Архивируй это

Что такое Архивное дело от ELMA365?

Архивное дело – решение для организации легитимного хранения и учета архивных дел, сформированных на любом носителе. Решение позволяет реализовать автоматизированный учет как бумажных, так и электронных документов. Пользователю больше не придется работать в разных журналах, можно использовать систему как для учета уже существующего бумажного архива, так и для расширения электронного. Решение полностью легитимно и соответствует всем нормативным актам и техническим требованиям. Более того, предусмотрено юридически значимое долговременное хранение (более 10 лет), применение продукта не только в рамках ECM, но и как инструмент для участия в легитимном обмене документами на государственном уровне. Архивное дело дает возможность оперативно взаимодействовать с надзорными органами и соответствовать современным требованиям российского электронного документооборота.

Помимо этого, стоит отметить, что решение Архивное дело — это полноценная система работы с архивными документами, а не облачное хранение файлов. Здесь предусмотрена экспертиза ценности документов и автоматическое формирование учетных документов. Система позволяет управлять доступом к документам и сохраняет высокий уровень конфиденциальности.

В целом, Архивное дело помогает в решении основных задач современного архивного делопроизводства, обеспечивает удобство и скорость поиска, защиту информации и надежность хранения документов:

• упрощенное составление номенклатур дел благодаря встроенному в систему перечню типовых управленческих документов, их согласование и дальнейшее автоматическое формирование свода номенклатур дел;
• формирование, долговременное хранение, учет архива электронных документов;
• экспертиза ценности архивных документов, включающая в себя отбор электронных документов для передачи в архив и для уничтожения, автоматическое формирование протоколов заседаний экспертной комиссии, описей передачи дел и актов об уничтожении;
• учет бумажного архива с сопутствующим формированием учетных документов;
• моментальный обмен документами с надзорными органами.

Функционал понятен, есть ли еще преимущества?

В решении предусмотрен полнотекстовый поиск по телу документов, полнотекстовый поиск по атрибутам и атрибутивный поиск. Это позволяет моментально находить любой архивный документ, оперативно обмениваться данными с надзорными органами и предоставлять документы по запросам сотрудников организации и сторонних компаний.

Можно самостоятельно настроить ролевую модель доступа – воспользоваться уже созданными группами или создать новые в соответствии с ролями в ЭА. Каждой роли изначально соответствует типовой набор доступных функций. Включение пользователя в группу влияет на его права доступа в рамках ЭА. Таким образом можно обеспечить конфиденциальность и соответствие требованиям нормативных актов в сфере архивного дела.

Для удобства работы и полноценного доступа к архиву в любое время из любой точки реализовано полнофункциональное мобильное приложение. Используются те же компоненты интерфейса пользователя, что и в браузере. Интерфейс строится с учетом требований по адаптивной верстке, что упрощает работу при переключении между устройствами.

Архивное дело – это быстрая кастомизация продукта под требования клиента, полностью российский софт, легитимность решения и современная методология.

Для кого мы разработали Архивное дело?

Решение подойдет любой организации, которая хочет соответствовать современным стандартам и требованиям и у которой есть потребность в организации качественной работы с архивными документами на любом уровне: для руководителей и работников канцелярий, архивариусов, делопроизводителей или даже секретарей.

Например, для архивариуса решение не только ускоряет процесс работы и структурирует хаос в документах, но и отвечает главному запросу — организация архива без лишней волокиты. То есть система будет работать в этом случае за вас. Для секретаря или кадровой службы наличие архива обеспечивает в первую очередь удобный поиск и доступность информации, поскольку все хранится централизованно. Мы видим, такие специалисты есть абсолютно в каждой компании, поэтому решение актуально для любой организации. Там, где есть документооборот, всегда необходим архив.

Как происходит внедрение и интеграция с СЭД?

В основе решения Архивное дело – система электронного документооборота ELMA365 ECM на базе Low-code-платформы ELMA365, которая легко адаптируется под потребности заказчика. Low-code платформа позволяет создавать корпоративные приложения быстрее и с меньшим количеством программного кода. Для того, чтобы начать работу с решением, необходимо в первую очередь установить саму платформу, а уже потом поверх нее импортировать электронный документооборот.

ELMA365 ECM имеет широкий функционал и постоянно обновляющиеся разделы. Разделы содержат готовые модули интеграции (например, с Диадок) и возможность реализации своих модулей. Интеграция возможна как вызовом внешних API в популярных формах (REST, SOAP, файловая интеграция, подключение к БД), так и предоставлением API платформы для интеграции. Бесшовная интеграция с Диадоком позволяет быстро наладить полностью безбумажный документооборот в компании. В ходе сквозного процесса электронные документы согласовываются и подписываются электронной подписью, а затем отправляются в Диадок из интерфейса ELMA365, что значительно упрощает процедуру обмена и ускоряет доставку корреспонденции контрагентам.

Что немаловажно, продукт работает в облаке. При этом есть версия для развертывания на сервере заказчика с использованием контейнеров в формате docker.

Познакомьтесь со всеми возможностями ELMA365 ECM. Получите тестовый доступ