Архивируй это

Цикл статей «ЭДО от и до», ELMA365 ECM

Сложно представить организацию, которая могла бы обойтись в своей работе без документов. Независимо от размера и масштаба деятельности перед любой компанией встает вопрос об организации их учета, приема и хранения не только для упорядочивания внутреннего информационного пространства, но и для соответствия государственным нормативным актам. Решение достаточно тривиально – построение и развитие процесса архивного делопроизводства. Однако, надлежащее хранение документов в бумажном архиве имеет ряд существенных недостатков:

• Скорость обработки информации
  Сверка со списками, прием, ведение номенклатуры, учет документов и проверка правильности формирования дел, поддержание актуальности справочника, экспертиза ценности и отработка запросов на доступ - трудоемкий процесс, требующий особой внимательности к множеству деталей. В ситуации, когда документов становится все больше, возникают сложности с обеспечением оперативности работы.
  
  
• Доступ к материалам архива
  Получить документ из бумажного архива и работать с ним одномоментно может только один человек. Можно собрать встречу и устроить публичные чтения, но так ли это эффективно, как настройка прав доступа к электронной версии для неограниченного круга пользователей? 
  
  
• Поиск необходимого документа
  Многие из нас привыкли работать с поисковой строкой браузера или приложения: ввел запрос - получил ответ. К сожалению эта технология все еще не применима к бумажным носителям. И в ситуации, когда нужно найти “тот самый” документ по воспоминанию о его содержимом, бумажный архив не сможет дать ответ так же быстро, как электронная система. Но это полбеды, представьте, что архивы размещены в разных городах и доступ к ним ограничен часовыми поясами?
  
  
• Внесение изменений и контроль версий
  Любое изменение в документе сопровождается дополнительным кругом сверки, согласования, подшивки новых листов. Порой объем итогового дела в разы превосходит изначальный документ, а для того, чтобы проследить внесенное изменение нужно восстановить полную историю событий.
  
  
• Сохранность данных
  Риск утраты или повреждения бумажного архива очень велик. Бумага, безусловно, стерпит все, но ей может быть трудно противостоять пожарам, затоплениям или ограничению доступа в помещение архива. Вероятность ЧС крайне мала в сравнении с более рядовыми происшествиями - сменой сотрудников, плановым разбором документов, почтовой пересылкой, переездом офиса или банальным человеческим фактором, когда документы просто не дошли до архива.

Преодолеть вышеупомянутые сложности позволяет переход на Электронный документооборот. ЭДО делает работу с документами более управляемой, предсказуемой и быстрой. В этой статье мы рассказываем, как автоматизировать полный жизненный цикл документов от создания до их уничтожения, упростить учет и хранение архивных дел и увеличить эффективность работы с решением Архивное дело платформы ELMA365 ECM.

Что такое Архивное дело от ELMA365?

Архивное дело – решение для организации легитимного хранения и учета архивных дел, сформированных на любом носителе. Решение позволяет реализовать автоматизированный учет как бумажных, так и электронных документов. Пользователю больше не придется работать в разных журналах, можно использовать систему как для учета уже существующего бумажного архива, так и для расширения электронного. Решение полностью легитимно и соответствует всем нормативным актам и техническим требованиям. Более того, предусмотрено юридически значимое долговременное хранение (более 10 лет), применение продукта не только в рамках ECM, но и как инструмент для участия в легитимном обмене документами на государственном уровне. Архивное дело дает возможность оперативно взаимодействовать с надзорными органами и соответствовать современным требованиям российского электронного документооборота.

Помимо этого, стоит отметить, что решение Архивное дело — это полноценная система работы с архивными документами, а не облачное хранение файлов. Здесь предусмотрена экспертиза ценности документов и автоматическое формирование учетных документов. Система позволяет управлять доступом к документам и сохраняет высокий уровень конфиденциальности.

В целом, Архивное дело помогает в решении основных задач современного архивного делопроизводства, обеспечивает удобство и скорость поиска, защиту информации и надежность хранения документов:

• упрощенное составление номенклатур дел благодаря встроенному в систему перечню типовых управленческих документов, их согласование и дальнейшее автоматическое формирование свода номенклатур дел;
• формирование, долговременное хранение, учет архива электронных документов;
• экспертиза ценности архивных документов, включающая в себя отбор электронных документов для передачи в архив и для уничтожения, автоматическое формирование протоколов заседаний экспертной комиссии, описей передачи дел и актов об уничтожении;
• учет бумажного архива с сопутствующим формированием учетных документов;
• моментальный обмен документами с надзорными органами.

Функционал понятен, есть ли еще преимущества?

В решении предусмотрен полнотекстовый поиск по телу документов, полнотекстовый поиск по атрибутам и атрибутивный поиск. Это позволяет моментально находить любой архивный документ, оперативно обмениваться данными с надзорными органами и предоставлять документы по запросам сотрудников организации и сторонних компаний.

Можно самостоятельно настроить ролевую модель доступа – воспользоваться уже созданными группами или создать новые в соответствии с ролями в ЭА. Каждой роли изначально соответствует типовой набор доступных функций. Включение пользователя в группу влияет на его права доступа в рамках ЭА. Таким образом можно обеспечить конфиденциальность и соответствие требованиям нормативных актов в сфере архивного дела.

Для удобства работы и полноценного доступа к архиву в любое время из любой точки реализовано полнофункциональное мобильное приложение. Используются те же компоненты интерфейса пользователя, что и в браузере. Интерфейс строится с учетом требований по адаптивной верстке, что упрощает работу при переключении между устройствами.

Архивное дело – это быстрая кастомизация продукта под требования клиента, полностью российский софт, легитимность решения и современная методология.

Для кого мы разработали Архивное дело?

Решение подойдет любой организации, которая хочет соответствовать современным стандартам и требованиям и у которой есть потребность в организации качественной работы с архивными документами на любом уровне: для руководителей и работников канцелярий, архивариусов, делопроизводителей или даже секретарей.

Например, для архивариуса решение не только ускоряет процесс работы и структурирует хаос в документах, но и отвечает главному запросу — организация архива без лишней волокиты. То есть система будет работать в этом случае за вас. Для секретаря или кадровой службы наличие архива обеспечивает в первую очередь удобный поиск и доступность информации, поскольку все хранится централизованно. Мы видим, такие специалисты есть абсолютно в каждой компании, поэтому решение актуально для любой организации. Там, где есть документооборот, всегда необходим архив.

Как происходит внедрение и интеграция с СЭД?

В основе решения Архивное дело – система электронного документооборота ELMA365 ECM на базе Low-code-платформы ELMA365, которая легко адаптируется под потребности заказчика. Low-code платформа позволяет создавать корпоративные приложения быстрее и с меньшим количеством программного кода. Для того, чтобы начать работу с решением, необходимо в первую очередь установить саму платформу, а уже потом поверх нее импортировать электронный документооборот.

ELMA365 ECM имеет широкий функционал и постоянно обновляющиеся разделы. Разделы содержат готовые модули интеграции (например, с Диадок) и возможность реализации своих модулей. Интеграция возможна как вызовом внешних API в популярных формах (REST, SOAP, файловая интеграция, подключение к БД), так и предоставлением API платформы для интеграции. Бесшовная интеграция с Диадоком позволяет быстро наладить полностью безбумажный документооборот в компании. В ходе сквозного процесса электронные документы согласовываются и подписываются электронной подписью, а затем отправляются в Диадок из интерфейса ELMA365, что значительно упрощает процедуру обмена и ускоряет доставку корреспонденции контрагентам.

Что немаловажно, продукт работает в облаке. При этом есть версия для развертывания на сервере заказчика с использованием контейнеров в формате docker.

Познакомьтесь со всеми возможностями ELMA365 ECM. Получите тестовый доступ