Какие технологии и сервисы лежат в основе управления цифровым контентом

Можно ли выстроить работу с корпоративным контентом так, чтобы доступ к нему был даже у удаленных сотрудников, а степень информационной безопасности оставалась высокой? В этом материале рассмотрим, за счет каких технологий и можно наладить совместную работу, включить управление контентом в операционные процессы компании и защитить данные, а также разберём, в чём разница между CMS и CSP-системами.

 

Cодержание:

• Почему управлять контентом важно?

• Типы технологий для работы с данными

• Сервисы для управления контентом

• CMS и CSP: что это такое и в чем разница?

• Облачные сервисы и хранение данных

• Искусственный интеллект в CMS и CSP

• Заключение

 

Почему управлять контентом важно?

Количество цифровой информации увеличивается каждый день. Документы, изображения, видео и аудиофайлы, данные и отчёты – всё это создается и хранится в электронном виде на сайтах и во внутренних хранилищах компаний. При этом с контентом сталкиваются все – от разработчиков до бухгалтерии.

Организациям важно не просто накапливать информацию, но и эффективно ей пользоваться. Здесь на помощь приходят технологии управления цифровым контентом.

Управление контентом — это процессы и методы, позволяющие грамотно контролировать, упорядочивать и хранить информацию. Для бизнеса это важно по нескольким причинам:

• Удобный доступ к веб-контенту. Сотрудникам важно быстро находить нужную информацию.
• Безопасность. Конфиденциальные данные нуждаются в защите.
•  Автоматизация и оптимизация. Правильно настроенные системы существенно ускоряют рабочие процессы.

Выбирая инструмент, ориентируйтесь на решаемые задачи и на удобство пользования. Платформа должна легко подстраиваться под особенности вашего бизнеса, быть понятной неопытным пользователям и предоставлять важную аналитическую информацию в доступном виде.

Рассмотрим, какие технологии и сервисы помогают эффективно организовывать работу с документами, файлами и данными.

Типы технологий

Современное программное обеспечение применяет различные технологии для организации работы с данными компаний. Они позволяют наладить операционные процессы, обеспечить соблюдение регламентов, подключить сайт для взаимодействия с клиентами, внедрить инструменты коммуникации.

• ЭДО. В основе любой системы для управления контентом лежит стандартный электронный документооборот. Сюда входят такие базовые функции как контроль версий, настройка доступа, регистрация, полнотекстовый поиск, а также современные технологии – распознавание текста, работа с метаданными, сравнение документов.

Настройки классической номенклатуры дел в интерфейсе ELMA365 ECM

• Автоматизация процессов: система управления контентом интегрируются с ПО для автоматизации воркфлоу, чтобы оптимизировать рутинные задачи. Сюда относятся маршруты согласования и подписания, назначение задач по документам, автоматическая регистрация. BPM движки часто становятся частью ECM решений, помогая компаниям маршрутизировать информацию, создавать удобные хранилища и налаживать взаимодействие между департаментами.

• Облачное хранилище и инструменты взаимодействия в интернете. Благодаря SaaS, ECM системы становятся надежными, масштабируемыми и удобными для удаленной работы. Сотрудники имеют доступ к веб-контенту даже находясь дома, в командировке или на встрече с заказчиком. Инструменты совместной работы с документами, такие как одновременное редактирование файлов и встроенные мессенджеры, помогают командам работать как одно целое в режиме реального времени. Не важен ни континент, ни часовой пояс, нужен только доступ в интернет.

• Инструменты для защиты информации. Шифрование, контроль доступа, аудит изменений – это ключевые компоненты, которые позволяют организовать защиту данных в корпоративных платформах. Большую роль играет разграничение доступа по ролям, определяя, кто и какие действия может совершать с цифровыми документами и файлами.

Гибкая настройка доступа ко входящим документам в готовом решении Корреспонденция в ELMA365

• Искусственный интеллект и машинное обучение. Хорошие системы используют ИИ и машинное обучение для управления контентом. ИИ может автоматически упорядочивать документы исходя из их содержимого, нумеровать их, анализировать и предлагать данные для принятия информированных решения. ПО с машинным обучением может отвечать на повторяющиеся вопросы клиентов и направлять их нужным сотрудникам, если сама не находит подходящего ответа.

Эти технологии, объединенные в одном ПО, повышают продуктивность сотрудников, обеспечивают безопасность и гарантируют соблюдение требований законодательства при работе с документами.

Виды сервисов

На рынке представлено множество инструментов, которые помогают компаниям управлять контентом. Их можно разделить на несколько категорий:

• Корпоративные системы CSP. Это платформы для управления документами, файлами разнообразных форматов и данными внутри компании. К примеру, SharePoint от Microsoft или ELMA365 позволяют сотрудникам быстро находить, изменять и отправлять файлы друг другу. Эти системы также помогают управлять мультимедийными файлами — видео, изображениями, аудио. Это важно, например, для отделов маркетинга и дизайна. В связке с другими бизнес-приложениями, например, CRM, они превращаются в многофункциональный инструмент для роста бизнеса. Так, можно согласовывать и запускать маркетинговые рассылки, регистрировать новых лидов, отслеживать воронки продаж и назначать встречи с клиентами в одном интерфейсе.

• CMS. Платформы для создания и управления контентом на сайтах и в приложениях, например, WordPress. В первую очередь ориентированы именно на работу веб-разработчиков с файлами, изображениям и текстом, а не на встраивание их в общие операции компании. Удобны для организации онлайн магазинов и оказания цифровых услуг.

• Облачные сервисы и сайты. Такие решения, как Google Drive или Dropbox, предоставляют доступ к данным через интернет. Это удобно для удаленной работы, так как файлы доступны из любой точки мира. Простые облачные инструменты больше подходят небольшим командам, которым не требуется интеграция с полноценными бизнес-решениями. Крупные SaaS платформы подойдут и самым требовательным компаниям.

CMS и CSP: что это такое и в чем разница?

Рассмотрим подробнее в чем разница между CMS и CSP.

CMS — это система управления контентом, которая позволяет создавать веб-приложения и сайты. Примером может служить WordPress, используемый для создания блогов и сайтов. Основная задача CMS — сделать работу с контентом доступной даже для тех, кто не является веб-разработчиком и не владеет техническими навыками. С помощью CMS пользователи могут добавлять текст, изображения и видео, а затем публиковать их в интернете. Пример использования — создание онлайн магазина с каталогом предлагаемой продукции.

CSP же предназначены в первую очередь для использования внутри компании. Они позволяют управлять документами, автоматизировать процессы и обеспечивать коллективную работу с файлами. В CSP важна возможность разграничения доступа, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к той информации, которая ему необходима. Также CSP могут использовать инструменты на базе ИИ, такие как распознавание документов.

Настройка доступных для загрузки файлов в разделе администрирования ELMA365

Ключевые различия между CMS и CSP:

• CMS нацелены на создание интернет-сайтов и порталов, например, онлайн магазинов.

• CSP подходят для управления внутренними данными и операциями компании.

•  CMS используют для простой работы с веб-контентом, а CSP — для управления корпоративными данными, такими как документы, отчеты, письма.

Таким образом, выбирая между простой CMS и CSP, в первую очередь нужно смотреть на задачи организации. Если нужно управлять сайтом — это стандартная CMS, если же нужна система для организации внутреннего документооборота, вшитого в процессы компании — CSP.

Облачные сервисы и хранение данных

Сегодня облачные технологии стали неотъемлемой частью управления контентом. Облачные сервисы позволяют хранить и обрабатывать данные на удаленных серверах, а не на мощностях компании. Это дает несколько ключевых преимуществ:

1. Доступность. Информация доступна из любой точки мира, где есть интернет.

2. Экономия. Нет необходимости покупать и обслуживать собственные серверы.

3. Гибкость. Ресурсы легко масштабировать по мере роста компании.

Кроме хранения данных, облачные платформы и сайты позволяют организовать эффективную совместную деятельность. Это особенно важно для распределенных команд. Например, с помощью Google Drive сотрудники могут одновременно работать над одним документом, видеть изменения, оставлять комментарии.

Однако, простые облачные сервисы не учитывают другие процессы организации. Для решения этой задачи на рынке есть облачные CSP платформы, которые одновременно решают два запроса: позволяют легко настроить взаимодействие удаленных команд, а также встроить контент в разные процессы компании (например, в процессы продаж).

Искусственный интеллект

CMS и CSP платформы отлично справляются с задачей обработки и хранения информации, но ИИ выводит возможности программного обеспечения на новый уровень.

Простая форма сравнения документов в интерфейсе ELMA365

ИИ в системах управления корпоративным контентом позволяет не только хранить и организовывать данные, но и анализировать их и предсказывать тренды. Рассмотрим основные точки применения ИИ подробнее.

 1. Автоматическая классификация. ИИ может анализировать контент и присваивать ему теги, сортировать по категориям и распределять по папкам.

Пример: Компания использует программное обеспечение, в котором ИИ анализирует каждый загружаемый документ и автоматически присваивает ему теги, такие как "контракт", "финансовый отчет" или "маркетинговая стратегия". Это упрощает поиск и хранение документов, позволяя избежать человеческих ошибок при классификации.

2. Поиск информации. Алгоритмы ИИ способны находить нужные документы быстрее, чем обычные поисковые инструменты. Обычный поиск по ключевым словам может быть недостаточно точным, особенно если компания работает с большими массивами данных. ИИ-алгоритмы способны понимать контекст запроса и находить нужные документы даже тогда, когда в запросе использованы не те термины, которые содержатся в документе.

Пример: Сотрудник ищет финансовый отчёт за третий квартал. Даже если в запросе указаны "финансы" и "отчет", ИИ находит все документы, связанные с финансовой деятельностью, используя синонимы и анализируя контекст. Это значительно ускоряет поиск.

3. Анализ. ИИ может обрабатывать большие массивы текстовой информации, анализировать ее и выделять ключевые моменты. Это полезно, например, при анализе длинных документов или переписок с клиентами.

Пример: ИИ анализирует годовые отчеты компании и автоматически создает краткие сводки для руководства. Это экономит время, позволяя топ-менеджерам быстрее ориентироваться в ключевых показателях.

Выводы

Эффективное управление контентом — это залог успеха любой компании. Чем быстрее сотрудники могут находить и использовать информацию, тем лучше работают бизнес-процессы.

Такие технологии как CMS и CSP, а также облачные сервисы, помогают упростить этот процесс, обеспечивая удобство доступа и безопасность данных. Искусственный интеллект добавляет к этому еще и возможность автоматизации, что делает работу с контентом еще более эффективным.

Выбирая правильные инструменты управления, компания может оставаться конкурентоспособной и быстро адаптироваться к изменяющимся условиям рынка.

Оцените удобство современной CSP платформы бесплатно. Запускайте процессы, устанавливайте готовые решения, отправляйте документы и кастомизируйте интерфейсы под себя
Попробовать ELMA365 CSP прямо сейчас —>.