Единый цифровой контур договорной работы для крупного промышленного холдинга
О компании
PIR Group — многопрофильный холдинг, специализирующийся на различных аспектах работы в сфере спецтехники и горнодобывающей промышленности. Основные направления деятельности группы включают техническое обслуживание и ввод в эксплуатацию спецтехники, логистику спецтехники, поставку крупногабаритных шин для горной, строительной и сельскохозяйственной спецтехники, а также торговлю полезными ископаемыми.
PIR Group развивает несколько направлений бизнеса одновременно: управление автопарками, транспортную логистику, аренду и торговлю транспортными средствами, а также сервисное обслуживание предприятий-недропользователей.
По мере роста компании договорные процессы стали требовать больше времени и ручной работы. Согласование документов проходило с участием нескольких подразделений, договоры подписывались и на бумаге, и в электронном виде, а работа с разными системами усложняла контроль над процессом.
Основной целью проекта было создание единой цифровой среды для управления договорной деятельностью и документооборотом на ELMA365 СSР.
Для достижения поставленной цели предстояло:
автоматизировать создание, согласование и подписание договоров;
реализовать пакетное согласование документов;
обеспечить работу с бумажной подписью и электронной подписью через Контур.Диадок;
внедрить интеллектуальное сравнение версий документов;
интегрировать решение с 1С и внешним файловым хранилищем;
организовать коммуникацию с контрагентами непосредственно из карточки договора;
разработать техническое задание, спроектировать архитектуру и развернуть систему на инфраструктуре заказчика.
В рамках этого проекта мы не просто настроили типовой документооборот, а выстроили полноценный цифровой контур, связав ELMA365 с учётной системой заказчика, корпоративным хранилищем и внешними контрагентами. Наша задача состояла в том, чтобы превратить разрозненные сервисы в единый управляемый процесс, и мы успешно её решили.
Анастасия Сидорова
аналитик BPM-EXPERT
Описание внедрения
Для автоматизации договорной деятельности в PIR Group была создана единая цифровая среда, охватывающая весь жизненный цикл договора — от создания и согласования до подписания и последующего хранения документов. Проект реализовывался в две итерации: сначала была внедрена функциональность управления договорами и настроены ключевые бизнес-процессы, затем решение расширили за счёт интеграций с корпоративными системами и дополнительных инструментов для работы с документами.
В рамках проекта специалисты BPM-EXPERT настроили единое приложение для работы с входящими и исходящими договорами, реализовали 19 маршрутов согласования и подписания документов, а также внедрили пакетное согласование для ускорения работы с большим объёмом договорной документации.
Для обеспечения сквозного процесса были выполнены интеграции с 1С, Контур.Диадок, OnlyOffice и файловым хранилищем Synology. Дополнительно в системе реализовали контроль изменений и интеллектуальное сравнение версий документов с использованием искусственного интеллекта, что позволило повысить прозрачность договорной работы и снизить риски при согласовании документов.
По словам клиента, внедрение системы позволило ускорить процессы согласования и подписания договоров, сократить объём бумажного документооборота и снизить количество ошибок на этапах внутреннего и внешнего согласования. Кроме того, в компании был выстроен единый сквозной процесс договорной работы, который создаёт основу для дальнейшего развития цифровой экосистемы на ELMA365.
В договорной работе одна из ключевых сложностей связана с большим количеством редакций документов. В процессе согласования изменения могут вносить как сотрудники компании, так и контрагенты, поэтому участникам процесса важно быстро оценивать содержание правок и контролировать, какие условия были скорректированы на каждом этапе. С такой проблемой столкнулся и заказчик.
Для повышения прозрачности согласования в ELMA365 настроили модуль интеллектуального сравнения документов. Решение помогает оперативно выявлять изменения между версиями договора и контролировать соответствие согласованного и подписанного документов. Это позволяет сократить время на анализ правок, снизить риск пропустить значимые изменения и повысить качество договорной работы.
Дополнительно в системе реализован контроль изменений, вносимых в договор в ходе согласования. В сочетании с интеграцией с OnlyOffice это обеспечивает единое пространство для совместной работы над документами и позволяет участникам процесса принимать решения на основе актуальной версии договора.
Теперь система используется не только для маршрутизации документов между участниками процесса, но и для контроля изменений в их содержании.
1 — Анализ требований и проектирование архитектуры
Проект стартовал с обследования процессов договорной работы и формирования требований к будущему решению. Совместно с заказчиком команда BPM-EXPERT подготовила и согласовала техническое задание, определила архитектуру системы и развернула тестовую среду для последующей настройки и проверки функциональности.
2 — Настройка ELMA365 СSP и автоматизация согласования
На этом этапе была реализована основная функциональность управления договорами. Специалисты BPM-EXPERT настроили приложения и бизнес-процессы для создания, согласования и подписания договоров, а также подключили ключевые модули платформы: интеграцию с Контур.Диадок и OnlyOffice, аудит изменений и интеллектуальное сравнение версий документов с использованием искусственного интеллекта. Дополнительно был разработан кастомный шаблон листа согласования с учётом требований заказчика.
3 — Запуск в опытную эксплуатацию и пилотное тестирование
После завершения разработки решение было перенесено в тестовую и промышленную среды. На этом этапе команда сопровождала пользователей, анализировала результаты эксплуатации и выполняла необходимые доработки для повышения удобства и стабильности работы системы.
По итогам первой фазы был сформирован следующий этап развития проекта.
4 — Доработка архитектурных решений
Команда подготовила и согласовала дополнение к техническому заданию, в котором были описаны требования к интеграции ELMA365 с корпоративными системами и развитию договорного процесса.
5 — Создание единого цифрового контура (ERP + Документооборот + Хранилище)
Вторая итерация была посвящена развитию интеграционного контура решения. Специалисты BPM-EXPERT реализовали интеграцию ELMA365 с 1С и файловым хранилищем Synology, а также обеспечили возможность вести переписку с контрагентами непосредственно из карточки договора. Это позволило связать работу с документами, хранение данных и внешние коммуникации в рамках единого процесса.
6 — Ввод в промышленную эксплуатацию и полное сопровождение
На завершающем этапе решение было подготовлено к полноценной эксплуатации. Команда выполнила перенос функциональности в промышленную среду, провела обучение пользователей, подготовила эксплуатационную документацию и обеспечила сопровождение системы, включая необходимые доработки по результатам использования.
При создании решения команда BPM-EXPERT учитывала специфику договорной работы PIR Group и необходимость объединить в одном процессе внутреннее согласование, взаимодействие с контрагентами и работу с документами. Поэтому помимо стандартной автоматизации договорного документооборота в ELMA365 CSP были реализованы дополнительные сценарии, которые позволили адаптировать систему под реальные рабочие процессы компании.
В частности, решение включает следующие особенности:
Использование одного приложения для входящих и исходящих договоров.
Использование пакетного согласования документов в бизнес-процессах.
Управление очередностью подписания документов сторонами.
Использование искусственного интеллекта для сравнения документов.
Использование кастомного шаблона листа согласования.
Интеграция с внешним файловым сервисом для хранения документов.
Коммуникация с контрагентами по электронной почте в карточке договора.
Результаты
В результате проекта PIR Group получила единую цифровую среду для управления договорной деятельностью, которая охватывает весь жизненный цикл договора — от создания и согласования до подписания и последующего хранения документов. Работа с договорами стала прозрачнее, а все ключевые этапы процесса объединены в одной системе.
Команде удалось достичь следующих показателей:
19 маршрутов согласования и подписания
5 интегрированных систем и сервисов
В 3 раза быстрее согласование договоров
На 91% быстрее процесс работы сотрудника при сравнении документов
Для обеспечения сквозного процесса договорной работы ELMA365 CSP была интегрирована с корпоративными и специализированными системами компании. Интеграционный контур также включает модуль сравнения документов и аудит изменений платформы, что позволило объединить работу с документами, подписание, хранение и контроль изменений в едином цифровом пространстве.
На большом объёме договоров согласование становится узким местом: ручная проверка версии от контрагента с согласованной — риск пропустить критичное изменение. Поэтому в решении, помимо автоматизации согласования и подписания договора, сделан акцент на ИИ-проверке версий: система автоматически сопоставляет согласованный внутри компании вариант с документом, полученным от контрагента, и подсвечивает расхождения. Это снимает с сотрудников рутинную проверку, сокращает время на договорную работу и исключает риск подписания условий, которые фактически не проходили согласование
