.png?&quality=65&format=webp)
Внедряем СЭД без потерь: программа автоматизации документооборота в организации
О преимуществах СЭД, кейсах использования и о функциональности топовых систем для автоматизации документооборота читайте в этой статье.
Цикл статей «ЭДО от и до», ELMA365 ECM
Сложно представить организацию, которая могла бы обойтись в своей работе без документов. Независимо от размера и масштаба деятельности перед любой компанией встает вопрос об организации их учета, приема и хранения не только для упорядочивания внутреннего информационного пространства, но и для соответствия государственным нормативным актам. Решение достаточно тривиально – построение и развитие процесса архивного делопроизводства. Однако, надлежащее хранение документов в бумажном архиве имеет ряд существенных недостатков:
Преодолеть вышеупомянутые сложности позволяет переход на Электронный документооборот. ЭДО делает работу с документами более управляемой, предсказуемой и быстрой. В этой статье мы рассказываем, как автоматизировать полный жизненный цикл документов от создания до их уничтожения, упростить учет и хранение архивных дел и увеличить эффективность работы с решением Архивное дело платформыELMA365 ECM.
Архивное дело – решение для организации легитимного хранения и учета архивных дел, сформированных на любом носителе. Решение позволяет реализовать автоматизированный учет как бумажных, так и электронных документов. Пользователю больше не придется работать в разных журналах, можно использовать систему как для учета уже существующего бумажного архива, так и для расширения электронного. Решение полностью легитимно и соответствует всем нормативным актам и техническим требованиям. Более того, предусмотрено юридически значимое долговременное хранение (более 10 лет), применение продукта не только в рамках ECM, но и как инструмент для участия в легитимном обмене документами на государственном уровне. Архивное дело дает возможность оперативно взаимодействовать с надзорными органами и соответствовать современным требованиям российского электронного документооборота.
Помимо этого, стоит отметить, что решение Архивное дело — это полноценная система работы с архивными документами, а не облачное хранение файлов. Здесь предусмотрена экспертиза ценности документов и автоматическое формирование учетных документов. Система позволяет управлять доступом к документам и сохраняет высокий уровень конфиденциальности.
В целом, Архивное дело помогает в решении основных задач современного архивного делопроизводства, обеспечивает удобство и скорость поиска, защиту информации и надежность хранения документов:
В решении предусмотрен полнотекстовый поиск по телу документов, полнотекстовый поиск по атрибутам и атрибутивный поиск. Это позволяет моментально находить любой архивный документ, оперативно обмениваться данными с надзорными органами и предоставлять документы по запросам сотрудников организации и сторонних компаний.
Можно самостоятельно настроить ролевую модель доступа – воспользоваться уже созданными группами или создать новые в соответствии с ролями в ЭА. Каждой роли изначально соответствует типовой набор доступных функций. Включение пользователя в группу влияет на его права доступа в рамках ЭА. Таким образом можно обеспечить конфиденциальность и соответствие требованиям нормативных актов в сфере архивного дела.
Для удобства работы и полноценного доступа к архиву в любое время из любой точки реализовано полнофункциональное мобильное приложение. Используются те же компоненты интерфейса пользователя, что и в браузере. Интерфейс строится с учетом требований по адаптивной верстке, что упрощает работу при переключении между устройствами.
Архивное дело – это быстрая кастомизация продукта под требования клиента, полностью российский софт, легитимность решения и современная методология.
Решение подойдет любой организации, которая хочет соответствовать современным стандартам и требованиям и у которой есть потребность в организации качественной работы с архивными документами на любом уровне: для руководителей и работников канцелярий, архивариусов, делопроизводителей или даже секретарей.
Например, для архивариуса решение не только ускоряет процесс работы и структурирует хаос в документах, но и отвечает главному запросу — организация архива без лишней волокиты. То есть система будет работать в этом случае за вас. Для секретаря или кадровой службы наличие архива обеспечивает в первую очередь удобный поиск и доступность информации, поскольку все хранится централизованно. Мы видим, такие специалисты есть абсолютно в каждой компании, поэтому решение актуально для любой организации. Там, где есть документооборот, всегда необходим архив.
В основе решения Архивное дело – система электронного документооборота ELMA365 ECM на базе Low-code-платформы ELMA365, которая легко адаптируется под потребности заказчика. Low-code платформа позволяет создавать корпоративные приложения быстрее и с меньшим количеством программного кода. Для того, чтобы начать работу с решением, необходимо в первую очередь установить саму платформу, а уже потом поверх нее импортировать электронный документооборот.
ELMA365 ECM имеет широкий функционал и постоянно обновляющиеся разделы. Разделы содержат готовые модули интеграции (например, с Диадок) и возможность реализации своих модулей. Интеграция возможна как вызовом внешних API в популярных формах (REST, SOAP, файловая интеграция, подключение к БД), так и предоставлением API платформы для интеграции. Бесшовная интеграция с Диадоком позволяет быстро наладить полностью безбумажный документооборот в компании. В ходе сквозного процесса электронные документы согласовываются и подписываются электронной подписью, а затем отправляются в Диадок из интерфейса ELMA365, что значительно упрощает процедуру обмена и ускоряет доставку корреспонденции контрагентам.
Что немаловажно, продукт работает в облаке. При этом есть версия для развертывания на сервере заказчика с использованием контейнеров в формате docker.
Познакомьтесь со всеми возможностями ELMA365 ECM. Получите тестовый доступ
Комментарии
Оставьте e-mail, и мы будем оперативно присылать вам свежие новости и статьи
О преимуществах СЭД, кейсах использования и о функциональности топовых систем для автоматизации документооборота читайте в этой статье.
Чем low-code отличается от классической разработки, в чем особенности таких проектов и какая команда нужна для их реализации
Статья рассказывает, с какими сложностями могут на практике столкнуться лоукодеры и команды внедрения и как их можно преодолеть.