«Лемана ПРО» сократила срок оформления МЧД на 98% с ELMA365
О компании
«Лемана ПРО» — российская компания в сфере розничной торговли товарами для строительства, ремонта и обустройства дома. Компания развивает омниканальную платформу, объединяющую розничные магазины, онлайн-каналы и сервисы для частных и профессиональных клиентов.
Ассортимент компании охватывает основные категории товаров для строительства, ремонта и благоустройства, а развитая розничная сеть обеспечивает присутствие «Лемана ПРО» в крупнейших регионах России.
Переход на машиночитаемые доверенности стал для «Лемана ПРО» масштабной задачей, затрагивающей сразу несколько корпоративных процессов. МЧД используются при взаимодействии с контрагентами и государственными информационными системами, участии в электронных торгах, сдаче отчетности и передаче сотрудникам полномочий от имени компании. Поэтому новые требования к работе с доверенностями необходимо было встроить в действующий электронный документооборот и повседневную работу сотрудников.
До начала проекта процесс был распределен между несколькими системами — кадровой, ITSM и корпоративной СЭД. Данные передавались между ними без сквозной интеграции, значительная часть операций выполнялась вручную. Не было единого реестра МЧД и централизованного контроля их жизненного цикла. Особенно критичным был своевременный отзыв полномочий: при кадровых изменениях информация могла поступать с задержкой, что создавало дополнительные операционные риски.
Ручная модель влияла и на скорость работы. Оформление одной МЧД могло занимать до двух недель, а почти каждую третью доверенность приходилось переоформлять из-за ошибок при вводе данных.
С учетом масштаба компании целью проекта стало создание на базе ELMA365 CSP системы управления МЧД и электронными подписями, охватывающей весь жизненный цикл полномочий — от подачи заявки и согласования до регистрации и последующего отзыва доверенности.
В рамках проекта были поставлены следующие задачи:
автоматизировать выпуск, перевыпуск, продление и отзыв МЧД;
создать единый реестр доверенностей с актуальными статусами и сроками действия;
сократить сроки оформления МЧД и количество ошибок при подготовке документов;
интегрировать процесс с кадровой системой, ITSM, ЭДО и внешними сервисами;
автоматизировать регистрацию МЧД в распределенном реестре ФНС;
обеспечить своевременный отзыв полномочий при кадровых изменениях;
объединить работу с МЧД, электронными подписями и доступами к государственным информационным системам;
обеспечить необходимый уровень защиты персональных данных и прозрачность всего жизненного цикла доверенности.
Проект выполнен при поддержке партнера-интегратора DBI.
Для крупной распределенной компании МЧД — это часть инфраструктуры ежедневных бизнес-процессов. У нас доверенности используются примерно в 200 направлениях: при работе с контрагентами, государственными системами, электронной отчетностью и торгами. Поэтому задача заключалась в том, чтобы сделать управление полномочиями быстрым и контролируемым: сотрудник должен своевременно получать необходимые права, а компания — понимать, какие полномочия действуют, кому они выданы и когда должны быть отозваны.
Виктор Киселенко
Юридический директор «Лемана ПРО»
Описание внедрения
В качестве основы команда внедрения выбрала готовое решение ELMA365 «Управление МЧД»в контуре ELMA365 CSP. Оно закрывало базовые операции с машиночитаемыми доверенностями, однако для масштаба и внутренних процессов «Лемана ПРО» требовалось расширить стандартный функционал: связать работу с МЧД с кадровыми событиями, электронной подписью, доступами к государственным порталам и действующими корпоративными системами. Так на ELMA365 была создана система Digital Signature.
Этап 1. Запуск MVP и базового цикла работы с МЧД Первую рабочую версию решения команда запустила за три месяца. На этом этапе в ELMA365 был выстроен основной жизненный цикл МЧД: создание заявки, согласование полномочий, формирование доверенности, подписание, регистрация в распределенном реестре ФНС и хранение выпущенных документов.
В системе появился реестр доверенностей, где хранятся их номера, сроки действия, статусы, сведения о доверителях и представителях, переданные полномочия, XML-файлы и архивы подписей. Процессы выпуска, перевыпуска, продления и отзыва МЧД реализованы в ELMA365 как сквозные BPMN-процессы.
Этап 2. Адаптация процессов под требования «Лемана ПРО» После запуска MVP команда внедрения перешла к настройке решения под корпоративные сценарии. Этот этап занял около пяти месяцев.
Для работы сотрудников было создано единое окно заявок с семью типами обращений. Через него можно инициировать выпуск или отзыв МЧД, запросить электронную подпись и необходимые доступы к государственным порталам. Данные, необходимые для оформления заявки, автоматически подставляются из корпоративных систем.
Отдельно были проработаны маршруты согласования. В зависимости от сценария система определяет участников процесса, при этом предусмотрена возможность добавлять согласующих. Для управления объемом передаваемых прав созданы матрица полномочий, справочники и собственный каталог порталов с соответствующими пакетами полномочий.
Этап 3. Связь МЧД с кадровыми процессами Одной из ключевых стала интеграция с кадровой системой, которая используется как источник мастер-данных сотрудников. Персональные данные не требуется повторно вводить при каждой заявке: необходимая информация поступает из системы в момент формирования доверенности.
Кадровые события также стали триггерами для процессов управления полномочиями. При изменении данных сотрудника или увольнении Digital Signature может автоматически инициировать соответствующий сценарий работы с МЧД. Таким образом, жизненный цикл доверенности оказался связан с жизненным циклом сотрудника в компании.
Этап 4. Электронная подпись и взаимодействие с внешними системами Следующим шагом стало объединение работы с доверенностями и электронной подписью. Digital Signature интегрировали с корпоративной ITSM-системой: связанные с выпуском ЭП и предоставлением доступов обращения передаются в соответствующие сервисные процессы.
Для взаимодействия с внешним контуром настроены интеграции с распределенным реестром ФНС и операторами электронного документооборота, включая Контур.Диадок, Контур.Доверенности и МИГ 24. Обмен между системами организован через API. Решение поддерживает используемые компанией форматы МЧД для ФНС, СФР и B2B-взаимодействия с операторами ЭДО.
Этап 5. Переход к промышленной эксплуатации После настройки и проверки основных сценариев Digital Signature перевели в промышленную эксплуатацию и функциональное сопровождение. Решение сохранило возможность дальнейшего изменения маршрутов, подключения новых сценариев и развития интеграций средствами ELMA365.
При проектировании системы для нас было важно учитывать требования к работе с персональными данными. Поэтому мы отказались от их дублирования в Digital Signature: необходимые сведения о сотруднике поступают из кадровой системы непосредственно при формировании доверенности. В результате мы смогли автоматизировать весь сценарий оформления МЧД и при этом сохранить контроль над тем, где и как используются персональные данные.
Виктор Киселенко
Юридический директор «Лемана ПРО»
Результаты проекта
В результате проекта «Лемана ПРО» автоматизировала полный цикл работы с машиночитаемыми доверенностями и существенно сократила трудозатраты на их оформление.
Система выросла до 10000 пользователей
До 98% сократился максимальный срок оформления МЧД — с двух недель до одного часа.
Полный жизненный цикл МЧД стал контролироваться в системе — от выпуска и регистрации до отзыва при кадровых изменениях. и.
Автоматизация ввода данных устранила один из основных источников ошибок: ранее около 30% МЧД требовали переоформления.
7 типов заявок объединены в Digital Signature — от выпуска и отзыва МЧД до электронной подписи и предоставления доступов к государственным порталам.
Ручной перенос данных между кадровой системой, ITSM, ЭДО и процессами управления МЧД заменен автоматическим обменом через интеграции.
Мы получили управляемый жизненный цикл полномочий сотрудника: видим актуальный статус каждой МЧД, связываем доверенности с кадровыми событиями и можем своевременно отзывать полномочия при увольнении или изменении данных. Для компании нашего масштаба особенно важно, что управление полномочиями стало прозрачным и контролируемым процессом. Это снижает операционные риски и дает уверенность, что действующие полномочия соответствуют актуальному статусу сотрудника.
Виктор Киселенко
Юридический директор «Лемана ПРО»
Взгляд в будущее
После запуска Digital Signature «Лемана ПРО» планирует продолжить развитие системы: расширять сценарии работы с МЧД и электронной подписью и подключать новые интеграции с корпоративными и внешними информационными системами.
Архитектура решения позволяет адаптировать процессы к изменениям законодательства и внутренним требованиям компании без перестройки созданного цифрового контура.
Для крупных компаний работа с МЧД давно выходит за рамки выпуска самой доверенности. Полномочия связаны с кадровыми событиями, электронной подписью, доступами к государственным системам и корпоративным документооборотом. Поэтому ценность процессной платформы заключается в возможности управлять всей этой цепочкой целиком. В проекте «Лемана ПРО» готовое решение ELMA365 «Управление МЧД» стало основой для более широкого сервиса Digital Signature, адаптированного под архитектуру и процессы компании. В результате один регуляторный сценарий вырос в полноценную систему управления электронными полномочиями сотрудников.
