесс не простаивал во время отсутствия сотрудника, платформа предусматривает механизм «Замещение». Благодаря ему администратор может назначить замещающего, а также выдать временные доступы. Другие сотрудники будут знать, к кому обратиться по рабочим вопросам, эта информация доступна рядом с именем при создании задач и выполнении других действий в системе. Отпуск, выходные и праздничные дни указываются в рабочем календаре. ELMA365 учитывает запланированные события при расчете срока выполнения задач.
Интеграции с другими системами
Интеграционные возможности ELMA365 исключают ошибки пользователей при переносе данных из одной системы в другую, экономят время сотрудников и автоматизируют рутину. Используйте готовые скрипты, в рамках которых вызывайте внешние системы и сторонние библиотеки. ELMA365 бесшовно интегрируется с сервисами, веб-сайтами, готовыми программными продуктами и базами данных.
Получить тестовый доступ
Контроль и мониторинг процессов
в реальном времени
ELMA365 дает руководителям различные инструменты для мониторинга
и контроля процессов.
Они помогают выявлять узкие места, своевременно принимать меры
и корректировать
действия сотрудников.
Отслеживать выполнение процесса можно с помощью статусов и канбан-доски. Движение процесса и смена статуса отображаются как переход от одной колонки доски к другой.
Также понять, на каком этапе находится конкретный бизнес-процесс в данный момент, можно с помощью его карточки. Она создается в системе для каждого процесса и демонстрирует схему движения в реальном времени. Все завершенные операции обведены синим, а текущая — зеленым контуром.
Контроль исполнения
С помощью задач можно наладить прозрачное взаимодействие внутри компании и повысить исполнительскую дисциплину. Все поручения, которые необходимо выполнить сотруднику, фиксируются в системе, имеют четкие сроки и хранят историю действий исполнителя.
У руководителей есть доступ к спискам задач подчиненных. Это позволяет контролировать загрузку сотрудников, а также перераспределять задачи в случае болезней или отпусков.
Исполнительская дисциплина
Отслеживать уровень исполнительской дисциплины легко с помощью информативных отчетов. Они содержат подробную статистику по каждому сотруднику за выбранный период: сколько задач выполнено вовремя, а сколько просрочено. Данную информацию можно использовать для анализа эффективности работы и расчета премий или штрафов.
Уведомления в случаe ошибки
Всегда держать ситуацию под контролем позволяют автоматические уведомления. Они приходят руководителю или ответственному сотруднику, если в ходе процесса происходит ошибка, не определился исполнитель задачи или работа не выполнена в срок.
Монитор процессов
Для контроля узких мест бизнес-процесса и повышения эффективности компании используйте мониторинг процессов. В режиме реального времени анализируйте эффективность и контролируйте текущее состояние бизнес-процесса и этапы его исполнения.
Постоянное улучшение процессов
Для оптимизации процессов не нужно привлекать ИТ-отдел.
Поддержка
решения в формате
Low-code
позволяет редактировать процессы силами аналитиков. Новые идеи
можно быстро
проверять на практике и анализировать
их эффективность.
Чтобы сохранять конкурентное преимущество, бизнесу необходимо постоянно оптимизировать процессы. В этом случае чем гибче будет инструмент автоматизации, тем быстрее он позволит компании отреагировать на изменения рынка.
В ELMA365 вы можете улучшать процессы на лету. Добавляйте участников, настраивайте интерфейсы и корректируйте логику процесса в визуальном редакторе. Для этого не нужно прерывать работу уже запущенных процессов, а изменения вступят в силу сразу после их публикации.
Версионность
ELMA365 поддерживает версионность процессов. Это позволяет исключить ошибки в уже запущенных процессах при их улучшении и обеспечивает бесшовный переход к обновленной версии.
Кроме того, вы можете отслеживать историю изменений и быстро вернуться к предыдущему состоянию процесса, если возникнет такая необходимость.
Управление изменениями с BPM-системой
Это жизненный цикл реального процесса одного из наших клиентов — представителя крупного бизнеса. В минутный ролик мы собрали изменения в «живом» процессе за 2 года. Наглядно видно, как процесс изменяется с течением времени: сначала разрастается, потом в рамках реорганизации упрощается, потом снова насыщается деталями. Примерно это происходит с каждым «живым» процессом, который используется в компании.
Для компании в 500 человек таких процессов от 50 до 100 и каждый из них живет своей жизнью.
ELMA365 предоставляет инструмент, который позволяет наладить быстрое создание процессов и их легкую поддержку в течение жизненного цикла
Интеграция с RPA
В качестве участников процесса могут выступать не только люди, но
и роботы. Они выполняют цепочки
простых, часто повторяющихся задач. Такие задачи отнимают много
времени у сотрудников и несут риски
случайных ошибок, которые возникают в силу человеческого
фактора. В ELMA365 есть готовое решение для интеграции с RPA.
Используйте его для экономии ресурсов компании. Пока роботы
занимаются рутиной, сотрудники смогут сосредоточиться на более
важной работе.
