Процессный фундамент для цифрового гиганта: как «Магнит» автоматизирует сложные кросс-функциональные процессы на ELMA365

В компании «Магнит» есть архитектурный штаб, который занимается сопровождением всех ИТ-инициатив. Штаб определил, что для определённых бизнес-процессов, не закрываемых существующими специализированными системами, необходима гибкая BPMS-платформа. Компания поставила задачу найти отечественную систему, соответствующую требованиям Cloud Native инфраструктуры и способную масштабироваться с ростом бизнеса. После подробного скоринга и тестирования нескольких BPMS-решений была выбрана Low-code платформа ELMA365.

В начале 2023 года в компании приобрели лицензии ELMA365, развернули инфраструктуру и начали формировать проектную команду. Изначально она была небольшой — руководитель проекта, несколько low-code разработчиков и специалист по интеграциям.

Первым шагом стала разработка единой методики взаимодействия с многочисленными бизнес-заказчиками. Большинство процессов не имело типового шаблона, отличалось региональной спецификой, а у самих заказчиков часто отсутствовало четкое понимание, как должна выглядеть ИТ-система и целевое состояние процессов.

С мая 2023 года команда приступила к автоматизации кейсов, где процессы были зрелыми, а бизнес-заказчики — вовлеченными и заинтересованными в скором запуске. Как вспоминает Никита Уржумов, это были направления, «где бизнес сам хотел включиться и у него уже “горело”». Такими кейсами стали закупки, нормативные документы и договорная работа. Именно они легли в основу первых проектных контуров, с которых началась системная автоматизация в ELMA365.

Автоматизация некоммерческих закупок
Автоматизация процессов закупок привела к сокращению времени на операционные задачи на 25 – 40%. До внедрения платформы заявки иногда терялись из-за недостаточно прозрачной системы учета и контроля. Потери достигали до 10%, что приводило к задержкам и дополнительной нагрузке на сотрудников, которые вынуждены были повторно подавать заявки и контролировать их вручную. Благодаря внедрению ELMA365 был создан единый цифровой контур, где все этапы процесса закупки стали прозрачны и управляемы.

Платформа ELMA365 обеспечила автоматический контроль сроков и статусов каждой заявки, а также настройку уведомлений, которые информируют сотрудников о задачах и приближающемся дедлайне. Это значительно снизило вероятность ошибок и задержек. Вся цепочка — от формирования потребности, ее согласования и до реализации закупки — была описана заново, что позволило выявить узкие места и оптимизировать рабочие процессы. Полный цикл автоматизации этого процесса занял около двух месяцев, и система сразу продемонстрировала ощутимые результаты в виде сокращения трудозатрат и повышения эффективности управления закупками.

Актуализация нормативной базы
До автоматизации процессы согласования и публикации нормативных документов в компании занимали от 6 до 8 месяцев. Все этапы проходили вручную — сбор данных, согласование, коммуникация между подразделениями велись по электронной почте. Это приводило к постоянным задержкам, потере отдельных версий документов и рискам, связанным с несвоевременным вступлением в силу нормативных документов. Особенно остро проблема стояла в части, связанной с внутренней методической базой: от оперативности публикации зависела возможность запуска новых процессов и соблюдение регламентов.

С внедрением ELMA365 были автоматизированы маршруты согласования, добавлены напоминания и контрольные точки. Благодаря этому сотрудники больше не тратили время на ручные согласования, а все участники процесса видели статус работы в системе. В результате сроки согласования и публикации документов сократились в среднем на 75%, а в некоторых случаях — до 90%. Это позволило запускать процессы сразу после утверждения нормативных документов, а не через месяцы. Благодаря этому снизились задержки в операционной деятельности и исключаются риски работы по устаревшим регламентам.

Электронный документооборот (ЭДО)
В компании «Магнит» система электронного документооборота с внешними контрагентами реализована на базе специализированного решения, не входящего в экосистему ELMA365. Однако именно BPM-система от ELMA стала ключевой точкой старта для работы с договорной документацией: здесь формируются шаблоны, фиксируются необходимые атрибуты, запускаются маршруты согласования и подготавливаются документы к передаче.

На текущем этапе документы, созданные в ELMA365, передаются во внешнюю ЭДО-систему через шлюз, но уже сегодня Low-code платформа позволяет исключить множество ручных операций и обеспечить качество и структурированность данных ещё до попадания в ЭДО. Благодаря этому снижено количество возвратов, устранены ошибки на этапе подготовки и согласования, а также существенно разгружены сотрудники юридического и обслуживающих подразделений.

В планах расширить интеграцию ELMA365 с ЭДО-провайдером, чтобы обеспечить прямую передачу документов и получение статуса обратно в систему. Это простроит сквозную цифровую цепочку: от формирования до учёта, с полной прослеживаемостью действий в одной системе. Таким образом, платформа взяла на себя критически важные функции подготовки и согласования договоров, обеспечивая необходимую прозрачность и управляемость перед передачей документов во внешнюю ЭДО-систему.

• Сокращение времени на операционные задачи в закупках на 25–40%

• Снижение сроков согласования нормативных документов на 75–90%

• Полное устранение потерь заявок на закупки

• Сокращение времени запуска новых и ранее не описанных процессов до 2 месяцев

Команда проекта отмечает, что внедрение ELMA365 стало значимым шагом к переходу на управляемую цифровую среду, в которой процессы прозрачны, масштабируемы и понятны для всех участников. Платформа зарекомендовала себя как инструмент, способный поддерживать высокий темп автоматизации без необходимости в масштабном расширении команды разработки. 

ELMA365 не просто закрыла отдельные задачи — она изменила сам подход к взаимодействию бизнеса и ИТ, закрыла те задачи, которые не закрывали коробочные, менее гибкие ИТ-системы.